انتخاب یک راه حل نرم افزاری برای کمک به مدیریت فرآیند برنامه ریزی استراتژیک، بیشتر با توجه به جایگاهی انجام می گیرد که سازمان شما با توجه به فرآیندهای واقعی خود، در حال حاضر در آن قرار دارد. اگر به تازگی تثبیت اهداف خود را آغاز کرده اید، ممکن است یک نرم افزار مدیریت استراتژیک با مجموعه کاملی از تمام قابلیت‌ها چندان مناسب نباشد.
در چنین شرایطی ممکن است بخواهید کار را با یک سیستم ساده تر شروع کنید. اما اگر در طول فرآیند مدیریت استراتژیک گام‌های بیشتری برداشته اید و در حال حاضر معیارهایی را پیگیری می‌کنید که نیاز به گزارشگیری ساده و ابزارهای همکاری دارند، نرم افزارهای پیشرفته تر مفید خواهند بود.
برای کمک به یافتن راه حل برنامه ریزی استراتژیک که با نیازهای فعلی سازمان شما مطابقت دارد، برخی از ویژگی های یک نرم افزار مدیریت استراتژیک در ادامه ذکر شده است.
- نقشه برداری از استراتژی: یک نرم افزار مدیریت استراتژیک به شما امکان می دهد تا به راحتی نقشه های استراتژی را در هر قالب بصری که انتخاب می کنید(از جمله با بک گراند معرفی شده توسط کاربر) ایجاد نمایید. علاوه بر این می توانید وضعیت اهداف و عناصر استراتژیک خود را ببینید و لینک هایی برای عناصر ایجاد کنید. به این ترتیب بازدید کنندگان با کلیک بر روی آن می‌توانند اطلاعات بیشتری در مورد هر هدف بیایند.
- برداشت داده ها: به شما کمک می کند تا داده ها را از منابع مختلف (از جمله داده های Excel، CSV و SQL ) به راحتی جمع آوری کنید و به طور خودکار آن را در مدیریت استراتژیک بارگذاری نمایید. بارگذاری های شما می تواند به گونه ای برنامه ریزی شود که داده ها به طور خودکار در یک بازه زمانی مشخص وارد شوند – برای مثال، آغاز هر ماه.
- شخصی سازی: ممکن است تمایل داشته باشید رنگ گزارش خود را تغییر دهید، شاخص وضعیت های جدیدی را انتخاب کنید، و یا عناصر خاصی را تغییر نام دهید. انجام این موارد در حساب شخصی شما به راحتی قابل تنظیم است. به این ترتیب سبک نرم افزار مدیریت استراتژیک شما با سبک شرکت مطابقت خواهد داشت. برخی از نرم افزارها سفارشی سازی را با کمک قابلیت های کشیدن و رها کردن به اندازه‌ای ساده کرده اند که برای انجام یک ویرایش دیگر نیازی به پیش زمینه فنی نخواهید داشت.
- حسابرسی و انجام مسئولیت: این ویژگی به مدیران کمک می کند تا داده هایی را که باید بروزرسانی شوند شناسایی نمایند. برای این کار ایمیل‌های یادآوری برای مسئولان به روزرسانی ها ارسال می شود. کاربران نهایی لیست کاملی از مواردی که نیاز به بروزرسانی دارند، به همراه پیوندهایی که برای ایجاد تغییرات لازم است، دریافت می نمایند.
- گزارش های PDF: یک ویژگی مفید دیگر این است که بتوانید PDF مربوط به هر صفحه خلاصه گزارش را در نرم افزارمدیریت استراتژیکایجاد کرده و با خود به جلسات ببرید. به این ترتیب همه موارد مورد نیاز را در همان صفحه خواهید داشت. علاوه بر این، می توانید اصطلاحا کتابچه های کوچکی در حالت افقی یا پرتره ایجاد کنید که چندین گزارش را در یک صفحه PDF نمایش می دهند. به همراه یک صفحه جلد سفارشی، رمز عبور، علامت چاپی و موارد دیگر.
- محاسبات: می توانید محاسبات بی شماری را به روشی که در Excel انجام داده اید در نرم افزار مدیریت استراتژیک خود نیز انجام دهید. از محاسبات تبدیل سال به روز گرفته تا مجموع مقادیر تجمعی. می توانید داده های خود را به روش های مختلف دستکاری کرده، تجزیه و تحلیل نموده و ارزیابی کنید. بدون اینکه مجبور شوید نرم افزار را ترک نمایید. سپس می توانید داده‌های خود را روی نمودار برده و برای نمایش آنها یک داشبورد ایجاد کنید.
- مدیریت پروژه: می توانید از نرم افزار مدیریت استراتژیکخود برای ردیابی پروژه های اصلی و فرعی استفاده نمایید. همچنین می توانید پروژه ها را به استراتژی سازمانی خود پیوند دهید(مانند اهداف و اقدامات استرانژیک خود). می‌توانید وضعیت و جدول زمانی پروژه‌ها را در یک نمودار گانت به نمایش بگذارید و پروژه های خود را بر اساس هزینه، درصد کامل شدن یا هر معیار دیگری که دوست دارید پیگیری و ارزیابی نمایید.
- شاخص های وضعیت خودکار: اتوماسیون می تواند استانداردسازی ارزیابی اهداف، اقدامات و پروژه های شما را آسان نماید. به جای این که بخواهید حدس بزنید یا به طور دستی وارد کنید که یک وضعیت قرمز، زرد یا سبز است، می توانید قوانین کسب و کار خود را در نرم افزار تنظیم کنید. این قوانین به طور خودکار هر عنصر را ارزیابی کرده و وضعیت درسترا به آن اختصاص میدهند.
- کتابخانه اندازه گیری‌های انجام شده: کتابخانه اندازه گیری در نرم افزار مدیریت استراتژیک، برای مجموعه هایی است که می‌خواهند اطلاعات اندازه گیری های انجام شده را با سایر قسمت های مجموعه به اشتراک بگذارند. همچنین اشتراک گذاری، به بحث در مورد برخی مسائل را تسهیل می نماید. مانند این موضوع که آیا شاخص های کلیدی عملکرد مناسبی برای اندازه گیری انتخاب کرده اید یا خیر. و یا اینکه آیا مناطق مناسبی را برای بهبود برگزیده اید یا نه. کتابخانه اندازه گیری همچنین دارای محلی برای گفتگوها است و وقتی محتوای جدیدی ارسال می شود، یک ایمیل دریافت خواهید کرد.
- داشبورد عمومی: داشبورد جامع و آنلاین نرم افزار مدیریت استراتژیک که به خوبی طراحی شده باشد، به شما امکان می دهد نتایج مجموعه خود را با ذینفعان به اشتراک بگذارید. داشبورد عمومی کار بازدید را آسان کرده و این اطمینان را می دهد که داده های عمومی شما همیشه به روز شوند.
- ویژگی PLAN: این ویژگی مجموعه ای از ابزارهای برنامه ریزی نهایی برای شما و تیم شما فراهم می‌کند. به کمک PLAN می‌توانید یک خانه دیجیتالی برای استراتژی ایجاد کنید. تصور کنید مکانی در فضای ابری داشته باشید که بتوانید به شکل تعاملی استراتژی کاملی را برای سازمان خود در آن ایجاد نمایید و به وضوح ببینید که چگونه هر یک از افراد متناسب با تصویر ایجاد شده نقش خود را ایفاء می کنند.
- اپلیکیشن موبایل: اپلیکیشن موبایل نرم افزار مدیریت استراتژیک، تیم شما را به سمت اولویتهایش متمرکز می کند تا نتایج را از پایین به بالا هدایت نماید.به کمک اپلیکیشن موبایل می‌توانید:
- اهداف را به سهولت مدیریت و به روز کنید.
- با گزارش گیری ساده از میزان پیشرفت و با کمک به روزرسانی ساده اهداف این امکان به وجود می‌آید تا تیم شما بتواند در عرض چند ثانیه عملکرد خود را مدیریت کند.
- چابک بمانید. طرح ها وبرنامه ها گاهی ممکن است به محض خشک شدن جوهر تغییر کنند. اپلیکیشن موبایل به شما امکان می‌دهد اهداف مورد نظر خود را به سرعت اضافه کرده، ویرایش نموده و تغییر دهید.
- بدانید که دقیقاً کجا هستید. تیم شما با مشاهده سریع عملکرد خود و اقدامات پشتیبانی، خواهد دانست که در حال حاضر در مقایسه با استراتژی سازمانی چگونه عمل می کند.
منابع
