تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت BPM

تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPM (فرآیندهای کسب و کار)

امروزه بیش از هر زمان دیگری بر انکارناپذیر بودن تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت BPM تاکید شده است. از این رو شرکت‌ها هنگام اجرا و بهبود فرآیندهای خود باید از فرهنگ، ارزش ها و برداشت های اساسی خود آگاه باشند.
در حال حاضر شمار زیادی از روش ها، تکنیک ها و ابزارهای مربوط به مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPM) در دسترس هستند. بنابراین بخش فنی BPM دیگر برای شرکت ها به عنوان یک چالش محسوب نمی‌شود.
در هنگام اجرا، مسائل کاملاً متفاوت هستند. غالباً پروژه های مربوط به فرآیند، شکست می‌خورند و یا نتایج ناامیدکننده‌ای می‌گیرند.
محققان دلیل اصلی استقرار ناخوشایند BPM را عدم حساسیت در مورد نگرش و رفتار کارکنان درگیر و از جمله سطوح مدیریتی، عنوان کرده اند. شک و تردید، بی اعتمادی، یا حتی رد صریح ابتکارهای مرتبط با تغییر، مشاهداتی هستند که در عمل زیاد اتفاق می‌افتند.
از این رو  شرکت ها باید آن قسمت از فرهنگ و ارزش های اساسی خود را که ممکن است بر موفقیت ابتکار عمل BPM تأثیر بگذارد، در نظر بگیرند.
سؤالات زیادی وجود دارد که شرکت ها باید برای آنها پاسخ هایی پیدا کنند، از جمله: با توجه به تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPM، از منظر مدیریتی چه اقداماتی می‌توان برای پذیرش تفکر فرآیندی در سازمان انجام داد؟

فرهنگ سازمانی

هنگام معرفی ایده ها و مفاهیم جدید به شرکت ها و سازمان های دیگر در تئوری و در عمل توافق گسترده ای در رابطه با اهمیت جنبه های فرهنگی وجود دارد.
به طور کلی، فرهنگ سازمانی می‌تواند به عنوان الگویی از فرضیات اساسی کشف شده یا ایجاد شده در یک گروه خاص توصیف شود، در عین حال که آن گروه می‌آموزد که چگونه با چالش های داخلی و خارجی مقابله کند.
اگر این فرضیات ارزشی را اثبات کنند، معتبر تلقی شده و به اعضای جدید گروه نیز منتقل می‌شوند. بنابراین فرهنگ سازمانی برای هر شرکت خاص است و می‌تواند به عنوان یک عامل نسبتاً ثابت و البته قابل تغییر که بر روابط و عملیات در درون یک سازمان تأثیر می‌گذارد مورد ملاحظه قرار گیرد.
نیاز اساسی برای ادغام در یک گروه اجتماعی و تمایز در برابر دیگران منجر به تکامل ارزشهای مشترک، اعتقادات و روش هایی می‌شود که موفقیت آمیز بوده و بنابراین با گذشت زمان اثبات و حمایت می‌شوند.
این عناصر مشترک، به اعضای جدید سازمان نیز به عنوان بخشی از فرآیند اجتماعی شدن منتقل خواهند شد. این عناصر و ارزشها همان فاکتوری هستند که هنگام مطالعه تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPM، مورد توجه قرار می‌گیرند.

رابطه فرهنگ سازمانی با BPM

BPM، یک رشته چند شاخه‌ای است که با گذشت زمان از یک رویکرد نسبتاً IT محور به مبحث مدیریتی وسیع تری توسعه یافته است.
امروزه مفهوم BPM می‌بایست به عنوان یک رشته جامع که شامل جنبه های مختلفی از جمله حقوق، اقتصاد و به ویژه جنبه های انسانی و سازمانی است، مورد توجه قرار گیرد.
به این ترتیب، عملکرد یک سازمان با همکاری مردم و فرآیندهایی که در کل می‌توانند به عنوان فرهنگ سازمانی خلاصه شوند هدایت می‌گردد.
در میان نظریات محققان اجماع گسترده‌ای بر سر این موضوع وجود دارد که جنبه های فرهنگی عامل اصلی موفقیت یا شکست پروژه هایBPM  هستند.
در نتیجه، ارتباط و تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPMرا می‌توان اینطور بیان کرد که اجرای موفقیت آمیز BPM در یک سازمان، سطح بالایی از بهره وری فرآیند را تضمین می‌نماید که باید با یک فرهنگ مناسب مطابقت داشته باشد.

فرهنگ BPM: فرهنگ BPM به فرهنگی اطلاق می‌شود که حامی‌دستیابی به اهداف BPM، یعنی فرآیندهای کسب و کار کارآمد و مؤثر است.

این امر به عنوان مجموعه ای از ارزش‌های خاص که در رویکرد مدیریت BPM ذاتی است قابل درک بوده و در اقدامات و ساختارهایی خاص که نمایانگر این ارزش ها در سازمان هستند، قابل مشاهده خواهد بود.
برای تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPM، فرهنگ BPM می‎تواند به عنوان بخشی از فرهنگ موجود در نظر گرفته شود. این بدان معنی است که فرهنگ سازمان باید ارزش‌های تسهیل کننده BPM را در بر بگیرد.
البته منظور این نیست که فرهنگ سازمانی فقط باید آن ارزشها را در خود بگنجاند. بلکه آن ارزش ها باید وارد فرهنگ موجود در سازمان شوند.

متدولوژی و کیس و استادی

برای تجزیه و تحلیل چگونگی تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPMو عملکرد فرآیند، به یک کیس استادی مراجعه می‌کنیم. این مورد در یک شرکت واقعی اتفاق می‌افتد.
داده ها از سیستم های IT شرکت و از پرسشنامه ها گرفته شده است. علاوه بر این مصاحبه هایی با کارمندان و مدیران در سطوح سلسله مراتبی مختلف انجام گرفته است.
با اینکه نام این شرکت یعنی آلفایننس گروه Allfinance Group (AFG)، ساختگی است، اما محتوای ارائه شده در این مطلب مبتنی بر یک وضعیت واقعی، یک فرآیند واقعی و داده های واقعی است.
شرکت AFG یک شرکت مستقر در اروپا است که طیف گسترده ای از محصولات بانکی و بیمه ای را ارائه می‌دهد. این شرکت بیش از ده هزار کارمند دارد و شبکه ای از صدها شعبه را اداره می‌نماید.
اگرچه دامنه محصولات و خدمات آن فراگیر است، اما فروش، تصویب و تسویه وام مسکن تجارت اصلی AFG محسوب می‌شود. بنابراین شرکت به شدت به سیستم های اطلاعاتی با عملکرد خوب که قادر به پردازش سریع اپلیکیشن‌های وام هستند و در عین حال توجه دقیقی به ریسک‌های عملیاتی و اعتباری مربوطه دارند، متکی است.
برای تحلیل تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت BPM، ابتدا باید با روند تأیید وام AFG که شامل مراحل پی در پی یک فرآیند است آشنا شویم:

• پذیرش و اسکن اپلیکیشن ارائه شده؛
• بررسی رسمی‌کامل بودن اپلیکیشن؛
• بررسی اولیه سریع درخواست وام به منظور پاسخ سریع به درخواست مشتری از طریق ارزیابی اولیه؛
• ارزیابی اموال؛
• ارزیابی مفصل اپلیکیشن شامل تصمیم نهایی برای دادن وام. ارزیابی اموال توسط یک شرکت خارجی انجام می‌شود.

علاوه بر این، فرآیند درخواست وام در خطوط تولید مختلف، متفاوت است. انتساب به خط مربوطه به نوع، حجم ، پیچیدگی و میزان ریسک اپلیکیشن های وام ارائه شده بستگی دارد.
این فرآیند توسط چندین سیستم IT پشتیبانی می‌شود و حدود 400 نفر را به طور تمام وقت در اختیار دارد که تقریباً 100000 درخواست را در هر سال مورد رسیدگی قرار می‌دهند.
برای این فرآیند، AFG سه سایت عامل را با مراحل فرآیندی مشابه و ساختار سازمانی مشابه راه اندازی می‌کند. 209 کارمند شاغل در فرآیند درخواست وام در این مطالعه شرکت کردند(حدود 51.7٪ کل افراد).

اندازه گیری فرهنگ سازمانی.

از آنجا که فرهنگ سازمانی به طور مستقیم قابل مشاهده نیست، اگر بخواهیم تأثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPM را تحلیل کنیم، ساختار فرهنگ باید عملیاتی شود.
در برخی از تحقیقات برای ارزیابی فرهنگ در شرکتها از “مقیاس کوتاه” استفاده شده است. این مقیاس (مقیاس فرهنگ سازمانی، CCS) ارزشها و هنجارهای مشترک در یک سازمان و همچنین ساختارها و فرآیندهای شرکت را از دیدگاه کارمندان ارزیابی می‌کند.
ابعاد فرهنگی، که در چندین کیس استادی و نظرسنجی تأیید شده است، عبارتند از: جهت گیری استراتژیک شرکت، شرایط ساختاری، همکاری و کار تیمی‌و همچنین مدیریت عمومی‌ و رهبری.
برای مشاهده تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت BPM ابتدا فرهنگ سازمانی AFG ارزیابی شد. این کار با توجه به کارمندان مشغول در فرآیند تصویب وام و بر اساس پرسشنامه ای کاغذی انجام گرفت که بر اساس مقیاس فرهنگ سازمانی CCS تنظیم شده بود.
از شرکت کنندگان در مورد میزان توافق فردی خود با چندین بیانیه دو قطبی که اشاره به ابعاد فرهنگی فوق الذکر داشت، سؤال شد. علاوه بر این، داده ها با رضایت کارکنان جمع آوری شدند.

اندازه گیری موفقیت  BPM

حین مطالعه تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPM، رابطه بین فرهنگ سازمانی و فرآیندهای کسب و کار فقط در صورتی مورد بررسی قرار می‌گیرند که داده های واقعی از فرآیند استخراج گردند.
در این کیس استادی، امکان جمع آوری داده های واقعی فرآیند به کمک سیستم های IT شرکت AFG به وجود آمد. برای بررسی تأثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPM، عملکرد فرآیند مستقیماً با استفاده از یک شاخص بهره وری عملکرد برای هر کارمند اندازه گیری شد.
این داده ها از گزارش تولید AFG به دست آمده است. این گزارش مبتنی بر یک سیستم مدیریت گردش کار جامع است. شاخص بهره وری عملکرد به صورت کل ساعات کاری نسبت به مقدار پردازش اپلیکیشن‌های وام در طول دوره کاری مورد تجزیه و تحلیل، محاسبه گردید.
برای انجام تحقیق، یک مدل معادلات ساختاری تهیه شد. از همه مهمتر ضرایب همبستگی بین متغیرهای فرهنگ سازمانی و عملکرد فرآیند اهمیت آماری قابل توجه 0.288 را نشان می‌ده د(سطح معنی داری 5٪). این نتیجه به لحاظ نظری فرض تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPM را تأیید می‌کند.
همانطور که انتظار می‌رود، متغیر واسطه رضایت کارمندان تاثیر مثبتی از فرهنگ سازمانی می‌گیرد(0.824). این نتیجه با فرضیه تئوریک سازگار است که وجود یک فرهنگ در سازمان که مثبت ارزیابی شده، منجر به افزایش رضایتمندی کارکنان خواهد شد.
با این حال، ضریب همبستگی بین دو متغیر رضایت کارکنان و عملکرد فرآیند از نظر آماری مقدار ناچیز 0.024- را نشان می‌دهد، یعنی همبستگی میان رضایت کارمندان و عملکرد فرآیند وجود ندارد و در نتیجه هیچ تأثیر واسطه ای در این زمینه نیست.
در این تحقیق برای واضحتر بودن تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPM، همبستگی های مربعی چندگانه نیز محاسبه شدند. این مقادیر، درصدی از واریانس که توسط متغیرها توضیح داده می‌شوند را شرح می‌دهند.
برای متغیر درون زای عملکرد فرآیند، مقدار آن 0.083 است، یعنی 8.3٪ از واریانس عملکرد فرآیند را می‌توان با فرهنگ سازمانی توضیح داد. برای متغیر رضایت کارمندان، مقدار آن به عدد قابل توجه 0.679 می‌رسد. بنابراین ، واریانس رضایت کارمندان تقریبا تا 68٪  توسط فرهنگ سازمانی AFG توضیح داده می‌شود.
هدف از این کیس استادی بررسی تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPM بود. مطالعه موردی ارائه شده در این مطلب باعث افزایش آگاهی از این موضوع می‌شود و نتیجه گیری می‌کند که چگونه می‌توان بر فرهنگ یک سازمان در راستای عملکرد بالاتر فرآیندهای کسب و کار تأثیر گذاشت.
نتایج نشان می‌دهند که با دادن اهمیت بیشتر به اطلاعات و مشارکت کارکنان و آشکار شدن اعتماد به نفس بالا در کارمندان، مدیران می‌توانند تأثیر مثبتی بر عملکرد فرآیندهای کسب و کار شرکت خود داشته باشند.
در این مسیر، فرهنگ یک سازمان از نظر اقتصادی دارای اهمیت است. اجرای موفقیت آمیز BPM در انواع سازمانها نیاز به یک فرهنگ حمایتی دارد.
از آنجا که تغییرات فرهنگی با یک توجه کوتاه مدت اتفاق نخواهند افتاد، ایجاد و پایدار ماندن تفکر فرآیندی در تمام سطوح سلسله مراتبی باید به طور مداوم دنبال شود و به این ترتیب مدیران تاثیر فرهنگ سازمانی بر موفقیت  BPMرا مشاهده خواهند نمود.