انتخاب میان سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت
انتخاب میان سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت برای خیلی از سازمان ها سوال است. در این مقاله ضمن آشنایی با کارکردهای هر دو، طی جدولی به مقایسه خواهیم پرداخت.
انتخاب تکنولوژی مناسب برای اقدامات موثر در جهت بهبود فرآیند می‌تواند چالش برانگیز باشد. برای سازمان‌هایی که به مرحله بعدی بلوغ فرآیند می‌رسند، چالش های مربوط به دپارتمان‌های غیرمتمرکز، گردش کارهای پیچیده و چند سطحی و تحرکات زیاد، باعث میشود که در ابتدا به طور جدی به دنبال یک مجموعه نرم‌افزاری مدیریت فرآیند(BPMS) باشند. وقتی نوبت به بهینه سازی فرآیند می‌رسد، کسب و کارها سه گزینه اصلی پیش رو دارند: فرآیندهای غیر خودکار را با ابداعات و بهینه سازی های داخلی اصلاح نمایند، تکنولوژی گردش کار تاکتیکی را مدنظر قرار دهند، یا یک BPM استقرار دهند. برای هزاران کاربر سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت(SharePoint)، مسئله دیگری مطرح میشود: آیا میتوانم از طریق ابزار گردش کار موجود(شیرپوینت) به آنچه می‌خواهم برسم؟ اگر نه، چرا؟ چه گزینه هایی دارم؟ در این مقاله پس از مطالعه جوانب مثبت و منفی هر یک، میتوانید راجع به اینکه چه مسیری برای شما مناسبتر است دید روشنی داشته باشید.
SharePoint – مرور کلی
سهولت استفاده، قابلیت های غنی و پایگاه کاربری صد میلیونی سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت باعث محبوبیت بالا و استفاده گسترده از آن شده است. شیرپوینت قابلیت‌های بسیاری برای افراد مختلف دارد؛ از مدیریت محتوا و ابزارهای همکاری گرفته تا اینترانت و پرتال. برای تیمی که به فکر حرکت به سمت BPM است، این مسئله سوالات زیادی ایجاد می‌کند، مانند اینکه:
- قابلیت های گردش کاری سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت تا چه اندازه قدرتمند است؟ آیا می‌تواند BPM ارائه دهد؟
- وقتی شیرپوینت در حال حاضر کارها را بر عهده دارد، چگونه صرف هزینه برای BPMS را توجیه نماییم؟
- چه گزینه هایی برای ادغام وجود دارد؟ آنها تا چه اندازه مستحکم هستند؟
- چگونه میتوان از صاحبان کسب و کار برای ایجاد و اصلاح فرآیندهای کسب و کارشان حمایت کرد؟
- چگونه میتوان در آینده، درستی استراتژی خود را برای بهبود فرآیند اثبات نمود؟
برای پاسخ به هر یک از این سؤالات، بگذارید منظور از “گردش کار” و BPM را توضیح دهیم.
برای آشنایی بیشتر با BPMSها مقاله « BPMS چیست؟ چگونه می‌تواند به سازمان شما کمک کند؟ » را مطالعه بفرمایید.
تفاوت گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت و راه حل‌های BPM در چیست؟
این دو اصطلاح غالباً در کنار هم قرار می‌گیرند و حتی به جای هم به کار می‌روند. ولی هنگام انتخاب ابزار مناسب برای شرکت، لازم است تعریف دقیقتری ارائه شود. در عمومیترین سطح، میتوان گفت که گردش کار برای مدلسازی توالی های ساده طراحی شده است و BPM قادر به انجام کارهای پیچیده تر است. اما بیایید یک قدم جلوتر برویم. به گفته تحلیلگران:
BPM” یک رویکرد ساختار یافته است که از روشها، سیاستها، معیارها و روشهای مدیریتی و ابزارهای نرم افزاری برای مدیریت و بهینه سازی مداوم فعالیت ها و فرآیندهای سازمان استفاده می‌کند. “
از سوی دیگر:
“گردش کار(Workflow) “مربوط به توالی وظایف و فعالیت های خاص از طریق یک سری مراحل از پیش تعریف شده است و شامل یک گروه کوچک از افراد و یا اپلیکیشن‌های مرتبط می‌باشد. “
فرض کنیم تکنولوژی گردش کار می‌تواند به شما در طراحی یک سری از وظایف کمک کند. پس از آن شما را قادر می‌سازد تا آنها را در یک فرآیند از پیش تعریف شده مستقر کنید. از طریق اطلاعیه ها و هشدارها، میتوانید در هر لحظه فرآیندهای خود را ردیابی نمایید، ضمن اینکه گزارش‌ها به شما امکان نظارت بر چگونگی عملکرد آنها را میدهند.
نمودار زیر مقایسه‌ای بین Workflow و BPM براساس قابلیت ها و مناسب بودن برای وظایف انجام می‌دهد:
| قابلیت | Workflow | BPM |
| وارد شدن داده ها در سرتاسر اپلیکیشن برای پشتیبانی از فرآیندهای کسب و کار | API های سفارشی | استانداردها، سرویس های وب |
| فعال کردن فرآیندهای پی در پی براساس منطق در بین کاربران | پشتیبانی شده | پشتیبانی شده |
| پشتیبانی از جریان‌های فرآیندی چندتایی | سفارشی | پشتیبانی شده |
| مسیریابی اسناد و مصوبات | پشتیبانی شده | پشتیبانی شده |
| تمرکز | مسیریابی وظیفه | چرخه عمر فرآیند |
| مدیریت فرآیند و شخصی سازی آن | IT | کسب و کار |
| ابزارهایی برای رصد کردن پیوسته، تجزیه و تحلیل و بهبود | سفارشی | ادغام شده |
| محدوده | اپلیکیشن/دپارتمان | شرکت |
| مدلسازی و بهینه سازی فرآیند | محدود | تعاملی/پیشرفته |
| گزارش دهی | محدود/سفارشی | داشبوردهای تعبیه شده |
| مدیریت استثنائات | از پیش تعریف شده/ایستا | در زمان ران شدن/پویا |
| شبیه سازی وظیفه | محدود | پیشرفته/ادغام شده |
| انتشار مبتنی بر وب | پشتیبانی شده | پشتیبانی شده |
| چند زبانه، چند جریانه | محدود | پشتیبانی شده |
| مدل های رفرنس(مثلا پشتیبانی از استانداردهای فدرال) | سفارشی | دردسترس(بسته به تامین کننده) |
| زنجیره وار بودن فرآیند و عبور محتوا | ایستا | پویا |
| ارجاع و اطلاع | سفارشی | چند سطحی/تعبیه شده |
| ایجاد فرم | سفارشی | پشتیبانی شده |
| تعریف نقشهای موجود در کسب و کار | سفارشی | پشتیبانی شده |
| پشتیبانی از قابلیت تحرک | سفارشی | پشتیبانی شده |
به این ترتیب سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت دارای برخی خصوصیات مفید است که از طریق سرمایه گذاری در BPMS میتوان آنها را تقویت کرد. برای درک اینکه شیرپوینت در طیف مقایسه BPM و گردش کار در کجا نشسته است، اجازه دهید به برخی از جنبه های خوب و بد آن بپردازیم:
نکات مثبت
سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت به عنوان یک محصول گردش کار مستقل، خوب کار می‌کند. این امر می‌تواند برای توسعه آن دسته از اپلیکیشن‌های گردش کار قوی استفاده شود که می‌توانند فرآیندهای کسب و کار متداول مانند تاییدیه‌ها، مدیریت اسناد، اپلیکیشن‌های HR ساده، IT و وظایف مالی را اتوماتیک و ساده نمایند.
نکات منفی
شیرپوینت به عنوان کانونی برای جمع آوری دپارتمان‌ها و برنامه‌ها، می‌تواند یک محیط آشنا و یک منبع ضروری اطلاعات ارائه دهد، اما فقط در سطح رابط. باید دانست که فرآیندهای گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت توسط مرزهای مجموعه سایت محدود شده است. بنابراین برای هر گردش کاری که باید مرزهای سازمانی را بپیماید، مجموعه سایتها مدیریت گردش کار را دشوار مینمایند. برای به اشتراک گذاری اطلاعات بین سایت ها – به عنوان مثال تصویب بودجه‌ای که بین بازاریابی، دفتر مرکزی و تأمین مالی در حرکت است و هرکدام از اینها از مجموعه سایتهای خود استفاده می‌کنند – فرآیند گردش کار به برنامه نویسی سفارشی و شخصی نیاز دارد. بنابراین یک API بر اساس ویندوزهای سفارشی فونداسیون گردش کار(WWF)، مورد نیاز است که در آن فرآیندهای گردش کار(WF) محدود به توالی ماشین ها می‌شوند.
به این ترتیب نوعی اصطکاک وجود دارد: شیرپوینت به عنوان یک میان افزار یا یک پلت فرم خدمت رسانی سازمانی ESB عمل نمی‌نماید. بنابراین هیچ یک از ویژگی‌های مربوط به ادغام استاندارد اپلیکیشن‌ها را نیز فراهم نمیکند. این بدان معنی است که هر تلاشی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مرزهای سایت بدون مقادیر زیادی کدهای سفارشی یا کارهای دستی نمی‌تواند اتفاق بیفتد. نتیجه اینکه: هر تلاشی شکننده و گران است و قابلیت های گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت، محدود به یک بخش یا منطقه خواهد بود ونه در سطح سازمانی.
کاستی
محدودیت های داخلی گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت و چارچوب اساسی آن، در برابر پیچیدگی های سناریوهای واقعی اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار شرکت آزمایش شده است. برخی فرآیندها برای اینکه بتوانند توسط گردش کار بومی شیرپوینت پشتیبانی شوند بیش از حد پیچیده یا نوسانی هستند. مثلاً برای کاربرانی که اشتباه می‌کنند و نیاز به بازگشت به مراحل قبلی دارند، ساپورتی وجود ندارد.
تاییدیه‌های چند سطحی نیز پشتیبانی نمیشوند – شیرپوینت اسناد را به تأیید کننده قبلی برمی‌گرداند و نه به نویسنده آن(که البته در محیط شرکت به خوبی جواب می‌دهد).
مورد آخر اینکه گردش های کاری شیرپوینت برنامه های اجرایی هستند و به راحتی نمیتوانند در زمان اجرا سازگار شوند. مسئله اصلی در اینجا این است که هرگونه تغییر در محیط کسب و کار(به روزرسانی سیاستها، تغییر در آیین نامه) نمی‌تواند بدون برنامه نویسی بیشتر وارد گردش کار شود و بنابراین شیرپوینت به سختی از مفهوم چالاکی و بهبود پیوسته فرآیند پشتیبانی می‌کند.
آیا سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت و BPM می‌توانند با هم همکاری کنند؟
فروشندگان هوشمند BPM درصدد ارائه یک لایه ادغام ساده هستند که به مشاغل اجازه می‌دهد هنگام افزودن عملکرد اصلی BPM بتوانند از قابلیت های بینظیر مایکروسافت همچون سهولت استفاده، همکاری و ادغام رابط کاربری((UI بهره ببرند. در بسیاری از موارد، این امر می‌تواند هزینه کمتر و استقرار سریعتری به همراه داشته باشد. این ادغام لایه‌ای از طریق وب پارت‌ها(Web Parts) حاصل میشود: یک ویجت(یا اپلیکیشن) ساده را میتوان با “کشیدن و رها کردن” در فضای کار شیرپوینت نصب کرد. بیزاجی((Bizagi وب پارتهای شیرپوینت خود را در Q1 2014 راه اندازی کرد. چیزی که این کارایی را بسیار ویژه می‌کند، نحوه ارائه فرم های HTML به صورت پویا و ارائه یک تجربه کاربری بسیار جالب است.
به کمک این لایه ادغام هنگامی که افراد در سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت مشغول به کار هستند، می‌توانند به سادگی فرآیندهای خود را به صورت آیکون‌هایی آماده کلیک کردن مشاهده کرده، ویرایش نموده و به اشتراک بگذارند. راه حل لایه‌ای مخصوصاً وقتی موثر است که سازمان یک BPM حرفه ای را پیاده سازی کرده است و می‌خواهد مزایای آن را برای مخاطبان شیرپوینت به اثبات برساند.
این مورد در گروه آدیداس که از شیرپوینت و Bizagi BPMS استفاده می‌کرد وجود داشت. شیرپوینت با طراحی مفهوم استراتژی “پورتال دوگانه”، توانست به عنوان واسطی بین موتور BPM و رابط کاربری عمل نماید. این راه حل به هیچ وجه جایگزین BPMS کامل نشد. در عوض، به عنوان یک رابط کاربر پسند برای بخش هایی بسیار خاص از کسب و کار عمل می‌کرد که تمایل به دسترسی آسان به جریان کار اصلی شرکت داشتند.
BPM لایه‌ای راه ساده و سریعی برای دستیابی به قابلیت‌های حد متوسط BPM مهیا می‌کند، در عین حال که سرمایه گذاری سازمان ها را در شیرپونت حداکثر می‌نماید.
برای آشنایی با قابلیت های جدید یکی از بهترین BPMSهای دنیا مقاله « شگفتی در نسخه ۱۱٫۲٫ نرم افزار Bizagi !! » را مطالعه بفرمایید.
راه حل تعاملی BPM
مزایای استفاده از BPMS Bizagiو شیرپوینت ادغام شده:
- نصب سریع و آسان: وب پارتهای از پیش تعریف شده Bizagi را میتوان بدون نیاز به رمزگذاری و از طریق رابط کشیدن و رها کردن، به فضای کار شیرپوینت اضافه کرد.
- محدوده گسترده توابع میانی BPM: کاربران می‌توانند مستقیما از طریق پورتال داخلی موارد جدیدی ایجاد نموده، روی وظایف معلق فرآیند کار کرده و به صندوق ورودی فرآیند خود دسترسی پیدا کنند.
- محیط ویندوز آشنا : با قابلیت شخصی سازی ظاهر و مفاهیم.
- “کلیک و اشتراک گذاری” : اجازه می‌دهد تا فرآیندها در جوامع خود به اشتراک گذاشته شوند
- غنی بودن امکان انتشار: گزینه های مختلف مانند شیرپوینت، Word، PDF، Visio، XPDL، وب، ویکی و غیره.
- همکاری تجاری پیشرفته: Bizagi به عنوان لایه ارکسترال فرآیند عمل می‌کند. به این ترتیب که کلیه فعالیت های مربوط به فرآیند به اجرا درمیآیند و فوراً در سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت در دسترس هستند. وقتی داده های فرآیند توسط Bizagi متمرکز و اداره میگردند، کارمندان می‌توانند از پورتال شیرپوینت خود برای فعالیت های فرآیند گرا استفاده نمایند.
BPM، شیرپوینت یا هر دو؟
قبل از رفتن به بخش نتیجه گیری، بررسی آنچه که تا الان از انظار پوشیده مانده می‌تواند مفید باشد. اولا، در حالی که به نظر می‌رسد سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت و BPMS سطح عملکرد مشابهی دارند، آنچه در عمق قضیه نهفته است یک داستان کاملاً متفاوت است. اعتماد به چارچوب WWF بدین معنی است که هرگونه عزیمت از گردش کار ساده و خطی نیاز به کدنویسی سفارشی (یعنی محدود کننده) دارد.
دوم اینکه، در حالی که شیرپوینت یک نقطه شروع عالی است، اما نمی‌تواند هیچ نوع تکنولوژی BPM را ارائه دهد.
سوم اینکه، برای کسب و کارهای دارای BPMS محکم هستند، شیرپوینت بستر مناسبی را برای استفاده از قابلیت های BPM موجود ارائه می‌دهد. در این موارد، یک لایه ادغام می‌تواند برای کاربران سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت که مایل به مدل سازی، پیاده سازی و تکامل فرآیندهای کسب و کار در محیط مایکروسافت هستند پشتیبانی کامل انجام دهد.
در بخش پایانی، برخی چک لیست‌های ساده را گرد هم می‌آوریم تا بتوانید به کمک آنها به ارزیابی بخشی از طیف گردش کار- BPM که برای کسب و کار شما مناسب است، بپردازید.
در موارد زیر شیرپوینت را انتخاب کنید:
- اگر به یک مدل کسب و کار تعاملی نیاز دارید که در سطح محلی توسط یک گردش کار واضح اداره میشود و می‌تواند تغییرات را ساپورت کند.
- برای جمع آوری محتوا: برای ایجاد اینترانت، ساخت پورتال های تجاری، مدیریت محتوا و ارتقاء همکاری.
- برای ایجاد گردش کارهای تصویب کننده: کتابخانه اسناد شیرپوینت از گزینه های پیکربندی انعطاف پذیری برخوردار است که امکان مورد تصویب قرار گرفتن اسناد قبل از انتشار آنها برای مخاطبان گسترده تر را فراهم می‌آورد.
- برای ایجاد گردش کار اصلی: شیرپوینت به “کاربران قوی”[1] اجازه می‌دهد تا سه حالت گردش کار آماده ایجاد کنند(ایجاد، جمع آوری بازخورد، امضا).
- هنگامی‌که قابلیت های OTB به طور حداکثری استفاده شوند و سفارشی سازی به دقت اداره شود.
- هنگامی‌که نیازی به ادغام محکم با سایر سیستمهای داده‌ها ندارید و نیازی به پردازش، مدل سازی، بهینه سازی و نظارت بر استثنائات پیچیده نیست.
در موارد زیر یک راه حل سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت لایه دار با گزینه شخص ثالث BPMS انتخاب کنید:
- می‌خواهید از سرمایه گذاری قابل توجه مایکروسافت در سهولت استفاده، همکاری و رابط کاربری بهره‌مند شوید و در عین حال قابلیت‌های اصلی BPM را اضافه نمایید. راه حل‌های لایه‌ای نسبت به یک BPMS تمام عیار می‌توانند ارزانتر باشند و سریعتر مستقر شوند(بسته به وضعیت).
- می‌خواهید قابلیت‌های BPM موجود را در یک بخش دیگر برای مخاطبان سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت موجود در دسترس قرار دهید.
- می‌خواهید اتوماسیون قوی فرآیند کسب و کار و بهبود فرآیند کسب و کار(BPI) را پیاده سازی کنید.
در موارد زیر BPMS را انتخاب کنید:
- هنگامی که گردش کار را سفارشی می‌کنید یا آن را با سیستمهای بازمانده یا سایر سیستمهای سازمانی ادغام می‌نمایید.
- می‌خواهید الزامات و انطباقات بحرانی را در سطح فعالیت‌ها و با دید کاملی از همه نقاط تماس، نقشه برداری نمایید.
- اگر فرآیندها را از طریق موبایل، دسکتاپ و لپ تاپ مستقر می‌کنید.
- می‌خواهید مشارکت در فرآیندها را هماهنگ و منظم کنید تا از پیشرفت و پشتیبانی سریع آنها اطمینان حاصل شود.
- نیاز به بهبود مستمر بدون اتکای بسیار زیاد بر فناوری اطلاعات و برنامه نویسی دارید.
- برای پشتیبانی از طیف گسترده ای از فرآیندهای اصلی و نه فقط آنهایی که سند محور هستند.
نرم‌افزارهای BPM به طور معمول با موتورهای قوانین کسب و کار همراه هستند و می‌توانند فرآیندهایی بر اساس منطق، تعریف و اداره کنند که مستقل از گردش کار هستند. چنین فرآیندهایی انعطاف پذیری بیشتری داشته و قابلیت پشتیبانی از تغییرات سریع را دارا می‌باشند. بیشتر بسته‌های نرم‌افزاری BP، شامل قابلیت های ادغام در قالب API و اتصال دهنده‌هایی به نرم‌افزارهای سازمانی پر طرفدار مستقر در اکثر سازمان‌های بزرگ هستند. علاوه بر این BPM شرکتی توانایی این را دارد که به راحتی یک فرآیند کسب و کار پیچیده را مابین دپارتمان‌های مختلف، شرکا، مشتریان و کل اکوسیستم تجاری گسترش دهد.
خلاصه و مراحل بعدی
برای برخی، گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت ممکن است دقیقاً همان چیزی باشد که کسب و کارشان اکنون به آن نیاز دارند. برای برخی دیگر، راه حل لایه‌ای می‌تواند راهی مؤثر برای گسترش مزایای این سرمایه گذاری مهم نرم افزاری باشد که تفکر فرآیندی را برای مخاطبان گسترده‌تری به همراه می‌آورد. با این حال، برای اکثریت، واقعیت‌های یک جهان در حال تغییر به معنی افزایش شخصی سازی و توسعه پیچیده است که می‌تواند از طریق کشش و گسترش قابلیت های گردش کار سیستم مدیریت فرآیند BPMS یا شیرپوینت استاندارد و نزدیک شدن آن به BPMS حاصل شود. انتخاب روش صحیح در حال حاضر می‌تواند دردسرهای بعدی را از بین ببرد و همچنین به کنترل هزینه‌ها، سرعت بخشیدن به زمان توسعه و در نهایت خدمت رسانی بهتر کسب و کار کمک نماید.
[1] – کسانی که از ویژگی‌های پیشرفته سخت افزاری که مورد استفاده کاربران معمولی نیست، استفاده می‌کنند.
