مهم‌ترین نمادهای زبان استاندارد BPMN برای مدلسازی فرایند

مهم‌ترین نمادهای زبان استاندارد BPMN

در مقاله قبلی که از سایت جهان مدیر منتشر شد درباره مدل‌سازی فرآیند و تکنیک‌های آن آشنا شدیم. در این مقاله قصد داریم در مورد متداول‌ترین تکنیک مدلسازی فرآیند یعنی روش استاندارد BPMN بیشتر صحبت کنیم.
هدف اصلی استاندارد BPMN ارائه زبانی است که برای همه کاربران کسب و کار به راحتی قابل درک باشد، از تحلیلگران کسب و کار که پیش نویس‌های اولیه فرآیندها را ایجاد می‌کنند، تا توسعه دهندگان فنی که مسئول اجرای فن‌آوری این فرایندها هستند و در نهایت، به مدیرانی که بر این فرایندها مدیریت و نظارت می کنند. بنابراین، استاندارد BPMN پلی استاندارد بین طراحی فرآیند کسب و کار و اجرای فرآیند ایجاد می‌کند که خود قبلا مشکل بزرگی بود.

هنگامی که فرایندهای خود را ترسیم می کنید، قادر خواهید بود:

• از چگونگی دقیق کارکرد هر کاری در کسب و کار خود دید واضحی داشته باشید.
• با حذف کارهای غیرضروری در وقت صرفه جویی کنید.
• کارمندان شما دیگر وظایفشان را نادیده نمی‌گیرند و آن‌ها را به دلخواه انجام نمی‌دهند.
• قادر خواهید بود مشکلات و گپ‌های موجود در کسب و کارتان را شناسایی ‌کنید و به بهبود مستمر در فرآیندهای سازمانتان بپردازید.

تاریخچه زبان استاندارد BPMN

Business Process Model and Notation  که به اختصار به آن استاندارد BPMN گفته می‌شود توسط موسسه (BPMI) ارائه شد، از سال 2005 موسسه BPMI با موسسه معتبر OMG ادغام شد و به روزرسانی‌های استاندارد استاندارد BPMN را منتشر کردند.
آخرین نسخه این استاندارد که به آن استاندارد BPMN 2.0 گفته می‌شود، در سال 2011 با هدف داشتن یک زبان واحد برای ایجاد مدل فرآیند کسب و کارند توسعه داده شده‌اند.

عناصر گرافیکی موجود در استاندارد BPMN

برای استفاده از استاندارد BPMN در مدلسازی فرآیندهای کسب و کار، باید 4 مجموعه از عناصر اصلی را که برای توصیف اکثر فرآیندهای کسب و کار استفاده می شود، بدانیم. در ادامه به معرفی انواع مختلف این عناصر اشاره خواهیم کرد.

Flow Object

یکی از عناصر اصلی در مدلسازی فرآیند Flow Objectها هستند که در ادامه به انواع مختلف آن خواهیم پرداخت.

فعالیت‌ها(Activity)

اعمالی هستند که در طی فرآیند کسب و کار اتفاق می افتند و از لحاظ گرافیکی به صورت مستطیل های که لبه‌های گردی دارند نشان داده می شوند. از مهم‌ترین نوع فعالیت‌ها می‌توان به task و Sub Processها اشاره کرد.

وظیفه (Task)

 ابتدایی‌ترین سطح یک فعالیت است و نمی‌تواند بیشتر تجزیه شود. به عنوان مثال، یک وظیفه معمول ممکن است ارسال ایمیل باشد.

زیرفرآیند (Sub Process)

گروهی از وظایف است که در کنار هم قرار می‌گیرند. در مورد زیر فرآیند دو دیدگاه متفاوت وجود دارد. یکی نمای جمع شده، که دارای یک علامت بعلاوه قابل ارتقا برای نشان دادن جزئیات بیشتر است.
دیدگاه دیگر یک نمایش از فرایند فرعی توسعه یافته است، که به اندازه کافی بزرگ است تا تمام وظایفی را که به طور کامل فرایند فرعی را توصیف می‌کند، در خود جای دهد.

دروازه ها (Gateways)

دروازه‌ها با تصمیمات/منطق سر و کار دارند، دروازه ها نشان دهنده تقسیم یا همگرایی در نمودار فرآیند هستند. در ادامه با انواع دروازه‌های مهم در نماد استاندارد BPMN آشنا خواهیم شد.

دروازه های رویداد ( Event Gateways)

ممکن است ادامه فرآیند به دستیابی اطلاعات بیشتر یا انتظار برای زمان خاص یا برآورده شدن شرایط دیگر بستگی داشته باشد. در این صورت، به عنوان دروازه رویداد نشان داده می شود و به هر رویدادی که رخ می‌دهد، منشعب می‌شود.
برای مثال، اگر بیش از یک هفته منتظر تحویل کالایی هستید، ممکن است به جایی برسید که تصمیم بگیرید صبر کنید یا با شرکت حمل و نقل تماس بگیرید. شما در آن مرحله یک دروازه مبتنی بر رویداد دارید، که به انتظار بیشتر یا تماس گرفتن منشعب می شود.

دروازه های موازی (Parallel Gateways)

اگر انجام دادن دو کار به یکدیگر وابسته نباشد می‌توان آن‌ها را به طور همزمان شروع کرد. مانند ارسال یک نسخه از صورت‌حساب تایید شده برای بخش مالی و بایگانی نسخه دیگر آن. برای نشان دادن این موارد در نقشه استاندارد BPMN، از یک دروازه موازی استفاده می‌شود.

دروازه های اختصاصی (Exclusive Gateways )

وضعیت فرآیند کسب و کار را ارزیابی می‌کند و براساس شرایط، جریان را به یک یا چند مسیر منحصر به فرد متصل می کند. به عنوان مثال، اگر سرپرست تأیید کند، یک گزارش نوشته خواهد شد. در صورت عدم تأیید سرپرست، هیچ گزارشی نوشته نمی‌شود.

دروازه های فراگیر (Inclusive Gateways)

دروازه‌های فراگیر جریان روند را به یک یا چند جریان می شکند. به عنوان مثال، یک دروازه فراگیر می‌تواند شامل اقدامات تجاری انجام شده براساس نتایج نظرسنجی باشد.
اگر مصرف کننده از محصولA  راضی باشد، ممکن است یک فرآیند آغاز شود. وقتی که مصرف کننده نشان دهد که از محصول B راضی است جریان دیگری شروع می شود و در صورت عدم رضایت از A، روند سوم شروع می شود.

رویدادها (Event)

رویدادها بصورت دایره نمایش داده می‌شوند و نمایانگر آن‌چه اتفاق می‌افتند هستند. در مدل سازی فرآیند کسب و کار سه رویداد اصلی وجود دارد: رویدادهای شروع(Start Event)، رویدادهای میانی(Intermediate Event) و رویدادهای پایانی (End Event).

 در زیر با انواع مختلف رویداد‌ها آورده شده است:

رویداد شروع (Start Event)

هر فرآیند باید با یک رویداد شروع، آغاز شود. رویداد شروع نشان‌دهنده جایی و احتمالا دلیلی است که یک فرآیند آغاز می‌شود. تمام رویدادهای شروع اطلاعات را می گیرند (مانند دریافت ایمیل) و بعد از آن فرآیند ادامه می‌یابد.

رویداد میانی (Intermediate Event)

یک رویداد میانی در بین یک رویداد شروع و رویداد پایانی اتفاق می‌افتد. از رویداد میانی می‌توان برای نشان دادن محلی که پیامی ارسال یا دریافت می‌شود استفاده کرد.
به طور مثال برای ادامه مسیر یک فرآیند نیاز داریم که نامه‌ای از یک سازمان بالا دست برای ما ارسال شود. در این صورت از یک رویداد میانی برای ادامه مسیر فرآیندی استفاده می‌کنیم.

رویداد پایانی (End Event)

رویداد پایانی در جایی استفاده می‌شود که فرآیند پایان می‌پذیرد. ممکن است از رویداد پایان بیش از یک‌بار در طول یک فرآیند استفاده شود.

Connecting objects

یکی از عناصر اصلی دیگر در استاندارد BPMN، Connecting objects هستند. از آن‌جا که استاندارد BPMN قصد دارد جریان فعالیت ها را نشان دهد، از سه نوع مختلف Connecting objects استفاده می‌کند که نحوه ارتباط فعالیت ها با یکدیگر را نشان می‌دهد:

Sequence Flow

جریان کار را در فرآیند نشان می‌دهد و برای اتصال فعالیت‌ها به یکدیگر ضروری است. بدون Sequence Flow، نقشه فرآیندی نامعتبر است.

Message Flow

 هنگامی استفاده می‌شود که دپارتمان‌ها یا سازمان‌های مختلف اطلاعات را به یکدیگر ارسال کنند.

Association

 نشان‌دهنده رابطه بین مصنوعات و Flow objectها است.

Swim lanes

صفحه مربوط به ترسیم نقشه در زبان مدل سازی استاندارد BPMN است که خود شامل Pool و lane است.

Pool

نمایانگر سازمان های مختلف یا فرآیندهای کاملاً جدا از هم هستند. Pool ها بزرگترین واحد روی یک نقشه می باشند: آنها مناطقی هستند که شامل lane ها، event ها، task ها و غیره هستند.

Lane

 نشان دهنده تیم ها یا افراد مختلف در یک سازمان هستند. صفحه اصلی (یا Pool) در یک نقشه فرآیند را می توان به سطرها (یا lane ها) تقسیم کرد.
هر lane بیانگر یکی از فرآیندهای موازی است و وظایف و مسئولیت های دقیق هر بخش را به همراه تعامل بین آنها نشان می دهد.

Artifacts

چهارمین عنصر اساسی استاندارد مدل سازی استاندارد BPMN مصنوعات یا Artifacts هستند. Artifacts مکانیسمی ‌برای افزودن اطلاعات توصیفی در مورد فرآیند ارائه می‌دهند.

Group

 گروه از لحاظ گرافیکی، به صورت یک مستطیل گرد که مرزهای آن با یک خط نقطه مشخص شده اند نشان داده می‌شود. گروه، دسته‌ای از اشیاء جریان را احاطه کرده و آنها را برجسته یا طبقه بندی می‌کند؛ اما هیچ تاثیری در عملکرد فرآیند ندارد.

Annotation

Annotation یا حاشیه نویسی متنی به مدلساز اجازه می‌دهد تا برخی اطلاعات توصیفی و یادداشت ها را به نمودار اضافه نماید. به عنوان مثال توصیف نحوه استفاده از یک عنصر، نظرات ، توضیحات و غیره.