استفاده از تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR
مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار یا BPR (که با عنوان طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار، تحول در کسب و کار یا مدیریت تغییر فرآیندهای کسب وکار نیز شناخته می‌شود) در اوایل دهه 1990 با تمرکز بر تجزیه و تحلیل و طراحی جریان کار و فرآیندهای کسب و کار در سازمان، در اولویت قرار گرفت.
مفهوم BPR شامل کشف چگونگی عملکرد فرآیندهای کسب و کار در حال حاضر، چگونگی طراحی مجدد این فرآیندها برای از بین بردن تلاش‌های هدر رفته یا زائد و در نهایت چگونگی اجرای فرآیندها برای دستیابی به توان رقابتی است.
مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار ممکن است به شیوه‌های مختلف انجام گیرد و یکی از اساسی ترین متدها، استفاده از تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR است.
مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار و وضعیت as-is و to-be
مدل‌های کسب و کار برای تعریف وضعیت فعلی فرآیند توسعه داده می‌شوند. هنگام تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR، محصول نهایی به عنوان مدلی کلی از “وضع موجود” (as is) یا مفهومی از آنچه که فرآیند می‌بایست باشد شناخته می‌شود.
سپس با استفاده از نمودار ترسیم شده، مدلی از “وضع مطلوب” (to be) ترسیم خواهد شد. تحلیلگران مشاغل با مطالعه تفاوت بین وضعیت فعلی کسب و کار و وضعیت هدف، که به عنوان یک شکاف شناخته می‌شود، می‌توانند تشخیص دهند که آیا فرآیندهای کسب و کار موجود و سیستم‌های اطلاعاتی صحیح هستند و فقط به تغییراتی جزئی احتیاج دارند یا اینکه برای اصلاح مشکلات و بهبود کارآیی نیاز به مهندسی مجدد است. در نتیجه، می‌توان از تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR و تغییر شکل اساسی شیوه انجام فعالیت های یک شرکت استفاده کرد.
فرآیند موجود (As-is)
فرآیند As-Is وضعیت فعلی یک فرآیند کسب و کار را در یک سازمان یا ساختار مشخص تعریف می‌کند. به طور کلی، هدف از تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR، یافتن این نکته است که کدام مؤلفه ها می‌توانند بهبود پیدا کنند.
این مورد را باید در نظر داشته باشید که تجزیه و تحلیل As-Is فقط به شما نشان می‌دهد که چه چیزی می‌تواند بهبود یابد، اما لزوماً چگونگی این بهبود را مشخص نخواهد کرد. نقشه برداری از فرآیند As-Is تنها نشان می‌دهد که فرآیندهای کسب و کار شما در حال حاضر چگونه عمل می‌کنند.
فرآیند مطلوب (To-be)
به طور معمول، یک فرآیند To-Be به عنوان وضعیت مورد نظر (یا مطلوب) یک فرآیند سازمانی یا کسب و کار تعریف می‌شود. این وضعیت، حالت ایده آل برای چگونگی کارکرد فرآیندهای کسب و کار شماست و نقشه برداری از فرآیندهای To-Be به طور ساختاری نحوه دستیابی به وضعیت مطلوب را روشن می‌کند. بنابراین، شما می‌توانید ببینید که چه تغییراتی لازم است تا فرآیندهای کسب و کارتان به وضعیت دلخواه شما درآیند.
مراحل انجام تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR
برای رفتن از وضعیت فعلی به سمت وضعیت مطلوب، چندین قدم اساسی وجود دارد که باید آنها را برای برطرف کردن شکاف به اجرا درآورد.
به این ترتیب، یک برنامه عملی نیاز است تا اقدامات دقیقی را که برای دستیابی به هر مرحله انجام می‌گیرد ارائه نماید و در نهایت بتوانیم شکاف را ببندیم.
پس از شناسایی شکاف های موجود، ارزیابی کنید که چگونه این شکاف‌ها شما را از رسیدن به اهدافتان باز می‌دارند. درباره اینکه چگونه می‌توانید از مشکلات فراتر بروید برنامه ریزی کنید.
اهداف مشخصی تعیین نمایید. این امر به شما امکان می‌دهد تا انتقال خود را واقعی کنید. در ادامه، فرآیند تحلیل شکاف توضیح داده شده است:
تصمیم بگیرید که روی چه موضوعی می‌خواهید آنالیز گپ را انجام دهید. این چالشی است که می‌بایست آن را حل کنید. تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR می‌تواند روی مباحث زیادی انجام گیرد و برخی از آنها عبارتند از:
- سهم بازار
- ویژگی‌های محصول جدید
- درآمد
- سود خالص
وضعیت موضوعی را که در حال حاضر روی آن تمرکز کرده‌اید، مشخص نمایید. مثلاً:
- سهم بازار – شما از سال گذشته 10٪ از سهم بازار را در اختیار دارید.
- ویژگی های محصول جدید – محصول شما به تازگی راه اندازی شده است، بنابراین دارای ویژگی های محدودی است.
- درآمد – شما سالانه 20 میلیون دلار فروش سالانه دارید.
- سود – شما سالانه 4 میلیون دلار سود سالانه دارید.
مشخص کنید که دوست دارید در یک بازه زمانی خاص (مثلاً یک سال) شغل شما چقدر بهبود یابد.
- سهم بازار – دوست دارید 15 درصد از سهم بازار را در اختیار داشته باشید.
- ویژگی های محصول جدید – دوست دارید محصول شما تا سال آینده بتواند در فضای ابری اجرا شود.
- درآمد – دوست دارید درآمدتان در سال آینده به 30 میلیون دلار برسد.
- سود – دوست دارید سود سال آینده تان به 5 میلیون دلار برسد.
در ادامه تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR، گپ موجود میان مکانی که در آن هستید و جایی که می‌خواهید باشید را مشخص کنید. برای مثال(اگر مدت زمان یک سال باشد):
- سهم بازار – شکاف، رشد 5 درصدی در سهم بازار است.
- ویژگی محصول جدید – محصول را از دسکتاپ به پلتفرم تکنولوژی ابری ببرید.
- درآمد – شکاف 10 میلیون دلاری(از 20 به 30 میلیون)
- سود خالص – شکاف 1 میلیون دلاری(از 3 به 4 میلیون)
با توجه به منابع، زمان و قابلیت‌ها، نحوه پر کردن شکاف را تعیین نمایید:
- نیروی انسانی – منابع انسانی که نیاز دارید.
- روش ها – پروسه‌هایی که نیاز دارید.
- اندازه گیری – اندازه گیری های مورد نیاز.
- ماشین آلات – اتوماسیون یا فناوری مورد نیاز شما.
- مواد – اقلام مورد نیاز (مانند کالاهای فیزیکی یا وثیقه بازاریابی).
- زمان – زمان مورد نیاز شما.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار با استفاده از BPD
یک تیم تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR، مدل AS-IS را با استفاده از تکنیک هایی مانند مدلسازی و نماد گذاری فرآیندهای کسب و کار(BPMN) ایجاد می‌نمایند.
این تیم نمودار BPD مربوط به فرآیند As-Is وضعیت فعلی فرآیند، فرهنگ و قابلیت های سازمان را توصیف می‌کند. سپس نمودار To-Be وضعیت آینده را ترسیم می‌نماید.
به عبارت دیگر، فرآیند، فرهنگ و قابلیت های سازمان در آینده را نمایش می‌دهد. مطالعه نمودارهای فرآیند As-is و To-be منجر به شناسایی تفاوت بین وضعیت فعلی کسب و کار و وضعیت مطلوب، یا همان گپ می‌شود، که بخش مهمی از ابتکار عمل مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار است.
مثالی از تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR
این مثال در رابطه با شرکت Sii، یک شرکت ارائه دهنده خدمات IT و مهندسی در لهستان و استفاده آنها از تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR است.
نیازهای کسب و کار
مشتری در مورد اینکه آیا سیستم های IT مورد استفاده کاملاً کاربردی بودند یا خیر(آیا آنها نیاز به روزرسانی، خرید مجوز و غیره داشتند یا اینکه آیا الزامات کسب و کار و ترجیحات آنها را برآورده می‌کردند) شک داشت.
مشتری باید اطمینان پیدا می‌کرد که سیستم های خریداری شده باید کلیه خواسته ها را برآورده سازند و مناطقی را که تحت سیستم فعلی آنها نیستند پوشش دهند.
اقدامات
تحت پروژه های متمرکز بر تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR، مشاوران Sii کارهای زیر را انجام دادند:
- آنها هدف اصلی از تجزیه و تحلیل شکاف را شناسایی و تعریف کردند. هدف اصلی، جمع آوری داده ها درمورد امکان پذیر بودن الزامات عملکردی(حاصل از تجزیه و تحلیل کسب و کار) با استفاده از سیستم ها و برنامه های موجود بود. این اطلاعات به Sii امکان داد مناطقی (یا گروه الزامات عملکردی) را تعریف نماید که دارای شکاف‌هایی هستند که نمی‌توانستند تحت پوشش قرار گیرند و خرید برنامه های جدید برای آنها ضروری بود.
- آنها مناطق اصلی مورد تجزیه و تحلیل شکاف را شناسایی کردند.
- سپس یک جلسه تفهیمی برای پرسنل و مدیران تصمیم گیری برگزار نموده و نتایج حاصل از تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR را ارائه دادند.
- آنها با در نظر گرفتن اهداف پروژه و الزامات تعیین شده توسط مدیر پروژه به نمایندگی از مشتریان Sii، گزارشات مربوط به الزامات عملکردی در طول کارگاه ها را توسعه داده و تجزیه و تحلیل نمودند.
- آنها گزارشی در مورد تجزیه و تحلیل شکاف و گزارشی برای کمیته راهبری تهیه کردند که نتایج حاصل از تحلیل را نشان می‌داد.
اثرات
انجام تجزیه و تحلیل شکاف برای BPR، نشان داد که سیستم های مورد استفاده در حال حاضر کاملاً کاربردی هستند. همچنین مناطقی که در آنها شکاف وجود داشت شناسایی و تعریف شدند.
در ادامه یک سند تحلیلی، برای جمع آوری توصیه های کسب و کار در رابطه با سیستم to-beو وضعیت مطلوب برای مشتری، آماده گردید.
