ماتریس RACI ، بهبود فرایند کسب‌و‌کار

ماتریس RACI ابزار بسیار مفیدی است که توسط بسیاری از سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد. به ویژه سازمان‌هایی که می‌خواهند از ناتوانی فرآیندهای خود جلوگیری کرده، از انطباق بااستانداردها اطمینان حاصل نموده، مسئولیت‌ها و پاسخگویی‌ها را شناسایی کنند و فرآیندهای خود را به گونه‌ای مدیریت نمایند که هیچ چیز نادیده گرفته نشود.
این مقاله به بررسی مواردی از قبیل چیستی ماتریس RACI ، چرا گرفتن معیارهای RACI بسیار مهم است، و چرا شما به چیزی بیش از یک ماتریس RACI برای ارائه بهبود فرآیند کسب ‌و کار نیاز دارید، می‌پردازد.

ماتریس RACI چیست؟

ماتریس RACI یک نمایش بصری از تمام ذینفعان کلیدی درگیر دریک فرآیند و نقش خاص آنها در آن فرآیند است. حروف اختصاص داده شده ( R، A، C  یا I ) سطح پاسخگویی نقش‌های خاص در فرآیند و سطح مشارکت هر نقش را در تصمیمات آتی که در رابطه با آن فرآیند گرفته می‌شود تعیین می‌نمایند.

الگوی ماتریس RACI باید شامل موارد زیر باشد:

• فرآیند
• موقعیت‌های دخیل در آن فرآیند
• تعداد افرادی که با یک فرآیند خاص کسب و کار درگیر هستند
• نقش آنها در فرآیند چیست – مسئول؟پاسخگو؟مشورت گیرنده؟مطلع؟

RACI به چه معناست؟

• مسئول (R) – شخصی که کار را انجام می‌دهد (کننده کار).
• پاسخگو (A) – شخصی که مسئول موفقیت یا شکست فرآیند است و معمولاً در هر تغییر فرآیند امضای نهایی با اوست (هزینه کردن‌ها توسط آنها کنترل می‌شود).
• مشورت گیرنده – شخصی که نیاز به همکاری و ارائه بازخورد در مورد فرآیند و هرگونه تغییر در آینده دارد (نیاز به اظهار نظر دارد).
• آگاه – شخصی که باید در جریان هر تصمیم یا اقدامی در ارتباط با فرآیند قرار گیرد (باید به او گفته شود که چیزی در حال رخ دادن است).

پیشنهاد می شود مقاله « طراحی معماری فرآیند تا مدلسازی فرآیند » را نیز مطالعه فرمایید:

چرا الگوی ماتریس RACI مهم است؟

الگوی ماتریس RACI از آن جهت دارای اهمیت است که افراد را در قبال فرآیندها مسئول می‌داند. RACI تضمین می‌کند، همه کسانی که باید در هرتغییر یا تصمیمی در فرآیند مشارکت داشته‌باشند، به درستی درگیر موضوع هستند.
مهم‌تر از همه، ماتریس RACI برای بهبود فرآیند کسب و کار مهم است. زیرا دریافت نقش‌های RACI تضمین می‌کند که نه تنها دقیقاً مشخص است که برای هر فرآیند چه کسی مسئول و چه کسی پاسخگو است، بلکه تضمین می‌کند که همه افراد علاقه‌مند به فرآیند (در صورت لزوم) درگیر بحث در مورد آن هستند و تغییرات فرآیند به درستی به همه طرف های مربوطه اطلاع رسانی می‌شود.
شناسایی همه ذینفعان کلیدی درگیر در یک فرآیند، یک مزیت بزرگ است. زیرا روند ترسیم یک نقشه دقیق از فرآیند فعلی و اجرای یک‌پروژه بهبود فرآیند کسب وکار موفق را، آسان می‌کند.

از تجزیه و تحلیل ماتریس RACI می توان برای موارد زیر استفاده کرد:

• یافتن کارکنانی که بیش از حد کار می‌کنند و مسئول یا پاسخگوی بسیاری از فرآیندها هستند.
• سازماندهی کردن فرآیندها به طوری که هیچ چیز نادیده گرفته نشود و هر فرآیند مالکیت داشته باشد – و در نتیجه احتمال شکست بسیار کمتر خواهد بود.
• حمایت از نظارت و کنترل کیفیت.
• حصول اطمینان از اینکه عملکردهای منطبق و مناسب وجود دارد.
• تخصیص پروژه‌ها به صاحبان‌فرآیند، مجریان فرآیند و همکاران فرآیند بطور موثر، به گونه‌ای که همگی نقش خود را درک می‌کنند.
• مستند و ثبت تصویری نقش‌ها و مسئولیت‌هایی که می‌توان بعداً به مراحلی از فرآیند که درحال انجام است مرتبط نمود.
• تخصیص کارمندان جدید به فرآیندها.
• حصول اطمینان از اینکه وقتی فرآیندهای شما ثبت شد و به عنوان شغلی مناسب اختصاص یافت، کارمندان جدید سریعاً به‌روز می‌شوند و کارمند ورودی می‌تواند از جایی که کارمند خروجی کار را ترک کرده است، ادامه دهد.

رویکرد شش سیگما در RACI

RACI و شش سیگما به خوبی با هم کار می کنند؛ زیرا روش شش سیگمای DMAIC (تعریف-اندازه گیری-تحلیل-بهبود-کنترل) زمانی بهترین کار را انجام می دهد که نقش های فرآیند شناسایی و برای اطمینان از بهبود انجام شوند. DMAIC روشی است که با تشویق ذینفعان فرآیند به موارد زیر از بهبود مستمر کسب و کار پشتیبانی می کند:

• تعریف فرآیند
• اندازه گیری اثربخشی فرآیند
• تجزیه و تحلیل فرصت های بهبود
• بهبود بخشیدن به فرآیند
• کنترل اجرا و حفظ بهبود

اگر شما نیز در سازمان خود از رویکرد  DMAIC برای بهبود استفاده می‌کنید، پس RACI روشی است که می‌توانید به کمک آن اطمینان حاصل کنید که متدولوژی به درستی توسط کارمندان اجرا و اعمال می‌شود.

تغییر فرهنگ سازمانی دشوار است، اما استفاده از رویکرد شش سیگمای RACI تضمین می‌کند که بتوانید موارد زیر را شناسایی کنید:

1. در کجا فرآیند موفق عمل نمی کند و در حال شکست است.
2. چرا فرآیند در حال شکست است.
3. چه کسی مسئول شکست فرآیند است.
4. چه کسی مسئول خرابی ها و مشکلات و درگیر کردن ذینفعان فرآیند برای بحث های مرتبط با بهبود است.
5. لازم است که چه کسی در بحث های مربوط به بهبود شرکت کند.
6. چگونه می توانید فرآیند را پس از تجزیه و تحلیل داده های کلیدی بهبود ببخشید.
7. چه کسی مسئول این است که ببیند هر تغییری به درستی اجرا و کنترل می شود.

رویکرد شش سیگمای RACI (RACI  و DMAIC ) روشی را برای بهبود مستمر موفقیت آمیز و اجرای هر دو ارائه می دهد، فرآیندهای سازمان شما را محکم و استوار می‌کند و تضمین می‌کند که کل تیم شما تا حد امکان سازماندهی شده و ساختار یافته باشند.
با این حال، حتی با ایجاد روشی برای بهبود فرآیند کسب و کار، همچنان به یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) نیاز دارید تا به شما کمک کند اطلاعات RACI را دریافت کرده و مراحل DMAIC را پیاده‌سازی نمایید و همچنین به اطلاعات به گونه‌ای که مفید باشد ساختار داده و آنها را به شیوه ای که برای همه ذینفعان قابل استفاده باشد ارائه کنید.

استفاده از ابزار RACI در یک سیستم BPM

در اینجا از کتابخانه فرآیند Triaster استفاده می‌کنیم تا نشان دهیم، الگوی ماتریس RACI چقدر راحت‌تر می‌تواند در یک سیستم BPM استفاده و کنترل شود. در نقشه فرآیند زیر، می‌توانید ببینید که چندنفر در هر مرحله از فرآیند شرکت دارند (از دیدگاه فرآیند RACI)

با کلیک بر روی آیکون های داخل حلقه های قرمز بالا، یک فایل Properties نمایش داده می‌شود. (RACI در سمت چپ و نقش‌های شغلی در سمت راست تعیین شده است) که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید:

ثبت تمامی نقش‌های مسئولیت، پاسخگویی، مشاوره و اطلاع‌رسانی در مورد همه فعالیت‌های کسب و کار بهترین روش است.

گاهی اوقات، برای افزایش سرعت، مشتریان در آغاز فقط مسئولیت و پاسخگویی را ثبت می کنند. اما بسیار مهم است که اطمینان حاصل شود نقش های مشورت گیرنده و مطلع نیز مشخص شده اند. در واقع این امر برای کاربرد صحیح  DMAIC ضروری بوده و برای داشتن انطباق و کیفیت حیاتی است.

تصویر زیر نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید مسئولیت انجام یک فعالیت را در زیر شکل نشان دهید:

بقیه داده‌های RACI داخل Activities in Properties ثبت می‌شوند؛ با کلیک راست روی Activity و کلیک کردن روی Properties  می توانید به آن دسترسی پیدا ‌کنید.

با استفاده از مایکروسافت اکسل نیز می توان ویژگی ها را به صورت انبوه به روز کرد.

ضبط ماتریس RACI پشت فعالیت‌ها، قابلیت‌های جستجو و گزارش RACI را در سیستم Triaster BPM فعال می‌کند. BPM همچنین می‌تواند به شناسایی تمام داده‌های فرآیند RACI برای یک نقش خاص کمک کند.
با انتخاب یک نقش، مانند مدیر منابع انسانی، می‌توانید تمام فعالیت‌هایی را که این نقش، مسئول آن، پاسخگوی آن، مشورت گیرنده آن و یا در مورد آن مطلع است را نمایش دهید.

همچنین می‌توانید با اجرای گزارش RACI Analysis ماتریس کامل RACI را برای کل سازمان مشاهده کنید. این قسمت هر فعالیتی را در سیستم Triaster BPM به همراه داده‌های فرآیند RACI نمایش می‌دهد. این گزارش همچنین می تواند به اکسل برای بازجویی و دستکاری بیشتر صادر شود.

ما همیشه استفاده از نقش‌های شغلی را به جای استفاده از نام کارمندان که در ماتریسRACI ضبط شده، پیشنهاد می‌کنیم؛ چرا که هرگاه نقش افراد تغییر کند، مجبور نیستید اطلاعات را آپدیت کنید.

سایر کمک های مفید RACI که یک سیستم BPM می تواند ارائه دهد

• ضبط داده‌های مدیریت فرآیند- می‌تواند شامل مالک فرآیند، عملکرد کسب‌ و کار، نویسنده، تأییدکنندگان، بازبینی‌کنندگان، نسخه، ویرایش، تغییر داده‌ها و توضیح تغییرات باشد.
• استفاده از هشدارهای فرآیند RACI – برخی از ویژگی‌های ذکر شده در بالا (عملکرد کسب و کار، تأییدکنندگان، نویسندگان، بازبینان) را می‌توان به یک هشدار خودکار مرتبط کرد. به عنوان مثال، ذینفعان در سازمان می‌توانند زمانی که یک نقشه فرآیند جدید برای تیم/عملکرد/بخش آنها تهیه می‌شود، یک اعلان ایمیلی دریافت کنند.

بعنوان نتیجه‌گیری می‌توان گفت، ماتریس RACI یک ابزار عالی برای استفاده است، اما استفاده از آن به تنهایی محدودیت‌هایی دارد.
پروژه‌های بهبود فرآیند کسب و کار با متدولوژی تکمیلی مانند شش سیگما و سیستم BPM به بهترین وجه ارائه می‌شوند، که هم متخصصان بهبود و هم افرادی که فرآیندها را انجام می‌دهند – و کارهایشان را به صورت روزانه انجام می‌دهند – آن را مفید می‌دانند.