خرید یا ساخت نرم افزارهای سازمانی

خرید نرم افزارهای سازمانی یا ساخت نرم افزار سفارشی کسب و کار

نرم افزارهای سازمانی یک اصطلاح گسترده برای هر نرم افزاری است که در سازمان های بزرگ (اعم از کسب و کارها یا سازمان‎های دولتی) مورد استفاده قرار می گیرد.
فرآیند خرید نرم افزارهای سازمانی مناسب، با توجه به تنوع موجود در بازار و نیاز به سرمایه گذاری اولیه نسبتا زیاد نمی‌تواند تصمیم گیری ساده ای برای شرکت‌ها باشد.
نرم افزارهای سازمانی بخشی اساسی از یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر محسوب می شوند و ابزارهای شغلی مانند پرداخت آنلاین و سیستم های محاسبه حقوق و دستمزد خودکار و بسیاری دیگر را فراهم می‌نمایند. نرم افزارهای سازمانی با عنوان اپلیکیشن های سازمانی نیز شناخته می شوند.
هدف اصلی نرم افزارهای سازمانی، بهبود بهره وری و کارآیی شرکت از طریق توابعی است که از منطق کسب و کار پیروی می‌کنند.
با نرم افزاری یا عودکارکردن فعالیت های کسب و کار می‌توان به مکانیزاسیون عملکردهای اساسی کسب و کار از جمله فرآیند سفارش گذاری، مدیریت و برنامه ریزی تولید، مدیریت انرژی، مدیریت عملکرد کارکنان، حسابداری، بانک اطلاعاتی مشتریان و مدیریت ارتباط با مشتری کمک کرد.
نرم افزارهای بارگذاری شده در یک شبکه کامپیوتری، اطلاعات و خدمات همزمان را برای تعدادی از کاربران منفرد فراهم می‌کنند. در نتیجه باعث افزایش بهره وری نیروی انسانی و همچنین بهره وری شرکت خواهند شد.

مزایایی که افراد را برای مکانیزاسیون فعالیت های کسب و کار ترغیب می‌نمایند، بسته به اهداف سازمانی خاص متنوع است و می‌تواند متفاوت باشد. با این حال برخی جنبه‌های مثبت کلی در رابطه با برنامه های کاربردی سازمانی وجود دارد. از جمله:

• افزایش بهره‌وری: با انجام فرآیندهای بدون نیاز به مداخله انسانی، می توان وقت کارمندان را برای سایر کارهایی صرف کرد که در غیر این صورت وقتی برای انجام آن ندارند.
• توسعه بینش های عملی: بسیاری از نرم افزارهای سازمانی شامل تجسم اطلاعات یا گزارش های سفارشی هستند که به مشاغل در انجام تجزیه و تحلیل های مفید کمک می‌کنند. مواردی همچون نمودارها، چارت‌ها یا اسنادی که حاوی اطلاعات مربوط به KPI های مهم هستند.
• حفظ مشتری: برخی از نرم افزارهای سازمانی همچون CRM و ERP راه حل های سودمندی برای حفظ مشتریان بیشتر و یافتن مشتریان جدید ارائه می‎دهند.
• افزایش درآمد: هدف نهایی بسیاری از راه حلهای نرم افزاری، کمک به مشاغل برای افزایش درآمدها است. به عنوان مثال برنامه های هوش تجاری تصویری از گلوگاه‎های عملیاتی فراهم نموده و به شرکت ها برای شناسایی مناطق نیازمند بهبود و در نهایت ایجاد پول بیشتر کمک می‌کنند.
• کاهش خطاهای انسانی: این مورد یکی از مزایای مهم خرید نرم افزارهای سازمانی محسوب می‎شود. خطایی که در اثر وارد کردن داده های دستی ایجاد می شود، می تواند بهره وری را به شدت کاهش دهد. از طرفی کارمندان را مجبور می‎نماید که وقت با ارزش خود را صرف چک کردن و پالایش نهایی سیستم نمایند.

برخی ابزارهای کسب و کار مبتنی بر کامپیوتر که معمولا شرکت ها به هنگام تصمیم گیری برای خرید نرم افزارهای سازمانی، آنها را مدنظر قرار می‌دهند عبارتند از:

• نرم افزار BI(هوش تجاری)
• نرم افزار مدیریت استراتژیک
• نرم افزار حقوق و دستمزد
• نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان
• نرم افزار حضور و غیاب
• نرم افزار انبارداری
• نرم افزار مدیریت منابع انسانی
• نرم افزار مدیریت جلسات
• نرم افزار کنترل قراردادها
• نرم افزار حقوق و دستمزد
• نرم افزار مالی
• نرم افزار مدیریت اسناد
• نرم افزار مدیریت زنجیزه تامین
• نرم افزار بودجه
• و …

تعداد برنامه ها و گزینه های نرم افزاری مختلف در بازار به قدری زیاد است که شاید برای مردم سخت باشد که بگویند کدام یک برای آنها بهتر است.
اکثر افراد هنگام خرید نرم افزارهای سازمانی فقط نظر جمع را دنبال می‌کنند. به این ترتیب که اولین موردی را که در نتایج موتور جستجویشان ظاهر می‌شود، خریداری می نمایند.
اما این امر باعث می شود که نتوانند برای نیازهای خاص خود چیز مناسبی انتخاب کنند و حتی در اغلب موراد مجبور هستند فعالیت های کسب و کار خود را برای انطباق با یک نرم افزار از پیش آماده شده تغییر دهند.
بدین ترتیب دو تغییر را همزمان در کسب و کار باید انجام دهند که ریسک را بالا برده و احتمال شکست را افزایش میدهد، یک تغییر مربوط شیوه انجام کار است که بهه جای دستی باید مکانیزه و در نرم افزار باشد و یک تغییر نیز به دلیل مجبور بودن خود برای تغییر درفعالیت ها و ایحاد انطباق با نرم افزار خریداری شده است.

البته باید به این نکته نیز توجه نمود که خرید یک نرم افزار به هر حال شما را به شرکت فروشنده وابسته خواهد کرد !

بهترین راه برای مقابله با چنین چیزی این است که به دنبال گزینه های جایگزین برای آن برنامه یا قطعه نرم افزاری باشید. در این صورت احتمالاً در پایان بیش از آنچه که انتظار دارید گزینه‌های بهتری پیدا خواهید کرد.
اما در کنار رویکرد خرید نرم افزارهای سازمانی، رویکردی دیگر یعنی گزینه ساخت نرم افزارها در بستری مانند بستر BPMS نیز وجود دارد.
مانند هر تصمیم تجاری دیگر، تصمیم برای ساختن یک نرم افزار در بستر BPMS یا خرید یک محصول تجاری به طور قابل توجهی تحت تأثیر هزینه کل رویکرد و بازدهی سرمایه گذاری است. bpmsها به شما کمک میکنند با حداقل کد نویسی و حتی گاها بدون کد نویسی فرایندهای خود را مکانیزه نمایید.

اگر با معضل مشابهی روبرو هستید، برخی از چشم اندازها و پیامدهای هر دو رویکرد جمع آوری شده است که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

چه زمانی رویکرد ساختن نرم افزار صحیح است؟

ساختن یک نرم افزار زمانی برای کسب و کار شما سودمند خواهد بود که:

• قرار باشد این نرم افزار یک مزیت رقابتی پایدار به شما بدهد.
• هیچ راه حل موجود دیگر نمی تواند نیازهای کسب و کار شما را برآورده کند.
• نقاط پایانی که در آن کسب و کار شما داده ها را جمع می کند، بی ثبات و مستعد تغییرات مکرر نیست.
• شما منابع محدودی برای تأمین هزینه های مربوط به ساخت و نگهداری نرم افزار دارید.
• اپلیکیشن‌های موقت و خاص برای یک فرآیند تجاری واحد نیاز دارید.
• مشکلی دارید که مخصوص کسب و کار شماست و هیچ نرم افزار پیش ساخته ای نمی‌تواند آن را برطرف کند.
• تصمیم به حل مشکلی دارید که روی دیگر مناطق کاری شما اثر نخواهد گذاشت.
• اگر دارای زیر ساخت های IT قوی هستید که به مدت طولانی برای شرکت شما باقی خواهد ماند و منابع کافی برای ساخت، نگهداری و پشتیبانی از اپلیکیشن خود برای همیشه دارید.
• منابع محدودی در اختیار دارید و ترجیح می دهید آنها را برای بهبود فعالیتهای اصلی کسب و کار خود سرمایه گذاری کنید.

شما می‌ توانید با دانستن ویژگی های فرایند مخصوص به خود و با کمک یک BPMS خوب نرم افزاراها و سیستم های دلخواه خودتون را طراحی کنید.

چه موقع رویکرد خرید نرم افزارهای سازمانی صحیح است؟

بهتر است به خرید نرم افزارهای سازمانی فکر کنید اگر:

• ساختن نرم افزار هسته اصلی کار شما نیست و قرار نیست مزیت رقابتی برای شما به همراه آورد.
• نرم افزارهایی در دسترس است که چالش های کسب و کار شما را برطرف می کند
• به دنبال یک راه حل سریع هستید که بتواند سریعاً مستقر شود.
• استفاده سریع از نرم افزار برای عملیات کاری شما حیاتی است.
• مشکل رایجی دارید که نرم افزارهای موجود برای آن به اندازه کافی توسعه یافته اند و قابلیت سفارشی سازی خوبی دارند.
• نرم افزار در سراسر سازمان شما استفاده می شود و با برنامه های دیگر ارتباط برقرار می کند.
• زیر ساخت های فناوری اطلاعات شما برای ساخت نرم افزار یا حفظ و پشتیبانی از آن به مدت طولانی مجهز نیست.

در نهایت به عنوان جمع بندی باید گفت این انتخاب بین خرید نرم افزار و  و ساخت آن از طریق BPMS می توان رویکرد ترکیبی را در نظر گرفت و برای مورادی مثل مالی که فوانین مشخص و ثابتی دارد از نرم افزارهای آماده استفاده نمود ولی برای فرایندهای اصلی CORE PROCESS بهترین انتخاب BPMS ها است.

منابع