هر سیستمی که شکل میگیرد و از وجود سازندگان آن، پا به عرصه ظهور می‌گذارد، انگیزهای باعث پدید آمدن آن شده است. گاه این انگیزه مشخص بوده و گاه خالق سیستم، ذهنیت‌هایی از قبل در وجود ناخودآگاه خود داشته و پس از چندی و در موقع مناسب، سیستمی براساس آن ذهنیتها و تحت تأثیر آنها، پدیدار شده است.
در دنیای امروز سیستمها، آثاری انکار ناپذیر دارند. موفقیتها و شکست‌های سازمانی در سیستمها نهفته شده است. سیستم تولید، سیستم خرید، سیستم کنترل، سیستم بازاریابی، سیستم فروش و … نمونههایی از سیستمهای موجود هستند.
سیستمها تعاریف مختلفی دارند: ولی اگر بپذیریم که سیستم مجموعهای از افراد، فرآیندها، ابزارها و تکنولوژیها شرکا هستند که در تعامل با یکدیگر به سمت هدفی مشخص در حرکت هستند، میتوان دریافت که نقص و عیب در سیستم، مربوط به کدام یک از این اجزاء است. مثلاً ضعف در مهارت افراد، کل عملکرد سیستم را تحتالشعاع قرار میدهد و یا فرآیند نامناسب، میتواند کل سیستم را طولانی و یا ناکارآمد کند.
مواردی از مشکلات شناخته شده در سیستمها به شرح ذیل قابل اشاره هستند:
- مسائل ناشناخته در خصوص تأخیرهای متناوب در تولید یک کارخانه
- دلایل ناشناخته که باعث رشد شکایت مشتریان شده است.
- ابهام ذینفعان در خصوص اجرای یک فرآیند
- مکانیزاسیون فرآیندهای قدیمی، بدون اصلاح فرآیندها، اثر مطلوبی ایجاد نکرده است.
- پاسخهای سازمان به تغییرات محیط بسیار کند بوده و اثر مناسب ندارد.
در این شرایط، مفهوم BPA (تجزیه و تحلیل فرآیندها) معنا پیدا کرده و میتوان براساس کمک‌های آن اقدام به درک بهتر فرآیندها و ارائه پیشنهاداتی جهت بهبود فرآیندها نمود.
مقاله حاضر برآن است تا این مفهوم را برای فرایند ثبت و مدیریت رویدادها از ابعاد گوناگون مورد توجه قرار داده و فرایند ناکارآمد فرایند وضع موجود را با کمک تحلیل ها و ارائه راهکاری مبتنی بر تکنولوژی به فرایندی کارا و مطلوب تبدیل نماید.
گام های تحلیل و بهبود فرایند مدیریت رویداد
برای تحلیل و بهبود این فرایند فرمتی خاص طراحی گردیده است که گام‌های زیر در آن طی شده است:
بخش اول دیاگرام وضع موجود فرایند در این بخش قرار خواهد گرفت. برای ترسیم فرایند وضع موجود از روش مصاحبه با صاحب فرایند استفاده شده است و نتیجه آن منجر به ترسیم فرایند با استاندارد BPMN 2.0 شده است. این فرایند پس از ترسیم توسط صاحب فرایند بررسی شده، در صورت نیاز اصلاحات لازم انجام می‌شود تا در نهایت به تایید او برسد.
بخش دوم شرحی از انجام فرایند ثبت می شود. این شرح از طریق یادادشت برداری حین مصاحبه بر اساس اظهارات صاحب فرایند در حین مصاحبه به دست امده است.
بخش سوم بر اساس مصاحبه انجام شده با صاحب فرایند و همچنین تکنیک‌های تحلیل بیان شده در سایت به اسیب شناسی و عارضه یابی فرایند اقدام می شود. می دانیم یکی از بهترین منابع شناسایی فرایند صاحب فرایند یا خبره فرایند یعنی کسی که به فرآیند تسلط کافی دارد و نسبت به مشکلات آن کاملا آگاه است.
در بخش چهارم برای هر یک از آن عارضه های گفته شده راهکاری طراحی می شود. این راهکارها منجر به تغییر فرایند و طراحی فرایند مطلوب خواهند شد. برای شناسایی راهکارها ازجلسات تحلیل، بررسی ابزارها و تکنولوژیها و همچنین best practice استفاده شده است.
در بخش پنجم بر اساس راهکارهای طراحی شده فرایندTO-BE ترسیم می‌شود و شرح آن مشخص می گردد. این راهکارها منجر به حذف یک فعالیت، بهبود فعالیت و یا افزودن یک فعالیت به دیاگرام فرایندی می‌شوند. بر این اساس فرایند TO-BE مشخص شده و با استاندارد BPMN 2.0 ترسیم می شود. این بخش به صاحب فرایند نیز شرح داده می شود
بخش ششم اقدات اجرایی لازم برای جاری سازی این فرایند در سازمان، شناسایی می کند. با توجه به تغییرات اعمال شده در فرایند مبتنی بر راهکار، قدم های اجرایی برای جاری سازی این تغییرات شناسایی و در این مرحله ثبت می شود.
بخش هفتم چالش های پیش روی این اقدات اجرای را تعیین می کند تا سازمان آمادگی لازم برای اجرای تغییرات را داشته باشد.
در تحلیل و بهبود فرایند درخواست خرید چه گذشت؟
برای این بخش دو بخش مروبط به شراح فرایند وضع موجود و مطلوب به همراه دیاگرام های ترسیم شده آن با استاندارد BPMN قرار داده شده است:
۱ شرح فرایند وضع موجود درخواست خرید
در این فرایند کارشناس متقاضی فرم درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم را تکمیل و مدیر متقاضی آن را بررسی می‌کند. در صورتی که خرید پروژه ای / مستقیم مورد تایید رئیس متقاضی نباشد، فرآیند به اتمام می‌رسد. همچنین اگر خرید پروژه ای /مستقیم مورد تایید رئیس متقاضی باشد در صورتی که آن بخش زیر مجموعه مدیر عامل نباشد درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم جهت بررسی به معاون واحد متقاضی ارسال خواهد شد. اگر درخواست خرید پروژه ای/مستقیم مورد تایید معاون واحد متقاضی نباشد فرآیند به اتمام می‌رسد. در صورتی که درخواست خرید مستقیم /پروژه ای مورد تایید معاون واحد متقاضی باشد بسته به اینکه نوع درخواست عمده یا متوسط و جزئی باشد مراحل مختلفی را طی می‌کند. اگر درخواست خرید جزئی و متوسط یا عمده باشد جهت ثبت در سیستم و درج تاریخ ورود برای مسئول دفتر امور مالی ارسال می‌شود. علاوه بر این در صورتی که واحد زیر مجموعه مدیر عامل باشد پس از تایید درخواست خرید مستقیم/ پروژه ای توسط مدیر واحد متقاضی جهت ثبت در سیستم و درج تاریخ ورود برای مسئول دفتر امور مالی ارسال می‌شود. پس از آن رئیس واحد تامین و تخصیص منابع به بررسی بودجه واحد متقاضی می‌پردازد. در صورتی که واحد متقاضی بودجه کافی نداشته باشد رئیس واحد تامین و تخصیص منابع با مسئولین واحد متقاضی و تصمیم گیری در خصوص بودجه تشکیل جلسه می دهد.
در صورتی که جلسه نتیجه نداشته باشد فرآیند به اتمام می‌رسد. در صورتی که نتیجه جلسه مثبت باشد و همچنین در صورتی که از ابتدا واحد متقاضی بودجه کافی داشته باشد رئیس واحد تامین و تخصیص منابع کد تامین اعتبار تخصیص می دهد. سپس درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم جهت بررسی برای رئیس امور مالی ارسال می‌شود. در صورتی که درخواست خرید پروژه ای/مستقیم مورد تایید رئیس امور مالی نباشد رئیس واحد تامین و تخصیص منابع کد تامین اعتبار را حذف کرده و فرآیند به اتمام می‌رسد. در صورتی که مورد تایید رئیس امور مالی باشد، وی بررسی می‌کند که آیا تمام امضاهای مجاز دریافت شده است یا خیر. درصورتی که تمام امضاهای مجاز اخذ نشده باشد جهت بررسی درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم به مدیرعامل ارسال می‌شود. در صورتی که درخواست خرید پروژه ای /مستقیم مورد تایید مدیرعامل نباشد فرآیند به اتمام می‌رسد. در صورتی که درخواست خرید پروژه ای / مستقیم مورد تایید مدیر عامل باشد یا این که در مرحله قبلی تمام امضاهای مجاز دریافت شده باشد اجازه می‌دهیم تا تمام فعالیت‌هایی که به صورت موازی برای خرید جزئی و متوسط انجام می‌شود به اتمام برسد.
(در صورتی که خرید جزئی و متوسط باشد علا.ه بر مراحلی که گفته شده به صورت همزمان مراحلی هم انجام می‌شود که در ادامه خواهیم گفت.) اگر خرید جزئی و متوسط باشد همزمان با مرحله ثبت در سیستم و درج تاریخ ورود توسط مسئول دفتر امور مالی، فرم الزامات فنی توسط متقاضی تکمیل و جهت بررسی به مدیر واحد متقاضی ارسال می‌شود. پس از بررسی و تایید فرم الزامات فنی توسط مدیر متقاضی، فرم الزامات فنی توسط رئیس بازرسی فنی بررسی می‌شود.
درصورتی که شرح درخواست مورد تایید رئیس بازرسی فنی نباشد موارد نیازمند اصلاح تعیین و جهت اصلاح شرح درخواست به کارشناس متقاضی ارسال می‌شود. اگر شرح درخواست مورد تایید باشد رئیس بازرسی فنی بررسی می‌کند که آیا نیاز به الزامات فنی می‌باشد یا خیر. درصورتی که نیاز به الزامات فنی باشد کارشناس بازرسی فنی، الزامات فنی مورد نیاز را تعیین و جهت بررسی و تکمیل الزامات فنی برای رئیس بازرسی فنی ارسال می‌کند.
پس از تکمیل تمامی موارد گفته شده، جهت ثبت در سیستم و درج تاریخ ورود به مسئول امور دفتری کالا ارسال می‌شود. پس از آن رئیس امور کالا بررسی می‌کند که آیا درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم مورد تایید است یا خیر. درصورتی که نیاز به اصلاح درخواست خرید پروژه ای/مستقیم باشد جهت اصلاح برای کارشناس متقاضی ارسال می‌شود.
درصورت تایید درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم، درخواست کالا توسط رئیس تدارکات بررسی شده و مسئول پذیرش و پیگیری تقاضاها شماره درخواست را درج و در سیستم یکنواخت کالا ثبت می‌کند. مسئول سامانه توانیران بررسی می‌کند که آیا کالای درخواستی خارجی می‌باشد یا خیر. اگر کالا خارجی نباشد فرآیند به اتمام می‌رسد اما اگر کالا خارجی باشد درخواست در سامانه تواینران ثبت می‌گردد و فرآیند به اتمام می‌رسد.
۲. دیاگرام فرایند وضع موجود با استفاده از استاندارد BPMN
۳. شرح فرایند وضع مطلوب
پس از تحلیل و بهبود فرایند دیاگرام فرایند وضع مطلوب بر اساس راهکارهای بهبود و تغییرات لازم ترسیم شد. در فرایند وضع مطلوب فرایند به شرح زیر انجام می شود:
اولین تغییر در فرایند وضع مطلوب در بررسی‌ها می‌باشد. در این فرآیند پس از آن‌که فرم درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم توسط متقاضی تکمیل شد برای رئیس واحد متقاضی ارسال می‌شود. پس از بررسی توسط رئیس واحد متقاضی ۳ حالت مختلف ممکن است رخ دهد:
حالت اول: نیاز به اصلاح فرم درخواست خرید پروژه‌ای/ مستقیم باشد که به متقاضی جهت اصلاح ارسال می‌شود.(همانند وضع موجود)
حالت دوم: رد درخواست. در این حالت ایمیلی مبنی بر رد درخواست به متقاضی ارسال می‌شود.
حالت سوم: تایید درخواست. پس از تایید درخواست توسط رئیس واحد متقاضی چند کار به صورت موازی(همزمان) انجام خواهد شد:
اگر واحد مربوطه زیر مجموعه مدیر عامل نباشد ایمیلی مبنی بر اطلاع رسانی درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم به معاون واحد مربوطه ارسال خواهد شد.
اگر واحد مربوطه زیرمجموعه مدیر عامل باشد ایمیلی مبنی بر اطلاع رسانی درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم به مدیر عامل ارسال خواهد شد.
دومین تغییر تشکیل کمیته خرید می‌باشد. فرآیند درخواست خرید به دلایل بررسی هایی طولانی در انتهای فرآیند که گاها منجر به رد درخواست خرید می‌شد فرآیندی طولانی بود. با تشکیل کمیته خرید در مراحل ابتدایی فرآیند میتوان از طولانی شدن آن جلوگیری کرد. اعضای کمیته خرید شامل رئیس امور مالی، رئیس امور کالا، معاون واحد متقاضی(در صورتی که واحد زیر مجموعه مدیر عامل نباشد)، مدیر عامل (درصورت خرید عمده یا اینکه واحد درخواست کننده زیرمجموعه مدیرعامل باشد)در حالت وضع موجود درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم در مراحل مختلف توسط هریک از اعضای کمیته خرید بررسی می‌شد.
سومین تغییردر بررسی بودجه واحد توسط رئیس واحد تامین و نخصیص منابع می‌باشد. در وضعیت موجود پس از اینکه بودجه واحد متقاضی بررسی شد(چه در حالتی که از ابتدا واحد متقاضی بودجه کافی داشت، چه در حالت اینکه پس از جلسه با رئیس واحد مربوطه به آن بخش بودجه تعلق گرفت) کد تامین تخصیص داده می‌شود. و پس از آن درخواست خرید پروژه ای / مستقیم جهت بررسی به مدیر امور مالی ارسال می‌شود.
در حالتی که مدیر امور مالی درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم را رد کند رئیس واحد تامین و تخصیص منابع باید کد تامین تخصیص داده شده را حذف کند که با تشکیل کمیته خرید از آن جلوگیری می‌شود. علاوه بر آن پس از ثبت کد تامین اعتبار در سیستم و درج تاریخ ورود ایمیلی مبنی بر اطلاع رسانی ثبت کد تامین اعتبار در سیستم به رئیس واحد تدارکات، رئیس واحد متقاضی و رئیس امور کالا ارسال خواهد شد.
چهارمین تغییر در خصوص نحوه بررسی الزمات فنی در خرید جزئی و متوسط می‌باشد. در فرآیند وضع موجود به طور همزمان با بررسی درخواست خرید پروژه ای/ مستقیم توسط واحدهای مختلف بررسی الزامات فنی نیز انجام می‌شد که گاها به دلیل عدم کامل بودن شرح تقاضا منجر به شروع فرآیند از ابتدا می‌شد. اما در فرآیند وضع مطلوب ابتدا تمام الزامات فنی توسط واحد بازرسی فنی و واحد متقاضی جهت کامل بودن شرح تقاضا بررسی خواهد شد سپس نتیجه به کمیته خرید ارسال خواهد شد.
۴. دیاگرام فرایند وضع مطلوب با استفاده از استاندارد BPMN
برای اطلاع از چگونگی مدلسازی فرایند با استاندارد BPMN، تحلیل و بهبود فرایندهای سازمان و شرکت خودتان با در تماس باشید.
ما در زمینه تحلیل فرایندهای وضع موجود و بهینه سازی فرایندهای شما تا رسیدن به سطح مطلوب پروژه های متعددی انجام داده ایم و تجربیات زیادی را کسب نموده‌ایم.