معیارهای موفقیت در سیستم سازی کسب و کار

معیارهای موفقیت در سیستم سازی کسب و کار – قسمت اول

مقدمه‌ای بر سیستم سازی هوشمند کسب و کار

طی سالیان متمادی آموزش و انجام پروژه های سیستم سازی کسب و کار، با موارد متعددی برخورد داشته ایم که از عدم موفقیت در پیاده سازی سیستم سازی کسب و کار گلایه داشته اند و همواره با این جمله که پول خود را در این شرایط اقتصادی هدر داده اند، احساس خود را بیان کرده اند.
وجود مشاورین، متدولوژی و روش های اجرای متعدد باعث شده است که تعاریف از این حوزه گسترده و کنترل اثربخشی اجرای پروژه ها در این بخش امری مشکل به نظر بیاید.

مقاله سیستم سازی هوشمند کسب و کار چیست را مطالعه کنید.

ماهیت سیستم سازی به گونه ایست که عملا یک پروژه ویژه به حساب می آید. بدین معنی که نتایج دقیقا همزمان با اجرای آن مشخص نمی شود و برآورده شدن نیازمندی های سازمان با تاخیر و فاصله زمانی آغاز می شود.
بدیهی است در چنین شرایطی همواره سوال صاحبان کسب و کار این بوده که در زمان قرارداد یا ابتدای اجرای سیستم سازی کسب و کار بر اساس چه معیار هایی بتوانیم تشخیص دهیم تیم مشاوری که برای ارائه طرح و عقد قرارداد، پیشنهادات خود را مطرح کرده اند صلاحیت و توانایی اجرای موفقیت آمیز پروژه را دارند؟
یا در سطح بالاتر اصلا چه معیارهایی باعث خواهد شد که پروژه در سازمان با موفقیت پیش برود؟ چه مواردی را کنترل کنم که تا حدی به این تشخیص برسم که طرح سیستم سازی پیشنهاد شده از اعتبار لازم برخوردار است؟
تواتر بالای این سوالات ما را برآن داشت تا در مقاله حاضر با اشاره به چارچوب و معیارهای کلیدی موفقیت در سیستم سازی به آن ها پاسخ دهیم. در پروژه های سیستم سازی برخی از این معیارها به حوزه مشاور و برخی به خود سازمان باز می گردد.
در قسمت اول ( مقاله حاضر) به بررسی کلی معیارهای موفقیت در سیستم سازی کسب و کار می پردازیم و در مقالات بعدی به طور مفصل یک به یک این معیار ها را تشریح می کنیم.

معیارهای کلیدی موفقیت در سیستم سازی کسب و کار

بر اساس مدل های بررسی شده و مطالعات علمی صورت گرفته بین المللی در موضوع مقاله و تجارب عینی پروژه های سیستم سازی در ایران که تیم جهان مدیر طی فعالیت های چندین ساله در این عرصه کسب کرده است، معیارهای فوق استخراج شده اند که به تفصیل در طی مقالات در چند بخش به آن خواهیم پرداخت. پروژه‌های اجرایی را می‌توانید از طریق اطلاع‌رسانی‌ها در صفحه لینکدین جهان‌مدیر مطلع شوید.

رهبری

مهم ترین معیار موفقیت در پیاده سازی سیستم کسب و کار رهبری می باشد. با توجه به جامعه هدف سیستم سازی کسب و کار که اغلب شامل سازمان های کوچک و متوسط می باشد، نقش اساسی در جدیت و حمایت از این پروژه ها بر عهده مالک، مدیر عامل یا هیئت مدیره این مجموعه ها می باشد.
در این سازمان ها که اغلب از ایده های کار آفرینی و استارت آپ شکل گرفته و به این حد از رشد رسیده اند، بنیان گذاران ، مالکان، مدیر عامل و هیئت مدیره یک تیم و یا یک نفر می باشند و بنابر این مراجع متعدد تصمیم گیری وجود ندارد.
این بهترین فرصت برای حمایت همه جانبه از پروژه‌های سیستم سازی است. اما این امکان ابتدا با تغییر نگرش در تیم ارشد سازمان و سپس کل سازمان رخ خواهد داد.
رهبری به عنوان یکی از کلیدی ترین معیارهای موفقیت در پیاده سازی سیستم سازی کسب و کار، خود به معیارهای جزئی تری تقسیم می گردد:

• تغییر نگرش
• تعهد
• آماده سازی و آگاهی

متدولوژی

انتخاب متدولوژی یا همان روش پیاده سازی سیستم سازی کسب و کار در پروژه ها بسیار حیاتی می باشد. با توجه به اینکه سازمان ها دارای شخصیت های منحصر به فردی هستند، انتخاب و بومی سازی متدلوژی سیستم سازی کسب و کار یکی از مهم ترین معیارهای کلیدی موفقیت در پروژه ها می باشد.
موفقیت یا عدم موفقیت و دستیابی به نتایج مطلوب در گرو اتخاذ متد ها و روش های کاربردی و متناسب با سازمان می باشد. انتخاب و پیاده سازی متد هایی که اولا از قبل برتری آن ها ثابت نشده باشد و ضریب خطای بالایی داشته باشند از یک سو و عدم هماهنگ سازی و قابلیت انعطاف پذیری آن ها با شخصیت منحصر به فرد سازمان ها از سویی دیگر این پروژه ها را به سمت شکست سوق می دهد.

معیارهای کلیدی که باعث ایجاد یک متدولوژی کارآ و اثر بخش می شوند به شرح زیر می باشد:

• ذهنیت چابک
• بومی سازی
• پشتیبانی از ابزار های متنوع سیستم سازی

همسویی استراتژیک

یک بار و برای همیشه باید این مطلب را تعیین تکلیف کنیم. واقعیت این است تمامی متد ها، روش ها و ابزارها برای این شکل گرفته اند که اهداف و برنامه های استراتژیک سازمان پیاده سازی شوند.
صد البته فرآیند ها که اساس سیستم سازی کسب و کار هستند مهم ترین و کاربردی ترین ابزار پیاده سازی استراتژی ها هستند. اگر سازمان شما بهترین سیستم ممکن را دارا باشد اما اهداف کسب و کار شما به درستی شناسایی نشده باشند، به لطف سیستم توانمند با سرعت بسیار حرکت می کنید اما به سمت نقطه اشتباه.
ترسناک است اما باید گفت با سرعت بسیار بالا در خلاف جهت خواسته های خود از کسب و کار یعنی نابودی پیش می روید. این اهمیت شناسایی اهداف استراتژیک است.
از آنجایی که در سازمان های کوچک و متوسط اغلب اهداف به درستی شناسایی نمی شوند بنا بر این، یکی از معیارهای کلیدی همسویی استراتژیک است که خود به سه بخش زیر تقسیم می گردد:

• کشف چابک اهداف استراتژیک
• همسویی استراتژیک
• تدوین برنامه های اجرایی

اجرای متدولوژی

تا اینجا هر چه گفتیم بیشتر جنبه طرح ریزی و برنامه ریزی داشته است. اما اصل ماجرا و ایجاد مزیت رقابتی بین فعالین این حوزه از کسب و کار اینجاست.
این عامل دقیقا همان چیزی است که میزان موفقیت شما در پیاده سازی سیستم سازی کسب و کار را تعیین می کند. به جرات می توان گفت مهمترین شاخص در خصوص پیاده سازی با کیفیت سیستم سازی کسب و کار اینجاست.
مفصل در این خصوص بررسی خواهیم کرد: از مدیریت چابک پروژه ها گرفته تا سیستم های مدیریت وظایف. عناصر کلیدی اجرای متدولوژی شامل عناوین زیر می باشد:

• مدیریت چابک پروژه
• تنوع در روش های اجرا مطابق نیازمندی ها
• مدیریت وظایف

توانمند سازی کارکنان

حالا که وارد بخش اجرا شده ایم اگر بخواهیم صادقانه به این سوال که سیستم سازی چگونه پیاده سازی می شود پاسخ دهیم یک جواب بیشتر ندارد: توسط افراد سازمان.
بهترین طرح ها و برنامه ها توسط کارکنان بدون انگیزه و یا تخصص بدترین نتایج را به همراه دارد. مطمئن باشید که اگر در این سفر مهم سازمانی اگر کارکنان را همراه خود نبرید هیچ اتفاق مثبتی نخواهد افتاد.
کارکنان باید بیاموزند چگونه سیستمی فکر کنند، سیستمی کار کنند و این سیستم را نگهداری کنند و بهبود بدهند. معیارهای کلیدی توانمند سازی کارکنان شامل موارد زیر است:

• آموزش مناسب
• نگهداشت
• ارتقا

فرهنگ سازمانی

همه اتفاقات بخش های قبلی که از آن نام بردیم، در یک فرهنگ سازمانی رخ می دهد. اگر کسب و کار را به بازی فوتبال تشبیه و کارکنان را به بازیکنان و مربیان و همه نقش های وابسته، فرهنگ سازمانی زمین فوتبال است.
در این زمین و قوانین آن است که تیم ها جایی برای بازی و برنده شدن دارند. معیارهای کلیدی فرهنگ سازمانی شامل موارد زیر است:

• نگرش سیستماتیک
• اصول کار تیمی
• سیستم سازی فردی