با اینکه پیش از این به طور بی وقفه در این مورد که چرا فرآیندها مهم هستند و چگونه می‌توانید فرآیندهای خود را مدیریت کنید صحبت کرده‌ایم، اما استفاده از مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار به شما این امکان را می دهد که بدون نیاز به اختصاص زمانی دراز برای ارزیابی سازمان خود و گفتگو با هر کارمندی که با آن درگیر است، بتوانید تمام مزایای مربوط به مدیریت فرآیندهای خود را بدست آورید.
بنابراین، اگر می‌خواهید فرآیندهای خود را سازماندهی کرده و بهره وری را به کسب و کار خود بازگردانید، اما وقت کافی برای انجام این کار ندارید، بهتر است از مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده نمایید!
با بهره گیری از یک تیم مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار می توانید به ارتقاء سطح مستندسازی و تبدیل جریان های کاری خود به سیستم ها و فرآیندهای قابل تکرار کمک نمایید. همچنین در جریان مشاوره ممکن است به شما توصیه شود که چگونه فرآیندهای خود را بهبود بخشید و یا اینکه به شما کمک شود تا نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) خود را به راحتی اجرا نمایید و مواردی دیگر.
مشاورین فرآیند از طریق صحبت با مدیران و کارمندان می توانند کار را با تصویری دقیق تر از آنچه در جریان کار شما اتفاق می‌افتد آغاز کنند و نه با یک فرآیند ایده آل که در واقعیت دنبال نمی شود.
پس از آن با استفاده از گزارشات گروه مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌توانید از جزئیات عملکرد خود آگاهی یافته، حفره های موجود در فرآیندهای خود را پیدا کرده و نحوه پر کردن آنها را بیابید.
از جمله خدماتی که می‌توانید از طریق مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار دریافت نمایید عبارتند از:
- مستندسازی فرآیند
“فرآیندهای ما همیشه تغییر می کنند. پیگیری دشوار است. ما تلاش زیادی کردیم تا موارد را ترسیم کنیم. اما نتایج جامع و کامل نبوده و در حال حاضر قدیمی شده‌اند.” اگر شرایط شما چیزی شبیه به این توضیحات است شما نیاز به یک تیم مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار دارید که بتواند به مستندسازی فرآیندها و دسترسی همه افراد به آنها کمک نماید.
- مستندسازی فرآیند چیست؟
به طور کلی وقتی افراد نام “مستند سازی فرآیند” را می شنوند، به “نقشه برداری فرآیند” فکر می کنند. اما در واقع مستندسازی، فرآیندی گسترده تر بوده و شامل تمامی اسنادی است که برای پشتیبانی از یک فرآیند در نظر گرفته شده است. این ممکن است به معنای جمع آوری خط مشی ها، چک لیست ها، آموزش ها، فرم ها و حتی لینک با برنامه های دیگر باشد.
مستندسازی فرآیند شرح کاملی در مورد نحوه اجرای یک فرآیند معین خواهد داد. آیا ممکن است شخصی با دانش کافی از شرکت شما مستندات را پیدا کرده و پس از مطالعه آنها بتواند نمونه ای از آن فرآیند معین را با موفقیت اجرا کند؟ اگر چنین است شما مستندات فرآیند بسیار خوبی دارید. در غیر این صورت مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌تواند در این زمینه به شما کمک نماید.
حداقل سه علت مهم برای مستندسازی فرآیند وجود دارد:
- بهبود فرآیند: بهبود فرآیند مانند یک سفر است و همانند یک سفر اگر ندانید دقیقا در کجا قرار دارید، نخواهید توانست مسیری را که قصد دارید به آنجا بروید ترسیم نمایید. حتی افرادی که مدتی طولانی با هم کار می‌کنند دید مشترکی در مورد گام های یک فرآیند ندارند. در چنین شرایطی رجوع به مستندات بسیار بهتر از کار کردن با داستان‌های موجود در ذهن افراد است.
- آموزش: وقتی می‌خواهید به کارمند جدید بگویید وظیفه او چیست، در واقع باید بگویید این فرآیندی است که میخواهیم شما دنبال کنید. اغلب اوقات آموزش از فرآیند جدا می شود. جای تعجب نیست که وقتی افراد شروع به انجام کاری می‌کنند ناامید شده و باید سوالات بیشماری بپرسند.
- کاهش آسیب پذیری ناشی از وابستگی به دانش کارکنان کلیدی از فرآیند: مستند سازی فرآیند بهترین روش برای ثبت فرآیندهای مخفی است که فقط یک یا دو کارمند کلیدی چگونگی انجام آنها را می‌دانند. بنابراین اگر در زمینه مستندسازی با کمبودهایی مواجه هستید بهتر است به فکر بهره گیری از مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار باشید.
- تفاوت میان مستندسازی فرآیند و نقشه برداری فرآیند: نقشه برداری فرآیند بخشی از مستندسازی فرآیند است. برای تهیه یک تصویر کامل از فرآیند نه تنها به مراحل انجام یک فرآیند بلکه به اسناد مرتبط نیز نیاز خواهیم داشت. از قضا زمان مناسب برای جمع آوری اسناد مرتبط در طول نقشه برداری فرآیند است.
- نقشه برداری فرآیند
ممکن است به خوبی آگاه باشید که نقشه برداری فرآیند به چه منظور صورت می گیرد و چگونه خواهد توانست موارد و فرصت های پیشرفت را مشخص نماید. اما ممکن است دستیابی به همکاری مشتاقانه اعضای تیم و ایجاد نمودارهای گردش کار موثر برای شما همچنان یک چالش باشد. یک گروه مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار می تواند در این زمینه به شما کمک نماید. مراحل نقشه برداری فرآیند عبارتند از:
- ابتدا فرآیند را “همانطور که هست” (as is) نقشه برداری کنید.
- با استثنائات گمراه نشوید.
- افرادی که کار را انجام می دهند شامل پروژه نمایید.
- فرآیندها را به صورت آنلاین مستند سازی کنید.
- از یک نقشه بزرگ استفاده کنید.
- نمونه هایی از تمام اسناد مرتبط با یک فعالیت را جمع آوری نمایید.
- فرآیندهای بدون ساختار
“ما BPM را امتحان کرده‌ایم و در برخی موارد کار کرده است. اما برخی از فرآیندها وجود دارند که از کار می‌افتند. استثنائات و تغییرات بسیار زیادی وجود دارد و نیمی از زمان خود را صرف انجام کارهایی می کنیم که نقشه فرآیند مشخصی برای آنها وجود ندارد.” اگر این توضیحات در رابطه با شما نیز صدق می کند در شرکت خود با فرآیندهای ساختار نیافته روبرو هستید.
همه فرآیندها متناسب با قالب BPM نیستند. برخی از آنها به صورت رویداد محور هستند و از هیچ جا به وجود نمی آیند. شما مجبورید بدون بهره مندی از یک نمودار فرآیند کوچک و مرتب، با آنها سر و کار داشته باشید. حتی فرآیندهایی که قرار است طبق روال باشند، استثنائاتی نیز دارند. بعضی اوقات استثنائات زیادی وجود دارد که نمی‌توان آنها را به صورت یک نمودار درآورد. اینها “فرآیندهای بدون ساختار” نامیده می‌شوند. استفاده از مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار به شما کمک خواهد کرد که کارهای خود را هر چه بیشتر و موثرتر با فرآیندهای ساختار نیافته خود هماهنگ نمایید.
- مشاوره در زمینه بهبود فرآیندهای کسب و کار
به کمک تیم مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌توانید فرآیندهایی قابل اندازه گیری، پیشرفت های عملیاتی و نتایجی برای بهبود فرآیندهای خود دریافت نمایید. جزئیات مستند سازی و بهبود فرآیندهای شما می‌تواند فوق العاده پیچیده باشد، به خصوص اگر شامل وظایفی باشد که بسته به جزئیات ظریفی، متفاوت از هم هستند. در چنین موقعیتی است که یک مشاور فرآیندهای کسب و کار می‌تواند بدرخشد. مشاورین می‌توانند با ایجاد چارچوبی پایدار برای بهبود، ضمن ایجاد انگیزه برای تعالی فرآیند در شرکت، ارزش تجاری ارائه دهند. از اصلی ترین روش‌های بهبود فرآیند کسب و کار شش سیگما، متدولوژی DMAIC و تولید ناب هستند. این رویکردها می توانند با توجه به دامنه و عمق برنامه بهبود فرآیند شما تناسب یافته و توسط مشاورین مورد استفاده قرار گیرند.
- مشاوره برای ارزیابی فرآیند و هدف گذاری ارزش
فرآیندهای موجود در یک شرکت، ساختار سازمانی، پرسنل و راه حل های تکنولوژیکی، همگی در کنار هم چگونگی انجام کار و ارائه ارزش را تعریف می‌کنند. سازمان های در سطح جهانی به طور مداوم اثربخشی فرآیندهای اصلی عملیاتی خود را برای شناسایی مشکلات و بهبود هر چه بیشتر عملکرد بررسی و ارزیابی می نمایند.
استفاده از مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به شما کمک می کند تا به ارزیابی فرآیندهای خود پرداخته و عملکرد و سطح بلوغ فرآیند را در همه مناطق عملیاتی اندازه گیری نمایید. مشاورین فرآیند می توانند با توجه به معیارهای عملکرد و بنچ مارکینگ، تجزیه و تحلیل فرآیند، مصاحبه‌های مدیریتی و جلسات کاری، علل ریشه‌ای مسائل و فرصت های کلیدی را شناسایی نموده و برای هر یک از مناطق عملیاتی توصیه‌های لازم را ارائه نمایند.
- فعال سازی برنامه تعالی فرآیند
استفاده از یک برنامه تعالی فرآیند منظم و قابل اندازه گیری، سازمان شما را قادر می‌سازد تا با استفاده از روشها، ابزارها و رویکردهای استاندارد شده و قابل استفاده در شرکت، به یک کسب و کار متمرکز و مدیریت شده تبدیل شود. دستیابی به تعالی فرآیند کار آسانی نبوده و یک اتفاق منفرد نیست. تعالی فرآیند در واقع یک سفر است که بسته به سطح فعلی تمرکز فرآیندها و بلوغ فرآیندهای شما ممکن است ماهها یا حتی سالها طول بکشد. گروه مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌تواند طی این سفر راه را هموار نموده و دستیابی به مزایای آن را سرعت بخشد.
استفاده از برنامه فعال سازی تعالی فرآیند مزایای زیر را به دنبال خواهد داشت:
- اطمینان از توازن سهامداران اصلی
- تسهیل نمودن تحولات فرهنگی در سازمان
- ایجاد روشها ، ابزارها و رویکردهای استاندارد در سرتاسر شرکت
- ساختن تیم های ویژه تعالی فرآیند
- ارتقاء مجموعه مهارت های پرسنل اصلی بهبود فرآیند با آموزش آنها در زمینه روش های بهبود فرآیند کسب و کار (BPI)
- اتوماسیون فرآیندهای روباتیک
در عصر پیشرفت‌های سرسام آور تکنولوژیکی، چرا مشتریان و کارمندان شما باید متحمل کارهای فشرده و آهسته دستی شوند که زمان پردازش را افزایش داده و همه افراد درگیر در فرآیند را تحت الشعاع قرار می‌دهند؟ آیا ترجیح نمی دهید کارکنان شما وقت خود را صرف کار بر روی مشکلات پیچیده تری نمایند؟
همه ما فرآیندهای ناکارآمدی داریم که نیاز به پیشرفت دارند، به خصوص وقتی که صحبت از اتوماسیون یا فناوری به میان می آید. گروه مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار با تجربه خود در زمینه بهبود فرآیند و امکان استفاده از تکنولوژی می‌تواند به شما در کاهش زمان گردش، به حداقل رساندن فرآیندهای تکراری و همچنین بهبود کیفیت داده‌ها کمک نماید. در عین حال که ساخت سکوهای فناوری به عنوان پایه ای برای تمام نیازهای اتوماسیون شما در آینده مفید خواهد بود.
