آیا به بهبود فرآیندهای سازمان خود نیاز دارید؟

آیا شما اصلا به بهبود فرآیندهای سازمان خود نیاز دارید ؟

بهبود فرآیند کسب و کار یک رویکرد مدیریتی است که به منظور بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب و کار از طریق کشف، نقشه برداری، مستندسازی، تجزیه و تحلیل و طراحی مجدد فرآیندها استفاده می شود.
اجرای بهبود فرآیند، عملیات کسب و کار را روان‌تر، گردش کار را کارآمدتر، تیم‌ها، مشتریان و ذی‌نفعان را راضی تر کرده و همچنین رشد کلی کسب‌وکار را افزایش می‌دهد.
بهبود فرآیند یک تمرین مستمر است که به شما کمک می‌کند عملیات کسب و کار خود را ارتقا دهید. بهبود تدریجی فرآیندهای کسب و کار منجر به ایجاد نتایج مثبت در کسب و کار و به صورت شخصی می‌گردد که همگی منجر به عملکرد بهتر و زندگی بهتر می شود.
بهبود فرآیند کسب و کار نقش مهمی در رشد کلی کسب و کار‌ها دارد. یک نظرسنجی از گزارش «وضعیت مدیریت فرآیند کسب و کار 2018» نشان داده که 93٪ از سازمان‌ها در پروژه‌های بهبود فرآیندهای متعدد درگیر هستند.
فرآیندهای ناکارآمد و غیراثربخش می توانند تأثیر مستقیمی بر عملیات، عملکرد، فرهنگ، رشد سازمان داشته باشند. بهترین تصمیم این است که این فرآیندها را اصلاح کنید تا آسیب بیشتری به آنها وارد نشود.

اما وقتی به نظر می رسد همه چیز خوب کار می کند، چگونه این فرآیندها را شناسایی می کنید؟

از این سیگنال ها برای درک اینکه آیا باید بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) را اجرا کنید، استفاده کنید:

فرآیندها که به شیوه‌های بسیار متنوعی اجرا می‌گردند در سراسر کسب و کار شما وجود دارد

هنگامی که هر بار که با شکست مواجه می‌شوید مجبور می‌شوید فرآیند خود را دوباره اختراع کنید، این نشانه واضحی است که فرآیند شما نیاز به بهبود دارد.
اکثر فرآیندها باید مجموعه‌ای استاندارد از فعالیت‌ها، وظایف، اقدامات و شرکت‌کنندگان باشند. آنها در نظر گرفته شده اند که همان نتیجه را با اثربخشی ایجاد کنند.

کمبود دانش و اطلاعات فرآیندی وجود دارد

وقتی کارکنان شما در مورد نحوه اجرای فرآیند و نتیجه مورد انتظار شفافیت ندارند، فرآیندهای شما ناکارآمد می شوند. آنها به شکلی که باید اجرا نمی شوند و باعث ناکارامدی و شکاف های عملیاتی می شوند. این فرصتی است برای شما برای سرمایه گذاری در بهبود فرآیند.

شما کنترل کمی روی فرآیندهای خود دارید یا اصلاً کنترل ندارید

در هر کسب و کاری شرایطی وجود دارد که همه چیز از کنترل خارج می شود. در چنین بحران هایی، کنترل فرآیند حیاتی است. شما باید روی استانداردهای فرآیند، اسناد، مسئولیت پذیری و نقش‌ها کنترل داشته باشید.
عدم کنترل بر روی این عناصر فرآیند می تواند باعث ایجاد اختلال شود، به همین دلیل است که شما باید این فرآیندها را برای کنترل بهتر آنها بهبود بخشید.

خروجی ناسازگار رایج است

کسب و کار شما با ارائه نتایجی که برای مشتریان شما ارزش ایجاد می کند، رشد می کند. نتایج متناقض بی‌معنا هستند – شکاف‌های واضحی در فرآیندهای کسب‌وکار شما وجود دارد که به توجه شما نیاز دارد.
شما باید به گذشته نگاه کنید و فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشید تا خروجی ثابت و ارزشمندی را به مشتریان خود ارائه دهید. برای نمونه فرض کنید در فرآیند سفارشات زمان تحویل سفارش تغییر پذیری زیادی داشته باشد در این صورت طیف زیادی از مشتریان شما ناراضی خواهند بود.

مشتریان شما ناراضی هستند

چه هشداری بهتر از انتقاد مشتری برای درک نیاز به بهبود فرآیند؟ این یک پرچم قرمز واضح است که در آن باید نشت‌ها و شکاف‌ها را در فرآیندهای کسب و کار خود بیابید تا نتایج بهتری داشته باشید و مشتریان خود را راضی کنید.
هدف اصلی یک کسب و کار بقا است. هر کاری که برای زنده ماندن باید انجام دهد، از جمله دواندن کسانی که از آن حمایت می کنند، در صورت عدم مدیریت صحیح، به زمین خواهد زد. – مایکل دی. ویلسون

مزایای کلیدی بهبود فرآیند کسب و کار

هدف از بهبود فرآیند این است که فرآیندهای شما کارآمدتر و موثرتر شود. این کار خیلی بیشتر از عملیات بهتر جواب می دهد. یک مطالعه توسط مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا نشان می‌دهد که شرکت‌هایی که متعهد به بهبود مستمر فرآیند هستند می‌توانند میزان خطای خود را تا 60 درصد کاهش دهند.

مهمترین مزایای بهبود فرآیند

صرفه جویی در هزینه

بهبود فرآیند از تکنیک هایی برای شناسایی هزینه های غیرضروری منابع و یافتن راه حل های موثر برای تولید بهترین خروجی فرآیند استفاده می کند.
این به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد در هزینه‌هایی که در غیر این صورت می‌توانند برای اولویت‌های مهم دیگر استفاده شوند، صرفه‌جویی کنند. صرفه جویی در هزینه ها با بهبود فرآیند نیز راه حل مناسبی برای مواقعی است که جذب مشتری دشوار می شود.

بهره وری را افزایش می دهد

بهبود فرآیند بر حذف وظایف و فعالیت‌های اضافی و غیر ضروری از فرآیند شما متمرکز است. این به شما کمک می‌کند فرآیند موجود خود را با تکنیک‌های مؤثرتر مهندسی مجدد کنید. نتیجه مستقیم این افزایش بهره وری برای کارمندان شما است.

رضایت مشتری

بهبود فرآیند کسب و کار، فرآیندهای یکپارچه و گردش کار کارآمد را امکان پذیر می کند. این منجر به عملیات بهتر و نتایج بهتری می شود که برای مشتریان شما ارزش ایجاد می کند. نتیجه؟ مشتریان راضی – و این رویای هر کسب و کار پر رونقی است!

رضایت کارکنان

همه ما می دانیم که در دنیای «مشتری پادشاه است» زندگی می کنیم. اما بدون کارکنان خوشحال، نمی توانیم مشتریان خود را خوشحال کنیم.
بهبود فرآیند فرصتی را برای شما فراهم می کند تا کارکنان خود را با فرآیندهای واضح و نامفهومی که سازنده، قابل درک و کارآمد هستند، راضی کنید.
این قابلیت دید بهتر، مسئولیت پذیری و فرآیندهای مستندسازی شده را فراهم می کند که تیم شما را برای موفقیت آماده می کند و کارمندان شما را راضی نگه می دارد.

فرآیندهای خود را با فرآیند شناسی بهبود بخشید

فرآیند شناسی به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندها و سیستم های خود را برای افزایش درآمد، کاهش هزینه و کاهش ریسک بهینه کنند. ما از یک نقشه راه ساده 4 مرحله ای پیروی می کنیم که عملکرد بهتر در سراسر سازمان شما را تضمین می کند.

هوش – فرآیند سرتاسری خود را همانطور که هست کشف کنید.

ما به شما کمک می کنیم که فرآیندها را از سر کارمندان خود خارج کنید و روی کاغذ بیاورید. این به شما کمک می‌کند تا فرآیند خود را در حالتی که هست درک کنید تا آن را تجزیه و تحلیل کنید و شکاف‌ها را شناسایی کنید تا بتوانید به فرصت‌های بهبود فکر کنید.

نتیجه

همانطور که در گزارش وضعیت مدیریت فرآیند کسب و کار 2018 مشاهده شد، در یک فضای اقتصادی چالش برانگیز، کسب و کارها ترجیح می دهند در بهبود فرآیندهای موجود خود سرمایه گذاری کنند تا اینکه دنبال مشتریان بیشتری بروند.
بهبود فرآیند کسب و کار یک فرآیند مستمر در مدیریت فرآیند کسب و کار است که نیازمند زمان، تلاش، همکاری و تعهد است. فرصت بهبود فرآیندهای کسب و کار خود را با تخصص ما کاوش کنید – همین امروز با ما در ارتباط باشید.
مستندسازی فرآیند یک تمرین گسترده است که باید موارد بیشتری را در نظر گرفت. در اینجا راهنمای ما برای مستندات فرآیند کسب و کار است که همه چیزهایی را که در مورد مستندسازی فرآیندهای کسب و کار نیاز دارید را در خود دارد.
در قسمت های بعدی این مقاله راجع به روش‌ها تکنیک و ابزار‌های بهبود فرآیند صحبت خواهیم کرد.