راز بهینه ساختن فرایند
تجربه سالها کار و فعالیت در کسب و کار به ما آموخته است که متغیری بین سطوح سازمان وجود دارد که فرهنگ و زیر ساخت آن توانایی حمایت دارد. اصطلاحی برای بهبود مستمر، بلوغ و ارزیابی وجود خواهد داشت.
بلوغ تغییر دیجیتالی، قابلیت و تاثیر IT را برای به دست آوردن داده نشان می دهد. در حالی که این قابلیت ها را برای مدیران قابل دسترس تر میسازد. بلوغ سازمانی به اندازه ای است که موجب استقرار فرایندهای مستند، مدیریت شده، کنترل شده و بهبود یافته میشود.
در شرکت‌های بالغ، روابط هم‌افزا هستند یعنی بین IT و اجرای کسب و کار هماهنگی ایجاد میکنند و از لحاظ کارایی موجب ایجاد سود میشود.
چنین هم افزایی، میتواند برای نو آوری، تحت شرایطی که توسط تیم مناسبی حمایت شوند فرصت های طلایی بوجود آورد. درک تحلیل S.W.O.T به شیوه دیجیتالی با در نظر گرفتن IT به عنوان نقطه تماس BPM بسیار ضروری میباشد.
اقدامات اولیه بهینه ساختن فرایند کسب و کار
درنظر گرفتن پیشرفت بعنوان اقدام جهشی، مشکلی بزرگ تلقی میشود زیرا پیشرفت واقعی در گرو اقدام مقتضی و به‌هنگام میباشد.
بهبود مستمر و بهینه سازی فرایند به پیشرفت افزایشی منجر خواهد شد. در نتیجه، چنین پیشرفتی باعث میشود که بتوانید موقعیت فعلی را بسنجید و یک استاندارد را با به چالش کشیدن جایگزین ها اجرایی کنید که این نیز خود موجب بهبود زنجیره ارزشی کسب و کار خواهد شد.
این اقدام نیازمند اعتماد از سوی سازمان است که منجربه ارتقای فرهنگ همراه با به چالش کشیدن نظریات میباشد. همچنین موجب ارتباط هر نظریه با تصمیم گیرنده به طور موثر میشود.
بهترین و معمول ترین تمرین در نوآوری مستلزم تقسیم بندی نظریات به سه گروه میباشد: بهینه سازی، تغییر و چالش نظریات. نظریات بهینه شده به سرعت اجرایی میشوند در حالی که تغییر نظریات عموما” نیازمند مدیریت هستند و چالش کشیدن به سطوح بالاتری نیاز دارد.
در سال های اخیر سازمان به صورت مداوم تیم های نوآوری جدیدی ایجاد کرده اند که وظیفه مشاهده گروه و ارتباط نظریات به افراد را به عهده داشته اند که با سردرگمی هایی نیز مواجه بوده اند.
در واقع هدف جمع آوری هرگونه نظری، بهبود ارزش زنجیره کسب و کار از طریق کاهش زائدات، بهبود سطح کیفیت به مشتریان می باشد.
با ارتقای روش های Lean که در آن شفافیت و قابل مشاهده بودن از اولویت خاصی برخوردارند، منافع زیادی نه تنها از طریق مشتریان و فروشندگان، بلکه از طریق اعضای فعال بهبود مستمرعائد خواهد شد.
با اعلام آمادگی برای پذیرش چنین نگرشی، راه‌حل مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) به‌انجام و تداوم آن کمک به سزایی خواهدکرد.
نرم افزار بهینه سازی فرایند کسب و کار باید ابزارهای ضروری شناسایی و تحلیل فرصت ها، همچنین اصول اساسی برای ایجاد حس مسئولیت صاحبان فرایند به منظور تسریع روند کار و کاهش زائدات را فراهم کند.
سازمان های بالغ به داشتن چنین راه کاری و اشتراک گزاری نظریات معروفند که مورد حمایت راه حل های نرم افزاری هم هستند.
در نهایت اجرای واقعی زمانی است که راه حل شما ارزش واقعی خودش را به ارمغان می آورد. با تکنولوژی و امکانات دنیای امروز، هیچ دلیلی برای ناتوانایی مدیر اجرایی برای دسترسی آسان به فرصت های کسب وکار وجود ندارد که توسط متخصصین فرایند شناسایی میشوند.
با درنظر گرفتن این‌شرایط، وبا پرداختن به‌جزئیات اجازه کمک‌به مدیریت درشرایط ناممکن داده میشود که به تصمیم‌گیری سریع کمک میکند.
سوالات
داشتن درک و آگاهی از بلوغ دیجیتالی و سازمانی قبل از شروع اجرا برای موفقیت ضروری است. براساس تجربه‌های ما در این زمینه، لیستی از سوالات برای ایجاد بحث بین ارائه‌کنندگان و خریداران احتمالی ارائه شده است:
- آیا تمامی فرایندها به شیوه استاندارد مستند شده‌اند و برای هر کسی در سازمان قابل دسترسی هستند؟
- آیا نقش‌های اجرایی و مسئولیت‌ها به خوبی تعریف شده اند؟
- آیا انتظارات از نقش‌ها به خوبی در سطح صاحب فرایند مشخص شده‌اند تا حس مسئولیت بصورت واضح نشان داده شود؟
- آیا مدل حمایتی به صاحبان فرایند در شرایط ثبات یا عدم ثبات ارائه میشود؟
- آیا زنجیر ارزشی برای افراد مسئول در مدل خدماتی کسب و کار واضح و قابل دسترس است؟
- آیا یک اختراع کامل از برنامه های IT و فرایند کسب و کاری که حمایت میکنند وجود دارد؟
- چه فرصت های API برای اتوماسیون بیشتر قابل دسترس هستند؟
نظریات پایانی
گسترش محصولات نیازمند تغییر اساسی و سطوح بالایی از گروه هاست. همیشه مخالفانی چه آشکار و پنهانی وجود داشته‌اند.
انسان موجودی حمایتگر است به ویژه در محیط هایی که درگیری کارمندان در سطح بهینه نیست و پروپوزال های تغییر با ساعت های کاری زیاد، خستگی ذهنی، مشاجره و انتظارات مرتبط است.
در زمان BPM اقدامات اولیه را با استفاده از اطلاعات سطح نوع دیجیتالی و سازمانی انجام دهید. BPM به بهبود مستمرشما مربوط میباشد که نیازمند تغیییرات اساسیست. همچنین BPM درمورد درک سطح‌بلوغ و ایجاد تدریجی آن است.
شرکت جهان‌مدیر جهت استقرار مدیریت فرایند متدولوژی‌ای کاملا بومی توسعه داده‌است که استقرار مدیریت فرایند بسیار موثر و راهبری است.
شما می‌توانید جهت آشنایی بیشتر با خدمات شرکت توسعه راهکار جهان مدیر و یا دریافت مشاوره قبل از شروع به استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار فرم مشاوره را از طریق لینک زیر مشاهده و تکمیل نمایید:
