مدل مرجع APQC چیست؟
کارلاولف میگوید: مدل مرجع APQC PCF و متعاقباً فرایندها در اینکه ما چه کسی هستیم، تغییر اساسی ایجاد می‌کنند. آن ما را مجذوب کرد و DNA ما را تغییر داد. حالا ما بهتر از گذشته، هر چیزی را انجام می‌دهیم. این صحبت از طبقه‌بندی فرایندی بر اساس چارچوب‌های مدل مرجع APQC هست که چه تغییر اساسی و شگرفی می‌تواند توی کسب و کارهای ما ایجاد کند.
APQC یک بنیاد و انجمن امریکایی به نام انجمن کیفیت و بهره‌وری امریکاست که در چند حوزه فعالیت میکند. محور و هسته اصلی فعالیت‌های مدل مرجع APQC در این چند موضوع می‌باشد:
- الگوبرداری،
- مدیریت دانش،
- سنجش و
- بهبود فرایندها الگوبرداری
به این صورت که مدل مرجع APQC الگوهایی را برای کسب کارهای مختلف ارائه میدهد و این الگوها مربوط به بهترین‌های صنعت و حوزه آن کسب وکاری است.
برای مثال در حوزه مدیریت دانش، راهنمایی را ارائه میدهد و به شما کمک میکند تا بتوانید فرایندهای کسب و کارتان را شناسایی کنید، مورد سنجش و ارزیابی قرار دهید و آن‌ها را بهبود بدهید.
مأموریت اصلی این انجمن، همان‌طور که از اسم آن پیداست بحث بهبود بهره‌وری و کیفیت کسب و کارهاست. مدل مرجع APQC این کار را از سه طریق انجام میدهد:
کشف روش‌های اثربخش بهبود
یعنی بررسی میکند در هر کسب و کاری، فعالیت‌ها و رویه‌ها را چگونه باید انجام داد تا به خروجی‌های مورد نظر رسید. این رویه‌ها و فرایندها به عنوان نمونه‌های موفق هستند و سایر کسب و کارها با الگوبرداری می‌توانند خود را وارد مسیر موفقیت کنند. بنابراین APQC این تجربیات را شناسایی میکند و آن برای اجرا و پیاده‌سازی در سایر شرکت‌ها آماده ارائه میکند.
انتشار گسترده یافته‌ها
مطالعات و تحقیقاتش را طبقه‌بندی میکند و مشخص میکند این تحقیقات مناسب چه کسب و کارهایی است و نتیجه این مطالعات و تحقیقات را برای کسب و کارهایی که در آن صنعت و حوزه فعالیت دارند، آماده بهره‌برداری میکند.
البته توجه شود که رویه‌ها و فرایندها را به شما معرفی میکند و آمار و اطلاعات داخلی شرکت‌ها را کاملاً محفوظ نگه‌داشته و این اطلاعات افشا نمی‌کند.
ایجاد ارتباط بین افراد با یکدیگر و دانشی که برای بهبود نیاز دارند.
حالا با استفاده از همین اطلاعات و داده‌ها، آمارهایی به دست آمده و با استفاده از تحلیل آن‌ها، ارتباط و شبکه‌ای ایجاد میکند بین گروه‌های مختلف افراد که تو حوزه‌های مشترکی فعالیت دارند و کسب‌وکارهای مشابه ای دارند.
این افراد می‌توانند با دانش‌های مشابه، کارهایشان را بهبود دهند. بنابراین می توانیم بگویم APQCیک‌زبان جهانی برای فرایندهای کسب و کار است که فرایندهای کسب و کارهای مختلف رو بررسی و ارزیابی میکند و مشخص میکند چهطور می‌توان فرایندهای کسب و کارها را بهبود داد و چه طور می‌توان آن‌ها را اثربخش‌تر کرد و بهره‌وریشان بالاتر برد. بنابراین APQC مطالعاتش بر روی کسب و کارهای مختلف را در اختیار کسب و کارهای دیگر مشابه همان صنعت قرار میدهد.
این اطلاعات چقدر معتبر است؟
اعتبار مدل مرجع APQC به چیست? با چند کسب و کار همکاری دارد؟ در چند تا صنعت و حوزه فعالیت میکند؟ مدل مرجع APQC حوزه‌های خیلی مختلفی رو پوشش میدهد (صنایع چند وظیفه‌ای/ هواپیمایی/ بانک داری/ مدیریت شهری/ پتروشیمی/ برق/ آموزش بیمه سلامت/ خرده‌فروش و … ) و همان طور که در پیوست یک میتوانید مشاده کنید لیست اعضای APQC حاوی 35 صفحه است که در صنایع مختلف فعالیت میکند و مطالعات بسیار را در این صنایع انجام داده است.
این آمار و اطلاعاتی که بیان شد، نشان میدهد که شناسایی این الگوها، رویه ها و فرایندها طی چندین سال انجام‌شده و از با توجه به تنوع صنایع مختلف مورد مطالعه، بسیار پایه‌ای و کامل می‌باشد.
بنابراین می‌توان گفت برای اغلب صنایع من جمله صنعت مورد فعالیت شما خواننده عزیز قابل‌استفاده است. با استفاده از این الگوها قطعاً میتوانید یک جهش خیلی خوبی را در کسب‌وکارتان ایجاد کنید.
چرا مدل مرجع APQC را باید انتخاب کرد؟
تا اینجا با مدل مرجع APQC آشنا شدید و مشخص گردید ریشه و پایه و اساس صحبتهاش از کجاست و چه طور میشود به آن اعتماد کرد، در ادامه می‌خواهم بیان کنم چرا باید مدل مرجع APQC را انتخاب کرد. بهتر است قدری دقیق‌تر به موضوع نگاه کرد.
اول اینکه بزرگ‌ترین دیتابیس و الگوبرداری جهان را مدل مرجع APQC دسترسی به بیش از 8500 الگوبرداری ازبهترین نمونه‌ها. حالا به نظر شما با استفاده از 8500 الگوبرداری که انجام داده است، نمیتواند به ما بگوید برای کسب‌وکارمان از چه الگوهای استفاده کنیم که زودتر بتوانیم مراتب رشد را طی کنیم؟!
قطعاً میتوانیم و قطعاً این الگوها رو دارد، الگوهای که ارائه میدهد اصلاً بر اساس تمام این فعالیت‌هایی است که طی کرده‌اند و بهبودهایی که از این طریق انجام داده و نتایج خیلی خوبی که به دست آورده‌اند.
دوم اندازه‌گیری و بهبود. مدل مرجع APQC بیش از 1200 شاخص دارد ضمن اینکه این امکان را به ما می دهد که فرایندهای کسب و کارمان را با کسب و کارهایی دیگر در سراسر دنیا بتونایم مقایسه کنیم.
البته میدانیم که ما با این مقایسه کردن‌ها، میتوانیم خودمان رو به این بهترین الگوها، نزدیک‌تر کنیم؛ متوجه شویم چه فعالیت‌ها و فرایندهایی را مشابه آن‌ها انجام می‌دهیم و چه تفاوت‌های داریم؟ چهطور میتوانیم عمل کنیم تا مانند آن‌ها یک کسب‌وکار موفق و حتی جهانی داشته باشیم.
سوم شبکه قوی. لیست اعضا و حور صنایع مختلف در این لیست (پیوست یک) خود نشاندهنده وجود شبکه قوی‌ای است که ایجاد شده است.
در این انجمن بیش از 500 کسب و کار عضو از 40 صنعت. ویژگی خیلی خوبه دیگرای که APQCدارد اینست که، به‌جای اینکه به ما بگوید این پکیج را ببرید و فقط آن را استفاده کنید، به ما الگو میدهد و ما باید این الگو را یاد بگیریم و اجرا کنیم بنابراین (چهارم) به ماهیگیری یاد میدهد به‌جای اینکه به ما ماهی بدهد. APQC تا حالا 16000 نفر را در 36 کشور آموزش برای این کار داده است.
مدل مرجع APQC چه کمک به ما میکند؟
آیا میدانید ما در کسب و کارمان چه ویژگی‌های رو باید داشته باشد تا بتوانیم از این الگوها استفاده کنیم؟ به جای اینکه صرفاً بگویم با مدل مرجع APQC ، دنبال رشد و یا تثبیت کسب‌وکارمان هستیم، کمی مصداقی‌تر نگاه کنیم:
- نیاز داریم هزینه‌هایمان را در مقایسه با سایرین بدانیم. مثلاً هزینه کسب‌وکارمان الآن x تومان است اما فلان برند خارجی که کار مشابه ما را انجام میدهد با وجود اینکه فعالیت بیشتر و فروش گسترده‌تری دارد، z تومان کمتر از ما هزینه میکند یا اینکه هزینه ما z تومان کمتر از آن است و درباره اینکه اصلاً نیاز است الان به دنبال کاهش هزینه یا خیر تصمیم‌گیری کنیم.
- می دونیم که هزینه‌هامون بالاست اما نمی‌دو نیم از کجا این هزینه‌ها افزایش پیداکرده است و چه طور باید هزینه‌ها را کاهش دهیم؟ با این شابلون‌هایی که APQC میدهد و با الگوهایی که داریم میتوانیم مقایسه‌ای انجام می‌دهیم و با استفاده از شاخصه‌ها و معیارهای که مدل مرجع APQC تعریف میکند وضع موجود را اندازه‌گیری کنیم.
این اندازه‌گیری به ما کمک میکند مراکز هزینه‌هایمان را شناسایی کنیم و فرایندهایمان را استاندارد کنیم. وقتی فرایندها را استاندار کنیم، به‌واسطه‌ی شناسنامه‌هایی که برای فرایندها ایجاد می‌کنیم، میتوانیم اندازه‌گیری عملکرد داشته باشم. هیچ میدانید فرایندها توی شرکت‌های خوب اروپایی شماره اموال دارند!! این نشاندهنده اهمیت فرایندهاست. - وقتی اشکالی در کار وجود دارد اما نمی‌دوانیم چیست فقط متوجه شده‌ایم این اشکال وجود دارد و باید برطرف شود. این اشکال را با استفاده از APQC میتوانیم شناسایی کنیم یا موقعیت مطلوب را با الگوهایی که شناسایی کردیم بررسی کنیم و تعیین کنیم که چه طور می‌خواهیم به موقعیت مطلوب برسیم و چه مسیری رو باید طی کنیم.
بنابراین با الگوبرداری از APQC می‌توان اشکالات شناسایی و برطرف نمود و در مسیر رسیدن به وضعیت مطلوب گام برداشت. - باید از یک سری تکنیک‌ها استفاده کنیم: مثل شش سیگما، مثل lean، مثل PDCA، مدیریت دانش و سایر متدلوژی‌ها. APQC کمک میکند که ما از این روش‌های بهبود حمایت کنیم و در آن‌ها به نتیجه مورد نظر برسیم. APQC در یکی از حوزه‌های فرایندی‌اش به نام توسعه قابلیت‌های مدیریت کسب‌وکار، با جزئیات کافی به این موضوع میپردازد.
- وقتی ما نیاز داریم درک بهتری داشته باشیم از نمونه و الگوهای موجود در صنعت‌مان یا در حوزه‌ی فرایندی کسب و کارمان. در یک ناحیه فرایندی یا در تمام کسب و کار میتوانیم از الگوهای مدل مرجع APQC استفاده کنیم و از وضیعت موجود به یک وضعیت بهتر حرکت کنیم.
- از خوب به عالی حرکت کنیم.
به طور کلی برای تهیه معماری فرآیند مبتنی بر APQC گام‌های زیر در یک سازمان طی خواهد شد:
- ابتدا اسناد موجود شرکت مانند استراتژی‌های کسب و کار، مدل کسب و کار و … مطالعه خواهد شد.
- مدل های مرجع در خصوص نحوه استخراج معماری فرآیند مانند ITIL،APQC،ETOM و … بررسی میشود. معمولا مدل مرجع APQC مناسبترین برای استخراج معماری فرآیند در سازمان‌های ایرانی است.
- برای استخراج معماری فرآیند نیاز به تشکیل دو کارگروه است. کارگروه راهبردی و اجرایی. کارگروه راهبردی متشکل مدیران ارشد و کارگروه اجرایی متشکل از مدیران میانی و پایین سازمان (از هر واحد سازمان یک نماینده خبره) است.
- برای مدیران ارشد سازمان، سمیناری در مورد مدیریت فرآیندهای کسب و کار با تمرکز بر مفاهیم فرآیند، سطوح فرآیند و دستاوردهای استقرار مدیریت فرآیند در سازمان برگزار خواهد شد.
- در پایان سمینار فوق کارگاه ساختار یافته‌ای برای مدیران ارشد در راستای شناسایی حوزه‌های کسب و کار برگزار خواهد شد.
- برای مدیران میانی و مدیران سطوح پایین‌تر سمیناری در مورد مدیریت فرآیندهای کسب و کار با تمرکز بر مفهوم مدیریت فرآیند، فرآیند و مدلسازی با BPMN2.0 برگزار خواهد شد.
- پس از برگزاری سمینار فوق، کارگاه ساختار یافته‌ای برای مدیران میانی و مدیران سطوح پایین‌تر برگزار خواهد شد تا فرآیندهای کسب و کار مشخص گردد. برای این کارگاه ساختار یافته از فرمت مخصوصی استفاده خواهد شد.
- پس از برگزاری این دو کارگاه ساختار یافته، پیش‌نویس معماری فرآیند براساس APQC-PCF، آماده خواهد شد. براساس APQC-PCF ما سه سطح را باید در معماری فرایند درنظر داشته باشیم. کلان فرآیند، گروه فرآیند و فرآیند.
- پس از مشخص شدن یک نمای کلی سازمان و شناخت نسبت به شرکت و همچنین همزبانی مفاهیم مدیران میانی و مدیران سطح پایین‌تر، جلسات خصوصی با هریک از مدیران میانی و مدیران سطح پایین‌تر برگزار خواهد شد تا مطمئن شویم چیزی از فرآیندها جا نیافتاده‌اند.
- پس از برگزاری این جلسات خصوصی، نسخه صفر معماری فرایند شرکت تهیه میشود. نسخه صفر با الگوی مرجع APQC مطابقت داده میشود و این نسخه که برای شرکت به پرداخت ملت سفارشی سازی شده است جهت دریافت بازخورد، نظرات و اصلاحات مورد نیاز ارسال می‌گردد.
- پس از دریافت بازخوردها از شرکت، بازخوردها کارشناسی میشود و آنهایی که براساس مدل مرجع صحیح است اعمال میشود.
- پس از اصلاح بازخوردهای، نسخه یک معماری فرآیند برای تایید توسط مدیران ارشد به شرکت ارسال میشود.
- پس از دریافت بازخوردها و نظرات مدیران ارشد، معماری فرآیند شرکت، نهایی خواهد شد.
لازم به ذکر است این معماری فرآیند وضعیت موجود شرکت است که ممکن است در طول مرحله مدل سازی به دلیل جزئیات هر فرآیند کمی تغییر کند. به عنوان مثال، یک فرآیند می تواند به دو یا چند فرآیند تقسیم گردد، یا برعکس دو فرآیند با هم در یک فرآیند ادغام شود.
ما در شرکت توسعه راهکار جهان مدیر با تکیه بر تجربیات و دانش خود آماده ارائه خدمات در حوزه طراحی معماری فرایندهای شما هستیم.
