تکنیک های برتر مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار
تکنیک‌ها و ابزارهای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار، نمایشی بصری از فرآیندها را ارائه می‌دهند که برای نظارت مؤثر، بهبود فرآیندها ساده‌سازی جریان ضروری است.
همه کسب و کارها دارای طیف وسیعی از فرآیندها با درجات مختلف پیچیدگی هستند که معمولاً نیازمند مراحل و فعالیت های متعددی هستند که توسط بخش ها و گروه های مختلف مدیریت می‌شوند. اگرچه این فرآیندها برای نحوه عملکرد و رقابت کسب‌وکارها حیاتی هستند، اما اغلب به‌درستی نقشه‌برداری و مستندسازی نمی‌شوند و باعث ایجاد ابهام، تنگناها و ناکارآمدی‌هایی می‌شوند که می‌تواند چابکی و تصمیم‌گیری سازمان را مختل کند.
برای نقشه‌برداری موفقیت‌آمیز یک فرآیند، ابتدا باید ترکیب یک فرآیند کسب‌وکار، نیاز به مستندسازی تمام مراحل فرآیند و تکنیک‌های مدل‌سازی مختلف و ابزارهای مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار در دسترس را درک کنید.
فرآیندهای کسب و کار چیست؟
یک فرآیند کسب و کار شامل مجموعه ای از مراحل است که به ترتیب خاصی برای دستیابی به یک نتیجه مطلوب جریان می‌یابد. مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار رویکردی برای نقشه‌برداری و نمایش آن مراحل کلیدی به صورت بصری ارائه می‌کند تا چگونگی جریان آنها را با هم نشان دهد. مدل‌سازی و همچنین طراحی فرآیندهای کسب‌وکار و روشی برای ثبت و به ترسیم درآوردن نمای واقعی از آنچه در حال وقوع است، می باشد که همه مراحل، فعالیت‌ها و وظایف فعال در فرایند را به همراه انجام دهنده آن نمایش میدهد.
می توانید برای اطلاعات بیشتر و مطالعه تعریف دقیق و موشکافانه فرایند و مدیریت فراین مقاله زیر را مطالعه کنید:
مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست؟
ابزارهای مدل‌سازی به مدیران راهی برای شناسایی، توصیف و نشان دادن کل فرآیند کسب و کار از ابتدا تا انتها میدهد. مديريت و مدل‌سازي مؤثر فرايندهای کسب و کار، آگاهي و درك بسياري از فرايندهاي يك سازمان را افزايش مي‌دهد.
چرا شرکتها مدل‌سازی فرآیند کسب و کار انجام می‌دهند؟
مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار به دو دلیل حیاتی است. یکی شناسایی فرآیندهایی است که از قبل در سازمان وجود دارد (فرآیندهای “وضع موجود”) تا بتوان آنها را بهبود بخشید، خودکار و بهینه کرد. دیگری شناسایی فرآیندهایی است که برای دستیابی به نتایج حیاتی کسب و کار باید اجرا شوند (فرآیندهای «باید/مطلوب»).
مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار از چندین دهه پیش برای کسب‌وکارها یک ضرورت بوده است و سازمان‌ها در به کارگیری تکنیک‌ها و ابزارهای مدل‌سازی موفق بوده‌اند. در حالی که سیستم‌های مدل‌سازی بصری هستند، اغلب با درجات مختلفی از اسناد همراه هستند تا در صورت لزوم جزئیات بیشتری ارائه کنند.
در حالیکه درک مفهوم مدل‌سازی فرآیند ممکن است تا حدودی ساده به نظر برسد، اما اجرای فعالیت‌های مدل‌سازی شده، می‌تواند یک چالش باشد.
نقشه برداری و مدل‌سازی یک فرآیند کسب و کار چه مزایای دارد؟
- کمک به درک اینکه دقیقاً چه فعالیت‌هایی باید اتفاق بیفتند و با چه ترتیبی
- مشخص کردن سریع تأخیرهای احتمالی، افزونگی‌ها و فرصت‌های بهبود
- تجزیه و تحلیل کل فرآیند و وظایف فردی را فعال می‌کند تا بتوان آنها را به طور مداوم کنترل و بهبود بخشید.
- ارتباط بین ذینفعان را در مورد مسائل فرآیند، به ویژه برای گردش‌های کاری پیچیده، آسان می‌کند.
- گلوگاه‌هایی که فرآیندها را مختل می‌کنند، مشخص می‌کند
- وظایفی که در فرآیند نادیده گرفته می‌شوند یا از دست می‌روند را شناسایی و ترکیب می‌کند.
- مشخص می‌کند که کدام فرآیندها می‌توانند خودکار شوند
- افزایش کارایی و ساده‌سازی وظایف خسته کننده، تکراری و خطرناک
- ایجاد امکان تمرکز بر روی کارهای با ارزش و مهارت بالاتر توسط کارمندان
١٠ فرمان نمونه های تکنیک مدل‌سازی فرآیند کسب و کار
بسیاری از تکنیک‌های مدل‌سازی فرآیند در طول دهه‌ها برای حمایت از نیازهای خاص کسب‌وکار توسعه یافته‌اند. با وجود گزینه های بسیار زیاد، دانستن و درک ١٠ تکنیک مدل‌سازی که بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد، مهم است. به خاطر داشته باشید که هر تکنیک مدل‌سازی برای هر فرآیندی مناسب نیست و شما بر اساس هدف و شرایط سازمان خود و پارامترهایی دیگر باید انتخاب کنید کدام تکنیک برای شما مناسب ترین خواهد بود. در واقع باید به دنبال مناسب تربن بود و نه بهترین!
۱. گانت چارت
این نمودارها که به نام مهندس مکانیک و مشاور مدیریت آمریکایی هنری گانت نامگذاری شده اند، بیش از یک قرن است که به طور فعال برای تجسم جریان های فرآیند استفاده می‌شود. نمودارهای گانت از سبک میله ای استفاده می‌کنند که یک برنامه زمان بندی پروژه را نشان میدهد، از جمله مدت زمان وظایف، هر گونه وابستگی، نقاط عطف کلیدی و زمینه های وابستگی متقابل کار. آنها اغلب در موقعیت هایی با مهلت های زمانی خاص یا فرآیندهای حساس به زمان استفاده می‌شوند.
گانت چارت ها با وجود قدیمی‌بودنشان، هنوز جزو روش های محبوب و مفید برای نمایش و ردیابی فعالیت ها، وظایف یا رویدادها در دوره های زمانی خاص هستند. فرآیندها و فعالیت‌ها را می‌توان در یک نمای متوالی و قابل درک، ردیابی و ثبت کرد که به وضوح نشان میدهد کارها چه زمانی شروع و چه زمانی پایان می‌یابند. این نمودارها به طور گسترده توسط مدیران پروژه برای ارائه یک نمای واحد، نظارت بر وظایف و نگه داشتن همه طرف ها در مسیر استفاده می‌شود.
یکی از محدودیت‌های اصلی این روش، رویکرد ساده‌سازی برای تجسم کار است که نمی‌تواند به راحتی وظایف فرعی را در خود جای دهد – جریان‌های فرآیندی که می‌توانند در چندین جهت منشعب شوند یا وظایفی که تکرار می‌شوند.
۲. فلوچارت
فلوچارت ها با استفاده از شکل ها و فلش های ساده برای نشان دادن هر مرحله در یک فرآیند و نحوه اتصال آنها به یکدیگر، نحوه پیشرفت مجموعه ای از مراحل را به روش های مختلف تجسم می‌کنند. آنها معمولاً برای نمایش گرافیکی مدل‌سازی فرآیند و نقشه‌برداری از پیشرفت اقدامات برای رسیدن به یک نتیجه خاص استفاده می‌شوند. زمانی که فرآیندهای کسب و کار ساده ای را نشان می‌دهند که عموماً به صورت متوالی عمل می‌کنند بسیار مفید هستند.
فلوچارت ها فرآیندهای موازی را نشان نمی‌دهند که به خوبی همگام هستند، و آنها را برای بسیاری از فرآیندهای کسب و کار مدرن تقریباً بسیار ساده می‌کند.
۳. نمودارهای جریان داده
نمودارهای جریان داده (DFD) تجسم خاص تری از جریان های داده را ارائه میدهد و اقدامات خاصی را جزئی از آنچه در یک نمودار جریان می‌توان نشان داد، ارائه میدهد. DFDها برای نمایش پیشرفت نحوه ورود و جریان داده ها از طریق یک سیستم و همچنین نحوه ذخیره داده ها مناسب هستند. آنها همچنین تجسم‌ها و نمایش‌هایی از جریان‌ها را مانند فلوچارت‌ها ارائه می‌دهند، اما به طور خاص بر داده‌هایی که بین مراحل فرآیند جریان می‌یابند به جای عملیات آن فعالیت‌ها متمرکز هستند.
داده محوری DFD محدودیت هایی را برای پروژه های غیر داده محور ایجاد می‌کند و به راحتی همکاران و ذینفعان مختلف را در این فرآیند جای نمی‌دهد.
۴. نماد مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار
نماد مدل‌سازی فرآیند کسب و کار (BPMN) مجموعه ای بیش از ۱۰۰ نماد یا شی استاندارد شده را در بر می‌گیرد که به صورت بصری گردش کار و وظایف مختلف را در فرآیندهای کسب و کار نشان میدهد. این تکنیک به طور خاص برای مدل‌سازی ایجاد شده است و توسط بسیاری به عنوان استاندارد طلایی برای مدل‌سازی فرآیند کسب و کار در نظر گرفته می‌شود. با توجه به نماد استاندارد شده، BPMN عناصر بدون ابهام را برای نمودار و نمایش جریان فرآیندها فراهم می‌کند و در عین حال از شکاف های ارتباطی جلوگیری می‌کند.
شرکتها ممکن است BPMN را با نمادها و زبان بصری خود تقویت کنند. اما استفاده از BPMN استاندارد برای همکاری خارجی برای صرفه جویی در زمان و تلاش هنگام کار با اشخاص ثالث توصیه می‌شود.
در حال حاضر BPMN یکی از پرطرفدارترین ها نه تنها در ایران بلکه در دنیا می باشد. BPMN پوشش خیلی کاملی از نیازمندهای برای پوشش و به نمایش دراوردن کارها و وظایف افراد در سازمان ارائه کرده و باعث محبوبیت و به کارگیر فراگیر آن شده است.
برای آشنایی با BPMN این مقاله را مطالعه کنید
۵.نمودارهای زبان مدل‌سازی یکپارچه
نمودارهای زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML) در ابتدا توسط توسعه دهندگان نرم افزار برای تجسم طراحی سیستم ها و تعاملات به روشی استاندارد ایجاد شد. این تکنیک دارای متمایز زیر است:
اطلاعات ساختاری سیستم را نشان میدهد.
نمودارهای رفتاری رابطه بین اشیاء در یک سیستم را هدف قرار می‌دهند. زیر مجموعه ای از نمودار رفتاری، نمودار تعامل است که جریان کنترل را به تصویر می‌کشد. نمودارهای UML هنگام مستندسازی فرآیندها در برنامه های نرم افزاری مفید هستند.
۶.نمودارهای بلوک جریان عملکردی
نمودارهای بلوک جریان عملکردی (FFBDs) برای نقشه‌برداری فرآیند کسب‌وکار ارزشمند ثابت شده‌اند. این نمودارها از ترتیب متوالی بلوک ها برای نشان دادن وظایف مورد نیاز برای یک نتیجه دلخواه استفاده می‌کنند. هر بلوک “والد” را می‌توان به وظایف فرعی یا “فرزندان” برای هر کار در فرآیند تقسیم کرد، بنابراین نمودارها را می‌توان به راحتی خلاصه کرد.
FFBD ها هنگام نمایش عملکرد تودرتو نسبت به فلوچارت ها بهبود یافته اند. اما چندین بلوک برای نمایش یک فرآیند واحد مورد نیاز است که می‌تواند نیاز به چندین نمودار را ایجاد کند.
۷. تعریف یکپارچه برای مدل‌سازی تابع
نمودارهای تعریف یکپارچه برای مدل‌سازی تابع (IDEF) برای مدل‌سازی توابع برای فرآیندهای کسب و گار استفاده می‌شوند که در آن یک اقدام «والد» منجر به نمودارهای «فرزند» می‌شود، همانطور که در مورد FFBDها وجود دارد. اما IDEF ها بسیار پیچیده تر هستند. آنها می‌توانند عملکردهای دقیق تری را مشخص کنند، وابستگی متقابل تابع را نشان دهند، و به ویژه در نقشه برداری جریان های شی گرا و سرویس گرا مفید هستند.
۸. شبکه پتری و شبکه پتری رنگی
شبکه‌های پتری اگرچه تا حدودی دشوار هستند، اغلب برای مدل‌سازی و تحلیل جریان‌های کاری فرآیند کسب‌وکار استفاده می‌شوند. آنها یک تکنیک متمایز برای نگاشت فرآیندهای کسب و کار و وام گرفتن از مفاهیمی‌مانند فرآیندهای مارکوف و نمودارهای حالت مارکوف ارائه می‌دهند که انتقال از یک حالت به حالت دیگر را نشان میدهد. بر خلاف فلوچارت ها، شبکه های پتری برای فرآیندهای نقشه برداری که در آن چندین فرآیند فرعی باید همزمان اتفاق بیفتند، مناسب هستند.
شبکه‌های پتری همچنین می‌توانند حالتی مانند انتظار یا ارسال نشده و یک عمل مانند ارسال، دریافت یا ارسال را در همان نمودار نشان دهند. آنها می‌توانند تشخیص دهند که چه زمانی فرآیندها در حالت‌های خاص متوقف شده‌اند یا شرایط لوپ بالقوه وجود دارد. شبکه‌های پتری رنگی، یک تکنیک نزدیک به هم، از رنگ‌ها برای تشخیص نمادها یا اشیاء استفاده می‌کنند و آنها را برای سیستمی‌مناسب می‌سازد که دارای فرآیندهای متعددی است که با یکدیگر تعامل و هماهنگی دارند.
با این حال، این تکنیک ها به یک منحنی یادگیری بزرگ نیاز دارند. نمایش ریاضی پیچیده است و نیاز به دانش خاصی برای آزمایش و استقرار نمودارها دارد.
۹.نمودارهای فعالیت نقش
نمودارهای فعالیت نقش (RAD) ابزار قدرتمندی هستند که در تجزیه و تحلیل و طراحی فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌شوند. RAD ها بر فعالیت های انجام شده توسط نقش های مختلف در یک سازمان تمرکز دارند. آنها به صورت بصری گردش کار و تعاملات بین نقش های مختلف را ترسیم می‌کنند و توالی اقدامات و جریان اطلاعات را برجسته می‌کنند. RAD ها درک روشنی از مسئولیت ها و وابستگی ها در یک فرآیند را تسهیل می‌کنند و آنها را برای بهینه سازی عملیات و افزایش همکاری بین تیم ها ارزشمند می‌کنند.
۱۰.نمودارهای تعامل نقش
متفاوت از RAD ها، نمودارهای تعامل نقش به صورت بصری تعاملات بین فرآیندها را به تصویر می‌کشند.RAD ها در دو نسخه عرضه می‌شوند.
- نمودارهای دنباله ای ترتیب زمانی برهمکنش ها را در یک سیستم نشان می‌دهند.
- نمودارهای همکاری برای نشان دادن تعاملات اشیاء خاص در یک جریان استفاده می‌شود.
این نمودارها جنبه های متوالی و موازی یک فرآیند کسب و کار معین را نشان میدهد. آنها برای تعیین رابط ها و مسئولیت های کلاس استفاده می‌شوند.
از کجا شروع کنید
در حالی که درک تکنیک‌های مختلف مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار مهم است، شروع موضوعی دیگر است.
- فرآیندی را انتخاب کنید که بیشترین نیاز به بهبود را دارد
- تمام مراحل در جریان فرآیند را با استفاده از روش‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار ترسیم کنید.
- کل فرآیند را به‌صورت بصری با استفاده از تکنیک مدل‌سازی انتخاب‌شده نمودار و مستند کنید.
در ادامه مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار می‌تواند تاخیرهای بالقوه، افزونگی‌ها و فرصت‌هایی را برای بهبود در فرآیند شناسایی کرده و پیش روی شما بگذارد.
یکی از خدمات ما در شرکت جهان مدیر مدل‌سازی فرایندها می باشد و در این زمینه با بسیاری از سازمان‌ها همکاری داشته‌ایم. اگر مایل هستید از تجربیات ما استفاده کنید از طریق لینک زیر فرم مشاوره رایگان را تکمیل کنید تا ضمن مشاوره رایگان کمک کنیم به درستی در این مسیر ضروری گام برداید:
