“هر سیستمی که شکل میگیرد و از وجود سازندگان آن، پا به عرصه ظهور می‌گذارد، انگیزهای باعث پدید آمدن آن شده است. گاه این انگیزه مشخص بوده و گاه خالق سیستم، ذهنیت‌هایی از قبل در وجود ناخودآگاه خود داشته و پس از چندی و در موقع مناسب، سیستمی براساس آن ذهنیت‌ها و تحت تأثیر آن‌ها، پدیدار شده است.
در دنیای امروز سیستم‌ها، آثاری انکار ناپذیر دارند. موفقیت‌ها و شکست‌‌های سازمانی در سیستم‌ها نهفته شده است. سیستم تولید، سیستم خرید، سیستم کنترل، سیستم بازاریابی، سیستم فروش و … نمونه‌هایی از سیستم‌های موجود هستند.
سیستم‌ها تعاریف مختلفی دارند:
ولی اگر بپذیریم که سیستم مجموعه‌ای از افراد، فرآیندها، ابزارها و تکنولوژی‌ها شرکا هستند که در تعامل با یکدیگر به سمت هدفی مشخص در حرکت هستند، میتوان دریافت که نقص و عیب در سیستم، مربوط به کدام یک از این اجزاء است.
مثلاً ضعف در مهارت افراد، کل عملکرد سیستم را تحت‌الشعاع قرار میدهد و یا فرآیند نامناسب، میتواند کل سیستم را طولانی و یا ناکارآمد کند.
مواردی از مشکلات شناخته شده در سیستم‌ها به شرح ذیل قابل اشاره هستند:
- مسائل ناشناخته در خصوص تأخیرهای متناوب در تولید یک کارخانه
- دلایل ناشناخته که باعث رشد شکایت مشتریان شده است.
- ابهام ذینفعان در خصوص اجرای یک فرآیند
- مکانیزاسیون فرآیندهای قدیمی، بدون اصلاح فرآیندها، اثر مطلوبی ایجاد نکرده است.
- پاسخ‌های سازمان به تغییرات محیط بسیار کند بوده و اثر مناسب ندارد.
در این شرایط، مفهوم BPI (تجزیه و تحلیل فرآیندها) معنا پیدا کرده و میتوان براساس کمک‌های آن اقدام به درک بهتر فرآیندها و ارائه پیشنهاداتی جهت بهبود فرآیندها نمود.
مقاله حاضر برآن است تا این مفهوم را برای فرایند ثبت و نیازسنجی آموزشی‌ها از ابعاد گوناگون مورد توجه قرار داده و فرایند ناکارآمد فرایند وضع موجود را با کمک تحلیل ها و ارائه راهکاری مبتنی بر تکنولوژی به فرایندی کارا و مطلوب تبدیل نماید.”
گام های تحلیل و بهبود فرایند نیازسنجی آموزشی
برای تحلیل و بهبود این فرایند فرمتی خاص طراحی گردیده است که گام‌های زیر در آن طی شده است:
- بخش اول دیاگرام وضع موجود فرایند در این بخش قرار خواهد گرفت. برای ترسیم فرایند وضع موجود از روش مصاحبه با صاحب فرایند استفاده شده است و نتیجه آن منجر به ترسیم فرایند با استاندارد BPMN 2.0 شده است. این فرایند پس از ترسیم توسط صاحب فرایند بررسی شده، در صورت نیاز اصلاحات لازم انجام می‌شود تا در نهایت به تایید او برسد.
- بخش دوم شرحی از انجام فرایند ثبت می شود. این شرح از طریق یادادشت برداری حین مصاحبه بر اساس اظهارات صاحب فرایند در حین مصاحبه به دست امده است.
- بخش سوم بر اساس مصاحبه انجام شده با صاحب فرایند و همچنین تکنیک‌های تحلیل بیان شده در سایت به اسیب شناسی و عارضه یابی فرایند اقدام می شود. می دانیم یکی از بهترین منابع شناسایی فرایند صاحب فرایند یا خبره فرایند یعنی کسی که به فرآیند تسلط کافی دارد و نسبت به مشکلات آن کاملا آگاه است.
- در بخش چهارم برای هر یک از آن عارضه های گفته شده راهکاری طراحی می شود. این راهکارها منجر به تغییر فرایند و طراحی فرایند مطلوب خواهند شد. برای شناسایی راهکارها ازجلسات تحلیل، بررسی ابزارها و تکنولوژی‌ها و همچنین best practice استفاده شده است.
- در بخش پنجم بر اساس راهکارهای طراحی شده فرایند TO-BE ترسیم می‌شود و شرح آن مشخص می گردد. این راهکارها منجر به حذف یک فعالیت، بهبود فعالیت و یا افزودن یک فعالیت به دیاگرام فرایندی می‌شوند. بر این اساس فرایند TO-BE مشخص شده و با استاندارد BPMN 2.0 ترسیم می شود. این بخش به صاحب فرایند نیز شرح داده می شود.
- بخش ششم اقدات اجرایی لازم برای جاری سازی این فرایند در سازمان، شناسایی می کند. با توجه به تغییرات اعمال شده در فرایند مبتنی بر راهکار، قدم های اجرایی برای جاری سازی این تغییرات شناسایی و در این مرحله ثبت می شود.
- بخش هفتم چالش های پیش روی این اقدات اجرای را تعیین می کند تا سازمان آمادگی لازم برای اجرای تغییرات را داشته باشد.
در تحلیل و بهبود فرایند نیازسنجی آموزشی چه گذشت؟
برای این بخش دو بخش مربوط به شراح فرایند وضع موجود و مطلوب به همراه دیاگرام های ترسیم شده آن با استاندارد BPMN قرار داده شده است:
1- شرح فرایند وضع موجود نیازسنجی آموزشی
رئیس منابع انسانی پس از دریافت نامه شروع نیازسنجی آموزشی از ستاد شرکت ملی گاز ایران، آن را به رئیس واحد آموزش ارجاع میدهد. مدیر واحد آموزش با دریافت نامه نیاز سنجی آموزشی به طور همزمان (موازی) اقدام به تهیه نامه اعلام نیازسنجی آموزشی و تدوین نامه شناسایی نیازهای سازمان می‌کند.
رئیس واحد آموزش نامه اعلام نیازسنجی آموزشی را برای روسای واحدهای مختلف جهت ثبت دوره آموزشی مورد نیاز کارکنان ارسال می‌کند. کارکنان واحدها نیازهای آموزشی خود را در سیستم ایده ثبت می‌کنند. همچنین رئیس واحد تحلیل سیستم پس از دریافت نامه شناسایی نیازهای سازمان، دو کار را به طور همزمان انجام میدهد.
وی اقدام به ثبت دوره آموزشی در سیستم ایده کرده و نامه شناسایی نیازهای سازمان را جهت ثبت دوره ی آموزشی مورد نیاز سازمان به کمیته های تخصصی ارجاع میدهد. پس از ثبت دوره توسط افراد، رئیس واحد آموزش اقدام به جمع بندی نیازهای آموزشی ثبت شده می‌کند. و نیازهای آموزشی تایید شده برای فرآیند طراحی و برنامه ریزی آموزشی ارسال می‌شود.
2- دیاگرام فرایند وضع موجود با استفاده از استاندارد BPMN
3- شرح فرایند وضع مطلوب نیازسنجی آموزشی
پس از تحلیل و بهبود فرایند دیاگرام فرایند وضع مطلوب بر اساس راهکارهای بهبود و تغییرات لازم ترسیم شد. در فرایند وضع مطلوب فرایند به شرح زیر انجام می شود:
اولین تغییر پس از اجرای فرآیند در بستر BPMS اطلاع رسانی اعلام نیازسنجی آموزشی به کارکنان و روسای واحدها و همچنین رئیس واحد تحلیل سیستم از طریق ایمیل انجام خواهد شد.
تغییر دوم: در فرآیند اعلام نیازسنجی آموزشی، یکی از عارضه های موجود عدم ثبت نیازسنجی در زمان تعیین شده می‌باشد. بنابراین این عارضه از طریق اینکه اگر یک هفته پس از ابلاغ کارشناسی نیاز آموزشی خود را در سامانه ایده ثبت نکرد به او ایمیلی مبنی بر تاخیر در ثبت دوره آموزشی ارسال می‌شود. این امر تا زمانی که نیاز آموزشی در سامانه ایده ثبت شود به صورت هفتگی انجام خواهد شد.
4- دیاگرام فرایند وضع مطلوب با استفاده از استاندارد BPMN
برای اطلاع از چگونگی مدلسازی فرایند با استاندارد BPMN، تحلیل و بهبود فرایندهای سازمان و شرکت خودتان با در تماس باشید.
ما در زمینه تحلیل فرایندهای وضع موجود و بهینه سازی فرایندهای شما تا رسیدن به سطح مطلوب پروژه های متعددی انجام داده ایم و تجربیات زیادی را کسب نموده ایم. این تجربیات را از اینجا مطالعه کنید.
