نرم افزار BPMS چیست و چرا برای سازمان ها ضروری هستند؟

نرم افزار BPMS چیست؟

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان نرم افزارهای BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کند مجموعه ای از فعالیت‌ها و وظایف که در پی آن‌ها سازمان به اهداف خود می‌رسد، طراحی ، مدل سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود ببخشد.
این فعالیت‌ها و وظایف، که توسط افراد و تجهیزات قابل انجام است و به طور معمول در بخش‌های مختلف کسب و کار انجام می‌شود، فرآیندهای کسب و کار را تشکیل می‌دهند.
نرم افزارهای BPMS یک ابزار فناوری است که از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) پشتیبانی می‌کند که هدف آن بهبود پی در پی  فرایندهای کسب و کار است.
BPMS که گاهی اوقات به عنوان مجموعه مدیریت فرایندهای کسب و کار نیز شناخته می‌شو، مجموعه فناوری هایی است که شامل موارد زیر است:

• ابزار استخراج فرآیند برای کشف، بازنمایی و تجزیه و تحلیل وظایفی که فرآیندهای کسب و کار را پیش می‌برند.
• موتورهای گردش کار برای خودکار کردن جریان وظایفی که در یک فرآیند کسب و کار را وجود دارند و آن را کامل می‌کنند.
• موتورهای قوانین کسب و کار (BREs) برای این‌که کاربران نهایی بتوانند فرآیندهای یک کسب و کار را بدون نیاز به کمک یک برنامه‌نویس تغییر دهند و یا ایجاد کنند.
• ابزارهای شبیه سازی و آزمایش برای مشاهده چگونگی رفتار فرایندها بدون نیاز به کدنویسی.

در سال های اخیر، بازار شاهد ظهور ابزارهای هوشمند BPM که به آن‌ها (iBPMS) گفته می‌شود، این اصطلاح که توسط  موسسه Gartner معرفی شده است و نشانگر وجود فن‌آوری‌های پیچیده‌ای مانند تجزیه و تحلیل در زمان واقعی، پردازش رویداد پیچیده(CEP)، نظارت بر فعالیت‌های کسب و کار (BAM) و هوش مصنوعی (AI)، برای ایجاد پویایی مبتنی بر دادها برای اتوماسیون‌سازی فرآیند است. IBPMS همچنین به طور معمول شامل قابلیت‌های پیشرفته تلفن همراه، رسانه‌اجتماعی در حیت فرآیند است.
افزایش استفاده از BPMS مدرن که از فناوری بدون کد/کم کد(LCNC) بهره می‌برند به این معنا است که کسب و کارها  دیگر به برنامه‌نویسان حرفه‌ای برای پیاده سازی و بهینه‌سازی فرایندهای کاری خود وابسته نیستند.
تحلیلگران کسب و کار و حتی کاربران کسب و کار می‌توانند با توسعه دهندگان فرآیند و IT در زمینه بهبود و تغییر فرآیندهای کسب و کار با استفاده از BPMS همکاری کنند.

مزایای اجرای BPMS

ابزارهای BPMS محیط عملیاتی را تشکیل می دهند که اهداف و مزایای BPM، را فعال و خودکار می‌کند. برای اطلاعات بیشتر در مورد BPM می‌توانید به مقالات قبلی که از این سایت منتشر شده است مراجعه کنید.
این ابزارها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا استراتژی‌های کسب و کار خود را از طریق تغییر و بهبود‌ فرآیندها در بخش‌های مختلف سازمان و حتی با شرکای خارجی خود پیاده سازی کنند.
این ابزارها امکان ادغام سیستم‌ها و برنامه‌های سازمانی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را فراهم می‌کنند.
ابزارهای BPMS داده ها را جمع آوری می‌کنند و تجزیه و تحلیل را اجرا می‌کنند تا به سازمان‌ها برای تشخیص این‌که کدام قسمت از فرآیند کسب و کار می تواند خودکار شود و یا تغییر کند کمک کنند.
رویکرد داده محور رهبران کسب و کار را قادر می‌سازد تا تصمیمات مربوط به فرآیندهای کسب و کار را که از اهداف استراتژیک پشتیبانی می‌کنند، اتخاذ کنند.
ابزارهای BPMS که به طور صحیح به کار گرفته شوند، از طریق خودکار کردن کارهای دستی، پرداختن به گلوگاه ها و ایجاد دید بیشتر در مورد چگونگی کار آنها در فرآیندهای اصلی، باعث افزایش بهره‌وری و روحیه کارمندان می‌شوند.
BPMS از فناوری‌هایی  محسوب می‌شود که به شرکت‌ها در دستیابی به ابتکارات تحول دیجیتالی کمک می‌کند. گزارش Gartner Magic Quadrant 2020 در مورد iBPMSها بیان می‌کند که سیستم‌های BPMS باید بتوانند به شرکت ها کمک کنند تا “مدیریت مجدد فرآیندهای موجود و ایجاد فرآیندهای جدید کسب و کار را در راستای حمایت از بهینه‌سازی دیجیتال و تلاش‌های تحول دیجیتال پشتیبانی کنند. طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار را بهبود ببخشند و همچنین نتایج بدست آمده از کارها را بهبود ببخشند.

ویژگی های BPMS

ویژگی های استاندارد موجود در مجموعه های BPMS شامل یک موتور فرآیند برای مدل سازی فرآیندها و برنامه‌های تحت وب است.
جمع آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل های کسب و کار برای فعال کردن تغییرات هوشمند در فرآیند؛ سیستم مدیریت محتوا (CMS) برای ذخیره امن پرونده‌ها؛ ابزارهای گفت و گو برای اعضا و همچنین استقرار ابری یا محلی از دیگر ویژگی‌های این ابزار است.
برای انتخاب نرم افزار BPMS چند شاخص‌های مختلفی می توان در نظر گرفت اما از بین همه آن‌ها چند شاخص کلیدیزیر را باید حتماً باید در نظر گرفت:

1. پشتیبانی استانداردها: از مهمترین این استانداردها، استاندارد BPMN است. باید بررسی کرد چه میزان علائم این استاندارد را پوشش می‌دهند. توجه کنید به ازاء هر علامت (نوتیشن) که پوشش داده نشود چه باید کرد؟؟؟
2. ماژول بهبود و تحلیل فرایند: این ماژول به شما کمک میکند از داده های واقعی فرایند گزارش های مد نظر را دریافت کرده و گلوگاه های فرایند را شناسایی نموده و بهبود دهید. یکی از این گزارشات Heatmap نام دارد.
3. پشتیباني از قابلیت Versioning: فرض کنید در فرایند درخواست وام شما به این صورت بوده که با تایید مدیر متقاضی و مدیرعامل وام پرداخت می شده اما سازمان تصمیم گرفته از امروز به بعد تایید مدیر مالی و مدیر منابع انسانی را به آن اضافه کند. حال کاربران قبلی که در خواست را قبلا داده اند باید با فرایند قبلی پیش بروند و کاربران جدید با فرایند جدید. Versioning به شما کمک می کند تا بتوانید هر دوی فرایند قدیم و جدید را اجرا کنید بدون آنکه لطمه‌ای به آن‌ها وارد شود
4. کاربر پسندی: کارپسندی نرم افزار BPMS نیز از جمله بسیار مهمی است که می تواند شکست و موفقیت پروژه را رقم بزند. اگر خروجی کار ظاهر مناسبی را نداشته باشد و برای کاربران گیج کننده باشد کاربران تمایل چندانی به کار با آن نخواهند داشت.
5. سرعت بالا در ساخت فرایند: یکی از عوامی که می تواند کمک شما بتوانید همراهی بیشتری را در سازمان ایجاد کنید سرعت ارائه نتایج و دستاوردهاست. هر چه در زمان کوتاه تری بتوانید این خروجی ها را ایجاد کنید هم منابع کمتری مصرف کرده اید و هم دستاوردها را زودتر ارائه خواهید نمود.
6. قابلیت پشتیباني از ربات نرم افزاری: در خصوص این همین قدر بدانیم که: اولاً اتوماسیون کامل کسب وکار با ربات های نرم افزاری اتفاق می افتد و ثانیاً ربات های تکنولوژی های نسل آیند هستند که لاجرم به سوی آن‌ها خواهیم رفت. پس چه بهتر که از همین حالا به فکر آن باشیم.
7. دریافت خدمات و پشتیباني از سایر شرکت های نرم افزاری: اساساً انحصار می تواند منجر به قدرت طلبی و … شود. آیا نرم افزار BPMS که در جستجوی آن هستید صرفاً توسط یک شرکت پشتیبانی می شود و همیشه وابسته به آن شرکت هستید یا می توانید شرکت های مختلف را برای دریافت خدمات از آن بیابید و هز زمان که خواستید از شرکت های مختلفی خدمت دریافت کنید؟؟؟

علاوه بر این مجموعه ویژگی‌های محصولات BPMS در حال تکامل است، زیرا فروشندگان برای پاسخگویی به نیاز مشتریان خود برای انجام سریع فرآیندهای پیچیده و ساده، ایجاد تغییرات در زمان واقعی و استفاده از فن‌آوری‌های نو ظهور، مانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) و هوش مصنوعی (AI) برای به دست آوردن یک امتیاز  رقابتی هستند.
آقای Dan Morris  که یکی از معروفترین متخصصین در حوزه BPM  است، معماری ایده آل BPMS را “محیط ترکیبی” توصیف می‌کند که می‌تواند “از تغییرات بسیار سریع پشتیبانی کند، از نظر فن آوری مجهز باشد، از ایجاد برنامه‌های خودکار پشتیبانی کند و به برنامه های ساخته شده در هر پلتفرم اجازه دهد با این ابزار  ادغام شود”.