رمان: داستان های واقعی از کسب و کار های واقعی
داستان اول: نرم افزار
در یکی از روز های داغ تابستان تهران با معطلی بالای یک ساعت در ترافیک های سرسام آور صبحگاهی ، به دعوت یکی از دوستان قدیمی به محل کار ایشان واقع در یکی از محله های مرکزی شهر مراجعه کردم.
چند وقتی بود که مدام قرار ملاقات تنظیم می کردیم و بنا به دلایل مختلف از جمله ترافیک مسیر رسیدن به دفتر کاری او، طرح ترافیک و مشغله من، لغو می شد.
بهر حال با هر سختی ای که بود از روی علاقه (شما بخوانید رو در بایستی) قرار تنظیم شد و در دفتر محل کارش حضور پیدا کردم. بعد از کمی حال و احوال پرسی های معمول و تعارفات و یادآوری خاطرات که اغلب در بازدید های طولانی مدت اتفاق می افتد، بحث اقتصاد و کسب و کار و را پیش کشید.
من که حس کرده بودم این دعوت از پیش برنامه ریزی شده حتما علتی دارد، خودم را برای ارائه یک مشاوره رفاقتی (در اصل رایگان) دیگر آماده کرده بودم.
بعد از یخ شدن آب جلسه بود که درد و دل رفیق قدیمی شروع و سر دمل چرکین باز شد. موضوع قابل پیش بینی بود : زیر سوال بردن علوم مدیریت و صنایع و غیر کاربردی بودن آن ها. اما این دفعه گویا قصه متفاوت تر از دفعه های قبل بود.
با صدایی که از شدت کنترل عصبانیت به لرزش افتاده بود گفت:
- از پراکندگی کارها در بین واحد های مختلف و بهم ریختگی آن ها کاملا مستأصل شده بودم. تا دیر وقت سر کارم بودم ولی همیشه کوهی از نامه در کارتابلم بود که نمی رسیدم بهشون رسیدگی کنم.
واحد خدمات مشتری در فرآیند های پردازش مرجوعی و اصلاح پیش فاکتورها با سیستم مالی هماهنگ نبود و آنلاین تغییرات ایجاد نمی شد.
ترازنامه های نا معتبر و همیشه در انبار گردانی مشکل داشتیم. هر سیستم به صورت جزیره ای کار می کرد و ارتباطی بین آن ها برقرار نبود.
اگر من وظایف و پیگیری نمی کردم عملا اجرا نمی شد یا اگر هم می شد نتیجه اش باب میل من نبود. عملا به مرحله ای رسیده بودم که حس می کردم کسب و کارم قفل شده و پیشرفت نمی کنه.
کسب و کاری که با خون دل و به بهای از دست دادن زمان هایی که می تونستم با خانواده بگذرونم، به اینجا رسونده بودم. این شد که با یکی از مشاورای نزدیک مشورت کردم و به توصیه اش، بعد از کلی جلسه معرفی و تحقیق، یکی از سیستم های جامع نرم افزاری رو خریدم.
با اینکه هزینه نرم افزار در اون دوره کاری، برای شرکت کوچیک من سنگین بود، ولی به عنوان تنها راه حل برای نجات از شر این وضعیت حاضر به پرداخت هزینه اش شدم و شروع کردیم به پیاده سازیش.
خوب و با دقت به حرف هایش گوش دادم و پرسیدم :
- خوب، الآن چه؟ چه فرقی ایجاد شده است؟
پاسخ داد:
- ماه های اول پس از پیاده سازی نهایی و آموزش های لازم، کم کم شرایط داشت بهتر می شد. داشبورد آنلاینی داشتم که می تونستم پیشرفت فروش و شاخص های دیگر را رصد کنم.
- این که خیلی خوب است ( البته فقط برای روحیه دادن به او بود. چون تجربه های مشابه داشتم و انتهای کار را می دانستم).
با حالت بر افروخته ای که پیدا کرده بود صدایش را بلند کرد و گفت:
- اما آروم آروم همه چیز به روال سابق برگشت ولی این دفعه با ی مشکل جدید اضافه بر قبلی ها: مدت زمان وارد کردن داده ها و تکمیل فرم های نرم افزار نیز به بقیه دوباره یا اضافه کاری ها اضافه شده بود.
بالاخره گفت آنچه را منتظرش بودم. دیگر حسابی از کوره در رفته بود و فقط به نرم افزار ها و سیستم سازی و مهندسین صنایع بد و بیراه می گفت.
کاملا به او حق می دادم. انگار نه انگار که من به دعوت و پیگیری های خودش به دفتر کار او رفته بودم. شاید هر کدام از شما جای من بودید، بدون اندکی درنگ، دفتر را ترک و احتمالا برای همیشه او را مسدود می کردید.
خوب، اما من کارم این است. بسیار با این موارد رو به رو شده ام و البته کاملا به این رفیق قدیمی حق می دهم. بهر حال از سوی یکی از هم صنفی های بنده، مشاوره اشتباهی دریافت کرده بود و این امر باعث می شد به نوعی من هم احساس دینی به او داشته باشم.
با هزار ترفند و بردن بحث به شوخی و قرار گرفتن در کنار او، توانستم تا حدی آرامش را به او برگردانم. مستأصل شده بودم که چگونه می توانم به او بفهمانم چه مسیر اشتباهی رفته است.
این کار مثل حرکت روی لبه تیغ بود. از طرفی نمی خواستم اشتباهش را ادامه دهد و میل داشتم سیستم کسب و کارش به مسیر درست هدایت شود. از سوی دیگر امکان داشت با هر گونه صحبت از سمت من در این مورد، مثل اتشفشان فوران کند و شرایط غیر قابل کنترل شود.
در همین فکر و خیال بودم که ناگاه راه حلی به ذهنم رسید. سریع موبایل را برداشتم و با شماره یکی از مشتریانم تماس گرفتم:
- الللللو، سلام جناب دلیری (اسم مستعار) ، من پیش یکی از دوستان عزیزم هستم، صدای شما روی بلندگوئه، زیاد وقتت و نمی گیرم. می خواستم اگر زمان داری ی دو دقیقه از تجاربت توی سیستم سازی و پیاده سازی نرم افزار در سازمانت برامون صحبت کنی.
راستش من الان در خدمت یکی از رفقای قدیمیم هستم که فکر کنم صحبت های تو می تونه خیلی کمکش کنه. چون اونم ی کسب و کار کوچیک داره و با مشکلی شبیه مشکل 1 سال پیش تو روبرو شده.
و داستان رو براش تعریف کردم. آقای دلیری در پاسخ گفت:
- ما از 1 سال پیش سیستم سازی هوشمند کسب و کارمون رو شروع کردیم. من خیلی اصرار داشتم سریع بریم و یه ERP بخریم و قال قضیه رو بکنیم. یکی دو تا نرم افزار کوچیک هم خریدیم.
ولی الان خیلی خوشحالم که مهندس حسابی جلوی من ایستاد. با هر سختی بود من و متقاعد کرد که ی متدولوژی علمی و بومی رو پیش بریم. ما ابتدا به تعریف استراتژی ها و بازنگری اون ها پرداختیم.
مدل کسب و کارمون و بهبود دادیم و بعد کل فرآیند هامون و شناختیم و معماری فرایندمون و استخراج کردیم. اونا رو اولویت بندی کردیم و بعد اون ها رو مدلسازی کردیم و ی سری بهبودهای اولیه رو انجام دادیم.
تازه اون جا متوجه شدیم چقدر کار روی فرایند ها برامون موثره و چقدر نقاط قابل بهبود در فرآیند های اجرایی ما بوده و نمی دیدیم. بعدش نوبت پیاده سازی بود. - روزهای اول مهندس با بدخلقی ها و عجله های من صبوری پیشه می کرد و البته گاهی بحث های ما به مرز دعوا هم کشیده می شد. ولی هرچی جلو تر رفتیم بیشتر متوجه شدم که چقدر کار روی سیستم و فرآیند ها لازمه.
راستش تجربه من و به این نکته رسونده که” سیستم سازی در حقیقت کار روی اهداف و سیستم های دستیابی به اون هاست و نرم افزار ها فقط ابزار اجرای سیستم ها هستن”.
تصمیم مهمی بود و با اینکه مسیر اصلا آسون نبود ولی از اینکه انجامش دادیم، خوشحالم و الان داریم برای فاز بعدی پیاده سازی آماده می شیم.
رفیقم پرسید:
- آخر سر چه نرم افزاری پیاده کردین؟
- راستش ما از ی BPMS (که نمی توانم اسم بیاورم) استفاده کردیم.
- قیمتش چقدر براتون دراومد؟
- مبلغش الف ریال بود(و با شنیدن این مبلغ دود از سر رفیقم بلند شد که می توانسته با چه مبالغ کمتری در سازمانش سرآمدی ایجاد کند) ، ما تصمیم گرفتیم باقی مونده هزینه پیش بینی شده برای نرم افزار جامعی که می خواستیم بخریم رو، برای کار روی سیستم ها و اجرای استراتژی ها صرف کنیم و کاربردی ترین و خوش قیمت ترین نرم افزار برای پیاده سازی فرآیند هامون رو استفاده کنیم.
در حالی که رفیقم مات و مبهوت از صحبت های این چند دقیقه به من نگاه می کرد، از اقای دلیری تشکر و خداحافظی کردم.
با معذرت خواهی های مداوم و احساس شرم رفیقم، خداحافظی کردم و توی تمام مسیر به این فکر می کردم چقدر مسئولیت ما سنگین است!!!!