تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار چیست؟
یک روش تخصصی که در چهارچوب گسترده مدیریت فرآیندهای کسب و کار وجود دارد این است که فرآیندهای فعلی مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرند تا مشخص شود که آیا اهداف خود را برآورده میکنند یا خیر.
با استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیندها، شما میتوانید عناصر مضر را در یک عملیات شناسایی نموده و نحوه غلبه بر موانع را پیدا کنید. بدون تجزیه و تحلیل مناسب، تیم شما زمان و تلاش زیادی را برای حل مشکلات اشتباه و یا شیفت کردن از یک نرم افزار به نرمافزار دیگر صرف خواهد کرد.
در این مطلب تلاش شده که مفهوم تحلیل فرآیند، تکنیکها و ابزارهای آن به زبانی ساده تشریح شود.
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را با تجزیه و تحلیل کسب و کار اشتباه نگیرید !
تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPA) به آسانی ممکن است با اصطلاح رایجتر تجزیه و تحلیل کسب و کار (BA) ترکیب شود. یکسری همپوشانیها و اشتراکات بین این دو مفهوم وجود دارد، اما آنها رشته های متمایزی هستند.
تحلیل فرآیندهای کسب و کار، دادهها را جمع آوری نموده و بر اساس فرآیندهای اصلی سازمان، توصیههایی ارائه میکند. اما تجزیه و تحلیل کسب و کار، برای شناسایی هر گونه مشکل یا نیاز در یک سازمان استفاده میشود. این مشکلات میتوانند شامل کنترلهای مالی، تحقیقات بازار، روشهای استخدام و کاهش هزینهها باشند.
چه موقع باید از تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار استفاده کنید؟
به طور کلی زمان استفاده از BPA، هنگامی است که به دنبال فرآیندهای “as-is” (وضع موجود سازمان) هستید. تحلیل فرآیندهای کسب و کار درک واضحی از فرآیندها به صاحبان آنها ارائه میکند تا بتوانند قضاوت صحیحی انجام دهند.
در اینجا برخی از شرایطی که تحت آنها بهتر است از BPA استفاده شود، ذکر شده است:
• وقتی مسائل ناشناخته بروز میکنند، مانند تاخیرهای مداوم یا افزایش شکایات مشتریان.
• ذینفعان فرآیندها، درک واضحی از نحوه انجام فرآیند ندارند.
• قبل از وارد کردن اتوماسیون و برای اطمینان از اینکه فرآیندها بهینه سازی شدهاند.
• وقتی یک تیم میخواهد فرآیندی را با یک نسخه جدید جایگزین کند.
تکنیک های مورد استفاده در تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار
در مورد تجزیه و تحلیل فرآیندها و شرایط و لزوم استفاده از آن مطالبی گفته شد. اما برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار نیاز به تکنیک های واقعی دارید. مفاهیم انتزاعی برای درک چگونگی تجزیه و تحلیل فرآیندها و معیارهای مختلف آن، کافی نخواهد بود.
در ادامه برخی از تکنیک های محبوب که در این زمینه مورد استفاده قرار میگیرند، ارائه شده است.
• تجزیه و تحلیل شکاف(Gap Analysis) : این تکنیک، یکی از مفیدترین روشهای تجزیه و تحلیل است. آنالیز شکاف، شامل پیدا کردن اطلاعاتی در مورد فرآیند است که آنها را از دست دادهاید. اطلاعات کامل فرآیند شامل ورودیها، راهنماها، خروجیها، و فعالسازها خواهد بود. با تفکیک اطلاعات به این دستهها، گپهای اطلاعاتی مشخص میشوند. این یک مفهوم جدید نیست، هر چند که بسیاری از مردم تا کنون توجهی به آن نکردهاند. تعاریف هر جزء از اطلاعات در ادامه آمده است.
ورودی (Input): چیزی که در طول فرآیند، مصرف یا دگرگون میشود.
راهنما (Guide): چیزی که تعیین میکند چرا، چگونه، یا چه وقت فرآیند اتفاق میافتد.
خروجی (Out put): چیزی که توسط فرآیند تولید یا از آن ناشی میشود.
فعالساز (Enabler): چیزی که مورد استفاده قرار میگیرد تا فرآیند بتواند کار کند. فعالساز میتواند شخص، تسهیلات، سیستم، ابزار، تجهیزات، سرمایه و یا منابع دیگر باشد.
• تجزیه و تحلیل ارزش افزوده(Value-added Analysis) :در این تکنیک بررسی میشود که آیا هر یک از فعالیتهای موجود در فرآیند شما، ارزشی به فرآیند یا سازمان میافزایند یا خیر. اگر خیر، آن را حذف کنید. سه نوع ارزش افزوده برای فرآیند میتوان تعریف کرد. این سه دسته عبارتند از:
– ارزش افزوده واقعی (RVA) – اشاره به فعالیتهایی دارد که برای فرآیند ضروری است تا بتواند انتظارات مشتریان را برآورده سازد.
– ارزش افزوده کسب و کار (BVA) – اشاره به فعالیتهای ضروری برای هدایت کسب و کاردارد. مانند انطباق سیاست و مقررات، که هزینهای را به فرآیند اضافه میکند، اما از دیدگاه مشتری ارزشی نمیافزاید.
– بدون ارزش افزوده (NVA) – به فعالیتهایی اشاره دارد که نه از دیدگاه مشتری ارزش افزودهای به فرآیند میافزاید و نه برای هدایت کسب و کار به آن نیازی است. برخی فعالیتهای بدون ارزش افزوده شامل ذخیره سازی، حرکت، دوباره کاری یا تاییدیهها هستند.
• تجزیه و تحلیل علت ریشهای(Root cause analysis) : این تکنیک، برای یک مشکل، به دنبال دلایل اصلی و ریشهای میگردد. سپس بررسی میشود که چه کاری میتوان برای حل آن انجام داد.
این روش از آنچه که “نمودار استخوان ماهی”، نمودار Ishikawa یا “نمودار علت و اثر” نامیده میشود، استفاده میکند. این نمودار تمام علل ممکن را به اثرات خاص مرتبط میکند. پیدا کردن علت واقعی مشکل، یک علم نیست. بلکه یک تکنیک است که مکررا می پرسد چرا هر چیزی به شکل فعلی خودش است.
• مشاهده (Observation): این تکنیک فرآیند مورد نظر را در عمل مورد مشاهده قرار میدهد. به این معنا که ببینید آیا فرآیند، همان طور که مد نظر بوده کار میکند یا خیر. این کار بهتر است به صورت نفر به نفر انجام شود. به این ترتیب پیاده سازی آن وقتیکه کارگران و محلهای کار غیر متمرکز شدهاند، بسیار دشوار خواهد بود. در اغلب موارد، هنگامی که افراد به سادگی در مورد نحوه انجام کار خود صحبت میکنند، بیشتر از عبارت “میباید باشد” استفاده میکنند. در صورتیکه ممکن است کاری که واقعا انجام میدهند تفاوتهای زیادی داشته باشد. مشاهده افراد در محل کار، تأیید میکند که آیا درک درستی از فرآیند فعلی As-Is وجود دارد یا خیر.
• بررسی تجربی (Experience Examination): با کارکنان با تجربه در سازمان خود صحبت کنید و ببینید که چه اطلاعاتی دارند. این افراد گنجینهای از اطلاعات، برای یک آنالیست فرآیند هستند. آنها بطور مستقیم همه فعالیتهای بدون ارزش افزوده، سیاستها، سنتها یا فرهنگی که سازمان را هدایت میکند، میشناسند. تجزیه و تحلیل کامل و دقیق از فرآیند هرگز بدون دریافت اطلاعات از این گروه کامل نیست.
ابزارهای مشترک برای تحلیل فرآیندهای کسب و کار
اگر ابزار واقعی برای استفاده از مراحل و تکنیکها را نداشته باشید، کمک چندانی به شما نخواهند کرد. ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، به طور خاص برای کار با مراحل و تکنیک های تحلیل فرآیند طراحی شدهاند.
در برخی از ابزارهای محبوب BPM ، ابزارهای تحلیل و مدل سازی نیز تعبیه شده است. Nintex، KiSSFLOW، Zoho Creator بعضی از بهترین نمونه های ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار هستند.
در دوره « دوره نقشه راه مدیریت فرایندهای کسب و کار » به اضول تجزیه و تحلیل فرایندها پرداخته می شود و شما میآموزید چه طور در ویژوال پاردایم تحلیل فرایند را انجام دهید. برای پیش ثبت نام و کسب و اطلاعات بیشتر روی اینجا کلیک کنید.