گزارش مدیریت فرآیند و عملکرد توسط APQC

گزارش مدیریت فرآیند و عملکرد APQC

در دسامبر سال 2021، سازمان بهره وری آمریکا  APQC  نظرسنجی ای انجام داد تا بتواند به چالش ها و اولویت های رایج در زمینه مدیریت فرآیند و مدیریت عملکرد (PPM) در سال 2022 پی ببرد.
شرکت کنندگان (207 شرکت کننده معتبر) حاضر در این گزارش روندهای موجود در مدیریت فرآیند و مدیریت عملکرد را بررسی کردند و پنج مورد از اولویت ها و چالش های اصلی هر یک از زمینه های زیر را عنوان نمودند.

• مدیریت فرآیندهای کسب و کار
• بهبود مستمر
• مدیریت عملکرد سازمانی
• اندازه گیری داده ها
• برنامه ریزی استراتژیک

موضوعاتی که در مرحله بعدی بررسی شد شامل موارد زیر بود :

• مدیریت پروژه و
• بنچ مارکینگ

اولویت های مدیریت فرایند

بطور کلی، مؤلفه‌های پایه ای فرآیند مانند BPM و بهبود مستمر، پراولویت‌ترین حوزه‌های موضوعی برای پاسخ دهندگان هستند. پس از آن حوزه‌های مرتبط با عملکرد مانند داده‌ها و اندازه‌گیری قرار می گیرند.

چالش های مدیریت فرآیند

• 40%: تعریف و نقشه برداری از فرآیندهای end-to-end
• 34%: همسو کردن تلاش های مدیریت فرآیند با استراتژی سازمان
• 30%: حرکت از تفکر مبتنی بر عملکرد به فرهنگ تفکر فرآیندگرا
• 28%: انتخاب شاخص ها کلیدی عملکرد (KPI)  مناسب برای فرآیندها
• 23%: استقرار حاکمیت در مدیریت فرآیند

نکات و راه حل ها

• فرآیندهای end-to-end به سرعت در حال تبدیل شدن به یک هنجار هستند.اما یکی از چالش‎های سازمان ها می‎تواند این باشد که از کجا شروع کنند. سازمان ها می توانند از معیارهایی مانند پیچیدگی، تأثیر و همسویی با اهداف برای اولویت بندی تلاش های خود شروع کنند.
• همسویی استراتژیک بین فرآیند و سازمان، تضمین می کند که تیم های BPMبه خودی خود ارزش ارائه می دهند. یک راه موثر برای دستیابی به این امر کار کردن همراه با برنامه ریزی استراتژیک و گروه های PMO برای اجرای ابتکارات استراتژیک سازمان است.

بهبود مستمر

• سازمان ها باید طبق رویکردهای سنجیده ای عمل کنند که شامل روش هایی برای ایجاد رفتارها و مهارت های مناسب جهت حمایت از فرهنگ بهبود مستمر باشد.
• سازمان ها می بایست معیارهای کلیدی عملکرد ، معیارهای کلیدی انتخاب و یک فرآیند ارزیابی ساختار یافته را برای تعیین عینی بهترین فرصت های بهبود و تخصیص منابع، با یکدیگر ترکیب کنند.

5 مورد از مهمترین چالش های بهبود مستمر

• 53%: ایجاد فرهنگ بهبود مستمر
• 44%: همسو کردن تلاش های بهبود مستمر در سراسر سازمان
• 36%: ایجاد یک رویکرد سیستماتیک برای شناسایی فرصت های بهبود
• 26%: اتخاذ متدولوژی های بهبود چابک
• 26%: انتخاب معیارهای موفقیت برای پروژه های بهبود

مقایسه سال به سال

چالش های مربوط به حوزه داده ها و اندازه گیری

5 مورد از مهمترین چالش های داده ها و اندازه گیری

• 37%: بنا نهادن فرهنگ داده محور
• 33%: جمع آوری تجزیه و تحلیل ها داخل یک داشبورد برای کمک به تصمیم گیری ها
• 28%: اطمینان یافتن از اینکه معیارهای عملکردی به اهداف مرتبط هستند.
• 23%: استفاده از معیارهای عملکردی سازگار در کل سازمان
• 22%: شناسایی ترکیب مناسبی از معیارهای پیشرو، در جریان و عقب افتاده

نکات و راه حل ها

• تغییر فرهنگ نیاز به ترکیب وسیعی از تاکتیک های تعامل کارکنان دارد. تاکتیک های مفید به ویژه شامل تعامل نفر به نفر ، ROI قابل اثبات ، و متدولوژی های تحلیلی تکراری و مشارکتی
• انتخاب بهترین معیارها امری حیاتی برای اندازه گیری سالم و شیوه های تحلیلی است. سازمان ها می توانند برای شناسایی متناسبترین معیارها، کارگاه هایی با حضور ذینفعان برای شناسایی معیارها (به عنوان مثال، قابلیت اطمینان، تاثیر، سهولت، آشنایی و در دسترس بودن داده های ترند) برپا کنند.

چالش های برنامه ریزی استراتژیک

5 چالش اصلی برنامه ریزی استراتژیک

• 41%: پیگیری پیشرفت و تأثیر ابتکارات استراتژیک
• 40%: به کارگیری اصول مدیریت تغییر برای ایجاد و اجرای استراتژی
• 39%: شناسایی معیارهایی برای اهداف استراتژیک
• 31%: ایجاد تعادل بین اهداف بلند مدت و کوتاه مدت
• 27%: تصویب مدل کسب و کار یا تحول سازمانی

نکات و راه حل ها

• سازمان هایی با بهترین عملکردها، بررسی میزان پیاده سازی ماهانه خود را با معیارهای واضح موفقیت ترکیب می کنند تا اطمینان حاصل نمایند که ابتکارات و اقدامات آنها به اهداف خود می رسند. آنها معمولاً از مایل استون های کلیدی ، نوع رفتار سازمان هنگام مواجهه با تغییرات و معیارهای رضایت برای پیگیری موفقیت ها استفاده می نمایند.
• سازمان هایی با بهترین عملکردها، تاکتیک های مدیریت تغییر را در تمامی مراحل، از آغاز برنامه ریزی اجرایی گرفته تا هدایت خرید و انتقال موفقیت آمیز کارکنان، اهرم راه خود قرار می دهند.

مقایسه سال به سال

چالش های مدیریت پروژه

نکته ها و راه حل ها:

• پایش و اندازه گیری مدیریت سرمایه گذاری شامل ترکیبی از مایل استون ها و معیارهای ارزش می باشند. معیارهای ارزش در پروژه ها معمولاً هدف پروژه را منعکس می کنند (به عنوان مثال، درآمد، رضایت، کاهش هزینه، یا بهبود بهره وری).
• سازمان ها می بایست ارزیابی کنند که با توجه به سایز، پیچیدگی و نوع پروژه، کدام شیوه از روش های انعطاف پذیر مدیریت پروژه مناسبترین شیوه خواهد بود.

5 مورد از اصلی ترین چالش های مدیریت پروژه

• 41%: بنا نهادن اهداف واضح برای اندازه گیری موفقیت پروژه
• 38%: اندازه گیری موفقیت پروژه بر اساس نتایج کسب و کار
• 37%: اتخاذ کردن رویکردهای چابک یا انعطاف پذیر برای مدیریت پروژه
• 30%: وارد کردن ذینفعان یا مشتریان در جریان پروژه
• 26%: به کار گیری استراتژی مدیریت پورتفولیو برای اولویت بندی و مدیریت وابستگی های میان پروژه ها

چالش های بنچ مارکینگ

5 مورد از اصلیترین چالش های بنچ مارکینگ

• 52%: شناسایی بنچ مارک های درست و منابع آنها
• 49%: یافتن سازمان هایی با بهترین عملکردها برای مقایسه با سازمان خودتان
• 33%: شناسایی داده های معتبر برای بنچ مارک کردن عملکرد
• 25%: آگاهی رسانی درباره گزاره ارزشی یا مزایای بنچ مارکینگ
• 21%: برنامه ریزی و تعیین دامنه فعالیت های بنچ مارکینگ

نکات و راه حل ها

• سازمان ها مجموعه ای از رویکردهای به دست آمده از مقالات، پایگاه داده های بنچ مارکینگ و بهترین تجربیات به اشتراک گذاری شده در دسترس دارند تا مناسبترین بنچ مارک ها و قویترین سازمان ها را پیدا کنند.
• یک پروژه بنچ مارکینگ موفق (هم از لحاظ عملکردی و هم از لحاظ تجربی)، نیاز به تعریف اسکوپ به صورت واضح و شفاف دارد. این امر شامل بیان مسئله، شامل نمودن فرآیندها، گپ ها، فرضیات و اهداف می باشد.

مدیریت تکنولوژی و فرآیند

ابزارها و تکنولوژی های مدیریت فرآیند کسب ‌و کار در اغلب سازمان‌ها ناسازگار هستند.  این بدان معناست که سازمان‌ها فرصت‌هایی را برای استانداردسازی بهتر و کارایی مقیاس‌پذیر از دست می‌دهند.

تکنولوژی های مرتبط

5 مورد از مرتبط ترین تکنولوژی ها به کاری فرآیندی در سال 2022

• 49%: ابزار تجسم داده ها
• 48%: اتوماسیون فرآیند
• 45%: ابزار جریان کار
• 44%: سیستم های ERP
• 43%: پلتفرم های همکاری

اگرچه بیشتر تکنولوژی‌های سازمان‌ها اختصاصی هستند، اما نمی‌توان انکار کرد که تکنولوژی‌ها به بخشی دائمی از جعبه ابزار تیم های فرآیند تبدیل شده‌اند.
با توجه به نیاز به تصمیم‌گیری عینی در مورد عملکرد و فرصت‌های بهبود، منطقی است که تجسم داده‌ها برترین تکنولوژی تأثیرگذار بر تیم‌های فرآیند در سال 2022 باشد.
علاوه بر این، از آنجایی که تیم ها برای بهبود بهره وری مورد استفاده قرار می گیرند، اتوماسیون و ابزار گردش کار ضروری خواهند بود. به اضافه ی ابزارهای همکاری برای کار با تیم های پراکنده پروژه و ذینفعان.
در نهایت، سازمان ها به بازسازی سیستم های قدیمی خود ادامه می دهند که اغلب به معنای پیاده سازی یک سیستم ERP جدید است.

اهداف تکنولوژی

5 مورد از مهمترین اهداف تکنولوژی

• 60%: استفاده از داده ها برای راهبری تصمیم گیری ها
• 55%: جایگزینی فرآیندهای دستی
• 53%: بهبود کارایی تلاش های فرآیند
• 48%: ارتقاء قابل نظارت بودن عملیات کسب و کار
• 43%: بهبود کیفیت داده ها

اهداف تکنولوژی ها با مهمترین تکنولوژی‌های تأثیرگذار بر کار فرآیند در سال 2022 مطابقت دارند. ابزارهای تجسم داده ها به پیشبرد تصمیم گیری مبتنی بر داده ها و ارائه بینشی در مورد عملیات کسب و کار کمک می کنند.
از طرفی دیگر اتوماسیون و ابزارهای گردش کار به تیم ها کمک می کنند تا تلاش های فرآیندی خود را بهبود بخشیده و فرآیندهای خسته کننده و دستی را جایگزین نمایند.  این امر همچنین می تواند به کیفیت بالاتر داده ها و عاری شدن از خطاهای انسانی منجر گردد.

انتخاب تکنولوژی

5 مورد از مهمترین معیارها در انتخاب تکنولوژی

• 58%: سهولت استفاده
• 58%: هزینه کلی مالکیت
• 57%: سازگاری با سیستم های موجود
• 56%: هزینه مجوز
• 45%: ویژگی های مورد نیاز

96 درصد از پاسخ دهندگان می گویند که معیارهایی برای انتخاب تکنولوژی دارند. وقتی صحبت از معیارهای انتخاب تکنولوژی می شود، سازمان ها بر هزینه ها، سادگی و توانایی ارتباط با سیستم های موجود تأکید می نمایند.

3- تیم های فرآیند در 2021

طول عمر تیم ها

67 درصد از پاسخ دهندگان می گویند که دارای تیم BPM هستند. بیشتر پاسخگویان دارای تیم های BPM ، نسبتا بالغ هستند و بین 3 تا 5 سال فعالیت داشته اند.

حمایت از سازمان

روش هایی که تیم BPM از طریق آن از فعالیت های سازمانی حمایت می کند

تیم‌های BPM عمدتاً برای انجام مأموریت تاریخی خود یعنی شناسایی و حمایت از فرصت‌های بهبود مورد استفاده قرار می‌گیرند.  با این حال، اگرچه این امر هنوز مسئولیت اصلی تیم‌ها است، اما در چند سال گذشته تیم‌های BPM به طور فزاینده‌ای برای کمک به تکامل یافتن سازمان ها آنها مورد استفاده قرار گرفته‌اند. به ویژه با حمایت از ابتکارات استراتژیک و تحولات سازمانی.

تیم های BMP در صورت متوسط بودن بودجه، تمایل به کوچک شدن دارند.

4- تحقیق برای یافتن مهمترین چالش ها

راه حل های ممکن

• پیش بردن اثربخشی: هدف و ارزش برنامه های BPM
• بهترین روش ها در زمینه چارچوب های فرآیند
• دانش، تعامل و تجزیه و تحلیل: محرک های کلیدی اثربخشی BPM
• مسئولیت های مشترک مدیریت فرآیند
• نقشه ها و معیارهای فرآیندهای end-to-end
• بلوک های سازنده موفقیت: هفت اصل مدل بلوغ مدیریت فرآیند
• مدیریت فرآیند، کارمندان را کارآمدتر و کارآتر می کند

• راهبرد بهبود مستمر برای خدمات مشترک در CMI
• از اقدام غیر علنی تا فرهنگ بهبود مستمر در یک دانشگاه بزرگ
• بهبود فرآیند: مردم و فرهنگ
• سیستماتیک کردن بهبود فرآیند
• معیارهای بهبود فرآیند: اتخاذ تصمیمات هوشمندانه در انتخاب پروژه
• رویکرد بهبود فرآیند و تمرینات هفت اصل

• مبنای اندازه گیری ها
• انتخاب معیارهای فرآیند و بنچ مارکینگ: چگونگی به کار گیری PCF
• معیارهای چابکی سازمانی
• انتخاب معیارهای مناسب
• روندهای موجود در داده ها و تجزیه و تحلیل
• تاکتیک های تعامل با تجزیه و تحلیل ها
• محرک های اثربخشی برنامه های تجزیه و تحلیل
• شیوه های مدیریت تغییر برای ایجاد فرهنگ داده محور (گزارش بهترین روش ها)

• بهترین روش ها برای راهبری چابک: ساختارهای بهتر و روش های استراتژی
• همسویی استراتژی و بهره وری از طریق به کارگیری معیارهای بهتر
• نقشه ها و معیارهای فرآیندهای end-to-end: چشم انداز استراتژیک
• بستن گپ های مدیریت تغییر
• مدیریت تغییر مردم محور: آفتابگردان

• مدیریت سرمایه گذاری ها به صورت غیر موازی: بهترین فرآیندها و درس های آموخته شده
• معرفی مدیریت پروژه انعطاف پذیر
• ایجاد دفتر مدیریت پروژه
• نقشه راه برای ایجاد دفتر مدیریت پروژه
• مدیریت دانش پروژه (مجموعه)

• مبانی بنچ مارکینگ
• بکارگیری چارچوب فرآیندی: بنچ مارکینگ
• قوانین اجرای بنچ مارکینگ
• فرآیند انتخاب معیارها و بنچ مارکینگ: چگونگی به کار گیری PCF
• بنچ مارکینگ: راهنمای مرجع سریع
• متدولوژی بنچ مارکینگ APQC
• ابزارهای بنچ مارکینگ و بهبود

دموگرافی تحقیق