فاز جمع آوری داده ‎های بنچ مارکینگ

فاز جمع آوری داده ‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) – مرحله دوم

مرحله جمع آوری داده ‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، فاز دوم از پیاده ‎سازی ‎این پروژه است. در‎این مطلب پس از ارائه توضیحات و دستورالعمل هایی در رابطه با جمع آوری داده ‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) به یک کیس استادی در زمینه بنچ مارک با استفاده از APQC و با کمک گرفتن از PCF می‎پردازیم.

جمع آوری داده ‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) در سازمان خود

به عنوان نخستین گام از جمع آوری داده‎ های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، اندازه گیری عملکرد فعلی در مناطق انتخاب شده برای‎ایجاد نقطه آغاز و معیاری در رابطه با آنچه که قرار است مورد مقایسه قرار گیرد، ضروری است.
‎این امر بسیار مهم است که قبل از تلاش برای اندازه گیری عملکرد هر موسسه دیگر، ابتدا موسسه خودمان را مطالعه نموده و آنچه را که در حال حاضر در حال انجام است، درک نماییم.
بخشی از‎این مطالعه ممکن است در مرحله برنامه ریزی فرآیند بنچ مارکینگ آغاز شود. یعنی زمانی که اولویت‎ های بهبود برای منطقه، مورد بررسی قرار گرفته است.
اگر در مرحله جمع آوری داده‎ های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، تصمیم به بازدید از شرکای بنچ مارک گرفته شود، تجزیه و تحلیل اولیه سازمان مبدا، تمرکز بیشتر و شفاف تری را به خود اختصاص خواهد داد.

جمع آوری داده ‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) از شرکا

در‎این قسمت از جمع آوری داده‎ های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، عملکرد شرکای بنچ مارک با توجه به دو معیار، ارزیابی می‎شود. یکی خروجی یا محصول و دیگری بررسی شیوه‎ هایی که بر آن اساس ‎این نتایج به دست آمده اند.
بینش جدید از طریق تأکید بر فرآیند و عملیات به دست می‎آید. در همین راستا بازدید مستقیم از سایت، امکان بحث و تبادل اطلاعات و مشاهده فرآیند و جمع آوری داده ‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) را فراهم می‎کند. بعد از با مراجعه به شرکای بنچ مارک و تنظیم وقت برای بازدید، پیروی از دستورالعمل‎ های زیر ممکن است راهگشا باشد:

آماده شدن برای بازدید از سایت

این بخش از جمع آوری داده ‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) شامل درنظر گرفتن نکاتی ساده و ضروری است.

• تصمیم بگیرید که چه کسانی حضور داشته باشند. معمولا یک تیم سه تا هشت نفره اندازه مناسبی است. اما محدودیت‎ های بودجه در فاز جمع آوری داده‎ های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، به ویژه اگر شرکای بنچ مارک در جای نسبتا دوری از شما قرار دارند، ممکن است منجر به ‎ایجاد تیم کوچکتری برای بازدید از سایت شود.
• برای صرفه جویی در وقت در طول سفر، اطلاعات اولیه را از شریک بنچ مارک دریافت نمایید.
• یک دستورالعمل برای دیدار و بازدید آماده کرده و آن را به همراه سایر اطلاعات مربوط به آن به شریک بنچ مارکینگ ارائه دهید.

انجام دیدار از سایت

این بخش از جمع آوری داده‎ های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) به تمرکز بالای اعضای تیم نیاز دارد.

• بازدید از سایت معمولا در یک نصفه روز و یا یک روز کامل، انجام می‎شود. با‎این وجود، با توجه به محدوده مورد هدف، ممکن است بازدید جهت جمع آوری داده ‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، بیش از‎این مقدار طول بکشد.
  در صورت امکان بازدید از سایت باید با حضور در کنفرانس ها و یا جلسات برگزار شده در مراکز بین المللی و یا خارج از کشور همراه باشد. نتیجه‎ ای که حتما باید پس از بازدید حاصل شود، جمع آوری اطلاعات کافی برای شناسایی ویژگی‎ های بهترین شیوه برای هر فرآیند است.‎
  این هدف باید در طول سفر مورد توجه قرار گیرد. برنامه ریزی دقیق اولیه نیز می‎تواند خطر تبدیل شدن جمع آوری داده‎ های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) به یک “سفر توریستی صنعتی” را کاهش دهد.

پس از بازدید از سایت

آخرین بخش از جمع آوری داده‎ های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) باید در حد امکان با سرعت زیادی انجام گیرد.

• اطلاعات لازم را برای اطمینان از‎اینکه مستندات کامل شده است، در کوتاهترین زمان ممکن کسب نمایید.
• یک گزارش مکتوب از بحث‎ های انجام شده باید به تمام بخش های مرتبط منتقل شود.
• خلاصه ‎ای از مشاهدات را به شریک بنچ مارکینگ ارسال نمایید تا دقت آن را بررسی نماید.
• برای پیگیری های مورد نیاز، یک برنامه مشخص ترتیب دهید.

به‎این ترتیب مرحله جمع آوری داده ‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) کامل می‎شود. فاز بعدی از‎این فرآیند، تجزیه و تحلیل داده ‎های جمع آوری شده خواهد بود.

یک کیس استادی در رابطه با بنچ مارکینگ با استفاده از APQC

مرور اجمالی

در طول دهه 1990 برنامه قبول و مدیریت ریسک در کمپانی ماراتن اویل شروع به هماهنگ كردن اسناد و سایر اطلاعات مربوطه به صورت یك سلسله مراتب متداول از فرآیندها نمود.
از آن به بعد، ماراتن از اتخاذ ابزارهای فرآیندگرا در برنامه ‎های انتخابی، به سوی یک رویکرد گسترده ‎تر سازمانی حرکت کرد که اساسا بر اساس چارچوب طبقه بندی فرآیندهای APQC  یعنی PCF قرار دارد – به طور خاص، نسخه ‎های صنعت نفت و فرآورده ‎های نفت خام از PCF.
پیاده سازی یک استاندارد جهانی برای اندازه‎ گیری و استانداردسازی صنعت آسان تر است. با ‎این حال، ماراتن بر اساس جزئیات کسب و کار خود، تغییراتی در طول مسیر ‎ایجاد کرده است.
سفارشی سازی ماراتن نشان می‎دهد که چگونه سازمان ها می‎توانند PCF را به نحوی که در درون کار روزمره شان قابل درک است، اعمال نمایند.

سفارشی سازی بر اساس نیازهای ماراتون

از سال 2007، PCF در ماراتن حضور داشته است، اما بدون سفارشی سازی. رهبران فرآیند در ماراتن شکافهای PCF را پر کردند تا اطمینان حاصل شود که تمام فعالیت ‎های مربوطه را پوشش می‎دهد.
به عنوان مثال، ماراتن، PCF‎های نفتی بالادست و پایین دست را برای ‎ایجاد یک چارچوب واحد که می‎تواند در سراسر شرکت استفاده شود، باهم ترکیب کرده است. ماراتن همچنین یک بخش کاملا جدید به نام مدیریت پروژه به PCF اضافه کرده و بخش های دیگر را با توجه به نیازهای خاص ماراتن بهینه سازی نموده است.

چالشها و راهکارها

جدول زیر، چالش هایی را که ماراتن با PCF داشته و اقداماتی که برای اصلاح PCF و برآورده ساختن نیازهایش انجام داده، مشخص می‎کند.
به ‎این ترتیب سازمانها تشویق می‎شوند که هر سلسله مراتب فرآیندی را سفارشی کنند تا کار واقعی آنها را تکمیل کند. زمانی که سازمانها می‎خواهند با فرآیندهای خارجی بنچ مارک انجام دهند، می‎بایست از یک چارچوب استاندارد جهانی استفاده شود.

منبع