تحلیل فرایند تدارکات با رویکردی نوین: گزارش دستاوردهای پروژه فرایندکاوی
مدیریت کارآمد فرایند تدارکات، شالوده موفقیت هر سازمان، به ویژه در شرکت‌های تولیدی، محسوب می‌شود. این فرایند شامل گام‌هایی نظیر شناسایی نیازها، برنامه‌ریزی، انتخاب تأمین‌کننده، انعقاد قرارداد، مدیریت سفارش و نظارت و ارزیابی است.
هدف از این فرایند حیاتی، تأمین کالاها و خدمات با کیفیت مناسب، قیمت رقابتی و در زمان درست است. دستیابی به این هدف، مزایای متعددی نظیر کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت خدمات، کاهش ریسک و افزایش رضایت مشتریان را به ارمغان می‌آورد.
مانیتورینگ مداوم و دقیق فرایند تدارکات، به منظور شناسایی نقاط ضعف و گلوگاه‌ها، نقشی کلیدی در ارتقای عملکرد آن ایفا می‌کند. با اتکا به این اطلاعات، می‌توان مسیر بهبود را طراحی و گام‌های مؤثری در جهت تعالی و چابکی این فرایند حیاتی برداشت.
گزارش حاضر به بررسی دستاوردهای حاصل از پیاده‌سازی پروژه فرایندکاوی در فرایند تدارکات یک شرکت تاسیساتی (Utility) می‌پردازد. فرایند تدارکات نقشی حیاتی در عملکرد این شرکت ایفا می‌کند و به طور مداوم توسط مدیران ارشد مورد رصد و تحلیل قرار می‌گیرد.
به منظور بهبود عملکرد این فرایند، سامانه مدیریت فرایند تدارکات در سال 2015 راه اندازی شد و در سال 2021 با بازطراحی فرایند و پیاده‌سازی نرم افزار اختصاصی، گامی دیگر در جهت ارتقای عملکرد آن برداشته شد. در این راستا، از داده‌های فرایند مربوط به سال‌های 2015 تا 2023 برای تحلیل و بررسی عملکرد فرایند استفاده شده است.
در گام نخست پروژه، گزارش رخداد فرایند تدارکات در بازه زمانی 8 ساله (1394 تا 1402) با 5380 پرونده درخواست خرید، جمع آوری و مورد تحلیل و بررسی قرار گرفت. این بررسی با حضور صاحب فرایند، مدیرعامل و رئیس واحد سیستم ها و روش ها انجام شد.
شکل 1: نمایی از گزارش رخداد فرآیند تدارکات
تحلیل چالش‌های فرایند تدارکات
بررسی‌های جامع شامل مصاحبه با ذینفعان، جلسات هم‌اندیشی، تحلیل عملکرد، داده‌ها و اطلاعات، سه چالش کلیدی در عملکرد فرایند تدارکات را آشکار کرد:
- عدم استانداردسازی: فقدان رویه‌های استاندارد، انحرافات در اجرا، اتلاف زمان و ناکارآمدی را به دنبال دارد.
- گلوگاه‌های زمان اجرا: زمان‌های طولانی در برخی فعالیت‌ها، کل فرآیند را به شدت تحت‌الشعاع قرار می‌دهد.
- زمان انتظار بالا: کمبود منابع یا عملکرد ضعیف آنها، منجر به زمان‌های انتظار غیرقابل قبول می‌شود.
بررسی تطبیقی عملکرد فرایند تدارکات در دو دوره زمانی 2015 تا 2020 و 2021 تا 2023 (با تمرکز بر تغییرات ناشی از استقرار سامانه جدید)
این مطالعه به بررسی و مقایسه عملکرد فرایند تدارکات در دو دوره زمانی مجزا می‌پردازد. دوره اول از سال 2015 تا 2020 را شامل می‌شود که در آن از سیستم سنتی تدارکات استفاده می‌شد.
دوره دوم از سال 2021 تا 2023 را در بر می‌گیرد که سامانه جدید تدارکات در آن استقرار یافته است. هدف از این بررسی، ارزیابی میزان تغییرات و تحولات ایجاد شده در عملکرد فرایند تدارکات پس از استقرار سامانه جدید است.
این مطالعه برای متخصصین مدیریت فرایندهای کسب و کار مفید خواهد بود تا با بررسی تطبیقی عملکرد فرایند تدارکات در دو دوره زمانی، به درک عمیق‌تری از مزایا و چالش‌های استقرار سامانه‌های جدید تدارکات دست یابند.
در این مطالعه، علاوه بر بررسی میزان انعطاف‌پذیری در اجرای فرآیند تدارکات، به تحلیل و بررسی فعالیت‌هایی که باعث تاخیر در این فرآیند می‌شوند نیز پرداخته شده است.
نتایج نشان می‌دهد که سه فعالیت استعلام مالی، بررسی فنی و پرداخت، بیشترین تأثیر را در طولانی شدن فرآیند تدارکات دارند. لذا تمرکز بر بهینه‌سازی این سه فعالیت می‌تواند گامی مؤثر در جهت کاهش زمان کل فرآیند و افزایش کارایی آن باشد.
راهکارهای بهبود، پیشنهادهایی برای اصلاح و ارتقای عملکرد فرآیند تدارکات هستند. این راهکارها با هدف افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها، ریسک‌ها و بهبود کیفیت خدمات ارائه می‌شوند. راهکارهای کلی برای ایجاد بهبود در عملکرد فرایند با استفاده از فرایندکاوی در تصویر زیر نشان داده شده است.
