سندرم عدم تمایل به فرآیند PRS
در بسیاری از پروژه ها در طی چند دهه، من با بیماری مواجه شده ام که مدیریت مبتنی بر فرآیند را تهدید می‌کند. من آن را سندرم عدم تمایل به فرآیند می‌نامم.
شما کنار درب باز هواپیمای در حال پرواز هستید. همه چیز بررسی می‌شود. ساعت تمرین کامل می‌شود. انتظارات هیجان انگیز زیادی وجود دارد. انگشت شست بالا است. چراغ سبز است . وقت آن است که پرواز کنیم. و با این حال … و هنوز … شما تمایلی به برداشتن گام بعدی ندارید.
شما به بالای تخته غواصی بزرگ رفته‌اید. راه درازی است، اما این چیزی است که شما سال‌ها به آن فکر کرده‌اید، تمرین کرده‌اید و منتظرش بوده‌اید.
اکنون فقط باید تا لبه راه بروید و از تمام تمرینات و شبیه‌سازی‌ها به خوبی استفاده کنید. وقت آن است که شیرجه بزنید و با این حال…و هنوز…بیایید به عقب برگردیم و آماده سازی بیشتری انجام دهیم.
معماری فرآیند توسعه یافته است. برخی از فرآیندهای کلیدی شناسایی و مستند شده‌اند. نقش مالک فرآیند جدید مورد بحث قرار گرفته است. KPIهای فرآیند طراحی شده‌اند.
همه چیز آماده است. زمان آن فرا رسیده است که به سمت مدیریت مبتنی بر فرآیند حرکت کنیم. و با این حال بیایید به امنیت برخی مدل‌سازی‌ها و تحلیل‌های بیشتر همانطور که هست بازگردیم.
تغییر مداوم به مدیریت فرآیند به عنوان BAU همیشه اتفاق نمی‌افتد. تردید برای ایجاد تغییر وجود دارد. استدلال‌ها در تئوری مطرح و تایید شده‌اند، اما گام بعدی در عمل متعهدانه ثابت می‌کند که آنطور که انتظار می‌رفت آسان نیست.
بدون جهش. بدون شیرجه. بدون محور.
ترسیم نمودارها بر روی تخته سفید یک چیز است، اما ایجاد تغییرات واقعی در عملکرد مدیریت عملیاتی مانند آخرین مرحله از برنامه یا خارج از هیئت مدیره است. مزایا مشخص است. هیجان انگیز است. مدت‌هاست که هدف بوده است و پس از انجام تعهد، قابل بازگرداندن نیست.
سندرم بی میلی فرآیندی
سندرم بی میلی فرآیندی یکی از دلایل اصلی از دست رفتن فرصت‌ها در سازمان‌ها در سراسر جهان است. این احتمالاً بزرگترین هزینه پنهان در هر سازمان است.
بررسی اجمالی
سندرم عدم تمایل به فرآیند (PRS) یک وضعیت اضطراب تعهد است، گاهی اوقات مزمن، در مورد عواقب چرخش به مدیریت مبتنی بر فرآیند.
علامت اصلی محو شدن اشتیاق برای مدیریت فعال فرآیند به دنبال سرمایه‌ی است که قرار بود آن را در عملیات و فرهنگ سازمانی جاسازی کند.
PRS یک نتیجه اجتناب ناپذیر از تلاش برای مدیریت بهتر فرآیند و بهبود عملکرد نیست. می‌توان از علل جلوگیری کرد. علائم را می‌توان درمان کرد. می‌توان بر ترس ها غلبه کرد.
علائم PRS
شایع‌ترین علائم و نشانه‌های PRS در تعهد کم و رو به کاهش به پیگیری‌های مورد نیاز برای درک مزایای قابل توجه مدیریت مبتنی بر فرآیند مشاهده می‌شود.
همه چیز در طول پروژه‌های استقرار که معماری فرآیند، طرح‌های اندازه‌گیری عملکرد فرآیند و چارچوب حاکمیتی را ایجاد کردند، خوب بود. این هیجان انگیز بود… و به تعهد جدی کمی نیاز داشت.
علائم PRS که پس از توسعه معماری، عملکرد، و مصنوعات حاکمیتی و هنگام تلاش برای چرخش به فرایند به عنوان BAU”” ظاهر می شوند عبارتند از:
- احساس بی‌حالی عمومی در رابطه با مدیریت فرآیند، که با ترس، عدم اطمینان و شک در مورد آنچه که باید اتفاق بیفتد مشخص می‌شود.
- این احساس که «پروژه فرآیند» اکنون کامل شده است، بنابراین می‌توانیم به وضعیت موجود برگردیم.
- کاهش تعهد اجرایی (یا شاید درک اینکه تعهد همیشه ناکافی بوده است، اگر نیت خوبی داشته باشد).
- تردید در ادامه فعالانه جستجو و تجزیه و تحلیل داده های عملکرد فرآیند.
- از دست دادن این باور که هدف واقعی فرهنگ «مشکل یابی مستمر» است.
- عدم اولویت بندی نقش مالک فرآیند.
- عدم تمایل به پذیرش عمل تعبیه، در واقع اولویت دادن به مجموعه دیگری از معیارهای عملکرد.
علل PRS
دلایل اصلی ایجاد PRS را می‌توان به شرح زیر خلاصه کرد:
ایده تغییر در مدیریت مبتنی بر فرآیند به جای یک فلسفه مدیریت به عنوان یک پروژه در نظر گرفته شده است. وقتی “پروژه” به پایان می‌رسد، “مدیریت فرآیند” نیز به پایان می‌رسد.
M در BPM برای مدیریت است. از دست دادن این واقعیت ساده و در عین حال حیاتی منجر به تاکید بی‌رویه بر مدل‌سازی و مستندسازی فرآیند می‌شود و از نیاز حیاتی برای ارائه بهبود عملکرد اجتناب می‌شود.
محوری برای عملیات مبتنی بر فرآیند و کاربردگرا، یک تغییر بزرگ است. تفکر و کار در سراسر سازمان، همکاری برای بهبود عملکرد و جستجوی مستمر فرصت‌هایی برای بهبود مفاهیم کاملاً بنیادی در بسیاری از سازمان‌ها هستند. ارتباط ضعیف منجر به درک ضعیف و ناگزیر درگیری و نارضایتی می‌شود.
تمرکز بر راه‌حل‌های فنی به‌جای نتایج هدفمند بهبود عملکرد، تمرکز را از هدف واقعی مدیریت مبتنی بر فرآیند حذف می‌کند و باعث ایجاد اختلاف بین یک پروژه و رویکرد فلسفه مدیریت می‌شود.
دست کم گرفتن نیاز به تغییر فرهنگ فعال، مدیریت موثر مبتنی بر فرآیند را تضعیف می‌کند. سطوح پایین مشارکت اجرایی منجر به درک و تعهد اجرایی ضعیف می‌شود، به این معنی که مدیریت فرآیند اولویت مناسبی ندارد. این بسیاری از علل PRS را می‌توان درمان کرد یا حتی از آن اجتناب کرد.
درمان PRS
چندین درمان بسیار موثر برای کاهش اثرات PRS یا توقف شروع آن وجود دارد:
سه پادزهر موثر برای PRS عبارتند از تحویل، تحویل و تحویل. میزان بی میلی به ادامه تلاش های مدیریت فرآیند به طور غیرمستقیم با مزایای ارائه شده متناسب خواهد بود. ارائه مزایای اثبات شده، ارزشمند، تجاری، بهترین درمان برای PRS است.
اعتبارسنجی یک واکسن قدرتمند در برابر PRS است. مديريت و بهبود فرآيند خود يك فرآيند است و بايد به همان شيوه‌اي كه براي ساير فرآيندها تبليغ شده است مديريت و بهبود يابد.
شروع اولیه PRS به احتمال زیاد در سطوح ارشد مدیریت دیده می‌شود، جایی که می‌تواند به راحتی در بین تصمیم گیرندگان و رهبران ارشد گسترش یابد.
یک درمان موفق این ناقل عفونت، ایجاد حداقل یک قهرمان فرآیند در بین مدیران ارشد است. این یک رژیم درمانی طولانی مدت است که برای حداکثر اثر باید با دقت طراحی و اجرا شود.
ارتباطات یک داروی قدرتمند است. مدیریت مبتنی بر فرآیند جدید و برای بسیاری بسیار چالش برانگیز است. توهم دانش، قوی است و باید آگاهانه با آن مقابله کرد.
یک طرح ارتباطی یک ارائه واحد نیست، باید به خوبی هدفمند، چند کاناله، خاص مخاطبان و مداوم باشد. مدیران به طور خاص باید بتوانند سخنرانی ها را ارائه دهند و فقط به آنها گوش ندهند.
یک پادزهر مهم برای PRS، امکان گسترش قابلیت فرآیند در سراسر سازمان است. در نهایت، تقریباً تمام تجزیه و تحلیل فرآیند و کارهای مدیریتی باید توسط افرادی خارج از تعالی سازمانی و تیم‌های پشتیبانی BPM انجام شود. محیطی که در آن کار فرآیند متعلق به یک گروه مرکزی کوچک به نظر می‌رسد، بستر فعالی را برای PRS فراهم می‌کند.
PRS می‌تواند به راحتی توسط یک بهمنی از تغییر، تحریک شود، این حس که همه چیز با این اطمینان در حال تغییر است و این نمی‌تواند کار کند، پس چرا تلاش کنیم؟ برای مقابله با این طرز فکر، مدیریت مبتنی بر فرآیند را به صورت تدریجی اجرا کنید – فقط چند فرآیند در یک زمان. مهارت ها را توسعه دهید، سیستم های تنظیم دقیق، نشان دادن مزایای ارائه شده، کاهش ترس، تشویق تعامل.
تمایل فرآیند
- PRS باید ریشه کن شود. فرصت دستیابی به تسلط بر روش ایجاد، انباشت و ارائه محصولات، خدمات و تجربیات به مشتریان و سایر ذینفعان برای سازمان‌ها هزینه دارد. فرصتی از دست رفته برای ارتقای تجربه مشتری به نفع همه.
- PRS راه‌های قدرتمندی را برای بررسی و بهبود بنیادی کارایی هزینه سازمانی غیرفعال می‌کند و اجازه می‌دهد زباله‌ها بومی شوند.
- PRS توانایی سازمان را برای کشف فرآیندهای پر تأثیر که عملکرد کلی به شدت به آنها وابسته است کاهش می دهد. یک نقص قابل توجه برای تغییر عملکرد.
- PRS توانایی سازمان ها را برای اعمال مدیریت ریسک افزایش یافته از طریق تسلط بر فرآیند حذف می‌کند. فرصتی از دست رفته برای تقویت تاب آوری سازمانی.
- PRS باید با گسترش ویروسی سندرم تمایل به فرآیند مقابله شود.
تجربیات Roger Tregear
