طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار

طراحی معماری فرآیندها

یکی از پایه‌های اصلی مدیریت فرایندهای کسب و کار، معماری فرایند سازمانی یا معماری فرایند کسب و کار است. در واقع معماری فرایند سازمانی یکی از عواملی است که امکان اجرای صحیح مدیریت فرایند را فراهم می‌کند. معماری فرایند کسب و کار برای مدیریت فرایندمحور در هر سازمانی، ضروری است.
معماری فرایند کسب و کار اگر به طور دقیق و به درستی پایه ریزی شده باشد، یک ابزار قوی برای مدیریت و تصمیم گیری است و به روش‌های مختلفی می‌توانید از مزایای آن بهره‌مند شوید.
هر چالشی که در مسیر کسب و کار با آن مواجه شوید بدون تردید پاسخی دارد و پاسخ این چالش‌ها در معماری فرایند سازمانی و معماری کسب و کار مبتنی بر فرایند نهفته است. معماری فرایند درست مثل یک نقشه بازی است که شما را برنده می‌کند یا با دیگران، تمایز می‌دهد.
طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار را می‌‎توان به عنوان یک مدل بصری و سلسله مراتبی از فرآیندهای یک سازمان تعریف نمود. معماری فرآیند یک طرح مهم تجاری است که تصمیم گیرندگان را هدایت نموده و استراتژی‎‌ها را به اجرا درمی‌‎آورد.
معمولا دو یا سه سطح از سطوح بالاتر معماری فرآیند، یک ابزار تجسمی ‎و مدیریتی قدرتمند فراهم می‌‎نماید. به بیانی دیگر به کمک  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار، اصلاح ساختاری در سیستم های فرآیندی صورت می‎‌گیرد و در زمینه‌‎هایی مانند فناوری، نرم افزار، فرآیندهای کسب و کار و هر سیستم پردازش دیگر، با درجات مختلفی از پیچیدگی اعمال می‎‌شود.
طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار منابع مرتبط، اسناد، سنجش عملکرد، روش اندازه گیری و تمهیدات حکومتی را نیز در بر می‎گیرد.
فرآیندهای کسب و کار با کارکردهای کارآمد، تنها راهی است که هر سازمان می‎‌تواند از آن طریق به مشتریان و ذینفعان خارجی خود ارایه ارزش نماید.
معماری فرآیند بیش از اینکه یک تصویر یا یک مدل باشد، نوعی کمک روزانه به مدیریت استراتژیک و عملیاتی برای بهبود مستمر و تحویل خدمات به مشتری در سطحی عالی است.

مزایای معماری فرایند

معماری فرایند دو دسته مزیت مهم دارد؛

• مزیت‌ های اصلی و قابل مشاهده
• مزیت‌هایی که معمولا در سایه مزایای اصلی قرار می‌گیرند

مزایای اصلی معماری فرایند

مزایای اصلی معماری فرآیند شامل موارد زیر است:

1. هماهنگی مجدد یا تنظیم برنامه‌ی سرمایه‌گذاری عملکرد با توجه به قابلیت ارزیابی
2. هماهنگی مجدد یا هم‌ترازی معیارهای سنجش عملکرد
3. افزایش و بهبود عملکرد سرمایه‌گذاری در بخش IT
4. تصمیم گیری سریع‌تر
5. کاهش اتلاف هزینه سرمایه‌گذاری
6. کاهش خطر شکست برای برنامه‌های استراتژیک و اصلی

مزایای جانبی معماری فرایند

مزایای جانبی معماری فرآیند شامل موارد زیر است:

1. ایجاد زبانی مشترک و واحد بین مدیران یک مجموعه
2. افزایش تعامل و مستحکم‌تر کردن مالکیت
3. درک صحیحی از جهت‌گیری فرایندها
4. تقویت تیم رهبری و مدیریت
5. اصلاح شیوه تفکر و تغییر رویکرد

سایر مزایای معماری فرآیند

معماری فرایند سازمانی دارای مزایایی دیگری نیز است که لزوم استفاده از آن را ثابت می‌کند. در ادامه به چند مورد از آنها اشاره می‌کنیم:

ارزیابی آسان‌تر گستره پروژه

اولین و مهم ترین مزیتی که معماری فرایند سازمانی به دنبال دارد، ایجاد امکان ارزیابی گستره پروژه است. ایجاد درک صحیح از محدودیت‌های پروژه برای اینکه بتوانید فرایندهای تاثیرگذار را پیدا کنید، بسیار ضرورت دارد. معماری فرایند یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارزیابی و درک صحیح پروژه است.
از آنجایی که معماری فرایند سازمانی ، فرایندها را بر اساس یک سلسله مراتب خاص قرار می‌دهد و آنها را با توجه به فرایندهای مرتبط، دسته بندی می‌کند، ارزیابی کردن قسمت‌های مختلف یک پروژه در سطوح کوچک‌تر، بسیار راحت‌تر می‌شود و به راحتی می‌توانید پی ببرید که کدام فرایند در این سلسله مراتب، تاثیرگذاری بیشتری داشته است.

این ویژگی دو مزیت مهم دارد:

1. مقیاس‌ها به سرعت قابل ارزیابی هستند و ارزیابی آنها از طریق بررسی تعداد فرایندهای تاثیرگذار بر پروژه و عمق آنها انجام می‌شود.
2. تعیین گستره پروژه‌ها می‌تواند بر اساس منابع مورد توافق و قابل درک عمومی، انجام شود. با ایجاد محدودیت برای فرایندهایی که قابلیت ایجاد تغییر در پروژه دارند، می‌توانید تاثیرگذاری هر کدام را بررسی کنید.

در مجموع این ویژگی باعث می‌شود که مدیران پروژه‌ها بتوانند تصمیماتی آگاهانه و بر اساس آمار و ارقام و اطلاعات صحیح بگیرند.

تحلیل تاثیر و وابستگی پروژه

معماری فرایند به طور مختصر و در قالبی قابل تکرار، شیوه اطلاع از تاثیراتی که یک پروژه خواهد داشت را ارائه می‌کند. در واقع با معماری فرایند می‌توانید فرایندها را در دسته بندی‌های جزئی‌تری قرار دهید و مشخص کنید که دقیقا هر پروژه یا فرایند چه تغییراتی را ایجاد می کند یا با چه فرایندی قابل جایگزینی است.
این ویژگی به این خاطر است که معماری فرایند مشخص می‌کند که کدام فرایندهای جزیی کسب و کار تحت تاثیر قرار دارند و وابسته به کدام فرایندها هستند.
با اطلاعاتی که از این طریق فراهم می‌شود، مدیران پروژه و مدیران فرایندها و تصمیم‌گیران کسب و کارها می‌توانند به سرعت، افراد، فعالیت‌ها و فناوری‌های موثر بر پروژه‌ها را شناسایی کنند. همه‌ی این عوامل در معماری فرایند، در ارتباط با یکدیگر قرار دارند و جدا از هم نیستند.
تشخیص فرایندهایی که تحت تاثیر فرایندها و پروژه‌های دیگر هستند، مزایای فراوانی دارد. از جمله اینکه نشان می‌دهد نقش مردم یا فعالیت‌های روزانه در تغییرات فرایندها به چه صورت است.

تمرکز بر ارزش‌

یکی از مزایای مهم معماری فرایند سازمانی تمرکز بر ارزش است. این تمرکز از طریق تصویرسازی فرایندهای سازمان انجام می‌شود. اگر قرار است فرایندی مدیریت شود و بهبود و ارتقاء پیدا کند باید به درستی تعریف شود، اطلاعات لازم برای آن جمع آوری شود و تطبیق داده شود. این همان کاری است که معماری فرایند انجام می‌دهد.
تمرکز سازمان بر تحویل ارزش، یکی از مهم ترین نکاتی است که باید توسط مدیران مورد توجه قرار بگیرد. اگر معماری فرایند را ایجاد و حفظ کنید، در نتیجه این پایبندی، به طور دائمی بر تحویل ارزش از طریق فرایندهای کسب و کار، تمرکز خواهید داشت.
یکی دیگر از ویژگی‌های معماری فرایند در جهت تمرکز بر ارزش، تعیین مسیر ارزش است. ارزش از طریق چارت سازمانی ایجاد و تحویل می‌شود.

بهبود ارتباطات

معماری فرایند کمک می‌کند که پاسخ‌های واضح و روشنی به سوال‌های مهم خود در مورد مشتریان داشته باشید. مثلا اینکه مشتریان ما را چه کسانی تشکیل می‌دهند و اینکه آنها چه ارزشی از طرف برند ما دریافت می‌کنند.
با معماری فرایند همه سهام داران داخلی و خارجی را به تعامل بیشتری وا می‌دارید. برای توسعه معماری فرایند کسب و کار، فهرستی از تمام سهام‌داران و ارزیابی ارزش تحویل شده به آنها، جزو پیش‌نیازهای اصلی است.
همچنین مدل‌های معماری فرایند مثل مخزنی برای ثبت اطلاعات مربوط به فرایندها است. در واقع جایی است که همه اطلاعات فرایندها، نگهداری و با هم ادغام و مرتبط می‌شود.

تسهیل کردن مدیریت عملکرد فرایند

تسهیل مدیریت عملکرد فرایند از چند طریق صورت می‌گیرد:

• ارسال و اشتراک‌گذاری اطلاعات عملکرد فرایندها: برای اینکه همه افراد درگیر در فرایند بر تحویل ارزش تمرکز کنند، عملکرد فرایند باید تعریف شود، مورد ارزیابی قرار بگیرد، گزارش شود و مورد بحث قرار بگیرد.
• تعریف رابط‌ها برای فرایندهای بیرونی: فرایندهای یک سازمان فقط به همان سازمان محدود نمی‌شوند و برخی از آنها از مرزهای سازمانی می‌گذرند و با فرایندهای بیرونی ارتباط پیدا می‌کنند. رابط‌هایی که فرایندهای داخلی و بیرونی را به هم پیوند می‌دهد از طریق معماری فرایند سازمانی قابل تعیین است.
• شناخت وابستگی‌های فرایند: هیچ فرایندی به طور کاملا مستقل وجود ندارد. فرایندها در ارتباط تنگاتنگ با یکدیگر قرار دارند و ایجاد تغییر در یکی از آنها، باعث تغییر در سایر فرایندها می‌شود. معماری فرایند از این وابستگی‌ها که گاهی دور از چشم ما وجود دارند، پرده برمی‌دارد و آنها را نمایان می‌کند.
• الویت بندی فعالیت‌های مرتبط با بهبود و آنالیز فرایند: هر سازمان مجموعه‌ای از فرایندهای متعدد و متنوع دارد. تنوع و تعدد فرایندها لزوم تحلیل و بررسی آنها و بهبود فریندها را ثابت می‌کند.

در مجموع، توسعه و حفظ معماری فرایند سازمانی یک مفهوم ذهنی و انتزاعی نیست بلکه نوعی پشتیبانی عملی، اثبات شده و تاثیرگذار برای دستیابی به اهداف سازمانی است.

گام‌های طراحی معماری فرایند

در گام نخست برای  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار ، باید به شناسایی و درک اهداف استراتژیک سازمان بپردازیم. چشم انداز سازمان در آینده چیست.
به چه جایگاهی در میان رقبا یا به چه سطحی از تولید قرار است برسد. در کنار تعیین این اهداف، کشف ارزش‎های خاصی که سازمان می‎تواند ارائه نماید نیز انجام می‎گیرد.
حال با توجه به اهداف استراتژیک و ارزش‎های سازمان، با دنبال نمودن سطوح مدلسازی زیر، می‎توان به طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار پرداخت:

1. نامگذاری و نقشه برداری بالاترین سطح (سطح 0)، نقشه سازمانی و فرآیندهای هسته ای(نقشه فرایندی- حوزه های فرایندی)
2. تجزیه فرآیندهای هسته‎ای سطح 0 به سطح 1، مدلسازی زنجیره ارزش(مدل مفهومی- گروه های فرایندی)
3. تجزیه فرآیندهای سطح 1 به سطح 2 فرآیندهای کسب و کار، مدلسازی فرآیندهای BPMN (مدلسازی فیزیکی)
4. مستند سازی و تجزیه فرآیندها به زیرفرآیندها و فعالیت‎ها(مدل قابل اجرا)

سطح 0 – نقشه سازمانی و فرآیندهای هسته‎ ای

نقشه های سازمانی، تحت عنوان مدل های عملیاتی نیز شناخته می‎شوند و از لحاظ سطح جزئیات در بالاترین سطح از مدل‎سازی و  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار قرار می‎گیرند.
نقشه های سازمانی را می‎توان به صورت مدلی تلقی کرد که توابع اصلی یک شرکت را به همراه بخش‎هایی از سازمان که این توابع را انجام می‎دهند، نشان می‎دهد. یکی دیگر از تعاریف نقشه ‎های سازمانی، “دید از بالا برای تعریف دامنه و مرزهای سازمان است”.
نقشه سازمانی در واقع نوعی مدل‎سازی متنی است که مناطق و زمینه های فرآیندها را در بر می‎گیرد. مناطق فرآیندی مرزها و محدوده‎ ها را برای سطوح پایین تر مدل سازی، یعنی زنجیره ارزش فراهم می‎نمایند. هر منطقه فرآیند می‎تواند به یک نقشه زنجیره ارزش مرتبط شود. این امر باعث می‎شود که بتوان برای سازمان یک مدل سازی واقعی از بالا به پایین انجام داد.
مخاطبان: مخاطبان ایده آل برای مدل سطح 0 ، مدیران، تحلیلگران کسب و کار (استراتژیست‎ها) و معماران فرآیندهای کسب و کار هستند.

سطح 1 – زنجیره ارزش – مدل مفهومی -گروه های فرایندی

سطح بعدی مدل سازی برای  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار ، مدل زنجیره ارزش است و شامل فرآیندهای ماکرو یا فرآیندهای اصلی خواهد بود.
این مدل را می‎توان اینطور تعریف کرد: ” مدل زنجیره ارزش، یک مدل سطح بالا است که فعالیت های عمومی و ‎دارای ارزش افزوده یک سازمان را دسته بندی می‎کند”.
بسیاری از افرادی که مطالعاتی در زمینه کسب و کار داشته‎اند ممکن است با تعریف مایکل پورتر از زنجیره ارزش آشنا باشند: “ایده زنجیره ارزش بر اساس دیدگاه فرآیندی از سازمانها، ایده دیدن یک سازمان تولیدی (یا خدماتی) به عنوان یک سیستم است و این سیستم شامل زیرسیستم هایی است که هر کدام دارای ورودی‎ها، فرآیندهای تحول و خروجی‎ها هستند.
ورودی‎ها، فرآیندهای تحول و خروجی‎ها شامل خرید و مصرف منابعی همچون پول، کار، مواد، تجهیزات، ساختمان ها، زمین، اداره و مدیریت می‎باشند. چگونگی انجام گرفتن فعالیت های زنجیره ارزش، هزینه ها را تعیین نموده و بر سود تاثیر می‎گذارد.”
زنجیره ارزش این زیر سیستم ها را مدل سازی می‎نماید. این کار به این ترتیب انجام می‎شود که زنجیره ارزش با یک مرحله آغازین که نشان دهنده ورودی هاست شروع می‎شود.
سپس هر مرحله از زنجیره‎ که به دنبال آن می‎آید نشان دهنده یک فرآیند تحول است. در نهایت به مرحله پایانی می‎رسیم که نشان دهنده خروجی ها است.
سازماندهی مراحل زنجیره ارزش ممکن است با نحوه سازمان یافتن شرکت همسو نباشد. اما در حین  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار باید آنها را به نحوی سازماندهی کرد که نشان دهد کارها برای ارائه ارزش به مشتری چگونه انجام می‎شوند.
مدل زنجیره ارزش اصلی پورتر شامل فعالیت‎های اولیه و فعالیت‎های پشتیبانی است. در مدلسازی سلسله مراتبی فرآیندها، فعالیت های اولیه و فعالیت های پشتیبانی با رویکردی منطقی‎تر به انواع مختلف مدل‎سازی اختصاص می‎ یابند.
فعالیت‏های اولیه، بدنه اصلی زنجیره ارزش را تشکیل می‎دهند. فعالیت های پشتیبانی در نقشه سازمانی قرار می‎گیرند و ممکن است زنجیره ارزش مخصوص به خود را داشته باشند.
مخاطبان: مخاطبان ایده‎آل برای مدل‎های مفهومی ‎زنجیره ارزش عبارتند از صاحبان کسب و کار، تحلیلگران کسب و کار (استراتژیست‎ها) و معماران کسب و کار.

سطح 2 – زنجیره ارزش – مدل منطقی

هر گام در سطح 1 زنجیره ارزش می‎تواند به یک مدل زنجیره ارزش از سطح 2 با جزئیات بیشتر، پیوند داده شود. مدل های سطح 1 سعی دارند به مدل سازی مفهومی ‎آنچه که اتفاق می‎افتد، بپردازند.
در حالی که مدل های سطح 2 سعی می‎کنند مدل سازی منطقی وقایع را محقق سازند. اگر در داخل سازمان معقول و ممکن باشد، می‎توان چندین لایه از مدل های سطح 1 و 2 در نظر گرفت.
مخاطبان: از آنجا که سطح 1 و سطح 2 مدل زنجیره ارزش بسیار نزدیک به هم هستند، مخاطبان ایده‎آل یکسانی دارند – صاحبان کسب و کار، تحلیلگران کسب و کار (استراتژیست ها) و معماران کسب و کار.

سطح 3 – مدلسازی فرآیندی (BPMN) – مدل سازی فیزیکی

سطح بعدی مدل سازی جهت  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار، مدل سازی فیزیکی است که می‎تواند با استفاده از BPMN و به صورت مدلسازی فرآیندهای BPM رسم شود.
هر فرآیند، شامل یک دنباله یا جریانی از فعالیت ها در یک سازمان است که با هدف انجام کاری انجام می‎گیرند. تعریف دیگری از مدل سازی فرآیندی وجود دارد که به طور خاص مربوط به مدل سازی سلسله مراتبی و  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار است: “مدل هایی که نیازهای کامل سیستم و کسب و کار را بدون اشاره به نوع خاصی از پیاده سازی، ارائه می‎نمایند.”
هر مرحله از یک مدل زنجیره ارزش می‎تواند به یک مرحله از زنجیره ارزش دیگر و یا یک فرآیند BPM پیوند یابد. منابع زیادی برای مدل سازی با استفاده از BPMN وجود دارد. از جمله:

• الگوهای فرآیند BPM با استفاده از BPMN
• روش BPMN به سبک بروس سیلور(Bruce Silver)

مخاطبان: مخاطبان ایده‎آل برای مدل‎های فرآیند BPMN عبارتند از: صاحبان کسب و کار، تحلیلگران کسب و کار، کارشناسان موضوع و کاربران نهایی.

سطح 4 – مراحل اجرای فرآیند (زیرفرآیندها و فعالیت ها) – مدل قابل اجرا

پایین ترین سطح مدل سازی سلسله مراتبی در راستای طراحی معماری فرآیند، مدل‎سازی زیرفرآیندها و فعالیت‎های درون فرآیندهای BPM هستند که مدل را قابل اجرا می‎سازند. در واقع مدل سازی سطح 4، نیازهای کامل سیستم و کسب و کار را با اشاره به یک اجرای خاص یا کار خاص نشان می‎دهد.
با استفاده از برخی ویژگی های موجود در نرم ‎افزارهای مربوطه می‎توانید این سطح از جزئیات را به دقت مدل سازی نمایید. علاوه بر دید گرافیکی ارائه شده توسط مدل BPMN، کاربر می‎تواند تمام مستندات مربوط به فرآیند را در این سطح از مدل سازی ببیند و به جزئیات مربوط به یک سطح قابل اجرا از  طراحی معماری فرآیندهای کسب و کار دسترسی داشته باشد.
مخاطبان: مخاطبان ایده آل برای این سطح از جزئیات در مدل سازی فرآیند، عبارتند از کارشناسان موضوع، تحلیلگران کسب و کار و کاربران نهایی.

استاندارد ما برای اطمینان از طراحی صحیح معماری فرایندهای کسب و کار:

برای این خدمت اقدامات اساسی در سطح کلان صورت می گیرد:

1. تشکیل کمیته راهبری
2. تشکیل کمیته اجرایی
3. برگزاری جلسات آموزشی کارگاه همگانی برای هر یک از دو کمیته
4. طراحی معماری فرایند – پیش نویس
5. برگزاری جلسات تک به تک با کمیته اجرایی
6. طراحی معماری فرایند – نسخه اول
7. برگزاری جلسات تلفیقی کمیته اجرایی و راهبری
8. تصویب معماری فرایند در کمیته راهبری