بررسی چک لیست 10 نکته ای پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار (BPM)
از اصلی‌ترین و مهمترین مسئولیت‌های یک کارشناس فرآیند، اجرای عملیاتی و پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) در یک سازمان است.
این پروژه برای مدت زمانی طولانی در حال پیگیری باقی می‌ماند و ممکن است موجب نگرانی بخش مدیریت گردد. آنها می‌خواهند به وجود آمدن چیزی را به سرعت مشاهده کنند، اما شما به عنوان کارشناس فرآیند می‌خواهید هر چیزی را که ایجاد می‌کنید تا حد امکان کامل باشد.
بدترین کاری که می‌توانید در این مرحله انجام دهید این است که سعی کنید پلتفرم BPM انتخاب شده در گذشته را تنها کمی دستکاری نموده و هرچه سریعتر کارها را ردیف کنید.
اجرای موثر BPM به فکر و تلاش زیادی نیاز دارد. عجله کردن در پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند، منجر به پایین بودن نرخ پذیرش، ناکارآمدی، هرج و مرج و آشفتگی عمومی‌خواهد شد.
همچنین ممکن است پروژه ها را به تعویق اندازد، باعث تداخل سیستم های موجود گردد و منابع شرکت شما را تضعیف نماید. در ادامه این مطلب یک چک لیست 10 موردی برای اجرایBPM به شما معرفی می‌شود.
1. پلتفرم BPM خود را خردمندانه انتخاب کنید
قبل از شروع پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند اطمینان حاصل کنید که پایه و اساس خوبی بنا می‌کنید. بازارهای اقتصادی مملو از ابزارهای BPM و اتوماسیون فرآیند هستند که هر کاری را از همکاری اتوماتیک گرفته تا اصلاح فرآیندهای نابسامان انجام می‌دهند. اطمینان حاصل کنید که ابزار BPM شما دارای مهمترین ویژگی های یک نرم افزار BPM باشد.
برخی از ابزارهای BPM برای ارائه قابلیت های توسعه اپلیکیشن طراحی شده اند، در حالی که بسیاری دیگر برای نظارت و ردیابی فرآیندها ساخته شده اند.
به دنبال راه حل‌ها و ابزارهایی باشید که همه افراد تیم از جمله کاربران غیر فنی کسب و کار بتوانند از آن استفاده کنند. انتخاب یک BPMS با کاربرد آسان می‌تواند شما را از استخدام مشاوران گران قیمت نجات داده و به عیب یابی مسائل عملیاتی و مسائل مربوط به ادغام بپردازد.
2. یکی از فرآیندها را به طور آزمایشی انتخاب نمایید
ممکن است وسوسه شوید و سعی کنید یک فرآیند غول پیکر را برای پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند انتخاب نمایید. این کار بالاترین ریسک و بیشترین ویرانی را به دنبال خواهد داشت.
اولین فرآیندی که هنگام اجرای یک راه حل BPM آن را خودکار می‌نمایید باید فرآیندی باشد که مدیریت آن کمی ساده تر بوده و ریسک آن پایینتر باشد.
تا زمانیکه حس نکردید تیم های شما کاملا با ابزار BPM راحت هستند، از اجرای آن در فرآیندهای مهم و بحرانی خودداری کنید. ابتدا آن را روی فرآیندهای کوچکی مانند سفارشات خرید، مجوزهای مسافرتی یا سایر پروژه هایی که به راحتی قابل مدیریت هستند، تست کنید.
پس از اینکه صاحبان فرآیند اعتماد به نفس خود را در مورد کنترل بهتر BPM به دست آوردند، به آرامی مقیاس گردش کار را افزایش دهید تا پروژه های اصلی را نیز شامل شوند.
3. صاحب فرآیند را مشخص نمایید
ادغام یک نرم افزار جدید در سبد سازمانی، به زودی می‌تواند برای همه تیم ها تبدیل به یک محل مورد اختلاف شود. اگر کسی عهده دار مدیریت فرآیندهای اجرایی و عملیات BPM نباشد، هر کس مسئولیت امور را به عهده دیگری می‌داند.
برای پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند BPM ، ضروری است که یک صاحب فرآیند مشخص نمایید که معمولاً رهبر آن کسب و کار است. این شخص در قبال عملکرد و سازماندهی صحیح فرآیندها و داده ها پاسخگو خواهد بود.
به همین دلیل بسیار دارای اهمیت است که یک راه حل نرم افزاریBPM مبتنی بر انسان(human-centric BPM software) انتخاب کنید که همه رهبران کسب و کار شما با آن راحت باشند. جلساتی با صاحب فرآیند ترتیب دهید و درمورد پردازش فعلی فرآیند و هدفی که او برای اتوماسیون فرآیند آن را دنبال می‌کند، صحبت کنید.
4. معیارها و الگوها را تعیین نمایید
اگر هیچ نوع هدف سازمانی در رابطه با اجرای BPM نداشته باشید، پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند یک تلاش بی هدف و به معنی اتلاف منابع خواهد بود.
قبل از شروع هرگونه گردش کاری، ” دلیل ” اتوماسیون فرآیند را در ذهن داشته باشید. برخی از گردش کارها برای کاهش زمان و کم کردن هزینه ها طراحی شده اند. فرآیندهای دیگر برای ردیابی بهتر و یا رهایی از کاغذ بازی‌های پیچیده تغییر می‌کنند.
مهمترین اولویت را در هر گردش کار مشخص کنید و تلاش نکنید به یکباره به چندین هدف دست یابید. هر جریان کار را به یک هدف خاص که خواستار تحقق آن هستید گره بزنید و بازه زمانی مطلوب برای دستیابی به آن را مشخص نمایید.
از طریق ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی یا گپ و گفتگو با مشتریان شروع به درک داده‌های مربوط به فرآیندهای قبلی نمایید. در مورد زمان بهینه مورد نیاز برای انجام هر کار در شرایط عادی شفاف باشید و از آن اطلاعات استفاده کنید تا اهداف معقول و منطقی را برای دستیابی به پلتفرم BPM تعیین نمایید.
5. نمودارگردش کار را رسم کنید
یک نکته اصلی در پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند، این است که گردش کار خود را در قالب یک نمودار نمایش دهید. در ابتدای امر به سراغ نرم افزار نروید و کار را با یک برگ کاغذ ساده شروع کنید. جهت توصیف روشی ایده آل برای فرآیند، همه صاحبان فرآیند باید تصویری از آن ارائه دهند.
با افراد دیگری که به فرآیند نزدیک هستند صحبت کنید و بپرسید که چگونه وظایف در گذشته مدیریت می‌شدند. این امر بسیار دارای اهمیت است که بتوانید تاریخچه یک فرآیند و هرگونه تغییر بزرگی را که انجام داده اید درک نمایید. نه اینکه اساس تصمیمات خود را بر اساس فرضیات بگذارید.
معمولاً در این مرحله از پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند است که صاحبان فرآیند کارهای اضافی را شناسایی نموده و یا توانایی دیدن آنچه که ممکن است با اتوماسیون انجام شود را پیدا می‌کنند.
آنچه در گذشته یک وظیفه بوده است (جمع آوری داده ها و ارسال آن به رهبر پروژه) می‌تواند با یک قدم ساده خودکارسازی به طور کامل حذف شود.
مسیر فرآیند را تا حد امکان کوچک نگه دارید تا دردسرهای فرآیندهای دستی وارد سیستم نشوند. هرچه مسیر فرآیند کوتاه تر باشد، شانس موفقیت پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند بیشتر می‌شود.
6. همه افراد را درگیر کنید
سیستم BPM توسط دو گروه از افراد اداره می‌شود:
- مدیران فنی که می‌دانند چگونه از بستر BPM استفاده کنند
- افراد وابسته به کسب و کار یا صاحبان مشاغل که می‌دانند فرآیند کاری چگونه باید انجام شود
به منظور تشویق همکاری در پلت فرم جدیدBPM ، کلیه ذینفعان را در پروسه پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند درگیر کنید. با هر یک از صاحبان وظایف ملاقات نموده و بدانید که به چه اطلاعاتی نیاز دارند. برای درک نقاطی که دارای مشکل هستند از کاربران نهایی بازخورد دریافت کنید.
7. گردش کار BPM خود را آزمایش کنید
هنگام پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند بهترین راه برای درک تأثیر BPM در کسب و کار بدون مداخله کردن در فرآیندهای در حال انجام، اجرای آن در یک آزمون آزمایشی است. از این فرصت استفاده کنید تا بدون ریسک زیاد افراد را با ویژگی های راه حل نرم افزاری BPM آشنا نموده و آنها را آموزش دهید.
یک سیستم BPM هنگام اجرای کار باید بخش عمده‌ای از منطق کسب و کار را بازرسی کرده و انتخاب کند. آزمایش ابزار می‌تواند به شما در تشخیص زمان اجرای واقعی سیستم، پهنای باند آن برای رسیدگی به حجم کار فرآیند، چابکی و دیدن خروجی حاصل کمک نماید. پس از موفقیت اولیه، پروژه های بزرگتر که نیاز به کنترل جزء به جزء دارند می‌توانند بعد از این فرآیندها مدل سازی شوند.
8. آماده تغییر باشید
در گذشته متدولوژی سنتی BPM ، بر روی ساختار، سفت و سختی و دقت سیستم متمرکز شده بود. به همین دلیل فقط باشگاه نخبگان پرسنل IT قادر به ایجاد تغییراتی در آن بودند.
امروزه مشاغل با توجه به مقبولیت سریع رایانش ابری و خدمات نرم افزاری (SaaS) ، به یک نرم افزار BPM احتیاج دارند که با سیستم موجود به خوبی همخوانی دارد و می‌توان آن را برای ادغام بهتر تنظیم نمود.
بنابراین می‌بایست آمادگی به وجود آمدن تغییراتی را هنگام پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیندهای خود داشته باشید. مسلما تمایل ندارید یک ابزار BPM انتخاب کنید که برای استفاده از آن نیاز به بازنگری فرآیند معماری IT فعلی خود داشته باشید. بنابراین یک راه حل BPM سازگار با منابع و انعطاف پذیر انتخاب نمایید که ارزش بیشتری به فرآیندهای در حال انجام شما می‌بخشد.
9. به کاربران آموزش دهید
موفقیت در پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند به این امر بستگی دارد که افراد موجود در فرآیند چگونه با سیستم BPM تعامل می‌کنند. اجرای صحیح BPM نیاز به این دارد که هر یک از شرکت کنندگان نسبت به فرآیندی که انجام می‌شود پاسخگو باشند. بهترین راه برای دستیابی به این هدف این است که کارکنان آموزش یافته و آماده آن گردند.
لذا در حین پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند، کارگاه‌های آموزشی در مورد اصول اولیه بسترهای نرم افزاری BPM ، دلیل منطقی اجرای آن و نتایج مورد انتظار برپا کنید.
10. اندازه‌گیری نموده و تنظیمات لازم را انجام دهید
اگر ROI مربوط به نرم افزار BPM را ارزیابی نکنید هرگز نخواهید دانست که آیا واقعا اتوماسیون در حال ارائه نتایج مورد انتظار شما است یا خیر.
نقش اندازه گیری و بهبود یک فرآیند باید بر عهده صاحب فرآیند باشد، اما ممکن است شما به عنوان مدیر سیستم بخواهید با ارائه کمک‌های هر چه بیشتر از آنها پشتیبانی کنید.
پس از پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند، معمولاً راه حلهای نرم افزاری BPM را به سختی می‌توان مورد پایش و اندازه گیری قرار داد. زیرا داده های آنها در مقایسه با سایر منابع یک شرکت مبهم تر هستند.
اما اگر تعیین کنید که کدام نوع خاص از داده‌ها را می‌خواهید مورد بررسی قرار دهید، می‌توانید از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای تجزیه و بهبود آنها استفاده نمایید.
اگر می‌بینید که اهداف بهینه برآورده نمی‌شوند، BPM را دوباره مهندسی نموده و اهداف مورد انتظار را تعیین کنید. مدتی طول می‌کشد که هر یک از ابزارهای BPM تکامل یافته و به خوبی با فرآیندهای شرکت سازگار شوند. تا آن زمان باید سیستم را مرتبا اصلاح نموده و این کار را تکرار کنید تا از آن بیشترین استفاده را ببرید.
پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند می‌تواند پروسه‌ای بسیار طولانی و پیچیده باشد و افراد زیادی را نیز درگیر خود نماید. با این حال هنگامی‌که با استفاده از یک سیستم عامل BPM انسان محور به درستی انجام شود، اجرای آن موفقیت بزرگی خواهد بود.
به یاد داشته باشید که گام ها را به آهستگی برداشته و مسیر موردنظر خود را برای فرآیند برنامه ریزی نمایید و به سیستم اجازه دهید بقیه امور را اداره کند.
