15تا از بهترین نرم افزارهای BPMS

بهترین نرم افزارهای BPMS حاصل 40 ساعت تلاش و تحقیق بر روی 130 شرکت تولید کننده BPMS هست که توسط موسسه digital.com گردآوری و منتشر شده است. کسب و کارهای کوچک به کمک این تحقیق می‌توانند بهترین BPMS را برای تجارت خود انتخاب کنند.

15 نرم افزار BPMS برتر

• Appian
• Bizagi
• BP Logix
• Comindware
• Creatio
• Flokzu
• Integrify
• Kissflow
• Laserfiche
• Nintex
• Oracle Process Cloud
• Pipefy
• ProcessGene
• ProcessMaker
• Zoho Creator

چگونه بهترین نرم ­افزار مدیریت فرآیندهای کسب­ وکار را انتخاب کنیم

مدیریت فرآیندهای کسب ­و کار ، که به اختصار BPM گفته می­شود، به ­طورکلّی به اجرای عملیات از طریق مدیریت اثربخش می­پردازد. این به­ معنای تضمین حصول اهداف و حذف نواقص و خطاهاست.
انتخاب بهترین نرم افزارهای BPMS رمزگشایی لایه­ های موجود متعدد و همچنین به کارگیری آنها در موضوعاتی را شامل می­شود که هر کسب­ وکار به ­طور انحصاری نیازمند تعدیل یا توسعه آنهاست. برای انجام این کار، از سه معیار در روش­ شناسی انتخاب بهترین بی­ پی­ ام استفاده می­ کنیم.

ویژگی­‌های مدیریت فرآیند

زمانی­که به دنبال یافتن بهترین نرم افزارهای BPMS هستیم، این ابزار باید چند ویژگی بنیادی مدیریت فرایند را داشته باشد:

• نگاشت فرآیند: چارچوبیست که در آن فرآیندهای کسب‌­وکار به شکلی دیداری تبدیل می­شوند. این کار به ذینفعان کمک می­کند تا از طریق پاسخ به پرسش ­هایی کلیدی نظیر اینکه یک کسب­ وکار چه­ کاری انجام می­دهد و معیارهای موفقیت آن چیست، چگونگی به­ هم­ پیوستگی گام­ ها و ورودی­ های معیّن را بفهمند.
• مدلسازی فرآیند: این گونه از مدلسازی تصویری از نقشه­ برداری فرآیند ارائه می­دهد. معمولاً با قلم و کاغذ یا ماژیک و تخته وایت‌برد شروع می­شود و شامل یک­ سری نشان­گذاری­ها در یک روندنماست. گام بعدی رقمی‌­کردن این نمایش فیزیکی در قالب یک گردش کار است که نرم ­افزار بتواند آن­را بفهمد.
• اتوماسیون فرآیند: با ادغام فناوری در مراحل اجرا و در نهایت اندازه‌­گیری فرآیند، فاز تحوّل کسب ­وکار فرا می­رسد. به کمک شاخص­ های کلیدی عملکرد( KPIs)، اتوماسیون، کارایی و بهره‌­وری را به طرق قابل ­اندازه‌­گیری بهبود می­بخشد.

بهترین سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS چگونگی ترکیب این فرآیندهای بنیادین و سایر آنها را دربرمی­گیرند تا بهترین نتایج حاصل شود.

یکپارچگی­

بهترین نرم­افزار بی­پی­ام قابلیّت یکپارچگی آسان با دیگر ابزارهای تکمیل ­کننده­ی کارکردهای کسب­وکار را دارد. این­ ابزارها یا بومی هستند یا برنامه ­های شخص ثالث موجود در بازار یا برنامه­هایی هستند که از طریق رابط برنامه­ نویسی نرم­‌افزار کاربردی( API) قابل حصول هستند.

قابلیّت­ گزارش­ گیری

چه کاربران با مدیریت فرایند های کسب ­و کار آشنا باشند و چه نباشند، هدف نهایی فهم بهتر چگونگی کارکرد قسمت­‌هاست. قابلیت گزارش­گیری تفصیلی همه را قادر می­سازد تا بدانند چه رخ می­دهد و حتی با نفوذ به عمق داده‌­ها، درباره­ی اینکه کدام اجزاء احتمالاً به­‌خوبی کار خود را انجام نمی­دهند و چگونگی بهبود آنها اطلاعات بیشتری کسب کنند.

بهترین BPMS ها در یک نگاه

نرم افزار BPMS شرکت APPIAN

Appian  یک نرم افزار BPMS کم کد است که امکانات لازم برای خودکاری سازی فرایندها را در اختیارتان می‌گذارد. سازمان مختلفی در دنیا برای افزایش بهره وری خود از این ابزار استفاده می‌کنند. تعدادی از امکانات این ابزار مدیریت فرایند عبارتند از:

• یکپارچه سازی با اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) برای انجام وظایف روتین گردش کار بدون نیاز به نوشتن API
• رابط کاربری (user interfaces) از پیش ساخته شده و کامپوننت‌هایی که قابل استفاده مجدد هستند برای ساخت سریعتر برنامه
• ابزارهای Drag-and-drop و point-and-click برای تکرار سریع
• نسخه موبایل آماده که می توانند به صورت خودکار در همه دستگاه ها مورد استفاده قرار گیرند.

پلتفرم Appian به مشاغل کمک می‌کند تا از شر سیلوهای داده که می توانند مانع ایجاد ارتباط با مشتری شوند، خلاص شوند. (توضیح سیلو داده: سیلوی داده‌ها مجموعه‌ای از اطلاعات در یک سازمان است که از سایر قسمت‌های سازمان جدا شده و در دسترس نیست).
به کمک AppMarket، سازمان‌ها می‌توانند به راحتی با سیستم‌های محبوب سازمانی مانند SAP  DocuSign و Blue Prism ارتباط برقرار کنند. بسیاری از connectorهای آن می‌توانند کاربران را از طریق یکپارچه سازی و آزمایش در شرایط real-time راهنمایی کنند.
Appian یک پلن رایگان دارد که لیستی قابل توجه از ویژگی های موجود برای تعداد نامحدودی از کاربران را شامل می شود ، از جمله مدیریت محتوا و گزارش تجزیه و تحلیل. لایه RPA شرکت Appian حداقل به 100 کاربر نیاز دارد و از ماهانه 60 دلار به ازای هر کاربر شروع می‌شود همراه با نمایش خودکار در موبایل و DevOps داخلی.

مزایا و معایب Appian

برای سازمان‌هایی که دارای تعداد کاربران زیادی باشند و فرایندهای پیچیده‌ای داشته باشند، Appian امکان ادغام آسان را فراهم می کند.
سازمان‌ها همچنین می‌توانند به جای اعتماد به متخصصان گران قیمت، از نیروی داخلی برای ساخت فرایند و ادغام استفاده کنند که این امکان صرفه جویی در هزینه را به آن‌ها می‌دهد. این به شرکت کمک می‌کند تا به راحتی پایگاه کاربری خود را مقیاس پذیر کند.
بسته به نوع استقرار، ممکن است خروجی کار در استقرارهای محلی کندتر از حالت کلود یا ابری باشد. این بدان معناست که ممکن است در دسترسی به ویژگی های جدید تاخیری وجود داشته باشد.

آنچه مشتریان می‌گویند

آن‌ها Appian را کاربرپسند می‌دانند و از اینکه می‌توانند سریع و راحت فرایندهارا در این ابزار کم کد بسازند به او علاقه‌مندند. یکی از کارمندان بخش استخدام می‌گوید: “ما متوجه شده‌ایم که Appian بسیار انعطاف پذیر بوده و برای تعریف شرایط مختلف مناسب است.”
این واقعیت که آنها می‌توانند ابزارهای لازم را ایجاد و سفارشی کنند، اجرای مفهوم تحول دیجیتال را برای بسیاری از شرکت‌ها آسان تر می‌کند. یکی از کاربران این پلتفرم می‌گوید: “Appian تمام پایگاه‌ها را با تمام افزونه‌هایی که احتمالاً نیازش دارید کاور می‌کند.”

BIZAGI

Bizagi در سال 1989 تاسیس شدکه دفتر مرکزی آن در انگلستان قرار دارد و دفاتر دیگر آن در ایالات متحده آمریکا، اسپانیا و آمریکای لاتین واقع شده‎اند.
یکی از مفیدترین مزایای بیزاجی اطمینان از مدیریت فرآیند کسب و کار در سطح سازمانی است. این مورد از طریق عملیات دیجیتالی سازی و اجرای آرایش بهتر در فرآیندهای کسب و کار به دست می‌آید. چنین عملکردی این اطمینان را می‌دهد که سازمان در همه سطوح به هم متصل شده است.
دیگر شاخصه مهم آن ایجاد و توسعه اپلیکیشن‌های کم‌کد است. با استفاده از این مزیت شگفت انگیز، کار سنگین توسعه نرم افزار به یک کار آسان تبدیل شده و اغلب توسط تلاش های مشترک تیم های کسب و کار و IT انجام می‌شود. سایر ویژگی های نرم افزار Bizagi عبارتند از:

• ادغام با ربات‌های نرم افزاری  RPA برای انجام کارهای روتین
• شبیه سازی فرآیند
• موتور قوانین کسب و کار
• ویزاردی بودن مراحل ساخت فرایند
• کاربرپسند بودن
• ران کردن فرآیند
• پشتیبانی از زبان‏های مدل سازی
• فرم سازی بسیار قوی
• اجرای مدل
• ابزارهای مشارکتهای اجتماعی
• داشتن میز کار
• گزارشهای استاندارد
• گزارشهای سفارشی
• مدیریت محتوا
• همکاری فناوری اطلاعات با کسب و کار

نرم افزار Bizagi برای اتصال و ادغام مستقیم با سایر نرم افزارهای شرکت های شخص ثالث مانند اتصال به ERP یا مدیریت CRM از وب سرویس SOAP یا REST استفاده می کند. همچنین برای ارتباط با سیستم‌های قدیمی موجود از قابلیت Entity Virtualization استفاده می کند.
نرم افزار Bizagi Modeler که برای ترسیم و مدلسازی فرایندها با زبان  BPMN کاربرد دارد کاملا رایگان است، همچنین نرم افزار Bizagi Studio که برای تبدیل مدل‌های فرایندی ترسیم شده به اپلیکیشن استفاده می‌شود تا محدودیت 20کاربر رایگان است.
هزینه لایسنس یکساله حدود 311 دلار برای هر کاربر است و لایسنس دائمی آن 800 دلار به ازای هر کاربر به اضافه هزینه تعمیر و نگهداری است.

مزایا و معایب Bizagi

یادگیری و به کارگیری Bizagi حتی برای کسانی که پیش از این با نرم افزار مشابه کار نکرده باشند ساده و راحت است. شرکت‌ها به کمک Bizagi Modeler وBizagi Studio  متوجه می‌شوند که مدلسازی و ایجاد گردش کار و مدیریت فرایندها در این ابزارهای چقد راحت و امکانات آن ها کامل است.
با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید هزینه ها را کاهش داده و فرآیندها را کارآمد تر از همیشه ‎سازید. این نرم افزار با رویکرد فعلی و قوانین کسب و کار شما کار می‎کند و تلاش می‎نماید تا به جای عوض کردن آنها، باعث ارتقاء هر یک گردد.
اما قیمت این ابزار در مقایسه با سایر ابزارها بالاتر است. (البته شرکت‌های ایرانی می‌توانند با حداقل قیمت این ابزار را از شرکت توسعه راهکار جهان مدیر تهیه کنند).

نظر مشتریان Bizagi

مشتریان پیکربندی آسان بیزاجی را دوست دارند و در واقع حتی کسانی که یکبار هم با چنین سیستمی کار نکرده باشند می‌توانند با کمی آموزش با این ابزار کار کنند. یکی از محققان خاطرنشان می کند: “تمامی امکاناتی که برای مدیریت فرایندهای کسب و کار احتیاج دارید در این ابزار است.”

BP LOGIX

BP Logix یک نرم افزار BPM کم‌کد است که با بخش‌های مختلفی از جمله علوم زندگی و آموزش عالی کار می‌کند. محصول پرچمدار آن، Process Director، بیشتر به بخش‌هایی متکی است که به رعایت مقررات متکی هستند

برخی ویژگی‌های آن عبارتند از:

• رابط بصری drag and drop برای فرآیندها
• سازندگان گرافیکی و menu
• ادغام‌های یکپارچه با منابع داده سازگار
• پیگیری و حسابرسی فرایندها و وظایف پیچیده کسب و کار
• استقرارهای ابری، داخلی و هیبریدی

Proprietary Process Timeline یک مدلر (modeler) هست که از زمان به عنوان بُعد فرایند استفاده می‌کند. این را در یک نمودار گانت مانند نشان می‌دهد تا به کاربران کمک کند درک کنند چگونه زمان سپری شده از همه جنبه‌ها، از جمله حوادث غیر مترقبه، بر زمان اتمام تأثیر می‌گذارد.
Process Director دارای یک کانکتور دیتابیسی داخلی هست برای اتصال به نرم افزارهایی مانند CRM و برنامه‌های HP. این برنامه همچنین تغییرات سیستمی فایل‌ها را کنترل کرده و با رسانه های اجتماعی ادغام شده تا پاسخ‌های خاص گردش کار را ایجاد کند.
نسخه آزمایشی و دمو رایگان این نرم افزار با محدودیت 20کاربر در دسترس است و قیمت ماهانه آن 60 دلار برای هر کاربر است.

مزایا و معایب BP Logix

BP Logixبه کاربران امکان تغییرات لازم فرآیند و ایجاد اتوماسیون را می‌دهد. این امر معمولاً مختص IT است، که لزوماً شرایط خاص را برای تغییر سریع الزامات درک نمی کند! Process Director انعطاف پذیری و بینشی را برای کمک به کسب و کارها در بهبود بهره وری و کارآیی فراهم می کند.

مشتریان در مورد BP Logix چه می‌گویند؟

مشتریان از اینکه اعمال تغییرات در داخل نرم افزار آسان است و اینکه BP Logix به آنها کمک کرده است که در بالای کار خود باقی بمانند و به اهداف تجاری خود برسند به این ابزار علاقه‌مند هستند.
یکی از برنامه نویسان در خصوص Process Director می‌گوید: “مدت زمان الکترونیکی کردن فرم‌ها و به گردش در آوردن کارها و اجرای آن به نصف رسیده است.” کاربران همچنین دوست دارند از تجزیه و تحلیل و معیارها برای نمایش بهبودها استفاده کنند.
یک معمار سازمانی ضمن اشاره به اینکه چگونه استفاده از این نرم افزار کسب و کار وی را بهبود بخشیده است گفت: استفاده از این ابزار همچنین می‌تواند 35ساعت در هفته صرفه جویی در زمان به همراه داشته باشد (تقریبا به اندازه یک کارمند تمام وقت) به علاوه حذف موانع موجود احتمالی.”

نرم‌‌‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌‌‌ و کار چیست؟

نرم‌‌‌افزار مدیریت کسب‌‌‌وکار به جزئیات گردش‌‌‌کار شرکت به طریقی می‌‌‌پردازد که به ذینفعان تصور بهتری از چگونگی بهینه‌‌‌سازی فرایندهای روزانه‌‌‌ی شرکت در جهت شناسایی و رفع چالش‌‌‌ها می‌‌‌دهد.
این به مهار هزینه‌‌‌ها و بهبود راندمان کلّی کمک می‌‌‌کند. بسته به نیازمندی‌‌‌ها، دو نوع نرم‌‌‌افزار وجود دارد: نرم‌‌‌افزار بی‌‌‌پی‌‌‌ام درون‌‌‌سازمانی که میزبان آن کامپیوترهای تجاری سرویس‌‌‌دهنده هستند و SaaS (Software as a Service نرم‌‌‌افزار به‌‌‌عنوان خدمت) که توسط سرویس‌‌‌دهنده‌‌‌های ابری میزبانی می‌‌‌شوند. سپس نرم‌‌‌افزار براساس چارچوب‌‌‌‌‌‌بندی‌‌‌ها طبقه‌‌‌بندی می‌‌‌شود:

• افقی: این نوع طراحی فرایند است. در چارچوب بی‌‌‌پی‌‌‌ام افقی طراحی و توسعه‌‌‌ی فناوری یا استفاده‌‌‌ی مجدّد از آن برای بهبود فرایندهاییست که از قبل وجود داشته‌‌‌اند.
• عمودی: در آن وظایفی وجود دارند که با هر یک از فرایندهای کسب‌‌‌وکار مرتبط هستند. آنها در یک قالب از پیش ساخته‌‌‌شده گردهم می‌‌‌آیند که قابل شخصی‌‌‌سازی است.
• خدمات کامل: این چارچوب ترکیبی از ابزارهای چارچوب‌‌‌های افقی و عمودیست و بر پنج جزء استوار است:
• فرایندکاوی و مدیریت محدوده‌‌‌ی پروژه
• مدلسازی و طراحی فرآیند
• تنظیم قوانین یا الگوریتم‌‌‌های کسب‌‌‌وکار برای هدایت نرم‌‌‌افزار
• موتور گردش‌‌‌کار که وظایف را اجرا می‌‌‌کند
• شبیه‌‌‌سازی و آزمایش

مزایای نرم‌‌‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌‌‌وکار

شرکت‌‌‌ها از نرم‌‌‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌‌‌وکار برای دستیابی به مزیت رقابتی استفاده می‌‌‌کنند. علاوه‌‌‌بر کمک به مدیران در جهت بهینه‌‌‌سازی فرایندهای کسب‌‌‌وکار، دیگر مزایای آن به شرح زیر است:

• بهبود ارتباط با مشتریان: برقراری ارتباط با مشتریان را آسان‌‌‌تر می‌‌‌کند.
• افزایش بهره‌‌‌وری هزینه: بهره‌‌‌وری هزینه تماماً به حداکثر کردن سود و به‌‌‌حداقل رساندن زیان می-پردازد. از طریق خودکارسازی وظایف تکراری، می‌‌‌توانید کارکنان مجری آن وظایف را در بخش‌‌‌های مناسب‌‌‌تری از کسب‌‌‌وکار به‌‌‌کارگیرید. با طراحی بهتر فرایندهای کسب‌‌‌وکار، می‌‌‌توانید به‌‌‌طور خودکار ریسک‌‌‌های زیانبار را کاهش دهید.
• بهبود بهره‌‌‌وری: به‌‌‌محض بهبود کارایی کارکنان، آنها می‌‌‌توانند بر روی راهبردهای مهم‌‌‌تر نظیر یافتن راههایی برای مدیریت و حفظ بهتر مشتریان کار کنند.
• کاربرپسند: توانایی تبدیل فرایندهای پیچیده به واسط‌‌‌هایی با کاربری آسان و منعطف بدین معناست که هرکسی می‌‌‌تواند به بینش لازم در خصوص انجام امور دست یابد.

همراه با اینها پاسخگویی بیشتر و کاغذبازی کمتر حاصل می‌‌‌شود که می‌‌‌تواند بر میزان چابکی کسب‌‌‌وکار شما تأثیر گذارد. در اصل، نرم‌‌‌افزار بی‌‌‌پی‌‌‌ام می‌‌‌تواند سازمان شما را به سازمانی یادگیرنده تبدیل کند و در جایگاه بهتری برای یک جهت‌‌‌گیری راهبردی سودمند قرار دهد.

ویژگی‌‌‌های ضروری برای یک نرم‌‌‌ افزار مدیریت فرایندهای کسب‌‌‌ و کار

هر نرم‌‌‌ افزار مدیریت فرایندهای کسب‌‌‌ و کار به روش خود مجموع نیازمندی‌‌‌های شما گردهم می‌‌‌آورد. با این‌حال، برخی ویژگی‌‌‌های ضروری وجود دارد که این فرآیند را آسان‌‌‌تر می‌‌‌کند:

• تحلیل‌‌‌گری: توانایی گرفتن داده‌‌‌های خام و قرار دادن آن در قالبی که به شما در اتخاذ تصمیم‌‌‌های تجاری بهتر و غنی‌‌‌تر کمک کند، یک ویژگی کلیدی است.
• گزارشگری جامع: همراه با داده‌‌‌های خام، نرم‌‌‌افزار مدیریت فرآیند‌‌‌های کسب‌‌‌وکار از آمارها و منطق برای ارائه‌‌‌ی چشم‌‌‌اندازی روشن‌‌‌تر از فرایندهای مختلف استفاده می‌‌‌کند.
• قابلیّت کشیدن و رها کردن: واسط کاربری ساده‌‌‌ای که کاربران را قادر به جابه‌‌‌جایی ماژول‌‌‌ها بدون کدگذاری یا با کمی کدگذاری می‌‌‌کند.
• نظارت درلحظه: وقتی چیزها تغییر می‌‌‌یابند، داده‌‌‌ها باید هماهنگ با آن تغییر کند. نظارت درلحظه که عملکردی به‌‌‌روز را فراهم می‌‌‌کند، ذینفعان را قادر می‌‌‌سازد تا در مواقع لزوم تغییر جهت دهند.
• مسیریابی نقش‌‌‌مبنا: توانایی بیان آسان نقش هر عضو از تیم با مجوزهای مرتبط.
• ابزارهای مدیریت پروژه: مدیریت فرآیندهای کسب‌‌‌وکار، تخصیص مجدّد منابع انسانی و تنظیم وظایف برای تناسب بیشتر با مسیر بحرانی پروژه‌‌‌ی شما.
• یکپارچگی: تعامل متقابل با برنامه‌‌‌های نرم‌‌‌افزاری مکمّل معمول ایجاد اکوسیستمی را آسان می-سازد که برای توسعه‌‌‌ی کارامدی و بهبود نتایج طراحی می‌‌‌شود.
• پشتیبانی سیّار: قابل حمل بودن به معنای نیاز به دستیابی به اطلاعات ضروری در هرجائیست. با یک سیستم پشتیبانی سیار کاربران می‌‌‌توانند وسایل خود را در مناطق چندگانه هم‌‌‌گام کنند.

همراه با این ویژگی‌‌‌ها، از کاربرد یادگیری ماشین آگاه شوید، که می‌‌‌توان از آن برای تحلیل پیشگویانه‌‌‌تر و برقراری گفتگوهای بیشتر با مشتریان استفاده کرد.

هزینه‌‌‌ی نرم‌‌‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌‌‌وکار

ازآنجائیکه این نرم‌‌‌افزار یک نرم‌‌‌افزار پیچیده‌‌‌ی سازمانیست، قیمت آن بسته به نیازمندی‌‌‌های کسب‌‌‌وکار متفاوت است که ممکن است شامل هزینه‌‌‌ی سفارشی‌‌‌سازی، کدگذاری سمت سرور (Backend) و روش استقرار باشد.
طیف قیمتی‌‌‌ این نرم‌‌‌افزارها طیفی از نرم‌‌‌افزارهای رایگان تا نرم‌‌‌افزارهای چند هزاردلاری در ماه است، اما خوبست که همه‌‌‌ی آنها نمونه‌‌‌ای آزمایشی یا نسخه‌‌‌ای برای استفاده‌‌‌ی رایگان و محدود پیشنهاد می‌‌‌دهند.
این به شرکت‌‌‌ها فرصت آزمون کارکرد نرم‌‌‌افزار و پرسیدن سوال را می‌‌‌دهد. همچنین آنها را قادر می‌‌‌سازد تا بفهمند که آیا پشتیبانی، یکپارچگی و چارچوب ارائه‌‌‌شده توسط نرم‌‌‌افزار همان‌‌‌ چیزیست که می‌‌‌توانند با آن طی دوره‌‌‌ی قرارداد اعطای مجوز کار کنند یا خیر.