انتخاب میان سیستم BPMS یا شیرپوینت

انتخاب میان سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت

انتخاب میان سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت برای خیلی از سازمان ها سوال است. در این مقاله ضمن آشنایی با کارکردهای هر دو، طی جدولی به مقایسه خواهیم پرداخت.
انتخاب تکنولوژی مناسب برای اقدامات موثر در جهت بهبود فرآیند می‎تواند چالش برانگیز باشد. برای سازمان‌هایی که به مرحله بعدی بلوغ فرآیند می‌رسند، چالش های مربوط به دپارتمان‌های غیرمتمرکز، گردش کارهای پیچیده و چند سطحی و تحرکات زیاد، باعث می‎شود که در ابتدا به طور جدی به دنبال یک مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرآیند(BPMS) باشند.
وقتی نوبت به بهینه سازی فرآیند می‌رسد، کسب و کارها سه گزینه اصلی پیش رو دارند: فرآیندهای غیر خودکار را با ابداعات و بهینه سازی های داخلی اصلاح نمایند، تکنولوژی گردش کار تاکتیکی را مدنظر قرار دهند، یا یک BPM استقرار دهند.
برای هزاران کاربر سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت (SharePoint)، مسئله دیگری مطرح می‎شود: آیا می‎توانم از طریق ابزار گردش کار موجود(شیرپوینت) به آنچه می‌خواهم برسم؟ اگر نه، چرا؟ چه گزینه هایی دارم؟

SharePoint – مرور کلی

سهولت استفاده، قابلیت های غنی و پایگاه کاربری صد میلیونی سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت باعث محبوبیت بالا و استفاده گسترده از آن شده است.
شیرپوینت قابلیت‌های بسیاری برای افراد مختلف دارد؛ از  مدیریت محتوا و ابزارهای همکاری گرفته تا اینترانت و پرتال. برای تیمی‎ که به فکر حرکت به سمت BPM است، این مسئله سوالات زیادی ایجاد می‎کند، مانند اینکه:

• قابلیت های گردش کاری سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت تا چه اندازه قدرتمند است؟ آیا می‎تواند BPM ارائه دهد؟
• وقتی شیرپوینت در حال حاضر کارها را بر عهده دارد، چگونه صرف هزینه برای BPMS را توجیه نماییم؟
• چه گزینه هایی برای ادغام وجود دارد؟ آنها تا چه اندازه مستحکم هستند؟
• چگونه می‎توان از صاحبان کسب و کار برای ایجاد و اصلاح فرآیندهای کسب و کارشان حمایت کرد؟
• چگونه می‎توان در آینده، درستی استراتژی خود را برای بهبود فرآیند اثبات نمود؟

برای پاسخ به هر یک از این سؤالات، بگذارید منظور از “گردش کار” و BPM را توضیح دهیم.

تفاوت گردش کار سیستم BPMS یا شیرپوینت

این دو اصطلاح غالباً در کنار هم قرار می‌گیرند و حتی به جای هم به کار می‌روند. ولی هنگام انتخاب ابزار مناسب برای شرکت، لازم است تعریف دقیقتری ارائه شود.
در عمومی‎ترین سطح، می‎توان گفت که گردش کار برای مدلسازی توالی های ساده طراحی شده است و BPM قادر به انجام کارهای پیچیده تر است. اما بیایید یک قدم جلوتر برویم. به گفته تحلیلگران:
” BPM یک رویکرد ساختار یافته است که از روشها، سیاستها، معیارها و روشهای مدیریتی و ابزارهای نرم افزاری برای مدیریت و بهینه سازی مداوم فعالیت ها و فرآیندهای سازمان استفاده می‎کند. “

از سوی دیگر:

“گردش کار(Workflow) “مربوط به توالی وظایف و فعالیت های خاص از طریق یک سری مراحل از پیش تعریف شده است و شامل یک گروه کوچک از افراد و یا اپلیکیشن‌های مرتبط می‌باشد. “

فرض کنیم تکنولوژی گردش کار می‎تواند به شما در طراحی یک سری از وظایف کمک کند. پس از آن شما را قادر می‌سازد تا آنها را در یک فرآیند از پیش تعریف شده مستقر کنید.
از طریق اطلاعیه ها و هشدارها، می‎توانید در هر لحظه فرآیندهای خود را ردیابی نمایید، ضمن اینکه گزارش‌ها به شما امکان نظارت بر چگونگی عملکرد آنها را می‎دهند.

نمودار زیر مقایسه‌ای بین Workflow و BPM براساس قابلیت ها و مناسب بودن برای وظایف انجام می‎دهد:

به این ترتیب سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت دارای برخی خصوصیات مفید است که از طریق سرمایه گذاری در BPMS می‎توان آنها را تقویت کرد.
برای درک اینکه شیرپوینت در طیف مقایسه BPM و گردش کار در کجا نشسته است، اجازه دهید به برخی از جنبه های خوب و بد آن بپردازیم:

نکات مثبت

سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت به عنوان یک محصول گردش کار مستقل، خوب کار می‎کند. این امر می‎تواند برای توسعه آن دسته از اپلیکیشن‌های گردش کار قوی استفاده شود که می‎توانند فرآیندهای کسب و کار متداول مانند تاییدیه‌ها، مدیریت اسناد، اپلیکیشن‌های HR ساده، IT و وظایف مالی را اتوماتیک و ساده نمایند.

نکات منفی

شیرپوینت به عنوان کانونی برای جمع آوری دپارتمان‌ها و برنامه‌ها، می‌تواند یک محیط آشنا و یک منبع ضروری اطلاعات ارائه ‎دهد، اما فقط در سطح رابط. باید دانست که فرآیندهای گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت توسط مرزهای مجموعه سایت محدود شده است.
بنابراین برای هر گردش کاری که باید مرزهای سازمانی را بپیماید، مجموعه سایت‎ها مدیریت گردش کار را دشوار مینمایند. برای به اشتراک گذاری اطلاعات بین سایت ها – به عنوان مثال تصویب بودجه‌ای که بین بازاریابی، دفتر مرکزی و تأمین مالی در حرکت است و هرکدام از اینها از مجموعه سایتهای خود استفاده می‌کنند – فرآیند گردش کار به برنامه نویسی سفارشی و شخصی نیاز دارد.
بنابراین یک API بر اساس ویندوزهای سفارشی فونداسیون گردش کار(WWF)، مورد نیاز است که در آن فرآیندهای گردش کار(WF) محدود به توالی ماشین ها می‎شوند.
به این ترتیب نوعی اصطکاک وجود دارد: شیرپوینت به عنوان یک میان افزار یا یک پلت فرم خدمت رسانی سازمانی ESB عمل نمی‌نماید. بنابراین هیچ یک از ویژگی‌های مربوط به ادغام استاندارد اپلیکیشن‌ها را نیز فراهم نمی‎کند.
این بدان معنی است که هر تلاشی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مرزهای سایت بدون مقادیر زیادی کدهای سفارشی یا کارهای دستی نمی‎تواند اتفاق بیفتد.
نتیجه اینکه: هر تلاشی شکننده و گران است و قابلیت های گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت، محدود به یک بخش یا منطقه خواهد بود ونه در سطح سازمانی.

کاستی‌

محدودیت های داخلی گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت و چارچوب اساسی آن، در برابر پیچیدگی های سناریوهای واقعی اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار شرکت آزمایش شده است.
برخی فرآیندها برای اینکه بتوانند توسط گردش کار بومی‎ شیرپوینت پشتیبانی شوند بیش از حد پیچیده یا نوسانی هستند. مثلاً برای کاربرانی که اشتباه می‎کنند و نیاز به بازگشت به مراحل قبلی دارند، ساپورتی وجود ندارد.
تاییدیه‌های چند سطحی نیز پشتیبانی نمی‎شوند – شیرپوینت اسناد را به تأیید کننده قبلی برمی‌گرداند و نه به نویسنده آن(که البته در محیط شرکت به خوبی جواب می‌دهد).
مورد آخر اینکه گردش های کاری شیرپوینت برنامه های اجرایی هستند و به راحتی نمی‎توانند در زمان اجرا سازگار شوند. مسئله اصلی در اینجا این است که هرگونه تغییر در محیط کسب و کار (به روزرسانی سیاست‌ها، تغییر در آیین نامه) نمی‌تواند بدون برنامه نویسی بیشتر وارد گردش کار شود و بنابراین شیرپوینت به سختی از مفهوم چالاکی و بهبود پیوسته فرآیند پشتیبانی می‎کند.

آیا سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت و BPM می‎توانند با هم همکاری کنند؟

فروشندگان هوشمند BPM درصدد ارائه یک لایه ادغام ساده هستند که به مشاغل اجازه می‎دهد هنگام افزودن عملکرد اصلی BPM بتوانند از قابلیت های بینظیر مایکروسافت همچون سهولت استفاده، همکاری و ادغام رابط کاربری((UI بهره ببرند. در بسیاری از موارد، این امر می‎تواند هزینه کمتر و استقرار سریعتری به همراه داشته باشد.
این ادغام لایه‌ای از طریق وب پارت‌ها (Web Parts) حاصل می‎شود: یک ویجت(یا اپلیکیشن) ساده را می‎توان با “کشیدن و رها کردن” در فضای کار شیرپوینت نصب کرد.
بیزاجی ((Bizagi وب پارت‌های شیرپوینت خود را در Q1 2014 راه اندازی کرد. چیزی که این کارایی را بسیار ویژه می‌کند، نحوه ارائه فرم های HTML به صورت پویا و ارائه یک تجربه کاربری بسیار جالب است.
به کمک این لایه ادغام هنگامی ‎که افراد در سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت مشغول به کار هستند، می‌توانند به سادگی فرآیندهای خود را به صورت آیکون‌هایی آماده کلیک کردن مشاهده ‎کرده، ویرایش نموده و به اشتراک بگذارند.
راه حل لایه‌ای مخصوصاً وقتی موثر است که سازمان یک BPM حرفه ای را پیاده سازی کرده است و می‌خواهد مزایای آن را برای مخاطبان شیرپوینت به اثبات برساند.
این مورد در گروه آدیداس که از شیرپوینت و Bizagi BPMS استفاده می‌کرد وجود داشت. شیرپوینت با طراحی مفهوم استراتژی “پورتال دوگانه”، توانست به عنوان واسطی بین موتور BPM و رابط کاربری عمل نماید.
این راه حل به هیچ وجه جایگزین BPMS کامل نشد. در عوض، به عنوان یک رابط کاربر پسند برای بخش هایی بسیار خاص از کسب و کار عمل می‎کرد که تمایل به دسترسی آسان به جریان کار اصلی شرکت داشتند.
BPM لایه‌ای راه ساده و سریعی برای دستیابی به قابلیت‌های حد متوسط BPM مهیا می‌کند، در عین حال که سرمایه گذاری سازمان‌ ها را در شیرپونت حداکثر می‌نماید.

مزایای استفاده از Bizagi و شیرپوینت ادغام شده

• نصب سریع و آسان: وب پارتهای از پیش تعریف شده Bizagi را می‎توان بدون نیاز به رمزگذاری و از طریق رابط کشیدن و رها کردن، به فضای کار شیرپوینت اضافه کرد.
• محدوده گسترده توابع میانی BPM: کاربران می‎توانند مستقیما از طریق پورتال داخلی موارد جدیدی ایجاد نموده، روی وظایف معلق فرآیند کار کرده و به صندوق ورودی فرآیند خود دسترسی پیدا کنند.
• محیط ویندوز آشنا: با قابلیت شخصی سازی ظاهر و مفاهیم.
• کلیک و اشتراک گذاری: اجازه می‎دهد تا فرآیندها در جوامع خود به اشتراک گذاشته شوند
• غنی بودن امکان انتشار: گزینه های مختلف مانند شیرپوینت، Word، PDF، Visio، XPDL، وب، ویکی و غیره.
• همکاری تجاری پیشرفته: Bizagi به عنوان لایه ارکسترال فرآیند عمل می‎کند. به این ترتیب که کلیه فعالیت های مربوط به فرآیند به اجرا درمی‎آیند و فوراً در سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت در دسترس هستند. وقتی داده های فرآیند توسط Bizagi متمرکز و اداره می‎گردند، کارمندان می‎توانند از پورتال شیرپوینت خود برای فعالیت های فرآیند گرا استفاده نمایند.

BPM، شیرپوینت یا هر دو؟

قبل از رفتن به بخش نتیجه گیری، بررسی آنچه که تا الان از انظار پوشیده مانده می‎تواند مفید باشد. اولا، در حالی که به نظر می‌رسد سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت و BPMS سطح عملکرد مشابهی دارند، آنچه در عمق قضیه نهفته است یک داستان کاملاً متفاوت است.
اعتماد به چارچوب WWF بدین معنی است که هرگونه عزیمت از گردش کار ساده و خطی نیاز به کدنویسی سفارشی (یعنی محدود کننده) دارد.
دوم اینکه، در حالی که شیرپوینت یک نقطه شروع عالی است، اما نمی‎تواند هیچ نوع تکنولوژی BPM را ارائه دهد. سوم اینکه، برای کسب و کارهای دارای BPMS محکم هستند، شیرپوینت بستر مناسبی را برای استفاده از قابلیت های BPM موجود ارائه می‎دهد.
در این موارد، یک لایه ادغام می‎تواند برای کاربران سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت که مایل به مدل سازی، پیاده سازی و تکامل فرآیندهای کسب و کار در محیط مایکروسافت هستند پشتیبانی کامل انجام دهد.
در بخش پایانی، برخی چک لیست‌های ساده را گرد هم می‌آوریم تا بتوانید به کمک آنها به ارزیابی بخشی از طیف گردش کار- BPM که برای کسب و کار شما مناسب است، بپردازید.

در موارد زیر شیرپوینت را انتخاب کنید:

• اگر به یک مدل کسب و کار تعاملی نیاز دارید که در سطح محلی توسط یک گردش کار واضح اداره می‎شود و می‌تواند تغییرات را ساپورت کند.
• برای جمع آوری محتوا: برای ایجاد اینترانت، ساخت پورتال های تجاری، مدیریت محتوا و ارتقاء همکاری.
• برای ایجاد گردش کارهای تصویب کننده: کتابخانه اسناد شیرپوینت از گزینه های پیکربندی انعطاف پذیری برخوردار است که امکان مورد تصویب قرار گرفتن اسناد قبل از انتشار آنها برای مخاطبان گسترده تر را فراهم می‌آورد.
• برای ایجاد گردش کار اصلی: شیرپوینت به “کاربران قوی”[1] اجازه می‎دهد تا سه حالت گردش کار آماده ایجاد کنند(ایجاد، جمع آوری بازخورد، امضا).
• هنگامی‎که قابلیت های OTB به طور حداکثری استفاده شوند و سفارشی سازی به دقت اداره ‎شود.
• هنگامی‌که نیازی به ادغام محکم با سایر سیستم های داده‌ها ندارید و نیازی به پردازش، مدل سازی، بهینه سازی و نظارت بر استثنائات پیچیده نیست.

در موارد زیر یک راه حل سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت لایه دار با گزینه شخص ثالث BPMS انتخاب کنید:

• می‌خواهید از سرمایه گذاری قابل توجه مایکروسافت در سهولت استفاده، همکاری و رابط کاربری بهره‌مند شوید‌ و در عین حال قابلیت‌های اصلی BPM را اضافه ‎نمایید. راه حل‌های لایه‌ای نسبت به یک BPMS تمام عیار می‎توانند ارزانتر باشند و‎ سریعتر مستقر شوند(بسته به وضعیت).
• می‌خواهید قابلیت‌های BPM موجود را در یک بخش دیگر برای مخاطبان سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت موجود در دسترس قرار ‌دهید.
• می‌خواهید اتوماسیون قوی فرآیند کسب و کار و بهبود فرآیند کسب و کار(BPI) را پیاده سازی ‌کنید.

در موارد زیر BPMS را انتخاب کنید:

• هنگامی که گردش کار را سفارشی می‌کنید یا آن را با سیستم‌های بازمانده یا سایر سیستم‌های سازمانی ادغام می‌نمایید.
• می‌خواهید الزامات و انطباقات بحرانی را در سطح فعالیت‌ها و با دید کاملی از همه نقاط تماس، نقشه برداری ‌نمایید.
• اگر فرآیندها را از طریق موبایل، دسکتاپ و لپ تاپ مستقر می‎کنید.
• می‌خواهید مشارکت در فرآیندها را هماهنگ و منظم کنید تا از پیشرفت و پشتیبانی سریع آنها اطمینان حاصل شود.
• نیاز به بهبود مستمر بدون اتکای بسیار زیاد بر فناوری اطلاعات و برنامه نویسی دارید.
• برای پشتیبانی از طیف گسترده ای از فرآیندهای اصلی و نه فقط آنهایی که سند محور هستند.

نرم‌افزارهای BPM به طور معمول با موتورهای قوانین کسب و کار همراه هستند و می‎توانند فرآیندهایی بر اساس منطق، تعریف و اداره کنند که مستقل از گردش کار هستند.
چنین فرآیندهایی انعطاف پذیری بیشتری داشته و قابلیت پشتیبانی از تغییرات سریع را دارا می‌باشند. بیشتر بسته‌های نرم‌افزاری  BP، شامل قابلیت های ادغام در قالب API و اتصال دهنده‌هایی به نرم‌افزارهای سازمانی پر طرفدار مستقر در اکثر سازمان‌های بزرگ هستند.
علاوه بر این BPM شرکتی توانایی این را دارد که به راحتی یک فرآیند کسب و کار پیچیده را مابین دپارتمان‌های مختلف، شرکا، مشتریان و کل اکوسیستم تجاری گسترش دهد.

خلاصه و مراحل بعدی

برای برخی، گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت ممکن است دقیقاً همان چیزی باشد که کسب و کارشان اکنون به آن نیاز دارند.
برای برخی دیگر، راه حل لایه‌ای می‎تواند راهی مؤثر برای گسترش مزایای این سرمایه گذاری مهم نرم افزاری باشد که تفکر فرآیندی را برای مخاطبان گسترده‌تری به همراه می‌آورد.
با این حال، برای اکثریت، واقعیت‌های یک جهان در حال تغییر به معنی افزایش شخصی سازی و توسعه پیچیده است که می‌تواند از طریق کشش و گسترش قابلیت های گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت استاندارد و نزدیک شدن آن به BPMS حاصل شود.
انتخاب روش صحیح در حال حاضر می‎تواند دردسرهای بعدی را از بین ببرد و همچنین به کنترل هزینه‌ها، سرعت بخشیدن به زمان توسعه و در نهایت خدمت رسانی بهتر کسب و کار کمک نماید.