چرخه PDCA چیست؟
چرخه برنامه ریزی، انجام، چک کردن، عمل کردن Plan-Do-Check-Act یک تکنیک تکراری حل مسئله چهار مرحله ای است که برای بهبود فرآیندهای کسب و کار استفاده می شود.
این چرخه که در اصل توسط فیزیکدان آمریکایی والتر ا. شوهارت در طول دهه 1920 به وجود آمد که از ارزیابی مستمر متدهای مدیریت و تمایل مدیریت به پذیرش و یا نادیده گرفتن ایده‌های پشتیبانی نشده الهام می‌گیرد.
این روش توسط پیشگام کنترل کیفیت، دکتر دبلیو. ادواردز دمینگ در دهه 1950 رواج یافت که اصطلاح “چرخه شوهارت” را پس از مربی خود ابداع کرد.
این دمینگ بود که متوجه شد چرخه PDCA می تواند برای بهبود فرآیندهای تولید در ایالات متحده در طول جنگ جهانی دوم مورد استفاده قرار گیرد.
چرخه PDCA چگونه کار می کند؟
چرخه PDCA می تواند به تمایز یک شرکت از رقبای خود کمک کند، به ویژه در دنیای شرکت های امروزی، جایی که کسب و کارها همیشه به دنبال راه هایی برای ساده کردن فرآیندهای خود، کاهش هزینه ها، افزایش سود و بهبود رضایت مشتری هستند.
بسیاری از مدیران چرخه PDCA را ناآگاهانه برای کمک به هدایت سازمان خود به کار می گیرند، زیرا این چرخه اصول اساسی برنامه ریزی استراتژیک را در بر می گیرد. چهار جزء چرخه PDCA در زیر مشخص شده اند.
برنامه ریزی
وقتی برنامه ریزی پروژه به خوبی تعریف شده باشد، چارچوبی را برای عملیات فراهم می کند. مهمتر از همه اینکه برنامه ریزی، باید منعکس کننده مأموریت و ارزش های سازمان باشد. همچنین باید اهداف پروژه را ترسیم نماید و بهترین راه برای دستیابی به آنها را به وضوح نشان دهد.
انجام
این مرحله، مرحله ای است که در آن فاز قبلی به حرکت در می آید. در مرحله قبل، “برنامه ریزی” به دلایلی انجام شده است، بنابراین برای اجرا کنندگان مهم است که آن را همانطور که ذکر شده اجرا کنند.
این مرحله را می توان به سه بخش فرعی، شامل آموزش تمام پرسنل درگیر در پروژه، فرآیند واقعی انجام کار، و ثبت بینش ها یا داده ها برای ارزیابی های آتی تقسیم کرد.
چک کردن
به طور معمول، باید دو نوع چک در سراسر پروژه وجود داشته باشد. اول، چک کردن در کنار اجرا تا از برآورده شدن اهداف پروژه اطمینان حاصل شود.
دوم، بازنگری جامع تری از پروژۀ انجام شده پس از اتمام، که به موفقیت ها و شکست ها می پردازد تا بتوان تنظیمات و تغییرات آتی را انجام داد.
عمل
گام نهایی این است که پس از شناسایی و رفع اشتباهات گذشته اقدام اصلاحی انجام دهید. پس از آن چرخه PDCA تکرار می شود و شاید بتوان آن را برای نتایج بهتر تحت دستورالعمل های جدید بازتعریف کرد.
مهم: چرخه PDCA با توجه به ماهیت چرخه‌ای آن، چیزی است که کسب و کارها می‌توانند یک بار آن را ایجاد نموده و سپس برای تکرار و بهبود مستمر عملیات خود از آن استفاده نمایند.
چرخه PDCA و کایزن
فرآیند PDCA شبیه به فلسفه تجاری کایزن ژاپنی است که وقتی ترجمه می شود به معنای «تغییر برای بهتر شدن» یا «بهبود مستمر» می باشد.
کایزن هنگامی حاکم می شود که همه کارکنان با یافتن کارایی در محیط کار در بهبود بهره وری نقش داشته باشند. کایزن نیز مانند چرخه PDCA، بهبود مستمر را از طریق تغییرات کوچک و تدریجی هدف قرار می دهد.
نمونه‌هایی از تغییراتی که ممکن است از طریق کایزن یا PDCA ایجاد شوند، عبارتند از استفاده از سیستم‌های جدید، حذف ضایعات یا اجرای تحویل به موقع (JIT). لازم نیست همه تغییرات کوچک یا تدریجی باشند.
مفهوم پشت چرخه PDCA و کایزن این است که فرهنگ یک سازمان تغییر می کند زیرا کارکنان یاد می گیرند که خودشان حل کننده مشکلات و متفکران انتقادی باشند.
چرخه PDCA ایده های کارکنان را مورد آزمایش قرار میدهد، آنها را تعدیل و تنظیم می کند و سپس در صورت داشتن پتانسیل آنها را اجرا می نماید. منظور از چرخه، یک فرآیند تکراری است که به طور مداوم مفاهیم را آزمایش کرده و بهبودها را ارتقا می دهد.
مزایای چرخه PDCA
شرکت هایی که به دنبال بهبود فرآیندهای داخلی و خارجی خود هستند، اغلب از روش PDCA برای به حداقل رساندن خطاها و به حداکثر رساندن نتایج استفاده می کنند.
شرکت ها می توانند پس از تأسیس این روش، چرخه PDCA را تکرار کرده و آن را به یک روش عملیاتی استاندارد تبدیل نمایند. مرحله نهایی این روش، یعنی “عمل”، اقدامات اصلاحی را انجام داده و این متدولوژی را برای تلاش های بهبود مستمر ایده آل می کند.
نمونه هایی از چرخه PDCA
کلینیک مایو
کلینیک مایو، یک بیمارستان و مرکز تحقیقاتی غیرانتفاعی در سطح جهانی، مطالعه ای در زمینه بهبود کیفیت انجام داد و زمان انتظار برای بیمارانی را که کاندیدای احتمالی برای جراحی کاشت حلزون بزرگ بودند، بررسی نمود.
ایده اصلی این بود که از اصول کایزن برای حذف موانع و بهبود دسترسی بیماران استفاده گردد. این مطالعه به اصلاح درمان‌های خاص، مدیریت سوابق بیماران و زمان‌های اتاق انتظار پرداخت.
در نهایت نتایج مثبتی برای بیماران داشت. در میان نتایج، زمان چرخه متوسط برای تست کاندیداتوری از 7.3 به 3 ساعت کاهش یافت و ازدحام کل کلینیک نیز 31٪ کاهش یافت.
تویوتا
از سال 2021، شرکت تویوتا موتور هفتمین شرکت بزرگ جهان از نظر درآمد بود. کایزن و تویوتا مترادف هستند زیرا اصول تویوتا و ” The Toyota Way” ایده بهبود مستمر در سیستم تولید را تعریف می کند.
کارکنان تویوتا برای یافتن شیوه‌های ناکارآمد و طراحی راه‌هایی برای بهبود، تشویقی دریافت می‌کنند و استفاده از چرخه PDCA از تصمیم‌گیری سریع پشتیبانی مینماید.
نایک
نایک “Lean” (ناب) را که فلسفه ای مشابه کایزن است اتخاذ نمود. در مانیفست نوآوری این شرکت آمده است: ” Leanپایه و اساس چگونگی پیشرفت ما در تولید پایدار است.”
این مانیفست فرهنگ بهبود مستمر نایک را منعکس می‌کند که برای حل مشکلات و ارائه محصولات با کیفیت و به موقع، به نزدیک‌ترین افراد دخیل در هر کار متکی است.
زمانی که کفش‌ساز برجسته ورزشی به دلیل پرداخت دستمزدهای پایین مورد انتقاد قرار گرفت، این شرکت از PDCA برای توانمندسازی کارکنان، شرکا و مشتریان خود استفاده کرد.
مشوق هایی برای بهبود شرایط کار به کارخانه ها ارائه شد و یک سیستم امتیازدهی عملکرد برای تاسیسات تولیدی ارزیابی نمود.
این شرکت شرایط را برای کارگران بهبود بخشید، ضایعات را حذف کرد و مدیرانی را که روی ارزش افزوده تمرکز داشتند به کار گرفت.
تعهد به روش های ناب و کایزن به نایک کمک کرد تا اندازه خود را از حدود 100 میلیارد دلار در سال 2015 به بیش از 200 میلیارد دلار در سال 2021 رسانده و دو برابر کند.
سوالات متداول در زمینه PDCA
آیا PDCA همان مدیریت کیفیت جامع (TQM) است؟
مدیریت کیفیت جامع (TQM)، پیش درآمد شش سیگما بوده و شامل فلسفه PDCA است، اما یک گام از آن فراتر می رود. به نقل از مارلون والترز، بنیانگذار و مدیر عامل شرکت مشاوره گروه Horizon، “با TQM، باید منتظر باشید تا مشتریان، خودشان تایید کنند که اوضاع خوب است.
اما با شش سیگما، شما این کار را نمی کنید که در پایان روز حدس بزنید آیا محصولتان بهتر است یا خیر. بلکه این حقیقت را می دانید.
اگر بازار خود را به درستی شناسایی کنید و محصول شما بهترین تناسب را برای جایگاه خود داشته باشد، می دانید که بهترین محصول را از منظر فرآیندی دارید.”
کایزن، یا PDCA، بیشتر یک فلسفه برای نحوه سازماندهی محل کار بزرگتر و نحوه مشارکت دادن همکاران است. این متد کمتر در مورد انتظار برای بازخورد یا تجارب مشتریان است. هم PDCA و هم TQM کل شرکت را مسئول بهبود مستمر می دانند.
تفاوت بین PDCA و شش سیگما چیست؟
تفاوت بین PDCA و شش سیگما در این است که شش سیگما یک اصل مدیریتی فراگیر است و PDCA را به عنوان بخشی از ساختار خود شامل می شود.
PDCA توضیح می دهد که نحوه اجرای شش سیگما چگونه است و این شامل فرآیند برنامه ریزی، انجام، عمل و چک خواهد بود.
شش سیگما این متد را روش DMAIC (تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و کنترل) می نامد.
به گفته والترز، PDCA مبتنی بر افراد است در حالی که شش سیگما مبتنی بر فرآیند است. به عنوان مثال، عبارت “تعریف” در شش سیگما عنصر انسانی را حذف می کند و اصطلاح “اندازه گیری” تمرکز را روی داده ها قرار می دهد.
تفاوت بین PDCA و PDSA چیست؟
PDCA به معنای برنامه ریزی، انجام، چک، عمل است، در حالی که PDSA مخفف برنامه ریزی، انجام، مطالعه، عمل می‌باشد. هر دوی آنها مدل های حل مسئله تکراری و چهار مرحله ای هستند که برای بهبود فرآیند استفاده می شوند.
تفاوت اصلی بین این دو این است که PDCA که قبل از مدل PDSA توسعه یافته است، دارای مرحله “چک” است. در این مرحله، تیم با بررسی نتایج مورد انتظار با نتایج واقعی، تعیین می کند که آیا چیزی که قصد دستیابی به آن را داشته اند، واقعاً رخ داده است یا خیر. بنابراین، PDCA یک چک داخلی برای هر چرخه در فرآیند دارد.
سخن آخر
چرخه PDCA، PDSA، کایزن، و شش سیگما همگی راه‌های اثبات شدهای برای بهبود مستمر فرآیندها هستند. بسیاری از شرکت ها از جمله نایک، تویوتا، کلینیک مایو و بسیاری دیگر پس از به کارگیری یک یا چند استراتژی تکراری، رشد چشمگیری را تجربه کرده اند.
این مفهوم فرهنگ یک کسب و کار را تغییر می دهد تا همه ذینفعان ورودی داشته باشند و بتوانند به عنوان حل کننده مشکلات و متفکران انتقادی عمل نمایند. نتیجه به کارگیری آن، دریافت ایده های بیشتری برای تغییر است.
