تعریف فرآیند کاوی
هر کسب و کاری از فرآیندهایی تشکیل شده است. برخی به طور انحصاری توسط کارگران انسانی انجام می شوند، برخی به صورت خودکار اتفاق می افتند و بسیاری نیز ترکیبی از این دو هستند.
با این حال، تقریباً تمام فرآیندها در یک شرکت مدرن توسط نرم‌افزار و سیستم‌های فناوری اطلاعات پشتیبانی یا فعال می‌شوند، به این معنی که ردپای دیجیتالی از خود بر جای می‌گذارند.
اسکن گزارش‌های الکترونیکی رویدادهای نرم‌افزارها و سیستم‌های سازمان شما می‌تواند به شناسایی الگوها و روندها در آن سیستم‌ها کمک کند و نحوه عملکرد واقعی کسب و کارتان را نشان دهد. “کاوش کردن” این گزارش ها بیشتر به عنوان فرآیند کاوی شناخته می‌شود.
بینش انتقادی به دست آورید
نرم‌افزار فرآیندکاوی سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا تجزیه و تحلیل عمیق فرآیند را بر روی داده‌های رویدادهای خود، شناسایی علل ریشه‌ای فرآیندهای ضعیف، شناسایی و تجسم عدم انطباق ها، نظارت بر عملکرد فرآیند، و حمایت از اقدام مشترک در مورد موارد حیاتی و گلوگاه‌های عملیاتی اجرا کنند.
فرآیند کاوی به شما این امکان را می دهد که بدون سرمایه گذاری پول و زمان در پروژه های معمولی تجزیه و تحلیل داده، بینشی در مورد عملیات فرآیند خود کسب نمایید. بسیاری از فرآیندهایی که شما به دنبال بهینه سازی، تغییر یا خودکارسازی مجدد آنها هستید، از قبل در سیستم هایی که استفاده می کنید وجود دارند.
هرچه سریعتر آنچه را که دارید کشف کنید، سریعتر می توانید تغییراتی را اعمال کنید که در کسب و کار شما تفاوت ایجاد می کند.
مزایای فرآیند کاوی
به طور خلاصه، استخراج داده‌های مربوط به فرآیندهای کسب و کار، راهی برای استخراج بینش در مورد نحوه عملکرد واقعی کسب و کار شماست، که به شما امکان می‌دهد با بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب و کار در کل سازمان، تحول دیجیتال را به پیش ببرید.
شما می توانید فرآیند کاوی را به عنوان پاسخی به این سوال در نظر بگیرید که “چرا فرآیندهای من آنطور که باید کار نمی کنند و چگونه می توانم آنها را بهتر کنم؟”
فرآیندکاوی در عمل، به صورت زیر است:
- کشف سریع و آسان فرآیند، کمک به کارکنان در تشخیص مسائل، اتخاذ بهترین تصمیم‌ها و اعمال تغییرات مناسب.
- ایجاد یک روایت ثابت و بهنگام از سلامت عملیاتی، کارایی فرآیند و ریسک فرآیند؛
- شناسایی سریع گلوگاه ها و مشکلات عملکردی، عیب یابی سریعتر و مقرون به صرفه تر.
- سیستم های ریسک و انطباق قوی تر، که می توانند به طور خودکار در صورت وجود مقررات یا الزامات جدید به روز شوند.
- همسویی آسان‌تر بین فرآیندهای اساسی کسب و کار شما و خواسته‌ها/انتظارات مشتریانتان؛
- ادغام داده های فرآیند در چندین سیستم، و تضمین یک نمای جامع از چشم انداز کلی فرآیند.
- ظرفیت انجام تجزیه و تحلیل پیوسته فرآیندهای خاص در شرکت شما؛
- شناسایی فرآیندهای مناسب برای اتوماسیون روباتیک فرآیند یا سایر ابتکارات اتوماسیون.
فرآیند کاوی موثر
یک پروژه فرآیندکاوی موثر به شما و همکارانتان تصویر دقیقی از نحوه عملکرد کسب و کارتان ارائه می دهد. البته، حتی با این اطلاعات، کارکنان مختلف می توانند دیدگاه های متفاوتی در مورد راه حل یک مشکل داشته باشند.
بنابراین بسیار حیاتی است که فضایی در دسترس همه باشد تا در مورد فرآیندهای کسب و کار کشف شده از طریق فرآیند کاوی بحث کنند و برنامه ای برای اعمال هرگونه تغییر ایجاد نمایند.
هدف شما باید این باشد که هر چه سریعتر از شناسایی یک مشکل، به اجرای یک راه حل مشترک حرکت نمایید. فرآیند کاوی این امکان را به شما می دهد که به جای اینکه به صورت مجزا یا بر اساس غریزه عمل کنید، برنامه های اقدام مشترکی ایجاد کنید که می توانید بلافاصله و در زمان واقعی با بقیه اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید.
برای مثال، حوزه‌ای که فرآیند کاوی در حال حاضر در آن سود می‌دهد، مدیریت حادثه در IT است. “حادثه” در اینجا، به معنی یک وقفه برنامه ریزی نشده برای یکی از خدمات IT است که ممکن است به صورت در دسترس نبودن کامل یا صرفاً کاهش کیفیت باشد.
هدف فرآیند مدیریت حادثه بازگرداندن خدمات به حالت عادی در سریعترین زمان ممکن و به حداقل رساندن تأثیر بر عملیات کسب و کار است.
مدیریت حوادث یک فرآیند حیاتی است، و زمانی که یک حادثه رخ می دهد، اغلب نیاز به پاسخ از چندین کارمند می باشد که در تیم های متعدد در یک کسب و کار پراکنده شده اند.
کاهش زمان حل حادثه
فرآیندکاوی می‌تواند با افزایش دید و شفافیت در فرآیندهای IT، باعث بهبود فرآیند مدیریت حادثه «as-is» شود. با استفاده از داده‌های جمع‌آوری‌شده درمورد حادثه در طول پاسخ واقعی به حادثه، تجزیه و تحلیل مبتنی بر فرآیند کاوی به شما امکان می‌دهد عادات کاری مختلف را در تیم‌ها و افراد بررسی نمایید. (این امر به ویژه در تشخیص موارد عدم انطباق با خط‌مشی‌های رسمی مفید خواهد بود.)
تجزیه و تحلیل شما می‌تواند منجر به توصیه‌هایی برای کاهش زمان حل و فصل حوادث و متعاقباً کاهش تأثیر حوادث IT بر مشتریان و عملکردهای عادی سازمان گردد.
هنگامی که دلایل مهم گلوگاه‌ها، هزینه‌های غیرضروری و ریسک‌ها را برطرف کردید، می‌توانید به سراغ مسائلی بروید که اهمیت کمتری دارند و همچنان هزینه‌های قابل‌توجهی ایجاد می‌کنند یا شما را از افزایش بیشتر درآمدتان باز می‌دارند.
تجزیه و تحلیل فرآیند کاوی را می توان به روشی تکراری مورد استفاده قرار داد، و به شما کمک می کند تا رکوردهای بیشتر و دقیق تری از داده های کسب و کار خود بسازید، بنابراین این اطمینان را ایجاد می‌کند که می توانید مسائل آینده را به سرعت شناسایی کرده و فوراً به آنها پاسخ دهید. به این ترتیب، فرآیند کاوی به جای یک پروژه محدود یا یکباره، تبدیل به منبعی برای بهبود مستمر فرآیند می‌شود.
چالش های فرآیندکاوی
نرم افزار فرآیند کاوی یک راه عالی برای انجام تجزیه و تحلیل گزارش رویدادهای سازمانی ، بررسی هر مدل فرآیندی با جزئیات، و اطمینان از انطباق با الزامات است.
با این حال، یکی از چالش‌های کلیدی برای نرم‌افزار فرآیندکاوی دقیقاً در نام آن است: نرم‌افزار. هر ابزار فرآیند کاوی فقط محدود به بررسی سیستم‌های اطلاعاتی است – نرم‌افزار نمی‌تواند جنبه‌هایی از یک فرآیند کسب و کار را که در واقعیت اتفاق می‌افتد، «ببیند» یا به آن بپردازد.
به همین ترتیب، استفاده از فرآیند کاوی به صورت یک تکنولوژی محض نمی تواند درک انسان را تحت تأثیر قرار دهد. ترکیب حقایق با احساسات یک مهارت منحصر به فرد انسانی است که نرم افزار (هنوز) نمی تواند آن را انجام دهد.
این ترکیب هم برای درک کامل ساختار یک فرآیند، و همچنین هدف واقعی آن – که ممکن است همیشه با عملکرد آن یکسان نباشد – ضروری است! به عنوان مثال گردش کار یک تاییدیه ساده را در نظر بگیرید.
ساختار فرآیند ممکن است تنها از یک یا چند کارمند بخواهد که دریافت یک اعلان خاص را تأیید نمایند، در حالی که هدف در واقع پاسخگویی است، از طریق ایجاد سابقه ای درباره اینکه چه کسی و چه زمانی اعلان را تأیید کرده است.
قبل از هر تغییر مهمی اطلاعات را درک کنید
نحوه به کارگیری اطلاعات نیز نشان‌دهنده مهم‌ترین شکاف بین ابتکارات فرآیند کاوی موفقیت‌آمیز و مواردی است که اجرای ضعیفتری دارند. انتخاب مجموعه مناسبی از تکنیک های فرآیند کاوی تنها شروع یک پروژه موفق است.
کسانی که بر چنین پروژه‌هایی نظارت می‌کنند، قبل از تلاش برای ایجاد تغییرات، باید درک کنند که داده‌ها چه می‌گویند. به هر حال، داده کاوی نقشه های فرآیند و گزارش رویدادها فقط می تواند خیلی چیزها را به شما بگوید.
دانستن آنچه دارید تنها نیمی از داستان است. نیمه بسیار مهم بعدی این است که چرا این اتفاق می افتد و در مورد آن چه باید کرد.
راه حل این چالش ها ترکیب تکنیک های فرآیند کاوی به همراه تعهد گسترده تر به مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) است. تغییر تحول‌آفرین بدون داشتن پایه‌ای قوی از دانش کسب و کار نمی‌تواند رخ دهد، در حالی که دانش قوی کسب و کار باید توسط تخصص فنی پشتیبانی شود، که از انباشت دانش بیشتر خبر می‌دهد و الی آخر.
این رویکرد خودپایدار برای مدیریت فرآیند کسب‌وکار، از خرد جمعی برای ایجاد یک فرهنگ فرآیندی در سازمان استفاده می‌کند و به نوبه خود منجر به نتایج واقعاً پایدار در کل شرکت می‌شود.
مدیریت ابتکارات فرآیند کاوی موفق
در بهترین حالت، فرآیند کاوی پلی بین کارکنان، کارشناسان فرآیند کسب و کار و مدیریت ایجاد می نماید. این امر کمک می کند تا از تفکر مخدوش جلوگیری گردد و همچنین امکان طراحی شفاف واگذاری ها و مراحل فرآیندی را که از مرزهای دپارتمان در یک سازمان عبور کرده اند، فراهم می نماید. برای یک رویکرد منسجم، هماهنگ کردن فرآیندها از بخش‌های پراکنده و مکان‌های منطقه‌ای و در نتیجه کارکرد سازمان حیاتی است. دستیابی به این هدف به جای تکیه بر غرایز و تخمین افراد، نیازمند مجموعه داده ها و آمار مربوط به فرآیندهای واقعی درگیر است.
چگونه اتوماسیون را بهینه کنیم؟
هدف شما برای بهینه‌سازی چشم‌انداز فرآیند، حفظ عملکرد بلندمدت آن در سطح بالا و اجتناب از تکرار اشتباهات فرآیند، میبایست درک چگونگی انجام فرآیندهایتان باشد.
راه حل فرآیند کاوی بهترین راه برای کمک به شما برای دستیابی به این هدف است، و نیاز به تحلیل های خارجی پرهزینه و وقت گیر را با افزایش احتمال خطای انسانی از بین می برد.
ابزارهای فرآیند کاوی مدرن به شما این امکان را می‌دهند که هر زمان که بخواهید، خودتان تجزیه و تحلیل خودکار داده‌های فرآیند خود را راه‌اندازی کنید.
با این حال، اطمینان از اینکه اقدامات فرآیند کاوی خود را چگونه مدیریت می کنید که احتمال موفقیت را افزایش دهد، اهمیت زیادی دارد. رعایت اصول زیر باید شما را در مسیر درست قرار دهد.
اصول فرآیند کاوی
- هدف روشنی را تعریف کنید و به اشتراک بگذارید – صرف نظر از اینکه اقدامات شما شامل یک پروژه سراسری در شرکت است یا صرفاً یک آزمایش کوچک، باید دلیل روشنی برای تحقق آن وجود داشته باشد، همچنین معیارهای تعریف شده و قابل اندازه گیری که مشخص کند چه چیزی به عنوان “موفقیت” محسوب می شود. “
- شروع کوچک و گسترش دادن – شروع با بخشی قابل مدیریت از چشم انداز کلی فرآیند، از پروژه های طولانی جلوگیری کرده و نتایج سریع را تضمین می نماید.
برای دریافت بهترین نتایج، فرآیندی که انتخاب می‌کنید باید بخشی از کسب‌وکار اصلی سازمان شما باشد، که فرآیند ساده ای است اما اغلب اجرا می‌شود.(فرایندهای تدارکات، پشتیبانی مشتری، لجستیک یا فروش اغلب به خوبی کار می کنند.)
هنگامی که اولین فرآیند (یا بخشی از یک فرآیند) تجزیه و تحلیل شد و اولین بینش به دست آمد، می توان فرآیند را با جزئیات بیشتر یا شروع و پایان متفاوتی بهبود بخشید و فرآیندهای بیشتری را می توان تجزیه و تحلیل کرد. - افراد مناسب را در زمان مناسب درگیر نمایید – یک کلید مهم برای موفقیت این است که مطمئن شوید افراد مناسب را درگیر می کنید. این امر ممکن است در مراحل مختلف برای افراد مختلف باشد، و تقریباً به طور قطع به معنای سطوح مختلفی از تعامل خواهد بود، اما افراد باید تعهد مشترکی نسبت به پروژه داشته و بنابراین از اهداف پروژه حمایت نمایند.
- برقراری ارتباط و همکاری – برخی از کارکنان ممکن است دانش فنی تخصصی در مورد فرآیندهای خاص در سازمان شما داشته باشند. به همین ترتیب، سایر کارکنان از حوزه‌های کاملاً متفاوت کسب و کار ممکن است با یک فرآیند معین به روشی بسیار متفاوت تعامل داشته باشند، و بنابراین دیدگاه منحصر به فردی در مورد چگونگی بهبود مدل فرآیند دارند.
گردآوری این گروه ها به یک تفسیر مشترک و مبتنی بر مدل فعلی فرآیند، از جمله جریان فرآیند و تغییرات در عناصر فرآیند بستگی دارد. هرگونه اقدام اصلاحی انجام شده در نتیجه پروژه نیز باید بر اساس یک راه حل مشترک باشد. - اقدام کنید و نتایج را اندازه گیری نمایید – هر یک از مجموعه داده ها و یافته های مربوط به فرآیندها برای افراد جالب است. با این حال، اگر تفسیر نشده و معنی داده نشوند، صرفاً اطلاعات هستند.
این اقدامات هستند که بر اساس آنها بینش ها تعریف و انجام می شوند و به تحلیل معنا می بخشد. پس از اجرای اقدامات، تاثیر کار را می توان با تجزیه و تحلیل و نظارت مجدد بر فرآیند اندازه گیری کرد، بنابراین اثرات اقدامات را می توان در صورت لزوم اصلاح یا تکرار نمود.
برای اطلاع از خدمات فرایندکاوی ما روی تصویر کلیک کنید
