10 مرحله کلیدی برای اطمینان از اینکه نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار(BPMS) مورد استفاده قرار می‌گیرد
همه سازمان ها و تیم هایی که وقت و هزینه زیادی را برای سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود سرمایه گذاری می‌کنند می‌خواهند بدانند که آیا این سیستم مورد استفاده مخاطبان مورد نظر قرار خواهد گرفت یا خیر.
در این مطلب 10 گام اصلی برای اطمینان از اینکه نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند در حال حاضر مورد استفاده قرار می‌گیرد، توضیح داده شده است.
1. هدف واضحی برای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار(BPMS) خود داشته باشید
پیش از هر چیز، باید هدفتان برای سیستم BPMS واضح باشد. این مورد، سنگ بنای همه چیزهای دیگر است. شما، تیم و حامیان ارشدتان باید بتوانید به سؤالات زیر پاسخ دهید:
- “هدف نرم افزار سیستم BPM ما چیست؟”
- “ما به چه هدفی می‌خواهیم برسیم؟”
- “چه مشکلی قرار است حل شود؟”
پاسخ به این سؤالات بر تعیین افرادی که کاربران نهایی نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند شما خواهند بود، نحوه استفاده آنها از آن(بنابراین نحوه ساخت آن) و نحوه تشریح آن توسط شما، تأثیر خواهد داشت.
2. ساختار نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند را به درستی انتخاب کنید
ساختار سیستم باید از هدف نهایی توافق شده پشتیبانی کند. نکته ای که باید به آن فکر کنید این است که آیا سیستم فقط بخشی از سازمان شما را پشتیبانی خواهد کرد یا کل سازمان را؟
سیستم BPMS باید در قلب سازمان شما قرار داشته باشد و بیشترین منفعت زمانی حاصل می‌شود که نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند، از كل سازمان شما حمایت نماید. به این ترتیب منبع اصلی اطلاعات دقیق را برای همه(در سازمان شما) در دسترس قرار می دهد. دیگر مزایای آن عبارتند از:
- کار مداوم و استوار را موجب می‌شود
- حالت ایزوله بودن کارها را از میان می‌برد
- از بهبود مستمر پشتیبانی می کند
- استراتژی کیفیت مؤثر را ترویج می کند
- اعتبارنامه های کیفی را بدون ایجاد مزاحمت در کسب و کار مهیا می نماید
گاهی اوقات، به ویژه هنگام اجرای اولیه، پشتیبانی از کل سازمان عملی نیست. اما در صورت امکان این باید هدف نهایی شما باشد و سیستم BPMS شما باید با توجه به این موضوع ساختار بندی گردد.
به نظر می رسد که راه آشکار برای داشتن سیستم BPMS در کل شرکت، ساختن آن به صورت بخش به بخش است. اما وقتی کمی بیشتر به هدف نهایی خود فکر کنید، بهتر است که این مسیر با توجه به محصولات یا خدمات طی شود. هرچه بیشتر بتوانید سیستم BPMS خود را با دید فرآیند پیوسته (end-to-end) ساختاربندی کنید بهتر است.
در هر صورت سیستم BPMS مطمئناً باید طوری ساخته شود که فرآیندهای متداول مانند منابع انسانی و دارایی را از واحدهای کسب و کاری که مورد حمایت خود قرار می‌دهد، جدا کند.
از همه مهمتر اینکه ساختار باید از هدف اصلی نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند شما پشتیبانی کند و برای کاربران نهایی بامعنا باشد.
3. در مورد مخاطب مورد نظر سیستم BPMS خود فکر کنید
اگر BPMS شما قصد دارد از کل سازمان پشتیبانی کند، ممکن است تعیین مخاطبان آسان به نظر برسد: “همه افراد”. اما این جواب، پاسخ مفیدی نیست. با این حال، موارد خاصی وجود خواهد داشت که برای همه افرادی که در سازمان شما کار می‌کنند مشترک است. همچون:
- برند تجاری شرکت شما
- وبسایت شما
- سایر سیستم های اصلی
مخاطبان اصلی سیستم باید هنگام طراحی واسط کاربری سیستم BPMS درنظر گرفته شوند تا سیستم برای کاربران نهایی قابل شناسایی و جذاب باشد.
از طرفی پیروی از دستورالعمل های برند تجاری بسیار مهم است و نباید به هنگام طراحی نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند نادیده گرفته شود.
4. از هدایت شهودی و ملموس استفاده کنید
دو نوع معماری بصری مناسب برای صفحه اصلی نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند عبارتند از: Click و Hover.
- رابط Hover یک ساختار سلسله مراتبی سنتی برای منوی وب است که با حرکت ماوس روی گزینه ها کنترل می‌شود. گزینه های سطوح بالا گاهی با یک تصویر همراه هستند.
- رابط کلیک دارای معماری صحنه به صحنه است. کاربران با کلیک کردن روی یک محیط سفارشی مصور، در میان سلسله مراتب 3 سطحی حرکت می کنند.
مشتریان در صنایعی مانند مهندسی، ساخت و ساز و صنایع دفاعی معمولاً رابط هوور را اتخاذ می کنند، در حالی که مشتریان در بخش آموزش، بخش دولتی و صنایع خدماتی تمایل به استفاده از رابط کلیک دارند. انتخاب رویکرد مناسب برای کاربران نهایی، در استفاده آنها از نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند بسیار مهم است.
5. پیام‌های کلیدی صحیح اتخاذ کنید
بهتر است درباره پیام های کلیدی که می خواهید توسط آنها ارتباط برقرار نمایید، به خوبی فکر کنید. استفاده یا عدم استفاده از پیام‌های مناسب می تواند تأثیر قابل توجهی بر استفاده از سیستم BPMS داشته باشد.
پیامی که باید منتقل شود به هدف سیستم بستگی دارد. همچنین بستگی به این دارد که شما به چه میزان می خواهید طراحی سیستم یا منبع دیگری مانند اینترانت خود را مجددا تکرار کنید.
اگر اینترانت شما به خوبی طراحی شده، استفاده شده و پسندیده شده باشد، استفاده مجدد از همان رویه می‌تواند باعث افزایش استفاده از سیستم شما گردد.
6. انتخاب یک تم جذاب
گاهی موافقت با تمی که جذاب باشد، کار سختی است. اما بعضی اوقات این قضیه ممکن است کاملا آشکار و واضح باشد. معمولا مکان شروع با نام و آرم سیستم همراه است. یک تم قوی به بهترین وجه، امکان توسعه یک هویت را برای نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند فراهم می کند.
7. برای سیستم BPM خود هویت بسازید
برای اطمینان از استفاده بهتر از سیستم BPM، هویت آن باید فراتر از خود سیستم باشد. با استفاده از نام، آرم و تم تا حد امکان آن را گسترش داده و معرفی نمایید.
اگر بودجه اجازه می دهد، سیستم را با استفاده از هدایای تبلیغاتی مفید(همچون سررسید، USB و…) معرفی کنید. توضیح دلایل اجرای سیستم و چگونگی بهره مندی کارکنان از آن نیز بسیار مهم است.
8. کاربران نهایی را درگیر کنید
تمام مراحل گفته شده تا کنون در این جهت بوده است که یک چیز جدید را تا حد ممکن آشنا و بصری جلوه دهید. در کنار این، تا جایی که می‌توانید افراد بیشتری را در ضبط محتوا برای سیستم درگیر نمایید. وقتی خود مردم درگیر توسعه نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند باشند، هنگام استفاده از آن بسیار شادتر خواهند بود.
9. از صحت مطالب اطمینان حاصل کنید
اگر اطلاعاتی که سیستم دربرمی‌گیرد قدیمی یا نادرست باشد حتی سیستمی با بهترین ساختار و دوست داشتنیترین تم نیز مورد استفاده قرار نخواهد گرفت.
اطمینان حاصل کنید که تمام مطالب منتشر شده در سیستم BPM شما به طور دقیق بررسی و تایید شده است. در جاهایی که شکاف هایی در محتوا وجود دارد، آنها را با شفافیت پر کنید.
10. ارتباطات، ارتباطات، ارتباطات
به طور کلی مردم از یک سیستم استفاده نمی کنند مگر اینکه هم درباره آن آگاهی داشته باشند و هم درک کنند که چگونه استفاده از آن به نفع آنها خواهد بود. بنابراین باید این موارد را به آنها بگویید.
از تم خود به عنوان هویت سیستم استفاده کرده و در مورد آن به کاربران توضیح دهید. از کلیه کانالهای ارتباطی معمول سازمان خود استفاده نموده و از نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند خود اسمی ببرید. کانالهایی همچون:
- خبرنامه ها
- بولتن ها
- ایمیل ها
- تابلوهای اطلاع رسانی الکترونیکی
- جلسات …
اسپانسرهای ارشد خود را تا حد امکان درگیر کنید. از آنها بخواهید اهدافی که برای سیستم در نظر دارند و چگونگی هماهنگی این استراتژی ها با سیستم را توضیح دهند. رویدادهایی برای راه اندازی تنظیم کنید و از همه دعوت نمایید.
انواع مختلف سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار چیست؟
سیستم های BPM را می توان بر اساس هدفی که ارائه می دهند دسته بندی کرد. سه نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارد:
BPM ادغامی (Integration-Centric BPM)
این نوع سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، فرآیندهایی را کنترل می کند که در درجه اول بین سیستم های موجود(مانند HRMS ، CRM ، ERP) و بدون درگیری زیاد انسان، حرکت می‌کنند. سیستم های BPM ادغام محور دارای اتصالات گسترده و دسترسی به API و قادر به ایجاد فرآیندهایی با سرعت بالا هستند.
BPM انسان محور
نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند انسان محور برای آن دسته از فرآیندهایی است که در درجه اول توسط انسان انجام می شوند. این سیستم ها اغلب دارای تاییدیه ها و کارهای فراوانی هستند که توسط افراد انجام می شوند. این پلتفرم ها در زمینه‌هایی همچون رابط کاربر پسند، اطلاع رسانی های آسان و ردیابی سریع برتری دارند.
BPM سند محور (Document-Centric)
این نوع نرم افزار سیستم مدیریت فرآیند زمانی لازم است که یک سند (به عنوان مثال یک قرارداد یا توافق نامه) در قلب فرآیند باشد. آنها امکان مسیریابی، فرمت گذاری، تأیید و امضای اسناد را به عنوان وظایف موجود در گردش کار فراهم می‌نمایند.
اکثر نرم افزارهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار قادر خواهند بود عناصری از هریک از اینها را در خود جای دهند، اما معمولاً هرکدام دارای یک تخصص هستند.
