تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار
تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار (BIA) یک فرآیند سیستماتیک است که برای تعیین و ارزیابی اثرات بالقوه به وجود آمدن وقفه در عملیات بحرانی، مثل وقوع یک حادثه، به وجود میآید. این روش را میتوان در زمره آنالیزهای کیفی فرآیندهای کسب و کار دسته بندی کرد.
تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار یک جزء اکتشافی برای تشخیص هر گونه آسیب پذیری بوده و یک جزء از استراتژی به حداقل رساندن خطر است. یکی از پیش فرض های اولیه BIA این است که هر مولفه ای از سازمان، وابسته به عملکرد مداوم همه مولفه های دیگر است، اما برخی از آنها از دیگران مهمتر هستند و بعد از بروز یک حادثه نیاز به تخصیص منابع بیشتری خواهند داشت.
به عنوان مثال، یک کسب و کار ممکن است با بسته شدن کافه تریا کم و بیش به همان حالت معمول به کار خود ادامه دهد. اما اگر سیستم اطلاعاتی آن سقوط کند، به طور کامل متوقف خواهد شد.
نقش BIA در برنامه ریزی برای بازیابی حادثه
تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار به عنوان بخشی از یک برنامه بهبود فاجعه، به شناسایی هزینه های ناشی از خرابی خواهد پرداخت. از قبیل از دست دادن جریان نقدی، تعویض تجهیزات، از دست دادن سود، از دست دادن کارکنان و داده ها، و غیره.
گزارش BIA اهمیت اجزای کسب و کار را اندازهگیری نموده و تخصیص بودجه مناسب برای محافظت از آنها را پیشنهاد میکند. احتمال خرابی ها، از لحاظ تاثیراتی که در زمینه هایی نظیر ایمنی، مالی، بازاریابی، شهرت کسب و کار، تطابق قانونی و تضمین کیفیت میگذارند، ارزیابی میشود.
به عنوان مثال، یک کسب و کار ممکن است پس از بروز یک فاجعه برای بازسازی اعتماد مشتری، به سه برابر بازاریابی بیشتر احتیاج داشته باشد.
BIA در مقایسه با ارزیابی ریسک
تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار و ارزیابی ریسک دو مرحله مهم از یک طرح تداوم کسب و کار هستند. آنالیز BIA اغلب قبل از ارزیابی ریسک اتفاق میافتد.
این فرآیند بر تأثیرات یا پیامدهای وقفه ای که برای عملکرد مهم کسب و کار اتفاق میافتد تمرکز میکند و میکوشد هزینه های مالی و غیر مالی مربوط به یک حادثه را ارزیابی کند.
تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار میتواند به عنوان یک نقطه شروع برای طراحی یک استراتژی جهت بازیابی فاجعه، و بررسی اهداف زمان بازیابی (RTOs)، و منابع و مواد مورد نیاز برای ادامه کسب و کار، بکار رود.
ارزیابی ریسک، خطرات بالقوه مانند طوفان، زلزله، آتش، از دست رفتن تامین کننده، قطع برق و یا حمله سایبری را شناسایی و مناطق آسیب پذیر را ارزیابی میکند. دارایی هایی که در معرض خطر هستند عبارتند از مردم، اموال، زنجیره تامین، فناوری اطلاعات، شهرت تجاری و تعهدات قراردادی. در ارزیابی ریسک نقاط ضعفی که دارایی ها را بیشتر مستعد آسیب پذیری میکنند بررسی می‌شوند.
در فاز ارزیابی ریسک، ممکن است یافتههای تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار در برابر سناریوهای مختلف خطر مورد آزمایش قرار گیرند. یک BIA ممکن است برای توجیه سرمایه گذاری در پیشگیری و کاهش بروز حوادث و همچنین استراتژی های بازیابی فاجعه مورد استفاده قرار گیرد.
تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار چگونه انجام میشود
استانداردهای رسمی برای انجام BIA وجود ندارد و متدولوژی آن میتواند برای هر سازمانی متفاوت باشد. BIA معمولا یک فرایند چند مرحلهای و شامل مراحل زیر است:
- جمع آوری اطلاعات
- ارزیابی اطلاعات جمع آوری شده
- تهیه گزارش برای مستند کردن یافته ها
- ارائه نتایج به مدیریت ارشد.
یک سازمان ممکن است تصمیم بگیرد که BIA را به یک شخص ثالث ماهر ارجاع دهد و یا ممکن است از کارمندان داخلی و خارجی برای اجرای آن استفاده نماید.
معمولا یک پرسشنامه یا نظرسنجی دقیق برای شناسایی فرآیندهای حیاتی کسب و کار، منابع، روابط و سایر اطلاعاتی که در ارزیابی تاثیر بالقوه یک رویداد مخرب ضروری است، تهیه میشود.
ممکن است جلسات آموزشی برای کارکنان کلیدی که اطلاعات خوبی در مورد کسب و کار دارند، برگزار شود. اطلاعات را میتوان به روش های مختلف جمع آوری کرد، از جمله مصاحبه های شخصی و نظرسنجی ها.
اطلاعات جمع آوری شده ممکن است شامل این موارد باشند: شرح فعالیت های اصلی که واحدهای تجاری انجام میدهند، رتبه بندی ذهنی اهمیت فرآیندهای خاص، اسامی یا سازمان هایی که به فرایندهای عملیات بستگی دارند، سیستم های اطلاعاتی بحرانی و کاربران آنها و زمان و مراحل مورد نیاز یک واحد کسب و کار برای برگشت به حالت کار طبیعی.
داده هایی که با استفاده از پرسشنامه تجزیه و تحلیل تأثیر کسب و کار باید جمع آوری شوند عبارتند از:
- “عملیات مادر” برای فرآیند، ممکن است یک بخش یا محل باشد.
- نام فرآیند و شرح مفصلی از فرآیند.
- فهرست تمام ورودی ها و خروجی های فرآیند.
- تعیین حداکثر زمان وقفه مجاز قبل از وقوع تأثیر.
- شرح تأثیرات مالی و عملیاتی که در طول قطع عملیات، رخ داده است.
- منابع انسانی و فنآوری مورد نیاز برای پشتیبانی از فرایند شامل کامپیوتر، شبکه، دفتر، مردم و غیره.
- لیستی از دپارتمان هایی که به خروجی های فرآیند بستگی دارند.
- توضیح هر گونه تاثیر قانونی یا نظارتی که ممکن است به دلیل وقفه در فرآیند، ایجاد شود.
- شرح وقفه های گذشته و تاثیرات مربوط به هر یک.
- توضیحات راه حل ها و یا انتقال دادن کار به بخش های دیگر و یا داشتن پرسنل از راه دور در صورت عملی بودن.
در روند تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار هرگاه فرآیند جمعآوری اطلاعات کامل شد، مرحله بررسی به کمک مشاوره با رهبران کسب و کار که میتوانند یافته ها را تایید کنند، آغاز میشود.
ممکن است از یک صفحه گسترده برای ذخیره و سازماندهی اطلاعاتی از قبیل جزئیات مصاحبه، توصیف فرآیند کسب و کار، هزینه های برآورد شده، و دوره های زمان بندی بازیابی مورد انتظار و موجودی تجهیزات استفاده شود.
استفاده از نمودار مربوط به فرآیندهای مهم کسب و کار و تجزیه و تحلیل گردش کار میتواند سودمند باشد. میتوان برای دریافت بازخوردها، یک گزارش پیش نویس قبل از گزارش نهایی آماده نمود.
بررسی نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار
اهداف مرحله تجزیه و تحلیل BIA عبارتند از تعیین مهمترین وظایف و سیستم های کاری، کارکنان و منابع تکنولوژیکی مورد نیاز برای عملیات راه اندازی بهینه، و چارچوب زمانی که توابع باید برای سازمان بازگردانی شود تا عملیات در کوتاهترین زمان ممکن به حالت کار طبیعی برگردانده شوند. تجزیه و تحلیل ممکن است به صورت دستی یا با کمک کامپیوتر انجام شود.
چالش های ممکن میتواند شامل تعيين تأثيرات درآمدي يک تابع کسب و کار و اندازه گيري اثرات درازمدت میزان از دست رفتن سهم بازار، میزان خدشه به تصوير تجاري و يا میزان از دست رفتن مشتريان باشد. تأثیرات مورد انتظار نیز شامل فروش یا درآمد با تاخیر، افزایش هزینه های نیروی کار، مجازات های قراردادی و نارضایتی مشتری است.
گزارش تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار معمولا شامل یک خلاصه جامع، اطلاعاتی در مورد روش جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل، یافته های دقیق در واحدهای مختلف کسب و کار و مناطق کاربردی، نمودار و دیاگرام هایی برای نشان دادن تلفات بالقوه و در نهایت توصیه هایی برای بهبود است.
این گزارش اولویت بندی مهمترین توابع کسب و کار، بررسی تاثیر وقفه های ایجاد شده در کسب و کار، تعیین الزامات قانونی، جزئیات سطح قابل قبول خرابی و تلفات، و فهرست RTO ها و RPOOs را لیست میکند. همچنین این گزارش ممکن است ترتیب فعالیت های لازم برای بازگرداندن کسب و کار به حالت نرمال را فهرست کند.
مدیر ارشد این گزارش را بررسی میکند تا طرح تداوم کسب و کار و استراتژی بازیابی فاجعه را طراحی نماید که با در نظر گرفتن حداکثر خرابی مجاز برای عملیات مهم کسب و کار و زیانهای قابل قبول در زمینه هایی مانند داده ها، امور مالی و شهرت سازمان است.
در صورت تغییر کردن فرآیندهای کسب و کار، مدیران ارشد میبایست به بررسی و به روزرسانی متدولوژی تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار به صورت دوره ای بپردازند.
