مدیریت فرایند ‌‌انسان‌محور 

BPM  متمرکز بر انسان یک رویکرد فرآیند مدیریتی در کسب‌وکار است که بر وظایف، فعالیت‌ها و مهارت‌های انسانی در فرآیندها تمرکز دارد و توابع اتوماتیک دیگری را برای حمایت از این اقدامات انسانی ایجاد می‌کند. 

علت این امر این است که در هر فرآیند کسب و کاری، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها وجود دارد که فقط توسط نیروی انسانی قابل انجام است. 

برخی از مثال‌های وظایف منحصراً انسانی که تحت پوشش BPM متمرکز بر انسان قرار می‌گیرند عبارتند از: 

• بررسی گزارش‌ها، داده‌ها یا اندازه‌گیری‌ها 

• ایجاد متونی مانند پیشنهادها، قراردادها یا گزارش‌ها 

• ایجاد تصاویری مانند قطعات طراحی 

• قضاوت کردن 

• ارزیابی کردن 

• انتخاب بین گزینه‌ها 

• تصویب یا اجازه دادن 

می‌توان گفت که فعالیت انسانی در یک فرآیند به عنوان آنچه که فرد انجام می‌دهد، ترجمه می‌شود. اما برای یکپارچه‌سازی آن در فرآیند، از یک سری فعالیت‌های کمکی اتوماتیکی که توسط سیستم انجام می‌شوند، مانند هشدارها یا اطلاع رسانی در مورد عدم انجام به موقع یک فعالیت انسانی، استفاده خواهد شد. 

هدف BPM انسان محور تعریف این فعالیت‌ها در «بسته‌هایی» است که می‌توانند استاندارد شده و در فرآیندهای مختلف ادغام شوند.
به معنای ایجاد “واحدهای کاری” که به راحتی توسط مدیریت ارشد شرکت قابل تخصیص باشد.

تعریف این فعالیت‌های انسانی قابل تخصیص، پایه و اساس BPM انسان محور است. 

برای درک بهتر، موارد زیر را در نظر داشته باشید.
هر یک از این “فعالیت ها” توصیفی از یک کار واقعی انسانی است که باید انجام شود و باید شامل موارد زیر باشد: 

• اطلاع
• اطلاعات
• نتیجه
• ضرب الاجل
• هشدارها و اخطارها 

بنابراین، BPM انسان محور را می‌توان به عنوان راهی برای طراحی جریان‌های فرآیندی حاوی فعالیت‌های انسانی دشوار برای جایگزینی، برای ارائه مدیریت و اجرای بهتر درک کرد. معمولاً آن‌ها مکمل فرآیندهای سیستم مرکزی هستند که بر جایگزینی بیشتر مداخلات انسانی از طریق اتوماسیون متمرکز هستند. 

ویژگی‌های BPM انسان محور: 

1. طراحی کاربر محور: مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور با درک نیازها، اهداف و چالش‌های افرادی که با فرآیند تعامل دارند آغاز می‌شود. این شامل کارمندانی می‌شود که فرآیند را اجرا می‌کنند و مشتریان یا کاربرانی که تحت‌تأثیر آن قرار می‌گیرند. با مشارکت دادن این ذینفعان در مراحل اولیه طراحی و جمع‌آوری بازخورد آن‌ها، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهایی ایجاد کنند که شهودی، کارآمدتر و رضایت‌بخش‌تر باشند. 
2. ساده‌سازی فرآیند: فرآیندهای پیچیده و دست و پا گیر می‌توانند منبع ناامیدی و ناکارآمدی باشند. هدف مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور ساده کردن فرآیندها با حذف مراحل غیرضروری، کاهش انتقال و ساده‌سازی گردش کار است. این می‌تواند به کارکنان کمک کند در زمان و تلاش خود صرفه‌جویی کنند و منجر به بهره‌وری بالاتر و رضایت شغلی شوند. 
3. توانمندسازی کارکنان: مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور تشخیص می‌دهد که کارمندان در کار خود متخصص هستند و اهمیت دادن استقلال و اختیار تصمیم گیری به آن‌ها را درک می‌کند. با مشارکت دادن کارکنان در طرح‌های بهبود فرآیند، سازمان‌ها می‌توانند از دانش و تجربه آن‌ها برای شناسایی تنگناها، پیشنهاد بهبود و اجرای تغییراتی که بر محیط کاری آن‌ها تأثیر مثبت دارد، بهره ببرند. 
4. بهبود مستمر: مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور یک رویکرد تکراری است که بر یادگیری و بهبود مستمر تاکید دارد. این شامل نظارت منظم بر عملکرد فرآیند، جمع‌آوری بازخورد از ذینفعان و استفاده از آن اطلاعات برای اصلاح و بهینه‌سازی فرآیندها در طول زمان است. این تضمین می‌کند که فرآیندها با نیازها و انتظارات در حال تحول کارکنان و مشتریان همسو می‌شوند. 
5. ارتباط و همکاری: ارتباط و همکاری موثر برای مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور ضروری است. این شامل به اشتراک‌گذاری شفاف اطلاعات مربوط به فرآیند با کارکنان، ارائه دستورالعمل‌ها و انتظارات روشن و پرورش فرهنگ گفتگو و بازخورد باز است. ابزارها و فناوری‌های همکاری همچنین می‌توانند برای تسهیل کار تیمی و اشتراک‌گذاری اطلاعات در میان تیم‌ها و بخش‌های مختلف مورد استفاده قرار گیرند. 
6. معیارهای عملکرد: مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور برای اندازه‌گیری عملکرد فرآیند و شناسایی زمینه‌های بهبود به معیارهای معنادار متکی است. در حالی که معیارهای سنتی مانند هزینه، کارایی و زمان چرخه مهم هستند، رویکردهای ‌‌انسان‌محور نیز معیارهای مربوط به رضایت کارکنان، تجربه مشتری و کیفیت نتایج را در نظر می‌گیرند. این مجموعه وسیع‌تر از معیارها، دید جامع‌تری از اثربخشی فرآیند ارائه می‌دهد. 
7. رفاه کارکنان: مدیریت فرآیند با محوریت انسان تشخیص می‌دهد که کارکنان نیروی محرکه فرآیندها هستند. سازمان‌ها با اولویت دادن به رفاه پرسنل خود می‌توانند یک محیط کاری مثبت ایجاد کنند که انگیزه، مشارکت و رضایت شغلی را تقویت می‌کند. این می‌تواند منجر به بهره‌وری بالاتر، نرخ گردش مالی کمتر و نیروی کار ‌‌انعطاف‌پذیرتر شود. 
8. تجربه مشتری: مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور تصدیق می‌کند که مشتریان ذینفعان ضروری در فرآیندها هستند. سازمان‌ها با درک نیازها، نقاط دردناک و انتظارات خود، می‌توانند فرآیندهایی را طراحی کنند که تجارب استثنایی مشتری را ارائه دهند. این می‌تواند منجر به افزایش وفاداری مشتری، درک مثبت از برند و مزیت رقابتی در بازار شود. 
9. نوآوری و خلاقیت: با شریک کردن کارکنان در ابتکارات بهبود فرآیند، مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور، نوآوری و خلاقیت را تشویق می‌کند. کارکنانی که توانمند و متعهد هستند به احتمال زیاد فرصت‌های بهبود را شناسایی، راه‌حل‌های نوآورانه را پیشنهاد و به رشد و رقابت سازمانی کمک می‌کنند. 
10. انعطاف‌پذیری و سازگاری: مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور بر اهمیت ‌‌انعطاف‌پذیری و سازگاری در فرآیندها تاکید دارد. تشخیص می‌دهد که محیط‌های ‌‌کسب‌وکار پویا و در معرض تغییر هستند. با طراحی فرآیندهایی که می‌توانند به سرعت به شرایط متغیر پاسخ دهند، سازمان‌ها می‌توانند در مواجهه با اختلالات و تغییرات بازار چابک و ‌‌انعطاف‌پذیر باقی بمانند. 
11. همکاری و همسویی متقابل عملکردی: مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور، همکاری و همسویی متقابل عملکردی را در یک سازمان ارتقا می‌دهد. تیم‌ها را از بخش‌ها یا عملکردهای مختلف تشویق می‌کند تا با هم کار کنند، دانش را به اشتراک بگذارند و در طرح‌های بهبود فرآیند همکاری کنند. این منجر به درک بهتر فرآیندهای End to End و بهبود ارتباطات می‌شود. همچنین از انجام فعالیت و بعضا فرایندهای مشابه در واحدهای مختلف در سازمان می‌شود. 
12. ملاحظات اخلاقی: مدیریت فرآیند ‌‌انسان‌محور، ملاحظات اخلاقی را در طراحی و اجرای فرآیند در نظر می‌گیرد. یعنی تضمین می‌کند که فرآیندها با اصول اخلاقی همسو هستند، به حریم خصوصی و حفاظت از داده‌ها احترام می‌گذارند و عدالت و فراگیری را ارتقا می‌دهند. 

مزایای ارائه شده توسط این ویژگی‌ها معمولاً شامل کاهش ریسک، نرخ بالاتر انطباق، افزایش پشتیبانی مدیریت و تعامل بهتر با مشتریان است. 

10 مرحله برای تعریف فعالیت انسانی: 

ما روشی را برای شما کشف کردیم که توسط پروفسورهای کیت سوئنسون و جیم فاریس توسعه یافته بود که فعالیت‌های انسانی را تعریف می‌کند و بخشی از فرآیند BPM انسان محور خواهد بود. 

1. هدف خود را تعیین کنید: 

قبل از شروع هر پروژه‌ای، باید در مورد آنچه می خواهید به انجام برسانید، شفاف باشید. 

2. کار انسانی را شناسایی کنید:

با فهرست کردن وظایفی که باید توسط افراد انجام شود، شروع کنید، یعنی کارهایی که باید به مهارت انسانی انجام شوند. 

به طور معمول آنها را می توان به سه دسته تقسیم کرد: 

• تصمیماتی که باید گرفته شود. 
• کارهایی که می‌توانند خودکار شوند، اما هنوز این کار انجام نشده است. 
• کارهای فیزیکی مانند بسته بندی. 

3. اتمام فعالیت را تعیین کنید :

شامل انتخاب‌هایی می‌شود. وظایف انسانی می تواند منجر به بیش از یک نتیجه شود، مانند درست یا غلط، پذیرفته یا رد، تصویب یا شکست و غیره. 

4. کارها را مرتب کنید:

کار و نتیجه گیری باید از طریق یک نمودار شبکه ای از فعالیت‌های انسانی که باید به درستی انجام شود، شناسایی شود. شرایط و ترتیب فعالیت‌ها را مشخص کنید. 

5. تعیین کنید که چه کسی چه کاری انجام می دهد:

پس از مشخص شدن و نظم بخشیدن به وظایف، باید مشخص شود که چه کسی مسئول انجام وظایف خواهد بود. 

6. اطلاعات مورد استفاده را تعیین کنید:

در اینجا باید یک طرح یا مجموعه‌ای از طرح‌ها را مشخص کنید تا اطلاعات لازم برای انجام فعالیت ها روشن شود. 

7. دسترسی به اطلاعات را برای هر فعالیت تعریف کنید: 

در برخی از بخش‌های فرآیند، اطلاعات خاصی قابل خواندن و به‌روزرسانی هستند. در جای دیگر، اطلاعات را می‌توان خواند اما به‌روز نمی‌شود. همچنین مواقعی در این فرآیند وجود دارد که اطلاعات به طور کامل پنهان می‌شود یا مشخص نشده است زیرا به فعالیت مورد نظر مربوط نمی‌شود. 

8. تعیین ضرب الاجل:

ممکن است یک فعالیت باید در یک دوره انجام شود و این باید واضح بیان شده باشد. 

9. طراحی نمایش اطلاعات: 

این، به کاربر اطلاعات و نمایش تصویری آن را ارائه خواهد داد. ممکن است برای هر فعالیت خاص یا در طول فرآیند یکسان باشد. 

10. اطلاعات را یکپارچه کنید: 

تعیین کنید که چگونه می‌توان اطلاعات مورد نیاز در یک فرآیند را از منابع مختلف جمع‌آوری کرد و به مقاصد مختلف ارسال کرد. 

با تکمیل این مراحل، یکی از «فعالیت‌های انسانی» را برای ایجاد سیستم BPM انسان محور خود تعریف کرده اید. 

توجه داشته باشید که این تنها یکی از رویکردها خواهد بود، موارد دیگری نیز به همان اندازه برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار معتبر هستند. 

قابل توجه است شرکت توسعه راهکار جهان مدیر در پروژه‌های bpm خود، رویکرد انسان‌محور هم در هنگام مدلسازی فرایندها مورد توجه قرار میدهد.

برای مشاهده اخبار پروژه‌های شرکت توسعه راهکار جهان مدیر اینجا کلیک کنید.