ویژگی های سیستم مدیریت انبار چیست؟

تعریف سیستم مدیریت انبار چیست؟

برای شرکت هایی که با خطوط تولید، موجودی و کارمندان فراوان با وظایف و مهارت های مختلف سرو کار دارند، یک سیستم جامع مدیریت انبار به عنوان پایه و اساسی برای فعالیت های کارآمد عمل می کند.
این روزها تعداد گزینه های بیشماری برای انتخاب نرم افزار انبارداری وجود دارد که می تواند با هر کسب و کاری در جهت ساده کردن کارها به خوبی سازگار شود. بدون توجه به اینکه این سیستم در کدام بخش ممکن است مستقر شود.
سیستم مدیریت انبار یا نرم افزار انبارداری که با نام WMS نیز شناخته می شود، اپلیکیشن نرم افزاری تخصصی است که از رفت و آمدها و عملکرد روزانه انبار پشتیبانی می کند.
چنین نرم افزارهایی یک سیستم متمرکز و تعاملی را نشان می‌دهند که به کاربران مرتبط اجازه می دهد معیارهای کلیدی را هنگام تغییر و به طور آنی به روز رسانی نمایند.
سیستم مدیریت انبار می‌تواند شامل وظایف مدیریتی، مجموعه قوانین چیدمان، مقررات ایمنی، ثبت حسابرسی‌ها و انبارگردانی ها و موارد دیگر باشد.

نحوه کار و ویژگی‌های یک نرم افزار انبارداری

در بسیاری از شرکت ها، سیستم های مدیریت انبار برای اجرای رویه‌ها و مجموعه قوانین موجود در انبار اجرا می شوند. بسته به انتظاراتی که دارید و نقاط ضعفی که می خواهید روی آنها کار کنید، نرم افزارهای مدیریت انباری وجود دارند که می توانند متناسب با نیازهای کسب و کار در حال رشد شما، سفارشی شوند.

بهترین تأثیرات استراتژیک حاصل از استفاده از یک سیستم مدیریت انبار

در ادامه بهترین تأثیرات استراتژیک حاصل از استفاده از یک سیستم مدیریت انبار شرح داده شده است:

ساده سازی روش های خدمت به مشتریان

یکی از رایج ترین اشتباهاتی که مدیران و برنامه ریزان مرتکب می شوند این است که آنها اغلب ارتباطات بین انبار و بخش خدمات به مشتری را قطع می کنند.
این حرکت معمولاً منجر به سردرگمی و اتلاف وقت می شود. زیرا پیام ها می بایست قبل از رسیدن به شخص مناسب، از چندین بخش یا دپارتمان عبور کنند.
با وجود نرم افزار انبارداری مناسب که قابلیت ثبت شفاف موارد مربوط به خدمات مشتریان را شامل می شود، هم بخش انبار و هم بخش خدمات به مشتریان قادر به ردیابی سفارشات، زمان تحقق سفارشات، مراحل حمل و نقل و بازخوردهای مشتریان از طریق همان سیستم، در زمان واقعی هستند.
به این ترتیب بلافاصله سردرگمی‌ها، خطاهای انسانی و ضعف های کلی که هنگام تأمین نیاز مشتریان اتفاق می افتد،  از بین می‌روند.

امکان شمارش و ردیابی دقیق موجودی

آیا تاکنون در فرآیند حسابرسی انبار یا انبارگردانی شرکت کرده اید که اختلافات فاجعه باری را به همراه داشته باشد؟ اگر چنین است، باید بدانید که ثبت به روز و مداوم ورود و خروج‌ها (در کل روز و هر روز) تا چه اندازه مهم است.
خوشبختانه، جدیدترین نسخه‌های نرم افزار انبارداری با دقت ساخته شده اند و اغلب شامل ویژگی هایی هستند که به کاربران اجازه می دهد فرکانس شمارش را فقط با فشار دادن یک کلید یا اسکن بارکد خوان حفظ کنند.
ردیابی شماره سریال‌ها و شماره لات‌ها به شما امکان می دهد کنترل دقیق تر موجودی خود را برای سهولت در انجام سفارش و سفارش مجدد محموله‌های خود حفظ نمایید.
این ویژگی می تواند یک شرط اساسی برای مشاغلی باشد که در آنها مشتریان محدودیت هایی داشته باشند. مانند این که محموله ها نباید به صورت لات های مختلط بارگیری شوند.
این سیستم همچنین برای فرآیندهایی مانند ارسال سفارشات، دریافت و چیدمان نیز کار می کند. سیستم مدیریت انبار، کالاها و موجودی ها را هنگام حرکت در اطراف انبار شما ردیابی می کند و در صورت لزوم از سکوهای بارگیری شروع می کند.
استفاده از این فناوری به همه کارگران این امکان را می دهد تا هر یک از اقلام را، در هر یک از مراحل دریافت، جمع آوری و یا حمل، پیگیری نمایند.

نیاز به شمارش منظم موجودی را از بین می برد

بخش مهمی از عملکرد یک انبار کارآمد، به معنای انجام شمارش منظم برای اطمینان از وجود کلیه اقلام موجودی در محل مورد نیاز و در شرایط پیش بینی شده است.
با نصب یک نرم افزار انبارداری مناسب می توانید این کار وقت گیر را کمتر از پیش انجام دهید، بدون اینکه مجبور باشید دقت و کیفیت کار را فدا کنید.
بسته به اندازه و ماهیت پیچیده انباری که دارید، ممکن است بتوانید بطور کامل شمارش های دوره‌ای هفتگی یا ماهانه موجودی انبار خود را حذف نموده و از قابلیت‌های نرم افزار خود استفاده نمایید.
این امر به طور جدی می‌تواند شرایط را تغییر دهد. زیرا باعث می شود بخش زیادی از زمان با ارزش و بودجه های پرهزینه نیروی کار آزاد گردد.

تولید گزارش های اتوماتیک

بهترین و جدیدترین نسخه های نرم افزار انبارداری شامل این ویژگی هستند، اما همه آنها گزارشات اتوماتیک را ارائه نمی‌دهند. اگر انبار شما با مشکلات مربوط به پروتکل های انطباقی، ایمنی یا تحقق سفارشات دست و پنجه نرم می‌کند، بهتر است یک سیستم نرم افزاری روی فرآیند انبارداری خود اعمال نمایید. به این ترتیب می‌توانید هر وقت که لازم باشد، به این گزارش های مفید دسترسی پیدا کنید.

قابلیت گسترش به همراه رشد کسب و کار

همه ما برنامه های بزرگی برای کسب و کارهای خود در نظر داریم. این بدان معنی است که وجود یک نرم افزار انبارداری همیشه باید به عنوان یک ضرورت تلقی شود(حتی اگر در حال حاضر از همه ویژگی های آن استفاده نمی کنید).
هنگام انتخاب یکی از این سیستم های نرم افزاری پیشرفته، اطمینان حاصل کنید که نرم افزار منتخب شما هنگام تغییر رویکردها و گسترش کسب و کار، می تواند به شرکت شما در جهت پیشرفت آن کمک نماید.

ساده سازی صدور صورتحساب

یک سیستم مناسب برای مدیریت انبار می تواند به صورت یک ابزار ارتباطی عمل کند. یعنی با ایجاد فاکتور و سهولت در فروش، جای سیستم صدور صورتحساب منسوخ یا کند شما را بگیرد.
علاوه بر این می تواند مقادیر و سفارشات را ردیابی نموده و به ساده سازی چالش های حسابداری، به ویژه در زمان محاسبه مالیات کمک نماید.
اندازه کسب و کار یا بودجه شما مهم نیست. بدون شک یک نرم افزار انبارداری متناسب با شغل شما وجود دارد که به کسب و کارتان کمک می کند تا در وقت و هزینه با ارزش خود صرفه جویی ایجاد نمایید.
مقایسه های لازم را با سیستم فعلی خود انجام دهید. خواهید دید که نداشتن نرم افزار مناسب می‌تواند شما و کارگران را از رسیدن به اهدافتان باز دارد.

مدیریت ذخیره سازی و مدیریت موجودی

پردازش کالاهای تحویل گرفته شده و امکان اختصاص فضای انبار به آنها از دیگر قابلیت‌های یک نرم افزار انبارداری است. این امر ممکن است شامل اختصاص اتوماتیک یا دستی فضای انبار باشد. سیستم مدیریت انبار به طور معمول شامل قابلیت پردازش کالاها و ذخیره آنها به یکی از دو حالت بار تکی یا بار مخلوط است.

شمارش

• با استفاده از ویژگی شمارش نرم افزار انبارداری می‎توانید تمام موجودی خود را با دقت در هر مرحله و در هر مکان از انبار پیگیری نمایید.
• سیستم های شمارش باید به فعالیت های مربوط به چیدمان و دریافت اقلام پیوند داشته باشند. به این ترتیب تعداد دقیق اقلام، حفظ شده و داده های به روز شده موجودی تهیه می‌شوند.
• بیشترWMSها ویژگی شمارش چرخه‌ای ارائه می دهند. یعنی روشی که چند محصول را به صورت روزانه در طول سال شمارش می کند تا صحت میزان موجودی را ارزیابی نماید.

کنترل و مدیریت انبار

• نرم افزار انبارداری به شما امکان می دهد عملیات خود را با رویکرد “در زمان اجرا” انجام دهید. یعنی به نیازها و سفارشات در صورت بروز و به طور بلافاصله پاسخ دهید. اگر در حال حاضر از یک فرآیند دستی استفاده می کنید، ممکن است این مورد یکی از مهمترین تغییرات در رویه فعلی شما باشد.
• ویژگی کراس داکینگ (Cross-docking) یکی از رایج ترین ابزارهای نرم افزار انبارداریاست. این قابلیت به شما امکان می‌دهد کالاهایی را که در حال حاضر دریافت می‌کنید، جهت انجام سفارشات موجود مسیریابی نمایید. یعنی اقلام متناسب با مقاصدشان بسته بندی، مرتب سازی و برچسب گذاری می‎شوند. حتی می‌توانید قبل از اینکه اقلام را در قفسه های اختصاصی خود ذخیره کنید، از آنها استفاده نمایید.
• یکی دیگر از ویژگی های اصلی که می توانید به دنبال آن باشید، امکان ردیابی کالاها در هنگام جابجایی و تغییر مکان محموله ها در انبار است. گاهی ممکن است بخاطر تغییر کسب و کارتان، نیاز به تغییر چیدمان و موقعیت مکانی اقلام داشته باشید.

منابع