یکی از محبوب ترین روش های بهبود فرآیند، شش سیگما

شش سیگما چیست؟

شش سیگما یکی از محبوب ترین روش های بهبود فرآیند‎‎‎‎ در عرصه تولید است. این تکنیک اساسا مجموعه‎ای از ابزارها و تکنیک ها است که به بهبود فرآیند‎‎‎‎ در سازمان شما کمک می‎کند. هدف اصلی روش شش سیگما، به حداقل رساندن میزان نقص و تنوع در فرآیند‎‎‎‎های کسب و کار است. برای فرآیندی‎‎‎‎ با نام “شش سیگما”، باید نقایص تقریبا غیرممکن باشد (۳٫۴ نقص در ۱ میلیون فرصت).

شش سیگما یک رویکرد منظم و مبتنی بر علم آمار و روش بهبود مستمر است و با استفاده از داده های آماری، به دنبال از بین بردن نقص در یک محصول، فرآیند‎‎‎‎ یا خدمات می‎باشد. صدها شرکت در سرتاسر جهان، شش سیگما را به عنوان راهی برای انجام کسب و کار خود در نظر گرفته اند. برخی آن را فلسفه‎ای می‎دانند که باور دارد همه فرآیند‎‎های کسب و کار قابل سنجش بوده و می‎توانند بهبود یابند.

فرآیند‎‎‎ شش سیگما شامل فعالیت‎های اندازه گیری، بهبود و اعتبارسنجی است. سیگما (σ) نشان دهنده انحراف استاندارد جمعیت است و میزان پراکندگی (انحراف از معیار) مجموعه‌ای از داده‎های جمع آوری شده از یک فرآیند‎‎‎ را اندازه گیری می‎کند. این نامگذاری یا عنوان شش سیگما مربوط به ارتباط بین تعداد نقصها در هر یک میلیون داده و تعداد انحرافات استاندارد موجود در یک مشخصه از فرآیند‎‎‎ است. در علم آمار، سیگما به فواصل زیر منحنی نرمال برمی‎گردد. هر فاصله یک انحراف استاندارد یا یک سیگما است. بنابراین، شش سیگما به فاصله مثبت منفی سه سیگما (۳σ± ) از میانگین داده ها در زیر منحنی توزیع آماری اشاره می‎کند. در مورد توزیع نرمال، ۶۸٫۲۶٪ از داده‎ها در فاصله مثبت منفی یک سیگما از میانگین، ۹۵٫۴۶٪ از آنها در فاصله مثبت منفی دو سیگما و ۹۹٫۷۳٪  از داده ها در فاصله مثبت منفی سه سیگما از میانگین قرار دارند. فرآیند‎‎ی که پراکندگی آن‎ از ± ۳ سیگما تجاوز کند، باید بهبود یابد. در فرآیند‎‎‎ی که دارای قابلیت شش سیگما باشد، تنها تعداد بسیار کمی‎‎‎از شکست‎های احتمالی بیرون از حدود مشخصه‎های منفی می‎افتند.

 

 

همچنین اگر شش سیگما به صورت نقص در هر میلیون به عنوان هدف قرار گیرد، می‎تواند یک معیار برای اندازه گیری عملکرد فرآیند‎‎ محسوب شود. هنگامی‎که عملکرد فعلی فرآیند‎‎‎‎ اندازه گیری می‎شود، هدف این است که با بهبود مستمر، سطح فرآیند‎‎ به سمت شش سیگما برود.

پیش از اینکه چگونگی اجرای پروژه شش سیگما را شرح دهیم لازم است به توضیحاتی درباره برخی اصطلاحات مربوط به کارشناسان شش سیگما بپردازیم. برای اجرای شش سیگما در سطح شرکت، از پرسنلی که در زمینه استفاده از ابزارهای آماری و تکنیک‏های شش سیگما بسیار ماهرند، استفاده می‎شود. نام سطوح آموزشی و صدور گواهینامه برای شش سیگما، از هنرهای رزمی ‎قرض گرفته شده است. هر سطح برای صدور گواهینامه با یک کمربند رنگی مشخص می‎شود. این کمربندها شامل کمربندهای سفید، زرد، سبز، سیاه و سیاه استادی هستند.

کمربند سیاه استادی:

فردی که دارای کمربند سیاه استادی است به طور کلاسیک در ابزارهای آماری، متدولوژی شش سیگما و فرآیند‎‎های مدیریت آموزش دیده است. چنین فردی، گروه های کمربند سیاه و تیم های شش سیگما و همچنین مشکلات مختلفی که باید مورد بازبینی قرار گیرند را هدایت می‎کند. علاوه بر این، مسئول استراتژی و آموزش افراد در سطح کمربند سیاه و پایینتر از آن نیز هست.

کمربند سیاه:

فرد دارای کمربند سیاه بالاترین سطح آموزش در ابزارهای آماری شش سیگما را دریافت می‎کند. کمربندهای سیاه برنامه هایی برای اجرای پروژه شش سیگما ارائه می‎دهند. مسئولیت های آنها شامل ایجاد طرح های پروژه، هدایت پروژه و هدایت اعضای تیم، از جمله کمربندهای سبز و زرد است. افراد دارای کمربند سیاه اغلب اعضای تیمهای دیگر را برای استفاده مناسب از ابزار شش سیگما (مانند نمودارهای کنترل، هیستوگرام ها و تجزیه و تحلیل علل ریشه‎ای (RCA))، آموزش می‎دهد.

کمربند سبز:

افراد دارای کمربند سبز به صورت پاره وقت، گزارش‎های لازم را به یک کمربند سیاه و همچنین تیم های ارشد بهبود فرآیند‎‎، ارائه می‎کنند. این افراد می‎بایست تقریبا ۲۵ تا ۵۰ درصد از زمان خود را به کار بر روی پروژه‎های شش سیگما و معمولا در حوزه‎های عملکردی خود، اختصاص دهند. کمربند سبزها آموزشهایی در مورد روش DMAIC، ابزارهای آماری، جمع آوری داده‏های مناسب و تجزیه و تحلیل داده‏ها دریافت می‎نمایند.

کمربند زرد:

فرد دارای کمربند زرد باید درک اولیه‎ای از شش سیگما، ابزار آماری و روش DMAIC داشته باشد. افراد دارای کمربند زرد اغلب از میان نیروهای کاری انتخاب می‎شوند که به دلیل مهارت، دانش و تجربه خود در ارتباط با فرآیند مورد نظر، افراد شناخته شده‎ای هستند. آنها اغلب نقش کارشناس موضوع (SME) را برای این فرآیند‎‎ انجام می‎دهند. کمربند زردها در فاز اندازه گیری یک پروژه، جمع آوری داده ها، اندازه گیری‎ها و معیارها ارزشمندند. با این حال، معمولا در فرآیند تجزیه و تحلیل اطلاعات دخیل نیستند.

چگونگی اجرای شش سیگما

دخالت دادن مستقیم کارکنان و معرفی استراتژی‎های شش سیگما به آنها عامل مهمی برای پیاده سازی موفق پروژه است. آموزش تکنیک‎های شش سیگما به کارکنان کلیدی یک پیش نیاز مهم خواهد بود. شرکت هایی که با موفقیت برنامه های شش سیگما را پیاده سازی می‎کنند، بهبود در عملکرد شرکت و افزایش بازده مالی را گزارش می‎دهند.

پروژه

بهترین راه برای اجرای یک برنامه شش سیگما، شروع یک پروژه آزمایشی یا اولیه است. شما می‎توانید یکی از فرآیندهای‎‎ شرکت را که تولیدات معیوب ایجاد می‎کند و یا مشکلی دارد، شناسایی نمایید. فرآیند شناسایی یک پروژه اولیه، باید توسط افرادی انجام گیرد که کار را انجام می‎دهند و ورودیهای خود را بررسی می‎کنند. شش سیگما تنها زمانی کار می‎کند که همه افراد درگیر باشند.

آموزش

فردی که پروژه پیاده سازی شش سیگما را هدایت می‎کند، باید در مورد روش‎ها و اصول شش سیگما آگاهی داشته باشد. درواقع او باید متخصص کمربند سیاه باشد. در مورد کسب و کارهای کوچک، معمولا یک فرد دارای کمربند سیاه برای پروژه اولیه کافی است. چنین کسب و کاری می‎تواند یک کارمند جدید واجد شرایط استخدام کند و یا می‎تواند به یکی از کارکنان خود آموزشهای لازم را ارائه دهد. آموزش برای صدور کمربند سیاه و اجرای پروژه آزمایشی ممکن است با هم همپوشانی داشته باشند.

 

تیم

هنگامی‎که شرکت، رهبر کمربند مشکی گروه را انتخاب نمود، باید اعضای تیمی‎ را که به اجرای آن کمک می‎کنند نیز مشخص نماید. شرکت باید با کارکنانی که در پروژه آزمایشی شرکت دارند، رایزنی و مشورت نماید. برخی از اعضای تیم تبدیل به رهبران کمربند سیاه برای اجراهای دیگر در شرکت می‎شوند و بسیاری از کارگران تبدیل به کمربند سبزهایی می‎شوند که به رهبران کمربند سیاه کمک می‎نمایند. کارکنان خوب نه تنها برای تیم مورد نیاز هستند، بلکه وجود آنها برای پیاده سازی شش سیگما پس از پروژه اولیه نیز ضروری است.

 

طرح

تیم باید برنامه ریزی را تحت رهبری فرد یا افراد کمربند سیاه انجام دهد. هدف این است که ساختار سازمانی را به گونه‎ای بسازیم که بتواند هدف فرآیند‎‎ تولید برای کاهش نقص ها را ساده سازی نماید. رهبران دارای کمربند مشکی مناطق مشکل را شناسایی می‎کنند و کارگرانی که در آن مناطق مشغول به کار هستند، می‎توانند به ارائه راه حل ها کمک ‎نمایند. به این ترتیب طرح شش سیگما، جزئیات اقداماتی را که تیم برای کاهش ضایعات، افزایش کارایی کارگران و از بین بردن گلوگاه‎ها پیشنهاد می‎کند شرح خواهد داد.

اجرا کردن

شش سیگما نیاز به یک تلاش اولیه دارد و پس از آن تبدیل به یک فرآیند‎‎ مستمر می‏شود. پروژه اولیه باید مراحل ابتدایی را بنا نهاده و سازمان را برای ادامه برنامه یاری دهد. تیم شش سیگما تغییرات لازم را طبق برنامه انجام می‎دهند و سپس یک فرد دارای کمربند سیاه را برای اجرای آن اختصاص خواهند داد. افراد دارای کمربند سبز با توجه به برنامه جدید و راهنمایی‎های کمربندهای سیاه، به عملیات کمک نموده و مسئولیت های خاص را بر عهده می‎گیرند.

 

ارزیابی

در حین تکمیل پروژه اولیه، ارزیابی در مورد اینکه چه کاری خوب انجام شد و در کجا مشکلی وجود داشت، انجام می‎گیرد. کارگران مشمول پروژه شش سیگما، یک منبع کلیدی برای ارزیابی معیارها و پارامترها هستند. در این مرحله شرکت نیاز به حداقل یک کمربند سیاه و چندین نامزد برای آن دارد. مرحله ارزیابی، پایه ای برای ادامه کار در فعالیت های دیگر مناطق شرکت است. در یک کسب و کار کوچک، دور دوم احتمالا می‎تواند تمام فعالیت‎های باقی مانده در بخش تولید را شامل شود. دور سوم می‎تواند اصول شش سیگما را به خدماتی مانند طراحی و منابع انسانی گسترش دهد.

ابزارهای شش سیگما

برخی از متداول ترین ابزارها برای پیاده سازی و استفاده از اصول شش سیگما به شرح زیر هستند:

  • DMAIC: مخفف تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل است (Define, Measure, Analyze, Improve , Control ) و اشاره به یک چرخه بهبود مبتنی بر داده‎ها دارد که برای بهبود، بهینه سازی و تثبیت فرآیندهای کسب و کار استفاده می‎شود. چرخه بهبود DMAIC، یکی از ابزارهای اصلی برای استفاده از اصول شش سیگما است.
  • DMADV: فرآیندی است که توسط شرکت موتورولا به عنوان بخشی از پروژه شش سیگما تعریف شد. این کلمه مخفف تعریف، اندازه گیری، آنالیز، طراحی و اعتبار سنجی است. DMADV بر روی فرآیندهای جدید اعمال می‎شود تا اطمینان حاصل گردد که آنها به سطح کیفی شش سیگما دست یافته اند.
  • آنالیز علت و اثر: تکنیکی است که کمک می‎کند تا همه علت‎های ممکن را برای یک مشکل شناسایی کنید. به کمک این تکنیک می‎توانید یک وضعیت را به طور کامل و همه جانبه تجزیه و تحلیل نمایید.
  • آنالیز SIPOC: SIPOC (گاهی اوقات COPIS) یکی از ابزارها در زمینه بهبود فرآیند و از ابزارهای شش سیگما است. این آنالیز خلاصه ورودی ها و خروجی های یک یا چند فرآیند را در فرم یک جدول ارائه می‎دهد. SIPOC مخفف تامین کنندگان، ورودی‏ها، فرآیندها، خروجی‎ها و مشتریان(suppliers, inputs, process, outputs, customers) است و این کلمات ستون های جدول را تشکیل می دهند.
  • نقشه برداری از جریان ارزش: ابزار دیگری است که در فاز تجزیه و تحلیل DMAIC مورد استفاده قرار می‎گیرد. نقشه برداری از جریان ارزش، جریان مواد و اطلاعات را در فرآیندهای شما نشان می‎دهد.

 

http://leansixsigmadefinition.com/glossary/six-sigma/

https://creately.com/blog/diagrams/process-improvement-methodologies /

https://quality-one.com/six-sigma/

https://smallbusiness.chron.com/six-sigma-implementation-process-42425.html