تجزیه و تحلیل شکاف (Gap Analysis) چیست؟

 شکاف (Gap Analysis) چیست؟

یکی از مهمترین تکنیک ها برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، تجزیه و تحلیل شکاف یا گپ است. تجزیه و تحلیل شکاف، یک فرآیند گزارش دهی است که در صنایع مختلف برای بهبود فرآیندها استفاده می‎شود.
اگر فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف قوی باشد، در نهایت به مدیران پروژه این توانایی را می‎دهد تا تعیین کنند که آن کسب و کار در چه جایگاهی قرار دارد و در چه جایگاهی می‎خواهد باشد.
اگر نمی‎دانید که چگونه این نوع تحلیل را انجام دهید، سه مرحله ساده برای اجرای آن وجود دارد که در ادامه شرح داده شده است. صرف نظر از نوع صنعتی که در آن کار می‎کنید، می‎توانید این راهنمایی ها را در هر رشته ‎ای اعمال نموده و اهداف کسب و کارتان را برآورده سازید.

1. وضعیت کنونی خود را تجزیه و تحلیل کنید.

اگر نمی‎دانید که برای تجزیه و تحلیل شکاف، چگونه و از کجا آغاز کنید، باید گفت که بهتر است ابتدا آنچه را که ما “هم اکنون و آینده شما” می‎نامیم، مشخص کنید. یعنی جایی که سازمان شما در حال حاضر در آنجاست و جایگاهی که می‎خواهید به آن دست پیدا کنید.
از شرایط فعلی خود شروع کنید. تجزیه و تحلیل شما می‎تواند شامل اطلاعات کیفی مانند فرآیندها یا متودولوژیهای گروهی باشد. و یا اطلاعات کمی، مانند تعداد تماس‎ های فروش در هر هفته.
در واقع، فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف، باید همه چیزهایی را که در حال حاضر انجام می‎دهید، ارزیابی کند. در این صورت می‎توانید یک “تصویر بزرگ” از شرایط فعلی خود دریافت کنید.

2. شرایط ایده ‎آل آینده را شناسایی کنید.

هنگامیکه یک تصویر بزرگ به دست ‎آوردید، متوجه می‎شوید که تیم یا سازمان شما در حال حاضر چگونه کار می‎کند. شما باید از لحاظ استراتژیک، ایده آل بیاندیشید.
کجا می‎خواهید باشید؟ چه اتفاقی لازم است اما رخ نمی‎دهد؟ چه اتفاقی می‎تواند ‎رخ دهد که قبل از آن نبوده یا شاید تغییر کرده است؟ و مهمتر از همه اینکه، چه چیزی باید برای رسیدن به چنان جایگاهی اتفاق بیافتد؟
ممکن است یک تیم بازاریابی استثنایی داشته باشید که تولید محتوای آن، برون سپاری می‎شود؛ در این صورت شاید هدف شما این باشد که این روند خلاقانه را در داخل سازمان ایجاد کنید تا راهبردهای نام تجاریتان، برآورده شود.
یا اینکه ممکن است متوجه ‎شوید که نیاز به ایجاد یک تغییر فرهنگی دارید تا بتوانید محصول یا خدمات خود را بیش از پیش با نیازهای مشتریان، مطابقت دهید. آسمان محدود است و باید رویاهای بزرگی داشته باشید!

3. روی شکاف، پل بزنید.

این بخش از آنالیز اندکی دشوار است. شما باید تعیین کنید که چه شکافی وجود دارد و چگونه این شکافها از رسیدن به هدف جلوگیری می‎کنند.
بخش بهتر و مهمتر، دانستن این است که چگونه از مشکلات فراتر روید. باید اهدافی روشن ایجاد کنید که به شما کمک می‎کند تا تغییرات خود را به درستی انجام دهید. برای پیاده سازی تجزیه و تحلیل شکاف، ابزارهایی وجود دارد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
یک نکته بسیار مهم در مورد پیاده سازی و اجرای این روش این است که در صورت کامل نبودن اطلاعات مربوط به فرآیند، ارزشی که این شیوه می‎تواند به همراه داشته باشد از دست خواهد رفت.
اطلاعات کامل هر فرآیند شامل اطلاعات مربوط به ورودی ها، راهنماها، خروجی‎ ها و فعالسازها است. اینها عناصر اساسی هر فرآیند کاری هستند. برای دریافت تعریف کامل تری از هر یک از این اجزاء، به مقالات دیگری که در همین وبسایت آمده، رجوع نمایید.

ابزارهای تجزیه و تحلیل شکاف

ابزارهای زیادی وجود دارند که به شما برای پل زدن روی شکاف ها کمک می‎کنند. چند مورد از مهمترین آنها در ادامه، شرح داده شده‎اند.

تحلیل SWOT

واژه SWOT مخفف چهار کلمه نقاط قوت، ضعف ها، فرصت ها و تهدیدها است. شما می‎توانید تجزیه و تحلیل SWOT را به دو صورت کمی ‎و کیفی انجام دهید. این فرآیند به شما کمک می‎کند تا تهدیدات داخلی و خارجی را برای سازمان تعیین کنید و ببینید که چگونه می‎توان در مقابل رقبا ایستادگی کرد.

چارچوب هفت اس مکنزی (McKinsey 7S)

چارچوب مکنزی توسط شرکت مشاوره‎ای به همین نام توسعه یافته است. این ابزار در نهایت کمک می‎کند تا تعیین کنید که آیا یک شرکت انتظارات را برآورده می‎کند یا به طور کلی ارزش های مشترک یک سازمان را تأمین می‎کند یا خیر.
این کار از طریق 7 اس موجود در سازمان انجام می‎شود. علاوه بر این، این چارچوب به فاصله بین وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب شرکت پل می‎زند.

هفت اس عبارتند از:

• Structure: ساختار
• Strategy: استراتژی
• System: سیستم
• Skills: مهارت
• Style: سبک
• Staff: کارکنان

مدل نادلر تاشمن (Nadler-Tushman)

شاید بتوان گفت پویاترین مدل، مدل نادلر تاشمن است. این مدل بررسی می‎کند که چگونه هر فرآیند کسب و کار بر فرآیندهای دیگر تاثیر می‎گذارد.
همچنین مشخص می‎کند که شکاف ها چه تاثیری بر کارایی می‎گذارند. این مدل، یک دید کلی از روند عملیات سازمان شما، از ابتدا (ورودی) تا انتها (خروجی) ایجاد می‎کند. مدل نادلر تاشمن، فرآیندهای موجود در سازمان را به سه دسته تقسیم می‎کند:

• ورودی: کل فرهنگ و نیروی کار شرکت؛ تمام منابع مورد استفاده برای ایجاد محصول / خدمات و محیط عملیاتی
• تبدیل: سیستم ها، تیم ها و فرآیندهایی که ورودیها را می‎گیرند و آنها را به محصول خروجی تبدیل می‎کنند.
• خروجی: محصول یا خدمات نهایی.

به طور کلی می‎توان گفت که تجزیه و تحلیل شکاف یا گپ، در ادبیات مدیریتی به مقایسه میان وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب اطلاق می‎شود. فرآیند تجزیه و تحلیل شکاف برای هر کسب و کاری ضروری است تا عملیات خود را برای بهره وری و کاهش هزینه ‎ها بهینه سازی نماید.

منبع