چرا باید در سازمان ها دفاتر مدیریت فرایند ایجاد کنیم؟
یکی از مواردی که طی چند سال اخیر در حوزه کسب و کار مورد توجه قرار گرفته، لزوم ایجاد دفاتر مدیریت فرایند در سازمان است.
علت این توجه زیاد این است که به مرور زمان حجم فعالیت شرکت‌ها افزایش می‌یابد و عملکرد و فعالیت‌های یک سازمان نیز به مرور پیچیده‌تر می‌شود.
دفتر مدیریت فرایند (BPM) کمیته‌ای متشکل از مدیران فرایند است که مسئولیت ساختاردهی و تضمین عملکرد مدیریت فرایند کسب‌وکار را بر عهده دارد.
ایجاد دفاتر مدیریت فرایند در سازمان به شما کمک می‌کند تا به بهبود ساختارهای موجود در شرکت بپردازید و با برنامه‌ریزی بهتری به سمت اهداف سازمانی قدم بردارید.
ایجاد دفاتر مدیریت فرایند در سازمان چه سودی دارد؟
کسانی که قصد دارند تا در محیط کسب‌وکار خود به راه اندازی دفتر مدیریت فرایند بپردازند، قطعاً می‌خواهند بدانند که این کار چه سودی برای سازمان آنها دارد. یک دفتر مدیریت فرایند کسب‌وکار مسئول ساختاردهی و تضمین عملکرد مثبت یک سازمان است.
شرکتی که براساس اصول فرایندگرا حرکت کند، فعالیت‌هایی را به کار می‌برد که به شکل مرتب و متوالی برنامه‌ریزی و بازبینی می‌شوند و در نهایت، به مرحله اجرا گذاشته می‌شوند تا بتوانند آن سازمان را به سمت اهداف استراتژیک خود هدایت کنند. با توجه به نکات ذکر شده می‌توان گفت که ایجاد دفتر مدیریت فرایند در سازمان مزایای زیر را به همراه دارد:
- بهبود کارایی و کیفیت کسب‌وکار با بهینه‌سازی مداوم فرایندها
- کاهش هزینه‌های اضافی شرکت
- فراهم‌کردن سایر مزایای رقابتی برای کسب‌وکار
هدف اصلی مدیران فرایند کسب‌وکار کدام است؟
از ایجاد دفاتر مدیریت فرایند در سازمان اهداف خاصی دنبال می‌شود. مدیران دفاتر مدیریت فرایند معتقدند که زمانی فرهنگ BPM در یک سازمان قابل‌اجرا است که کلیه افراد و کارکنان حس تعلق و همکاری با یکدیگر را داشته باشند و همگی در راستای یک هدف نهایی کار کنند. در این صورت، مهم‌ترین هدف یک مدیر فرایند ایجاد حس تعلق و هماهنگی بین کارکنان سازمان است.
وقتی حس انگیزه و تعلق در بین کارمندان ایجاد شود، سازمان به اهداف نهایی خود خواهد رسید؛ زیرا فرایندها به جای اینکه به بخشی از فعالیت روزمره و کسل‌کننده تبدیل شوند، از فضای دفتر و محیط اداری خارج می‌شوند و هر فردی به تنهایی به راه‌اندازی و پیگیری پروژه‌ها می‌پردازد.
وظایف دفاتر مدیریت فرایند در سازمان
دفتر مدیریت فرایند در سازمان برای دستیابی به فلسفه وجودی خود موظف است تا کارهایی را به درستی انجام دهد. برخی از این وظایف به شرح زیر است:
- برای اینکه خطاهای کمتری رخ دهد و یک جریان منسجم پیش برود، مدیران باید تعریف دقیقی از استانداردسازی کیفیت فرایندها ارائه کنند.
- مدیران باید در مورد اهداف و عملکرد BPM توضیح دهند.
- مدیران باید ابزارهای فناورانه به کار ببرند و افرادی را برای تجزیه‌وتحلیل، نقشه‌برداری و مدل‌سازی فرایندها استخدام کنند.
- مدیران باید بر عملکرد افراد نظارت کنند و از آنها گزارشاتی را برای پیگیری تحول فرایند بخواهند.
- مدیران باید مطمئن شوند که اصول، استاندارها و شیوه‌های مدیریت فرایندی که به کار برده‌اند، مقیاس‌پذیر هستند.
- مدیران باید از شاخص‌ها برای مدیریت عملکرد فرایند استفاده کنند.
- واحد مدیریت فرایند در سازمان باید مطمئن باشد که فرایندها با اهداف تجاری سازمان ادغام شده و همسو با این اهداف هستند.
یک دفتر مدیریت فرایند چه ویژگی‌هایی دارد؟
دفتر مدیریت فرایند موفق و استاندارد دارای ویژگی‌هایی است که آن را در انجام وظایف محوله یاری می‌کند. در ادامه این ویژگی‌ها بیان شده است.
- مستقل است به این معنا که به بخش‌های خاصی از شرکت وابسته نیست و عملکردی مستقل و تنها وابسته به رهبر اجرایی دارد.
- چند رشته‌ای است یعنی تجربیات و دیدگاه‌های مختلفی دارد که به یک BPM جامع‌تر و خلاقانه‌تر کمک می‌کند.
- چشم‌انداز استراتژیک دارد به این معنا که در عین مستقل بودن، فرایندها باید همسو با اهداف استراتژیک شرکت باشند و همین‌طور این همسویی را به تمام بخش‌های سازمان منتقل کنند.
- یکپارچگی یکی دیگر از ویژگی‌های مدیریت فرآیند موفق است. ایجاد واحد مدیریت فرایند در سازمان منجر به ایجاد یکپارچگی بین قسمت‌های مختلف شرکت می‌شود. مراحلی مانند نقشه‌برداری فرایند نیازمند ارتباط بین بخش‌های مختلف است؛ بنابراین یکپارچگی بسیار در مدیریت فرایند اهمیت دارد.
- نوآوری از دیگر ویژگی دفاتر مدیریت فرایند است. نوآوری برای نگه‌داشتن شرکت در حالت رقابتی بسیار مهم است. دفتر فرایند باید همواره به دنبال راه‌های جدید و بهتری برای اجرای فرایندها باشد.
نحوه ایجاد دفتر مدیریت فرایند در سازمان
با توجه به ویژگی‌های مثبت مدیریت فرایند و مدیریت پروژه (PMO) ممکن است شما هم به فکر ایجاد دفاتر مدیریت فرایند در سازمان خود بیفتید. در این قسمت شما را راهنمایی خواهیم کرد که چگونه یک دفتر مدیریت فرایند راه‌اندازی کنید.
- در مرحله اول منابعی را که برای راه اندازی دفتر نیاز است، تهیه کرده و برنامه‌ریزی خود را شروع کنید.
- در مرحله بعدی تمام موانعی را که ممکن است در مسیر شما پیش بیاید، پیش‌بینی کرده و در مورد آنها فکر کنید.
- بعد از راه‌اندازی دفتر نوبت به گسترش فرهنگ مدیریت فرایند در کل سازمان است. برای این کار لازم است، ابتدا آگاهی افراد را در مورد تغییر از یک منطق عملکردی به یک منطق رویه‌ای و هدفمندافزایش دهید. منطق عملکردی یکی از روش‌های سنتی سازمان است که بخش‌های مختلف را از هم مجزا می‌کند در حالی که منطق رویه‌ای و هدفمند موجب همسویی افراد در جهت یک هدف واحد با به‌کارگیری فرایندها می‌شود.
- پس از آگاهی کلی به افراد، خط‌مشی‌ها و دستورالعمل‌ها را برای فرایندها ایجاد کرده و روشی برای مدیریت فرایند نیز پیش‌بینی و اجرا کنید.
- دفتر مدیریت فرایند باید بازیگران فرایند را که همان کارکنان سازمان هستند، آموزش دهد و دانش لازم را با مدل‌سازی فرایندها به همه بیاموزد.
با ایجاد واحد مدیریت فرایند در سازمان به مرور افراد سازمان با فرایندها همسو می‌شوند و اهداف خود را با هدف اصلی و استراتژیک سازمان همسو و هماهنگ می‌کنند.
لازمه این امر، مشارکت تمام کارکنان با دفتر مدیریت فرایند در سازمان و تعامل همه جانبه افراد و کارکنان با یکدیگر و مدیر فرایند سازمان است.
جمع‌بندی
با گسترش فعالیت‌های سازمان‌ها و لزوم برنامه‌ریزی‌های جدیدتر و نوین در راستای پیشبرد اهداف استراتژیک شرکت‌ها ضرورت ایجاد دفاتر مدیریت فرایند در سازمان روز به روز بیشتر می‌شود.
دفاتر مدیریت فرایند یا BPM همسو با اهداف یک شرکت به شکلی مستقل فعالیت می‌کنند تا کارکنان سازمان را در یک راستا جمع کنند و در آنها حس انگیزه برای پیشبرد فرایندها ایجاد کند.
برای ایجاد این دفتر در سازمان لازم است که منابع و موانع پیش رو شناسایی شود و آگاهی افراد برای حرکت در مسیر رویه‌ای و هدفمند اتفاق بیفتد. در مرحله بعد استراتژی‌ها و نحوه اجرای فعالیت‌ها طراحی شده و به کارکنان آموزش داده می‌شود.
