چگونه BPMS مناسب سازمانمان را انتخاب کنیم؟

انتخاب BPMS مناسب سازمان

هدف نهایی برای هر سازمانی، دستیابی به رشد بیشتر است. این امر تنها زمانی امکان دارد که بتوان کارایی فرآیندهای کسب و کار را افزایش دهید. با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)، می‎توان ادغام، اتوماسیون، تحلیل و شبیه ‎سازی فرآیند را تسهیل نمود.
شما می‎توانید فرآیندهای کسب و کار داخلی سازمان خود را برای عملکرد بهتر هماهنگ کنید. اما، برای انتخاب BPMS مناسب سازمان چه نکاتی را باید در نظر گرفت؟
در امر انتخاب BPMS مناسب عوامل متعددی وجود دارد. در زیر مراحلی توضیح داده شده که توصیه می‎شود برای انتخاب BPMS مناسب برای کسب و کار خود آنها را دنبال نمایید.

1. تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار خودتان

منظور از فرآیند کسب و کار مجموعه‎ ای از فعالیت های روزمره کسب و کار هستند. بدون داشتن فرآیندهای تجاری منظم، دستیابی به اهداف کسب و کار غیر ممکن است.
فرایندهای داخلی در سازمان ها به طور قابل توجهی متفاوت است. بیشتر نرم ‎افزارهای BPMS در بازار بر روی دیدگاه ‎های رایج تأکید دارند و راه حل های خاص برای فرآیندهای خاص ارائه نمی‎کنند.
بنابراین برای انتخاب BPMS مناسب، اولین گام این است که فرایند کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید. برای مثال، فرآیند خدمات حمل و نقل مشتری به تعامل میان مشتریان و نمایندگان شرکت ارتباط دارد.
یعنی شما نیاز به یک مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار دارید که می‎تواند برای تسهیل فرآیند خدمت رسانی به مشتری راه حل هایی شامل مدیریت بلیط، طبقه بندی پرس و جوی مشتریان و غیره را ارائه دهد.
اگر در چنین فرآیندهایی در حال حاضر هیچ مشکلی وجود نداشته باشد، می‎توانید نرم افزار BPMS که شکافها را پر کرده و روند پردازش را کامل می‎کند، در نظر بگیرید.

2. شناسایی ویژگی های ضروری که نرم‌افزار باید دارا باشد

هنگام انتخاب BPMS مناسب لازم است ویژگی های ضروری را مشخص کنید. برای تعیین ویژگی های اصلی مورد نیاز خود، با استفاده از این سوالات مشکلات خود را بررسی کنید:

• آیا استاندارد سازی یا الزامات سفت و سخت مهمتر از انعطاف پذیری است؟ این سوال به شما کمک می‎کند تا سطح سفارشی سازی مورد نیاز خود را تعیین کنید.
• آیا کارکنان بیش از حد درگیر کارهای مکانیکی هستند؟ اگر بله، برای انتخاب BPMS مناسب به قابلیت های اتوماسیون قوی و احتمالا خودکار سازی فرآیند رباتیک (RPA) توجه کنید.
• آیا فرآیند شما نیاز به تعامل با اشخاص ثالث دارد؟ اگر چنین است، نرم افزار شما باید قادر باشد مشتریان، تامین کنندگان و سایر اعضای خارج از سازمان را برای ارتباط با شما از طریق سیستم فعال کند.
• آیا شما غرق در داده‎ های غیر سازمان یافته و یا استفاده نشده هستید؟ در اینصورت برای انتخاب BPMS مناسب مجهز بودن به گزارش تحلیلی و یک پایگاه داده ‎های امن و قابل تنظیم ضروری است. اگر تولید و خواندن گزارش ها آسان باشد، یک ویژگی بسیار خوب است.
• آیا شرکت شما بر سیستم های متعدد باقیمانده از قبل تکیه می‎کند؟ یک نرم افزار با یک رابط کاربری قابل برنامه ریزی انتخاب کنید که می‎تواند تمام یا چند سیستم موجود را با هم ادغام کند.

در نهایت برای این مرحله، به یاد داشته باشید که هنگام انتخاب BPMS مناسب به دنبال حل مشکل هستید، نه خرید یک ویژگی. اگر مشکل شما می‎تواند بدون یک ویژگی که فکر می‎کردید ضروری است حل شود، پس این ویژگی را به عنوان عامل تعیین کننده در نظر نگیرید.

3. مشخصات محصول

ویژگی های نرم افزار BPMS از منظر توانایی محصول برای حل مشکل مشتری مهم هستند. نه کمتر و نه بیشتر. یک نرم افزار BPMS سازمانی ممکن است تمام ویژگی های خرد و ریز را داشته باشد، اما اگر نتواند مشکل موثر مشتری را حل کند، محصول اساسا ناقص است.
بنابراین توجه به ویژگی های محصول از زاویه مشکل مهم است. برخی از ویژگی های مورد نیاز در نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار عبارتند از:

• مدیریت دانش: یک نرم افزار BPMS باید دارای ظرفیت کافی برای ارائه دانش و اطلاعات در سراسر سازمان باشد. این ویژگی پاسخ های سریع برای جمع آوری تمام انواع داده های سازمان را فراهم نموده‎ و در نتیجه سناریوی بهتری برای سودآوری ایجاد ‎کند.
• همکاری اجتماعی: با استفاده از ویژگی همکاری اجتماعی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، یک سازمان قادر به مطالعه و درک ایدئولوژی های بین ادارات می‎باشد و همچنین می‎تواند برای دستیابی بیشتر به آن کار کند. همکاری اجتماعی یک ابزار موثر برای شناسایی ایده های مختلف از بخش های مختلف در سراسر سازمان است، به طوری که طرح کسب و کار را می‎توان به خوبی اجرا، و به اهداف کسب و کار دست یافت.
• تحرک: معرفی تحرک به دلیل رشد گوشی های هوشمند و تبلت ها، در دنیای امروز، یک معیار مهم است. هنگام انتخاب BPMS مناسب بهتر است نرم افزاری را انتخاب ‎کنید که حتما یک رابط کاربر پسند داشته باشد و بتواند ارتباطات بین دپارتمان ها را روی یک دسکتاپ مهیا نماید.
• امنیت: امنیت عالی باید اولین و مهمترین اولویت در انتخاب BPMS مناسب مناسب باشد. نرم افزار باید به اندازه کافی برای حفظ اطلاعات، داده ها و سایر اسناد محرمانه هر سازمان امن باشد. یعنی باید داده های شما را از فجایعی مانند هک شدن، نفوذ داده های مجازی و غیره محافظت کند.

4. گسترش فضای ابری یا On-Premise

امروزه سازمان ها بیشتر و بیشتر به سوی فضای ابری حرکت می‎کنند و این روند حتی در شرکت های بزرگ هم دیده می‎شود. مدل OpEx، سرمایه گذاری اولیه کم، کمتر بودن ریسک و گزینه ‎های مقیاس پذیری قابل ملاحظه، باعث می‎شود که نرم افزارهای پشتیبانی کننده از فضای ابری، یک پیشنهاد بسیار وسوسه انگیز باشند.
ممکن است بخواهید از خطراتی مانند ذخیره سازی داده‎ها در خارج از شرکت خود، افزایش هزینه ‎ها و کابوس های مهاجرت در صورت انتقال به فروشنده های مختلف مطلع شوید. سازمان شما ممکن است منحصر به فرد باشد و قبل از تصمیم گیری برای انتخاب BPMS، این نکات را با دقت بررسی کنید.

5. جستجو برای فروشندگان قابل اعتماد

همانطور که آماده انتخاب BPMS مناسب برای سازمان خود می‎شوید، باید در مورد فروشندگان قابل اعتماد که می‎توانند به شما در دریافت نرم افزار مورد نظر کمک کنند، نیز تحقیق کنید. برای دقیق بودن، در هنگام نهایی کردن فروشنده نرم‎افزار باید عوامل زیر را مدنظر داشته باشید:

• بودجه: الزامات نرم افزاری سازمان به طور مستقیم با بودجه ای که سازمان شما برای این کار برنامه ریزی کرده، متناسب است. بنابراین، بسیار مهم است که محدودیت های مربوط به بودجه سازمان خود را بدانید تا در انتخاب BPMS مناسب مناسب به خوبی عمل کنید.
• توسعه: فروشندگان نرم‎ افزار چگونه می‎توانند BPMS را در سراسر سازمان نصب کنند؟ آیا BPMS مجهز به فضای ابری ارائه می‎دهند؟ در مورد آن فکر کنید.
• گاه شمار پیاده سازی: به شدت توصیه می‎شود از لیستی از فروشندگان بر اساس مهلت زمانی پیشنهادیشان انتخاب خود را انجام دهید. فروشنده‌ای که به مهلت زمانی سازمان شما اهمیت می‎دهد همان گزینه‎ ای است که باید شما را همراهی کند.
• پشتیبانی محصول: همیشه فروشنده نرم افزار را بر اساس پشتیبانی که از محصول خود انجام می‎دهد انتخاب کنید. فروشندگانی که پشتیبانی فوری به مشتری خود ارائه می‎دهند بهترین تامین کنندگان محسوب می‎شوند. یک فروشنده معتبر همیشه تا زمانی که قضیه حل و فصل شود مودب و فروتن است.
• موقعیت فروشنده: اطمینان حاصل کنید که فروشنده در نزدیکی محل سازمان شما واقع شده است، زیرا این امر در صورتیکه هر گونه مسئله ‎ای رخ دهد، عاملی برای صرفه جویی در زمان می‎شود.
• مراجعین قبلی: همیشه به توصیه مراجعین و مشتریان قبلی فروشنده موردنظر توجه کنید. این امر قطعا به شما در درک بهتر رفتار حرفه ای هر فروشنده کمک خواهد کرد.

6. هنگام کار با دمو یا نسخه نمایشی فعال باشید و محصول را با توجه به نیازهایتان ارزیابی کنید

برنامه ریزی برای اجرای دمو و مشارکت در آن با سوالات آماده شده مهمترین گام در انتخاب BPMS مناسب است. تنها در طی کار با نسخه دمو یا نسخه نمایشی است که می‎توانید دریابید محصول چه کارهایی می‎تواند انجام دهد و واقعا احساس کنید که آیا انتخاب مناسبی برای کسب و کار شما هست یا خیر.

سوالاتی که بهتر است از دستیار یا نماینده فروش بپرسید عبارتند از:

• چگونه محصول شما می‎تواند به من کمک کند تا مشکل خود را حل کنم؟ مشکل را در چند کلمه توضیح دهید و اجازه دهید نمایندگان به شما نشان دهند که چگونه محصول آنها می‎تواند یا نمی‎تواند نیازهای شما را برآورده کند.
• آیا محصول شما ویژگی های خاصی دارد که به حل این مشکل کمک می‎کند؟ این سوال به شما کمک می‎کند تا به قابلیت های کامل محصول بپردازید.
• آیا محصول خود را بهترین راه حل برای مشکل من می‎دانید؟ اکثر آنها پاسخ مثبت می‎دهند، اما شما می‎توانید بر اساس پاسخ آنها درک کنید که این شایستگی تا چه حدی است.
• آیا شما موارد مشابهی با مورد من و یا مشتریان دیگری در همین صنعت دارید؟ در بهترین حالت، شما یکی از بسیاری از مشتریان دیگر در همان صنعت هستید و یا درصدد هستید مشکل مشابهی را حل کنید.

قبل از اینکه به سراغ یک نسخه نمایشی دیگر بروید، بر اطلاعاتی که دریافت کرده اید متمرکز شوید. برای انتخاب BPMS مناسب سؤالات ذکر شده را پرسیده و بعدا با بقیه یادداشت های خود مقایسه نمایید.

7. پیاده سازی مدل

آخرین گام برای انتخاب BPMS مناسب، پیاده سازی مدل است و این گام ممکن است هزینه کلی پروژه را تعیین کند. پیاده ‎سازی های سازمانی معمولا از طرف شرکای نمایندگی و ادغام کنندگان سیستم ها به اجرا در می ‎آیند.
پیاده سازی های کوچکتر ممکن است توسط تیم خدمات حرفه ای فروشنده هدایت شوند و ممکن است بر کل هزینه ها و زمان بندی ها تاثیر بگذارند.

منابع