بهبود فرآیندهای کسب و کار چه مزایایی دارد؟

بهبود فرآیندها چه مزایایی دارد؟

یکی از مهمترین مولفه‌های کسب و کار فرآیند‌ها هستند. فرآیندهای کسب و کار یک راهنمای گام به گام هستند که نحوه انجام کارها را به بهترین شکل ممکن توصیف می کنند و تمرکز بر بهبود عملکرد در سازمان را آسان تر می کنند.
فرآیندهای کسب و کار نقش حیاتی در کارآمدی و اثربخشی عملکرد سازمان و ساختار آن دارند. اگر یک فرآیند به خوبی برنامه ریزی شده و استراتژیک باشد، کارآمدترین راه برای انجام یک کار، با در نظر گرفتن مشکلات را آتی ارائه می کند که این موضوع باعث کاهش ریسک و هزینه می شود.

همچنین فرآیندهای کسب و کار می‌توانند به خوبی استاندارد شده و باعث کاهش خطای انسانی گردند بنابراین وظایف به افرادی داده می شود که توانایی بیشتری دارند و در نتیجه مشکلات ناشی از خطای انسانی به طور قابل توجه کاهش می‌یابد.
از دیگر مزایای توجه به فرآیند‌ها قابلیت افزایش بهره‌وری با استفاده از آن‌ها است. در واقع در یک فرآیند ساختارمند حرکات و مراحلی که بایستی اجرا گردند به وضوح ترسیم شده اند، و قابلیت اندازه‌گیری و درک از نحوه انجام کار افزایش می‌یابد.
یک فرآیند کسب و کار به طور مداوم سازمان شما را با اطلاعات مربوط به نیازهای مشتری و بررسی خدمات یا محصولی که دریافت می کند به روز می کند. این موضوع باعث می‌گردد به طور ویژه بر مشتریان تمرکز کنید و رضایت مشتریان را به طور مشخصی بهبود دهید.
اگرچه اهمیت فرآیند‌های کسب و کار امروزه برای بسیاری از صاحبان کسب و کار مشخص است با این حال این فرآیندها با چالش‌های مهمی روبرو است که بایستی مورد توجه قرار گیرد.
اولین و یکی از مهمترین چالش‌ها در مورد فرآیند‌های کسب وکار عدم تعریف درست فرآیند‌ها است. در واقع ز آنجایی که فرآیندها از نیاز به حل یک چالش در کسب و کار سرچشمه می گیرند و سپس تکامل می یابند، اکثر کسب و کارها فرآیندهایی دارند که به خوبی طراحی و تعریف نشده‌‌اند.
از طرف دیگر کسب‌وکارها معمولاً به صورت عمودی مدیریت می‌شوند، جایی که نمودار سازمانی، ساختار سلسله مراتبی از مسئولیت‌ها و مسئولیت‌پذیری‌های رهبری و مدیریت آبشاری را نشان می‌دهد.
با این حال، فرآیندهای کسب و کار به صورت افقی، در سراسر مرزهای عمودی جریان دارند، معمولاً به این دلیل که سفر مشتری از انتها به انتها به صورت افقی در کسب و کار شما جریان پیدا می‌کند.
در واقع سازمان‌هایی که خواهان یک تجربه مشتری به طور یکپارچه هستند، باید ذهنیت سنتی مربوط به عملکردها و بخش‌هایی که در انزوا کار می‌کنند را بشکنند.
رهبری و مدیریت مؤثر کار باید شامل مالکیت فردی فرآیندهایی باشد که از مرزها و عملکردهای همسو با تجربه کلی مشتری عبور می کند.
یکی دیگر از چالش‌های فرآیندها عدم درک درست از اهداف آن‌ها است. به بیان دیگر یک فرآیند برای توجیه وجود خود به هدفی شایسته نیاز دارد.
بدون هدف شایسته، کل فرآیند فاقد ارزش افزوده است و باید حذف شود. حتی برای ساده ترین فرآیند با یک خروجی واحد، فرآیند باید چیزی را ارائه دهد که مشتری (داخلی یا خارجی) برای آن ارزش قائل باشد و با اهداف و چشم انداز کلی کسب و کار هماهنگ باشد.
شاید واضح ترین و در عین حال رایج ترین مشکلات فرآیند عدم پیروی از ساختار فرآیند باشد. فرآیندها ب طراحی شده اند تا افراد از آن‌ها پیروی کنند.
هنگامی که فرآیند‌ها وجود دارند، آنها می توانند یک نتیجه قابل پیش بینی، تکرارپذیر و پایدار ارائه دهند. وقتی تبعیت از نحوه اجرای فرآیند وجود ندارد ، سازمان ها نمی‌توانند کنترل نتیجه را در دست داشته باشند.
فرآیند‌ها می ‌توانند مملو از کار بدون ارزش افزوده باشند. وظایف با ارزش افزوده به عنوان وظایفی تعریف می شود که مشتری مایل به پرداخت برای آنهاست.
وظایف با ارزش محدود آنهایی هستند که برای مشتری ارزش مشکوک دارند. بقیه بدون ارزش افزوده هستند. برای هر فرآیند توسعه یافته، وظایف با ارزش افزوده، با ارزش افزوده محدود و غیر ارزش افزوده بایستی مشخص گردند. این کار به طور قابل توجه می‌تواند منجر به بهبود عملکرد فرآیند گردد.
هر سازمانی برای بقا نیاز به تغییر و انطباق با شرایط متغیر دارد. به همین دلیل، برای همه شرکت‌ها مهم است که به طور مداوم تغییر کنند و با بازار جاری سازگار شوند.
اگر یک سازمان هنوز بر اساس اصول یک دهه پیش کار کند ، نمی تواند با چالش های آینده کنار بیاید و ممکن است به زودی تعطیل شود. برای اطمینان از اینکه چنین چیزی اتفاق نمی افتد، به بهبود فرآیند‌ها به طور منظم نیاز است.
توجه به موضوع بهبود فرآیند می‌تواند به شرکت برای شناسایی فرصت‌های بهبود و عملکرد‌های غیر ضروری که می توان از سیستم حذف کرد، کمک کند.
با تجزیه و تحلیل و بازنگری فرآیندهای موجود، سازمان می تواند به راحتی سیستم خود را درک کند و طبق استانداردهای جدید صنعت تغییراتی را ایجاد کند.

مزایای بهبود فرآیند کسب و کار

این نه تنها چشم انداز تازه ای را برای سازمان به ارمغان می آورد، بلکه مزایای خوبی مانند بهبود کیفیت، افزایش بهره وری، بهبود روابط با مشتری و توسعه مهارت ها را نیز به همراه خواهد داشت.
به طور خاص بهبود فرآیند‌ها می‌تواند منجر به مزایای زیر برای سازمان‌ها گردد:

1- صرفه جویی در هزینه ها

یکی از مهمترین مزایای بهینه سازی فرآیند، توانایی حذف یا کاهش نیاز افراد به انجام یک کار با خودکارسازی آن با فناوری است. علاوه بر این، با ساده‌سازی آن، که اغلب با ترکیب دو کار در یک کار انجام می‌شود، به کاهش زمان انجام کار کمک می‌کند.
به عنوان مثال، اگر از بهترین نرم افزار مدیریت قرارداد برای خودکارسازی پردازش قراردادها در سازمان خود استفاده می کنید، می توانید کل چرخه عمر قرارداد را در چند دقیقه کامل کنید.

2- افزایش درآمد

یک کسب و کار می تواند درآمد خود را از طریق بهبود مستمر فرآیند افزایش دهد. به عنوان مثال، شرکتی که خدمات مشتری را ارائه می دهد، اگر فرآیندهای ارتباطی با مشتری خود را بهبود بخشد، ممکن است شاهد افزایش درآمد باشد هنگامی که عملیات داخلی کسب و کار با استفاده از بهترین نرم افزار مدیریت گردش کار ساده و روان اجرا می شود، وظایف و خدمات را می توان سریعتر اجرا کرد که باعث بهره وری کارکنان می شود.

3- افزایش‌ بهره‌وری

آیا تا به حال به این فکر کرده اید که چگونه کسب و کارها بیشترین بهره را از کارمندان خود می برند؟ به این دلیل است که آنها بر هنر بهبود مستمر فرآیند تسلط داشتند.

کارآمد، مؤثر و کمتر گیج کننده کردن عملیات روزانه که باعث می شود کارمندان بتوانند روی کارهای مهم تر و رضایت بخش تر تمرکز کنند.
یکی از مهم ترین مزایای BPI این است که می توانید حداکثر استفاده را از منابع خود بدون نیاز به مقیاس گذاری برای انجام سریعتر کار داشته باشید.

4- بهبود تجربه مشتری

همه سازمان ها یک هدف استراتژیک دارند تا بتوانند از انتظارات خود بهتر عمل کنند. این نیاز به بهبود تجربه مشتریان است. در صورت کمبود عملیات فرآیند کسب و کار شما در خطر از دست دادن مشتریان بالقوه جدید هستید.
بهبود فرآیند کسب‌وکار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا سفر مشتری را با شناسایی گلوگاه‌ها و ارائه راه‌حل‌هایی در مورد چگونگی رسیدن از نقطه A به نقطه B در سریع‌ترین زمان ممکن بدون به خطر انداختن کیفیت خدمات، بهبود بخشند.

5- بهبود کیفیت خدمات

وقتی سازمان‌ها به شیوه‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار خود دست می‌زنند، به آن‌ها این امکان را می‌دهد تا وظایف را به سریع‌ترین روش با بالاترین کیفیت خدمات مورد نیاز اجرا کنند.
این به تنهایی می تواند اعتماد مشتری را افزایش دهد و به طور بالقوه مشتریان جدید را به مشتریان تکراری تبدیل می کند.