بهترین شیوه ها در به کارگیری چارچوب های فرآیندی 2023
در ماه مه 2023، APQC نظرسنجی دو سالانه خود را در زمینه «بهترین شیوه‌ها در چارچوب‌های فرآیندی» برای یادگیری نحوه استفاده سازمان‌ها از چارچوب‌های فرآیندی، پذیرش شیوه های رایج، شیوه های اجرا و چالش های موجود انجام داد.
این گزارش افکار و تجربیات پاسخ دهندگان نظرسنجی را خلاصه می کند. تعداد شرکت کنندگان معتبر جهانی 235 نفر می باشد.
استفاده از چارچوب های فرآیندی
چارچوب های فرآیندی: تقریباً سه چهارم سازمان ها از چارچوب فرآیندی استفاده می کنند. بیش از نیمی از آنها از چارچوب طبقه بندی فرآیند APQC یا (PC F) و پس از آن از ITIL و SCOR استفاده می نمایند.
استفاده از چارچوب های فرآیندی
چارچوب های مشترک تعریف شده
چارچوب طبقه‌بندی فرآیند (PCF)
چارچوبی است که توسط APQC ایجاد شده و شامل چهار سطح فرآیندی است: دسته، گروه فرآیند، فرآیند و فعالیت. نسخه های مختلفی از PCF وجود دارد که شامل یک چارچوب جامع بین صنعتی و چندین چارچوب خاص صنایع می شود.
هر چارچوب شامل مجموعه ای از 13 دسته فرآیند است که 6 منطقه عملیاتی و 7 حوزه پشتیبانی را پوشش می دهند. PCF شامل تعاریف و KPI هایی برای بسیاری از عناصر فرآیندی است. این مجموعه از چارچوب ها شناخته شده ترین چارچوب در جامعه مدیریت فرآیند در سرتاسر جهان محسوب می شود.
کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات (ITIL)
یک چارچوب فرآیندی است و بر آن دسته از فرآیندهای خدماتی تمرکز دارد که فناوری اطلاعات را در داخل کسب و کار یا به عنوان خدماتی به مشاغل خارجی ارائه می دهند. این چارچوب توسط دفتر بازرگانی دولتی بریتانیا (OCG) ایجاد شده و توسط AXELOS نگهداری می شود.
مرجع عملیات زنجیره تامین (SCOR)
چارچوبی است که توسط شورای زنجیره تامین توسعه یافته و عمدتا توسط سازمان هایی با سرمایه گذاری قابل توجه در زمینه مدیریت زنجیره تامین استفاده می شود.
این مدل حول پنج فرآیند سطح بالا ساخته شده است: برنامه ریزی، منابع، ساخت، تحویل و برگشتی و دارای تغییراتی برای انواع سبک های زنجیره تامین است.
مدل مرجع ارزش (VRM)
چارچوبی است که شامل سه موضوع برنامه ریزی، اجرا و حاکمیت برای چهار حوزه می باشد: مدیریت سازمانی، زنجیره تامین، روابط با مشتری و توسعه محصول.
چارچوب VRM یک مدل مرجع سه سطحی برای فرآیند است که شامل تعاریف، ورودی ها و خروجی ها و KPI ها است.
نقشه عملیات مخابراتی پیشرفته (eTOM)
چارچوبی برای تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای شرکتهای مخابراتی با تمرکز بر پشتیبانی از مشتری و رضایت مشتری است.
چارچوب تعالی بالدریج
چارچوبی است که توسط موسسه ملی استاندارد و فناوری (NIST) توسعه یافته و در هفت دسته سازماندهی شده است که حوزه های کلیدی یک سازمان را نشان می دهند: رهبری؛ استراتژی؛ مشتریان؛ اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و مدیریت دانش؛ نیروی کار؛ عملیات؛ و نتایج.
5 معیار برتر انتخاب چارچوب فرآیند
انتخاب یک چارچوب باید به آنچه که سازمان در تلاش است با تلاش های مدیریت فرآیندی خود انجام دهد بستگی داشته باشد. سه عامل محدود کننده برای بسیاری از چارچوب ها وجود دارد که سازمان ها باید آنها را در نظر داشته باشند:
1. آیا شامل تمام فرآیندهای کاربردی و مرتبط با صنعتی که من بر آن تمرکز دارم می شود؟
2. آیا سطح جزئیات مورد نیاز من را دارد؟
3. آیا شامل اطلاعات اضافی مورد نیاز برای کارهای فرآیندی من می باشد(به عنوان مثال، معیارها یا تعاریف)؟
مدیریت فرمت و چارچوب
چارچوب در چه فرمتی است؟
اکثر چارچوب ها در یک صفحه گسترده یا سایر فرمت های برنامه Microsoft Office هستند.
چارچوب چگونه مدیریت می شود؟
بیشتر سازمان‌ها از یک سایت مبتنی بر ابر یا مبتنی بر سایت شیرپوینت برای مدیریت چارچوب خود استفاده می‌نمایند که به کاربران این اجازه را می‌دهد که به صورت مشترک در یک سند واحد کار کنند. بیست درصد از سازمان ها از درایو شبکه مشترک محلی استفاده می نمایند.
ادغام پلتفرم
بین پلتفرم های مختلف یکپارچه سازی که سازمان ها برای چارچوب های خود استفاده می کنند، شکاف خوبی وجود دارد. اینترانت ها بیشترین استفاده را در زمینه ادغام دارند، در حالی که سیستم های ERP در انتهای لیست قرار گرفته اند.
ادغام نمودن چارچوب در ابزاری که سازمان شما از قبل در حال استفاده از آن بود خود می تواند به داخلی شدن جلب نظر افراد در استفاده از چارچوب کمک کند.
پلتفرم های نرم افزاری ادغام شده با چارچوب
اپلیکیشن های چارچوب
سازمان ها معمولاً برای شناسایی، درک و استاندارد کردن فرآیندهایشام تمایل دارند از چارچوب های فرآیندی در مراحل اولیه سفر فرآیندی شان استفاده نمایند.
سازمان ها از چارچوب فرآیندی همچنین برای مدیریت عملکرد فرآیندهای خود و شناسایی فرصت های بهبود استفاده خواهند کرد.
فرآیندهای مستند و استفاده از چارچوب ها
کشف فرآیند
سازمان‌ها به چارچوب‌های فرآیندی تکیه می‌کنند تا از آن به عنوان مرجعی برای شناسایی فرآیندهای فعلی‌شان و به‌عنوان بلوک‌های ساختمانی مورد نیاز برای نقشه‌برداری و مدل‌سازی استفاده نمایند.
69% از ساز مان ها از چارچوب های فرآیندی برای کشف فرآیند خود استفاده می نمایند. اما چگونه؟
بهبود عملکرد
سازمان‌ها از معیارهای فرآیندی از پیش تعریف شده در چارچوب‌ها استفاده می‌کنند تا بهترین معیارهای مناسب برای فرآیندهایشان را مشخص نمایند.
آنها همچنین از چارچوب‌های فرآیندی به‌عنوان یک نوع طبقه‌بندی برای کمک به مدیریت فرصت‌های بهبود و اطمینان از اینکه تلاش‌ها زائد نیستند یا تأثیر منفی بر فرآیندهای مجاور ندارند، استفاده می‌کنند.
67% از سازمان ها از چارچوب فرآیند برای بهبود عملکردشان استفاده می نمایند. اما چگونه؟
پیاده سازی تکنولوژی
چارچوب های فرآیندی ابزارهای مفیدی برای کاربردهای تکنولوژی هستند. آنها به عنوان بلوک های سازنده در عملیات مربوط به اتوماسیون فرآیند استفاده می شوند و می توانند به عنوان یک نقشه حرارتی یا یک طبقه بندی برای موجودی IT و به عنوان کتابخانه فرآیند مورد استفاده در سیستم های ERP به کار گرفته شوند. 48 % از سازمان ها از چارچوب فرآیند برای پیاده سازی تکنولوژی استفاده می کنند. اما چگونه؟
بنچ مارکینگ
چارچوب‌های فرآیندی، زبان مشترکی را برای مقایسه در بین سازمان‌ها و KPIها فراهم می‌کنند که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا عملکرد فرآیند خود را در داخل و خارج مقایسه نمایند.
39% از سازمان ها از چارچوب فرآیند برای بنچ مارکینگ استفاده می کنند. اما چگونه؟
مدیریت محتوا
چارچوب فرآیند، در ساده‌ترین حالت، فهرستی از فرآیندها به ترتیب سلسله مراتبی است، که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از آن به عنوان یک طبقه بندی برای مخازن فرآیند و به عنوان ابرداده‌هایی برای جمع‌آوری و شناسایی دوباره کاری ها یا گپ‌های فرآیندی استفاده نمایند.
31% از سازمان ها از چارچوب ها برای مدیریت محتوا استفاده می کنند. اما چگونه؟ مدیریت محتوای فرآیندهایی که به کمک چارچوب ها مستند شده اند
اجرای چارچوب ها
چه کسی معمولاً صاحب چارچوب است؟
تعداد کمی از سازمان ها دارای کمیته ای برای راهبری فرآیند هستند، که چارچوب فرآیند را به طور مستقل در هر بخش یا توسط تیم فرآیند داخلی مدیریت می نمایند.
صاحب یا مدیر مخصوص چارچوب
کمیته راهبری فرآیند معمار سازمانی مالکین جهانی فرآیند مدیریت شده به طور مستقل در هر عملیات دفتر مدیریت فرآیند داخلی سازمان یا سرپرست مدیریت فرآیند
درصدی از چارچوب که تغییر یافته است
اکثر سازمان ها تا 45 درصد از یک چارچوب فرآیند را تغییر می دهند تا شامل عناصر اضافی، معمولاً در سطح وظیفه یا فعالیت نیز بوده و با اصطلاحات سازمانشان مطابقت داشته باشد.
75 درصد یا بیشتر 61 تا 75 درصد 46 تا 60 درصد 31 تا 45 درصد 16 تا 30 درصد 1 تا 15 درصد بدون تغییر
مراحل پیاده سازی
با توجه به اینکه کاربرد اولیه چارچوب های فرآیندی، اکتشاف فرآیند است، منطقی است که اکثر مراحل پیاده سازی ها در دسته مستندسازی و استاندارد سازی قرار بگیرند.
مراحل مورد استفاده در پیاده سازی چارچوب فرآیند
مستند کردن و استاندارد سازی
سازمان ها از چارچوب های فرآیندی به عنوان مرجعی برای کمک به ساخت فرآیندها استفاده می کنند (از جمله فرآیندهای end to end) و سپس فرآیندها را با اطلاعات اضافی و سیستم های مربوطه و یا با کمک اپلیکیشن ها ارتقاء می دهند.
با این حال، تعداد کمی از سازمان ها از نقشه های دانش برای شناسایی دانش مورد نیاز فرآیند استفاده می نمایند.
مستندسازی و استاندارد کردن فرآیندهای مورد استفاده در چارچوب
بهبود فرآیندها
وقتی نوبت به بهبود فرآیند می رسد، سازمان ها به طور معمول با درک وضعیت فعلی کار را شروع کرده، بهترین حالت فرآیند در آینده را شناسایی نموده و فرصت ها را بر اساس معیارهای انتخاب روشن، اولویت بندی می نمایند.
بهبود فرآیندهای مورد استفاده در اجرای چارچوب
استقرار حاکمیت
اکثریت سازمان ها نقش حیاتی حکمرانی را در حصول اطمینان از اینکه کسب و کار درگیر و پاسخگوی کار فرآیندی است درک می کنند. علاوه بر این، اطمینان از وجود مدیریت شفاف فرآیندها و شناسایی مالکان فرآیندها در طول اجرا نیز به حاکمیت بستگی دارد.
ایجاد فرآیندهای حکمرانی مورد استفاده در اجرای چارچوب
آموزش کارمندان
با وجود اینکه تیم های فرآیندی به کارمندان درون کسب و کار برای حمایت از تلاش‌های فرآیندی متکی هستند ، شگفت‌آور است که بگوییم که تقریباً نیمی از آنها آموزش کارکنان در مورد اصول فرآیند را انجام نمی دهند.
با این حال، سازمان‌هایی که چنین آموزش هایی را ارائه می‌دهند تمایل دارند مجموعه‌ای از موضوعات را در آموزش بگنجانند که کل طول چرخه عمر مدیریت فرآیند را در بر می‌گیرد.
نظارت بر عملکرد
تنها حدود یک سوم (37 درصد) از سازمان ها بر عملکرد فرآیندها به عنوان بخشی از شیوه های اجرای آنها نظارت می کنند. با این حال، آنهایی که بر عملکرد فرآیندهای خود نظارت دارند، برای نظارت بر سلامت فرآیندهای خود نقاط کنترل را با KPIهای خاص فرآیند ترکیب می کنند.
نظارت بر عملکرد فرآیندهای مورد استفاده در اجرای چارچوب
چالش ها و مزایای چارچوب های فرآیند
چالش های پیاده سازی
بیشتر چالش‌هایی که سازمان‌ها با آنها روبه‌رو می‌شوند، ناچیز بوده و ربطی به خود چارچوب ندارند. در عوض، چالش ها تمایل دارند به دو منطقه همیشه سبز تقسیم شوند: جلب نظر و مشارکت و همسویی و هدف.
جلب نظر و مشارکت
بزرگ‌ترین چالش‌ها در پذیرش چارچوب، مربوط به درگیر کردن کارکنانی است که برای غلبه بر مقاومت خود در برابر ارتباط گیری و مجاب شدن در مورد ارزش پیاده سازی چارچوب، به نیروی زیادی نیاز دارند و همچنین ارائه انگیزه‌های ملموس یا ناملموس برای مشارکت افراد.
چالش های تفضیلی
همسویی و هدف
سازمان‌ها به دلیل وجود سیلوهای سازمانی، کار متقابل بر روی تلاش‌های فرآیندی را دشوار می‌دانند. بدون مشارکت قوی، تلاش‌های فرآیندی تصویر کاملی را نشان نمی‌دهند و فاقد هدف روشن هستند.
سازمان‌ها باید با واحدهای کسب و کار که عملکردهای متقابلی دارند کار کنند تا بتوانند پارامترهایی را در مورد اینکه چه فرآیندهایی باید اولویت‌بندی شوند و چگونه تلاش‌های فرآیندی از اهداف سازمان پشتیبانی می‌کنند، ایجاد نمایند.
هم سویی و هدف: چالش های تفصیلی
33%: چارچوب ها معمولاً به راحتی با ابزارها و نرم افزارهای موجود ما سازگار نیستند
35%: عدم همسویی چارچوب با اهداف استراتژیک سازمان
36%: جنگ قدرت بر سر حکمرانی فرآیند
36%: ذهنیت “همه کارها را یکباره انجام دهید”.
55%: فقدان اهداف از پیش تعیین شده سازمان برای تلاش های مدیریت فرآیند
57%: فقدان مدیریت دانش از سوی ذینفعان
65%: سیلوهای عملیاتی
محدودیت های چارچوب
اگرچه اکثر سازمان‌ها احساس نمی‌کنند که خود چارچوب‌ها مانعی جدی برای پیاده‌سازی هستند، اما چند پیشرفت کلیدی وجود دارد که قابلیت به کارگیری آنها را بهبود می بخشد.
محدودیت های چارچوب: چالش های تفصیلی
52%: فقدان نقش‌ها یا مهارت‌های واضح کارمندان ادغام شده با چارچوب
55%: فقدان بهترین شیوه های واضحی که با چارچوب ادغام شده باشند
57%: عدم وجود معیارهای واضحی که با چارچوب ادغام شده باشند
61%: مشکل ادغام چندین چارچوب در تلاش‌های مربوط به مدیریت فرآیند کسب و کار ما
مزایای استفاده از یک چارچوب
هرچند استانداردسازی یک مزیت معنی‌دار برای استفاده از چارچوب هاست، اما سازمان‌ها اغلب نیاز به ایجاد یک کیس تجاری یا ترسیم یک ارزش ملموس برای اتخاذ یک چارچوب دارند.
در سالهای گذشته، برترین مزایا بر ارتباطات و توافقات در زمینه کارهای فرآیندی متمرکز بوده است. با این حال، تیم‌ها در جذب ارزش خود به بلوغ رسیده‌اند و دو مزیت از سه مزیت برتر ملموس‌تر هستند و شامل زمان صرفه‌جویی شده و کاهش کار اضافی می‌باشند.
5 مزیت برتر ناشی از استفاده از چارچوب فرآیند
چرا سازمان ها چارچوبی را اتخاذ نمی کنند
سازمان هایی که از چارچوب استفاده نمی کنند هیچ برنامه رسمی برای مدیریت فرآیند ندارند. کسانی که از چارچوب ها استفاده می کنند نیز در زمینه دریافت حمایت سازمانی و حمایت رهبری برای پذیرش چارچوب ها با مشکلاتی دست در گریبانند.
تیم های فرآیند و BPM
به نظر شما تلاش های مدیریت فرآیندتان چقدر موثر است؟ اکثر برنامه های BPM احساس می کنند که موثر هستند.
اثربخشی برنامه BPM
تمرکز بالای برنامه BPM
تیم های فرآیند به طور سنتی از محرک راندمان در کاهش هزینه ها، سایکل تایم و توان عملیاتی پشتیبانی می کنند. طی چند سال اخیر، تیم‌های فرآیند شروع به تغییر مسیر خود از محرک‌های سازمانی به سمت تمرکز مجدد بر روی بهبود مستمر و چابکی کسب و کار نموده اند.
تیم های BPM همچنین اهداف استراتژیک را به عنوان تمرکز اصلی خود ذکر می کنند. طی دو سال گذشته، در سازمان ها از تیم‌های BPM برای کمک به سازمان و هدایت یک فرهنگ متمرکز بر بهبود و بهبود تجربه ی مشتری استفاده شده است.
17%: حمایت از فرهنگ بهبود مستمر
15%: ایجاد چابکی کسب و کار را از طریق استانداردسازی
14%: درک فرآیندها را از طریق مستندسازی
14%: حمایت از اجرای ابتکارات استراتژیک
12%: بهبود تجربه مشتری
سطوح بلوغ BPM
ابتدایی
هیچ فرآیند سازماندهی شده ای وجود ندارد، همه فرآیندها موقتی هستند و موفقیت معمولاً به کارمندان ماهر بستگی دارد تا فرآیندهای استاندارد.
توسعه یافته
برخی فرآیندها و پروژه های سازماندهی شده وجود دارند که برنامه ریزی، استاندارد و اندازه گیری می شوند. نظم و انضباط ناشی از مدیریت فرآیند ایجاد شده کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که رویه های موجود حفظ می شوند و پروژه ها بر اساس برنامه های مستند انجام و مدیریت می شوند.
استاندارد شده
بیشتر فرآیندهای سازمان از طریق رویه ها، ابزارها و روش ها سازماندهی، تعریف، درک و مستندسازی می شوند. استانداردها، توضیحات و وظایف از فرآیندهای کل سازمانی سرچشمه می گیرند، به طور مداوم در سراسر سازمان انجام می شوند، و با تصدیق روابط متقابل مدیریت می گردند. فرآیندها از نظر کیفی قابل پیش بینی هستند، اما به طور کلی هیچ اندازه گیری برای اجرای آنها وجود ندارد.
بهینه شده
فرآیندهای فرعی به عملکرد کلی کمک می کنند و با استفاده از تکنیک های آماری و سایر روش های کمی کنترل می گردند. معیارهای عملکرد بر اساس نیازهای مشتری، کاربران نهایی، سازمان و مجریان فرآیند می باشند. تغییرات فرآیند شناسایی و اصلاح می شوند و عملکرد هم کنترل شده و هم قابل پیش بینی است.
خلاقانه
فرآیندها به طور مستمر بر اساس اندازه گیری کمی علل رایج تغییرات در فرآیندها بهبود می یابند. اهداف کمی بهبود فرآیند ایجاد شده، بازنگری شده و برای مدیریت بهبود فرآیند استفاده می شوند. بهبودها بر اساس اهداف سازمانی ارزیابی می شوند و نیروی کار توانمند آنها را اجرا می کند.
تمرکز بر چارچوب طبقه بندی فرآیند (PCF)
اعمال PCF
اکثر پاسخ دهندگان از PCF برای یک تا پنج سال استفاده کرده اند. PCF معمولاً به طور مشترک بین دو یا چند واحد تجاری یا در سطح سازمان اعمال شده است.
تعداد سالهای استفاده از PCF
سطوح اتخاذ PCF
ارزش PCF
اکثر کاربران PCF احساس می کنند که استفاده از PCF به فرآیندهای کسب و کار آنها ارزش می بخشد. تا چه حد با این جمله موافق هستید: “استفاده از PCF به فرآیندهای کسب و کارمان ارزش می بخشد.”
بسیار عالی و مفید
عالی است
سپاس از شما
موفق باشید
بسیار مفید و عالی بود
سپاس از شما
موفق باشید