چرا بیزاجی و RPA کنار هم کارایی بهتری دارند؟

بیزاجی و اتوماسیون فرآیند رباتیک

صحبت از ورود ربات‌ها به تجارت و به کار گرفتن آن‌ها برای انجام کارها، اغلب وحشت اخراج از کار به دلیل عدم نیاز به کارمند و قرار گرفتن انسان‌ها در مقابل ربات‌ها را به همراه دارد.
کسانی که واقعا می‌دانند اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) به چه معنا است، این‌چنین فکر نمی‌کنند. آن‌ها می‌دانند که اگر اتوماسیون فرآیند رباتیک شما فقط بر استفاده از ربات‌ها برای جایگزینی نیروهای انسانی تمرکز کند، درواقع شما نوآور نیستید و استفاده از این تکنولوژی هیچ مزیت خاصی به همراه نداشته است.
به همین دلیل است که چالش اساسی و اصلی به کار گرفتن اتوماسیون فرآیند رباتیک به مردم کمک می‌کند که فرصت‌هایی که تکنولوژی می‌تواند برای کارمندان‌تان به وجود آورد را ببینند و متوجه آن‌ها شوند.
اتوماسیون فرآیند رباتیک با کاهش یا حذف کارهای روتین و دفتری که برای انجام آن‌ها هر هفته باید چند ساعت وقت صرف کرد، زمان ارزشمند کارمندان را برای انجام کارهای مهم‌تر و باارزش‌تر آزادتر می‌کند.
چالش بعدی برای آن‌هایی که می‌خواهند از اتوماسیون فرآیند رباتیک در کسب و کارشان استفاده کنند، فهمیدن و درک این است که چگونه اتوماسیون فرآیند رباتیک می‌تواند متناسب با اتوماسیون‌های بزرگتر و استراتژی تحول باشد.
دیدن فواید و مزایای اتوماسیون فرآیند رباتیک بسیار ساده است: کاهش هزینه‌ها، بهبود کارایی و بهره‌وری، سودآوری و بهبود قابل توجه فرآیند تنها چند مورد از مزایای استفاده از اتوماسیون فرآیند رباتیک است.
با این حال اگر در مورد اعمال تحولات دیجیتال تصمیم‌تان جدی است، باید در مورد فرآیندها و مدل‌های کسب و کارتان، از جمله اینکه کارمندان، مشتری‌ها، شرکا و تامین‌کنندگان چگونه در این فرآیندها باهم تعامل دارند، دوباره فکر کرده و تجدید نظر کنید.
این نوشتار به بررسی این امر می‌پردازد که بیزاجی (Bizagi) چگونه سرمایه شما را در اتوماسیون فرآیند رباتیک آزاد می‌کند و اتوماسیون دربرگیرنده کل سازمان فرآیند کسب و کار شما را هدایت می‌کند و تحولات دیجیتالی کل سازمان‌تان را سرعت می‌بخشد.

دلیل اول

بیزاجی و اتوماسیون فرآیند رباتیک همدیگر را کامل می‌کنند

در حالی که هم بیزاجی و هم اتوماسیون فرآیند رباتیک، کار اتوماسیون را انجام می‌دهند، اما هر یک بخش‌های مختلفی از مشکل را برطرف می‌کنند.
بیزاجی که یک پلتفرم اتوماسیون فرآیند دیجیتال است، یک رویکرد جامع را قادر می‌سازد که فرآیندهای تجاری را به شکل اتومات درآورد، به سیستم‌های موروثی موجود سرعت بخشد، فرآیندهای آن‌ها‌ و اتوماسیون کلی شرکت را بهینه‌سازی کند.
از طرف دیگر اتوماسیون فرآیند رباتیک نرم‌افزاری است که از رفتار انسان برای کمک به کاهش وظایف و کارهای دفتری، دستی و پرفشار مثل دوباره وارد کردن داده‌ها از یک سیستم به سیستم دیگر، تقلید می‌کند.
بیزاجی و اتوماسیون فرآیند رباتیک به طور طبیعی یکدیگر را کامل می‌کنند. جایی که کار یکی پایان می‌یابد، کار دیگری آغاز می‌شود.
ما در حال ورود به عصر اتوماسیون هوشمند هستیم و این دو فناوری به همراه هوش مصنوعی، پایه و اساس برای تجارت و کسب و کار را در این الگوی جدید شکل می‌دهد.

دلیل دوم

بیزاجی کمک می‌کند تا جنبه‌های سرمایه اتوماسیون فرآیند رباتیک‌تان را بشناسید

ابتکارات و نوآوری‌های پشتیبانی‌شده بیزاجی مزایای اتوماسیون فرآیند رباتیک را افزایش می‌دهد؛ بیزاجی اطمینان می‌دهد که یک فرآیند یکپارچه قبل از اینکه اتومات شود، به خوبی طراحی و بینه‌سازی شده است. به این ترتیب شما از تقویت یک فرآیند بد جلوگیری می‌کنید و در سازمان‌تان شفافیت ایجاد می‌کنید.

داده‌هایتان را برای ربات‌ها قابل درک کنید (داده‌ها را به شکلی درآورید که ربات‌ها از آن‌ها سردر بیاورند)

به گفته Deloitte، مهم‌ترین چالش هنگام اجرای اتوماسیون فرآیند رباتیک، فرآیند استانداردسازی است. این به خاطر وجود تعداد زیادی داده ساختار نیافته است که سازمان‌ها می‌خواهند آن‌ها را به شکل اتومات درآورند.
باید به این داده‌ها منطق و استدلال داده شود و اطلاعات را هم سازمان‌دهی کرد تا برای استفاده ربات‌ها آماده شود. این همان جایی است که بیزاجی به عنوان یک توان‌افزا برای اتوماسیون فرآیند رباتیک عمل می‌کند.
بانک شهروندان (Citizens Bank) توانسته است با کمک بیزاجی، اتوماسیون فرآیند رباتیک را در فرآیند وام‌دهی تجاری  با موفقیت اجرا کند.
اولین چیزی که سد راه اجرای اتوماسیون فرآیند رباتیک بود، داده‌های واردشده به بانک بود. این داده‌ها در سیستم‌های گردش کار، در ابتدا از اتوماسیون فرآیند رباتیک پشتیبانی نمی‌کردند؛ بنابراین لازم بود که ابتدا داده‌ها دیجیتالی شوند.
بانک شهروندن در حال حاضر تمام فرآیند وام‌دهی تجاری بیش از ۵۰ درصد موجودی اوراق بهادار را با اتوماسیون فرآیند رباتیک، بهینه‌سازی کرده است.
در حال حاضر هر مشتری جدید ویژه برای پلتفرم وام‌دهی تجاری وارد رویه کار اتومات‌شده‌ای می‌شود که تمام فرآیندها از طریق بیزاجی آغاز و دنبال می‌شود و اجرای آن از طریق بیزاجی و همچنین اتوماسیون فرآیند رباتیک انجام می‌گیرد.

Matt Lavoie، رییس بخش اتوماسیون فرآیند رباتیک و سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار هوشمند می‌گوید:

«ما از بیزاجی برای سازمان‌دهی تمام اطلاعات ورودی استفاده می‌کنیم. از اتوماسیون فرآیند رباتیک و بیزاجی برای حذف موانعی استفاده می‌کنیم که چندین روز وقت اکثر مردم را می‌گیرد و کارهای باارزشی که انجام می‌دهند را عقب می‌اندازد. ما تمام این کارها را به‌صورت موازی انجام می‌دهیم و این بسیار مهم است.»

مشکلات فرآیند اساسی و بنیادی خود را حل کنید

در حالی که اتوماسیون فرآیند رباتیک برای اتومات کردن فرآیندهای استاندارد کار شخصی بسیار مناسب و عالی است، اما نمی‌تواند تمام چالش‌های کسب و کارتان را حل کند.
اگر می‌خواهید به اتوماسیون در سطح بالا و سازمانی برسید و به یک تحول واقعی دست یابید، باید ریشه‌های مشکل را دریابید و به موضوعات سازمان‌دهی فرآیندهای اساسی بپزدازید.
یک سازمان لجیستیک اروپایی که در روز با پردازش بیش از ۵۰ هزار فاکتور دست و پنجه نرم می‌کند، صدها ربات برای کمک به تیم اقتصاد و امور مالی خود به کار گرفته است.
در حالی که اتوماسیون فرآیند رباتیک به اتومات کردن وظایف دفتری و دستی از جمله وارد کردن داده‌ها به سیستم پرداخت کمک می‌کند، سازمان متوجه شد که آن‌ها بزرگ‌ترین و اصلی‌ترین مشکل خود را برطرف نمی‌کنند.
آن‌ها نمی‌توانستند ببینند که حالا که وارد یک گردش کار خودکار شده‌اند، چگونه فاکتورها وارد می‌شود و سپس اطلاعات به کجا می‌رود.
آن‌ها برای حل این موضوع و استفاده بهتر از ربات‌های خود، از بیزاجی استفاده کردند تا نقشه و طرحی از فرآیند در بخش امور مالی را نشان دهد و هر گونه مشکل، تنگنا یا خطا را شناسایی کند تا فرآیند بهینه‌سازی شود. این امر باعث شفافیت بیشتر می‌شود، اشتباهات را حذف می‌کند و تمام فرآیند فاکتور را به شکل خودکار (اتومات) درمی‌آورد.

دلیل سوم

اتوماسیون دربرگیرنده کل سازمان هدف واقعی است

اتوماسیون فرآیند رباتیک فقط یک قطعه از پازل تحول دیجیتال است. استفاده از یک پلتفرم DPA مثل بیزاجی به شما این امکان را می‌دهد تا به وسیله تکنولوژی‌های هوشمند و جدید به سیستم‌های موروثی متصل شوید و همکاری و مشارکت موثر را در سراسر سازمان ایجاد کنید.
شما می‌توانید سپس اتوماسیون فرآیند رباتیک را برای اتومات کردن کارهای دستی و دفتری، وظایف تکراری یا ورود داده‌ها در این فرآیندهای سازمان‌دهی شده به کار گیرید.

اتوماسیون فرآیند رباتیک را به بخشی از مدیریت فرآیند گسترده‌تر تبدیل کنید

وقتی که صحبت از اتوماسیون به میان می‌آید، باید در مورد تصویر بزرگ و تحول دیجیتال کلی کسب و کارتان فکر کنید. شما می‌توانید در عملیات تجاری در همه سیستم‌های خود از راه حل DPA / iBPMS استفاده کنید (که این همان جایی است که بیزاجی به مرحله اجرا می‌رسد).
بیزاجی به شما کمک می‌کند نیروها، ربات‌ها و برنامه‌هایتان را هماهنگ کرده و سازمان‌دهی کنید تا ربات‌ها بتوانند وظیفه خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.
بزرگ‌ترین بانک کلمبیا که Bancolombia نام دارد، از بیزاجی برای شناسایی تنگناها و مشکلات پنهان و همچنین فرصت‌هایی برای پیشرفت و بهبود به عنوان بخشی از تحول دیجیتال در سطح کل شرکت استفاده می‌کند.
آن‌ها توانستند فرآیندهای مختلف تجاری اصلی از جمله آشناسازی مشتریان جدید (فرآیندی که هم از کانال‌های دیجیتالی عبور می‌کند و هم از شعب بانک) را به شکل اتومات درآورند.
Bancolombia سپس به عنوان بخشی از این اتوماسیون سر هم پیوسته، بیش از ۳۰۰ ربات را در  واحدهای مدیریتی یا واحدهایی که ارتباط مستقیم با مشتریان ندارند به کار گرفت و در بیش از ۶۰۰ شعبه خود، پشتیبانی اتوماسیون فرآیند رباتیک را فراهم کرد.
این کار باعث افزایش بهره‌وری زمان خدمات تا ۵۹ درصد شد و ۵۱۵ هزار ساعت کار در سال را از کار کارمندن کاهش داد. در حال حاضر کارمندان اطلاعات کاملی از داده‌های مشتریان را در دسترس دارند و ربات‌ها در اختیارشان هستند تا کارهای دستی و دفتری را انجام دهند؛ این کار سبب می‌شود کارمندان بیشتر بتوانند روی ارائه خدمات مشتری به صورت عالی، تمرکز کنند.

Jorge Otalvaro، نائب رئیس خدمات مشتریان بانک Bancolombia می‌گوید:

«قبل از اتومات کردن فرآیندها، از یک روش معماری فرآیند مشخص و واضح با متدولوژی متفاوت استفاده کنید.»

کمربند اطمینان اطلاعات دیجیتال خود را بسازید

با استفاده از بیزاجی به عنوان یک پلتفرم، شما تکنیک‌های فرآیند سنتی را با ظرفیت‌ها و قابلیت‌های اضافی و بیشتر ترکیب می‌کنید تا به راحتی کارها را به شکل اتوماتیک انجام دهید و همچنین فرآیندهای گسترده‌تر را نیز مدیریت کنید.
برای مثال، بیزاجی صف‌هایی از وظایف را ایجاد می‌کند و سپس ربات‌ها می‌توانند کارها را به جای انسان‌ها انجام دهند و از حجم وظایف نیروهای انسانی بکاهند.
فرآیند ورود به سیستم کارمندان (فرآیندی که طی آن کارمندان جدید دانش و مهارت و رفتارهای لازم برای کار کردن در یک مجموعه را کسب ‌می‌کنند) را در نظر بگیرید: بیزاجی کل فرآیند را مدیریت می‌کند که شامل پیگیری و تجزیه و تحلیل می‌شود.
زمانی که کاندیدا پیشنهاد را قبول می‌کند، روی تاریخ شروع کار توافق می‌شود و کارمند جدید باید آموزش ببیند. بیزاجی سپس به ربات آموزش می‌دهد تا فرآیند تنظیم کارمند جدید را آغاز کند و مدیر مجازی با پشتوانه (پشتیبانی‌شده توسط) اتوماسیون فرآیند رباتیک وارد سیستم پورتال برنامه می‌شود و کاربر جدید را به سیستم اضافه می‌کند.

نمونه‌ای از فرآیند ورود کارمند

پیشنهاد تایید می‌شود – کاندیدا پیشنهاد را قبول می‌کند – تاریخ شروع پذیرفته می‌شود – راه‌اندازی (و آموزش) کارمند جدید –  آغازگر جدید به سیستم می‌پیوندد – بیزاجی و اتوماسیون فرآیند رباتیک در نقاط مجزا در فرآیند با هم ارتباط برقرار می‌کنند.