یکپارچه سازی فرایندها با نرم افزارهای BPMS
اگر یکپارچه سازی با BPMS برای فرآیندهای شما به خوبی انجام نشود، سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار تبدیل به ابزاری اغراق آمیز و کوتاه بین خواهد شد که ارزش صرف وقت و هزینه شما را ندارد.
در دنیای کسب و کار امروز، همکاری نه تنها برای انسانها بلکه برای سیستم ها نیز مهم است. هیچ سازمانی نمیتواند بر روی یک مجموعه نرم افزار واحد اجرا شود و هیچ مجموعه نرم افزاری واحدی، ابزار گردش کارش به اندازهای پیچیده نیست که پاسخگوی تمام نیازهای شما باشد.
داشتن قابلیت های ادغام قدرتمند و در نتیجه موفقیت در یکپارچه سازی با BPMS قطعا باید نقطه قوت هر سیستمی باشد که آن را مورد ارزیابی قرار میدهید. اتوماسیون
انواع ادغام فرآیند
قابلیتهای یکپارچه سازی با BPMS برای سیستم های مدرن باید به گونهای باشد که سیستم ها را قادر سازد کارهای خود را بدون وجود شکاف و کاستی به اشتراک بگذارند. این قابلیت ها باید بتوانند از انواع ادغام فرآیند مرتبط با داده ها که در زیر آمده پشتیبانی نمایند:
- رویدادهایی که در سیستم دیگری اتفاق میافتد و فرآیند جدیدی را آغاز میکند. به عنوان مثال، هنگامی که یک درخواست خرید در سیستم مدیریت گردش کار تأیید میشود، ممکن است بخواهید سفارش خرید آن درخواست را در ERP خود آغاز کنید.
- قابلیت pull، به معنای کشیدن داده ها از یک سیستم شخص ثالث به داخل فرآیند کسب و کار، تا کاربران BPM بتوانند از آن داده استفاده کرده و آن را حس کنند.
- قابلیت push، به معنای ارسال داده ها به سیستم شخص ثالث وقتی داده ها به یک مرحله خاص میرسند (مثلاً تأیید مدیر).
ادغام داده های مرتبط بخشی از یکپارچه سازی با BPMS است و همان چیزی است که شما باید در یک BPMS خوب به دنبال آن باشید.
فرآیندهای کسب و کار شما هنگامی که یک BPMS ادغام بدون دردسری با سیستم های دیگر مانند G Suite، Office 365 و سایر خدمات SaaS و سرویس های ابری ارائه میدهد، قدرت و قابلیت تعامل بیشتری به دست میآورد.
انواع یکپارچه سازی با BPMS برای فرآیندهای کسب و کار
همه ادغامها یکسان نیستند، و برخی از فروشندگان ممکن است شما را فریب دهند که اتصال به نرم افزارهای دیگر برای بسته پیشنهادی آنها چقدر ساده است.
تعداد زیادی از کاربران شرکتها حقیقت را راجع به یکپارچه سازی با BPMS و گزینه های بسیاری که در مورد آن موجود است کاملاً درک نمیکنند.
واقعیت این است که یکپارچه سازی با BPMS یک رشته در حال توسعه است و گزینه های زیادی برای اجرای آن وجود خواهد داشت.
بیایید نگاهی دقیق به گزینه های موجود برای یکپارچه سازی با BPMS و مواقع استفاده از آنها بیاندازیم.
ادغام از طریق API
هنگامی که صنعت توسعه اپلیکیشن کار خود را آغاز کرد، نرم افزارها فقط چند گزینه برای ادغام در دسترس داشتند (SOAP، XML-RPC و غیره).
بنابراین توسعه دهندگان برای اتصال سیستم های مختلف مجبور به یافتن یک راه حل بودند. قدیمیترین ترفند، استفاده از API ها بود که مخفف برنامه Application Programming Interface یا رابط برنامه نویسی اپلیکیشن است.
API ها به برنامه نویسان این امکان را میدهند که مجموعه های خاصی از کدها را بنویسند و به این ترتیب دو سیستم عامل نرم افزاری به زبانی قابل فهم با یکدیگر صحبت کنند.
استفاده از این روش برای یکپارچه سازی با BPMS ، سیستم ها میتوانند داده ها و ارتباطات را به اشتراک بگذارند. API ها ممکن است امکانات شما را برای یکپارچه سازی خوب با سایر سیستم ها افزایش دهند، اما این امر به تخصص فنی و اختصاص زمان نیاز دارد.
اگرچه گزینه های دیگری برای یکپارچه سازی با BPMS در حال ظهور است، اما API ها منسوخ نیستند. بسیاری از شرکتها هنوز به نرم افزارهای از قبل به جای مانده که فقط از طریق API ادغام می‌شوند، بسیار متکی هستند.
بنابراین، ادغام از طریق API ها هنوز هم برای اتصال نرم افزارهای جدید با سیستم های دیرینه که در حوزه یک شرکت کار میکنند، دارای اهمیت است.
یکپارچه سازی تعبیه شده
فروشندگان در دهه گذشته به دلیل افزایش دستورالعمل های ادغام نرم افزارها و افزایش محبوبیت برنامه های ابری، اقدام به آماده سازی نرم افزار خود برای ادغام نموده اند.
برخی از فروشندگان گزینههای از پیش آماده و گزینه نصب و اجرا(plug-and-play) ارائه میدهند که حتی به افرادی با دانش فنی کم نیز امکان اتصال را میدهد.
یک نمونه از آن Google Drive integration در Kissflow است. توسط این گزینه همه پیوست ها بطور خودکار به Google Drive کاربر متصل میشود.
این گزینه ها ساده ترین راهها هستند، اما معمولاً فقط به بدیهی ترین و عمومی ترین نیازهای یکپارچه سازی با BPMS محدود می‌شوند.
به عنوان مثال، نرم افزار حسابداری شما به احتمال زیاد نمیتواند با یکپارچه سازی از پیش تهیه شده برای نرم افزار مدیریت وظیفه هماهنگ شود. زیرا موارد کاربرد آن بسیار خاص است.
استفاده از پلتفرم کاتالیزور
در دنیایی که هر بار اپلیکیشن های جدیدی معرفی می‌شوند، فروشندگان نرم افزار نمیتوانند محصولات خود را با برنامه هایی که هنوز منتشر نشده اند (یا تصور نشده است) سازگار نمایند.
برای یکپارچه سازی با BPMS در شرایطی مانند این، شما به راه حلی مانند Zapier، نیاز دارید که احتمالاً بهترین پلتفرم ادغام مبتنی بر ابر است.
پلتفرم Zapier این امکان را به کاربران میدهد تا بین دو یا چند سیستم عامل نرم افزاری اتصال (یا یک Zap) ایجاد کنند و کارهای خود را از طریق این ادغام انجام دهند.
به عنوان مثال، اگر میخواهید به یکپارچه سازی فرآیند کسب و کار بین CRM و یک برنامه فروش مانند Pipedrive برسید، میتوانید آنها را با Zapier بهم وصل نمایید.
ادغام های مبتنی بر Zapier به عنوان یک راه حل عالی برای شرکت هایی که از طیف گسترده ای از برنامه های مبتنی بر ابر استفاده میکنند، ظهور کرده اند.
بهترین نکته در مورد استفاده از Zapier برای یکپارچه سازی با BPMS این است که هیچ کد نویسی لازم نیست. تنظیم و ویرایش در آن به اندازهای ساده است که هر مدیر بخش نیز میتواند آن را انجام دهد.
انواع داده های مرتبط با فرآیندهای کسب و کار
به منظور بررسی بیشتر یکپارچه سازی با BPMS اجازه دهید انواع داده های موجود در چرخه عمر یک فرآیند کسب و کار را در نظر بگیریم.
در جدول 1 توضیحات بیشتری در مورد انواع دادههای مربوط به یک فرآیند که میبایست برای یکپارچه سازی با BPMS مورد توجه قرار گیرند ارائه شده است.
| مثال | شرح | فاز | نوع |
| “تا سال 2020 بیش از 50% فعالیتها میبایست توسط سرویسهای وب شخص ثالث انجام گیرد” و ” فقط از خدمات حمل و نقلی که زمان حمل و نقل را 3 روز کمتر ارائه می دهند، استفاده شود “ | شامل داده های مربوط به استراتژی کسب و کار و استراتژی IT ،SLA و KPI های مورد انتظار برای فرآیند | طراحی، مدلسازی | استراتژی |
| “ارائه اعتبارات شرکتی”، “میانگین زمان پاسخگویی به درخواست های اعتباری 2 روز است” ، “خدمات ارائه شده توسط یک رسانه فریلنسر در وین” ، “یک متخصص برای طراحی BPEL” | شامل قابلیتهای مرتبط با یک سرویس، یک فرد و پیشنهاد در مورد افراد، و همچنین دغدغههای مربوط به زمان و نحوه استفاده از سرویسها یا افراد. | تمامی فازها | قابلیت |
| “پرداخت به ازای هر بار استفاده مربوط به اعتبار سرویس” ، “اجرای قانون، مطابق با دیوان اروپا ” ، “داده ها رایگان بوده، اما متعلق به ارائه دهنده هستند”. | شامل قراردادهای سرویسهای نرم افزاری، قراردادهای مربوط به دادهها/ مشتقات کسب و کار، قوانین انطباق کسب و کار. | تمامی فازها | قرارداد |
| “الگوی تفویض” ، “الگوی تعامل با یک الی چند سرویس ” ، “3 فرآیند مشابه در مخزن” | شامل الگوهای رایج، مدلها و الگوهای فرآیندی کشف شده، فرآیندهای موجود مرتبط به فرآیند اصلی. | تمامی فازها | الگوها و فرآیندها |
| “یک سرویس ناموفق فقط با سرویس مشابهی در داخل اروپا قابل تعویض است” ، “هنگامی که روند سفارش 2 روز به تأخیر افتاد، یک اعلان ارسال کنید” | شامل قوانینی که محدودیتهای کسب و کار و سیاستهای انطباق مورد استفاده برای پیشبرد فرآیند را تعیین می کنند. | اجرا | قوانین کسب و کار |
| “میزان در دسترس بودن طی 10 روز گذشته 70٪ بوده است” ، “تعداد خرابی های امروز 3 بار است” ، “متوسط زمان پاسخگویی به 100 تماس اخیر، 4 روز بوده است” ، “تعداد فعالیتهای موفقیت آمیز انجام شده طی 10 روز گذشته 70 عدد است “
| شامل عملکرد IT و معیارهای عملکرد کسب و کار. علاوه بر این، داده های عملکرد تاریخی و نظارتی برای بهینه سازی و پالایش آفلاین، معیارهای QoS در مورد سرویسها و افراد. | نظارت، بهینه سازی، طراحی | عملکرد |
جدول 1: انواع داده های مربوط به یک فرآیند کسب و کار
با توجه به چرخه حیات یک فرآیند کسب و کار، انواع مختلفی از داده ها برای اهداف مختلف مورد نیاز خواهند بود. انواع این اطلاعات برای تصمیم گیری در مورد تکنیک های مورد استفاده برای طراحی ساختار و رفتار، اجرا و نظارت در زمان اجرا و و بهینه سازی خارج از خط و داخل خط مهم هستند.
اما اکثر BPMSها فقط از انواع خاصی از داده ها که مرتبط با قابلیت و عملکرد هستند پشتیبانی مینمایند. در مورد چارچوب ها و تکنیک های لازم برای پشتیبانی BPMS از منابع چند سازمانی و منابع منفرد در فرآیندهای کسب و کار کمبودهایی وجود دارد. در همین راستا و برای امکان یکپارچه سازی با BPMS به شیوه ای مناسب، باید به نکات زیر در BPMS ها توجه شود:
- ادغام و مدیریت دادههای مربوط به قابلیت و در دسترس بودن منابع در مقیاس وب.
- اطمینان از انطباق قرارداد برای فرآیندهای کسب و کار متشکل از قراردادهای سرویسها و افراد در مقیاس وب.
- مدیریت و یکپارچه سازی فرآیندها و الگوهای قابل استفاده مجدد و داده های عملکرد.
توانایی ادغام این نوع داده ها و ارائه آنها به عنوان یک ویژگی داخلی BPMS از اهمیت بسیار بالایی برای امکان یکپارچه سازی با BPMS برخوردار است.
زیرا آنها به حل چالش های ایجاد شده ناشی از شکاف بین سطح کسب و کار و سطح IT نیز کمک میکنند. به اضافه اینکه فرآیندهای کسب و کار را با تغییرات محیطی وفق میدهند. در ادامه، این نکات را مورد بحث قرار میدهیم.
یکپارچه سازی داده های مربوط به قابلیت و دسترسی در مقیاس وب
دو نوع منبع اصلی برای یک فرآیند کسب و کار، سرویسهای نرم افزاری و انسانها هستند. دادههایی که به توصیف قابلیت ها و در دسترس بودن سرویس ها و افراد میپردازند برای کلیه مراحل یک فرآیند کاری بسیار مهم هستند.
این امر میتواند به طرز چشمگیری طراحی و سازگاری فرآیندهای کسب و کار را بهبود بخشد. به عنوان مثال، اگر از منابع موجود که میتوانند جمع آوری شده و در دسترس باشند آگاه نباشیم، طراحی یک فرآیند کسب و کار میبایست از ابتدا شروع شود.
داده هاي مربوط به قابليت تقريباً در تمام مراحل چرخه عمر مورد نياز است. اما اكثر BPMS ها از داده هاي قابليت فقط در مرحله طراحي استفاده مي كنند و برخي از آنها براي مرحله بهینه سازی در زمان اجرا.
وجود داده های غنی در مورد سرویسها و انسان ها، امکان آنالیز what-if سناریوها در فاز مدل سازی فرآیند و سازگاری فرآیندها با موقعیت ها در زمان اجرا را افزایش میدهد.
متأسفانه، مدیریت منابع در مقیاس وب برای فرآیندهای کسب و کار هنوز در مرحله اولیه است. بیشتر BPMS ها فرض میکنند که طراح میداند منابع در کجا قرار دارند. اما وقتی فرآیندهای کسب و کار به منابع در مقیاس وب تکیه میکنند، داشتن چنین فرضی اگر غیرممکن نباشد، دشوار است.
هنگام یکپارچه سازی با BPMS هایی که توسط یک سازمان استفاده می‌شوند، در زمینه ادغام با منابع خارج از سازمان، خصوصا گنجاندن خدمات نرم افزاری ارائه شده با عنوان SaaS چالش های زیادی به وجود میآید.
با توجه به نقش انسان در فرآیندهای کسب و کار، در وهله اول مدیریت توانایی ها و مهارت های یک فرد و همچنین مشارکت وی در طراحی فرآیند کسب و کار، منجر به تخصیص سریع شخص مناسب به کار مناسب گشته و به پیشرفت طراحی فرآیندهای کسب و کار کمک مینماید.
این جنبه مستلزم یکپارچه سازیBPMS با است که در اکثر BPMS ها وجود ندارد. در درجه دوم، برخی از تکنیک ها، مانند BPEL4People، ادغام انسان در وب را به عنوان بخشی از فرآیندهای کسب و کار امکان پذیر نمودهاند. با این حال، این تکنیک ها بسیار ابتدایی هستند.
به عنوان مثال، اجازه میدهند فعالیت های انسانی و نرم افزاری مشخص شوند، اما از کشف منابع انسانی غفلت میکنند. برای رفع این مشکلات و امکان یکپارچه سازی با BPMS به شیوه ای مناسب، لازم است BPMS ها با قابلیت های کشف سرویس ها و شبکه های اجتماعی انسانی تلفیق شوند.
راه حل های مبتنی بر رایانش ابری، مانند Platform-as-a-service (PaaS) نیز میتواند این موارد را در هنگام یکپارچه سازی با BPMS برطرف نماید.
- یکپارچه سازی موارد قراردادی مربوط به داده ها و سرویس ها
در طراحی و اجرای فرآیندهای کسب و کار باید اطمینان حاصل شود که منابع مورد استفاده و مشتقات دستکاری شده و تولیدی مطابق قراردادهای معینی هستند.
در حال حاضر، ارزیابی دغدغه های مربوط به قرارداد در مورد دادهها و سرویسها در فرآیندهای کسب و کار، فقط روی تعداد کمی از موارد متمرکز شده است.
از جمله معیارهای QoS / SLA مربوط به سرویسها، و بیشتر در زمان طراحی. با این حال، منابع و مشتقات محدود به بسیاری از مشكلات دیگر، مانند كیفیت داده ها، حقوق مالکیت معنوی، اجرای قانون، توزیع داده ها، در اختیار داشتن داده ها و غیره نیز میباشند.
BSMS ها با استفاده از روشهای فعلی و نقشه برداری از دادهها، به طراح این امکان را میدهند که منابع و سرویسها را به شیوهای آسان باهم ترکیب نماید.
با این حال، طراح فاقد ساز و کاری برای تأیید اعتبار منابع و خدمات از نقطه نظر نگرانی های فوق الذکر است. برای غلبه بر این مسائل و یکپارچه سازی با BPMS به شیوه ای مناسب، باید معیارها و تکنیکهای QoS / SLA فعلی را با کیفیت داده ها، مجوز خدمات و داده ها و معیارهای نظارت بر داده ها غنی سازی کنیم. علاوه بر این، تکنیک های ارزیابی انطباق در مورد این نگرانیها و در کلیه فازهای BPM میبایست ادغام شود.
یکپارچه سازی الگوها و فرآیندهای قابل استفاده مجدد و دادههای عملکرد
چندین رویکرد تحقیقی برای درک فرآیندها و الگوهای موجود در کسب و کار انجام شده است. اما با وجود اینکه BPMS ها میتوانند از این داده ها برای طراحی فرآیند و مدل سازی و بهینه سازی به صورت نیمه اتوماتیک استفاده کنند، این داده ها به خوبی در BPMS های موجود ادغام نمیشوند.
علاوه بر این، در حال حاضر BPMS ها فاقد ارتباط با فرآیندهایی از کسب و کار هستند که ممکن است مورد استفاده مجدد قرار گیرند. این امر نه تنها به دلیل تلاش های اندک برای کاوش در مخازن فرآیند، بلکه به دلیل عدم وجود مخازن فرآیندی مشترک است.
با پشتیبانی از سرچ اتوماتیک و استفاده مجدد از الگوها و مدل های فرآیندی، انتظار میرود یک مخزن مبتنی بر سرویس برای به اشتراک گذاری فرآیندهای کسب و کار، چه در سطح وب و چه در سطح سازمانی، وجود داشته باشد. این امر لازمه یکپارچه سازی با BPMS به شیوهای مناسب است.
از نقطه نظر داده های عملکرد، در حال حاضر بیشتر BPMS ها فقط از چند معیار عملکرد IT، مانند خرابی، در دسترس بودن و زمان پاسخگویی، که از طریق نظارت بر اجرای فرآیندها جمع آوری شده، پشتیبانی میکنند.
معیارهای عملکرد تاریخی برای پشتیبانی از طراحی، مدلسازی و سازگاری در زمان اجرا به خوبی در BPMS ادغام نمیشوند. تا به امروز، کارهای بسیاری در زمینه تجزیه و تحلیل عملکرد انجام شده است، اما ما یک روش استاندارد برای پیوند و مدیریت داده های کارآمد در طول چرخه عمر فرآیندهای کسب و کار نداریم.
علاوه بر این، با توجه به اینکه عملکرد کسب و کار از طریق KPI اندازه گیری میشود، جالب است که ارتباطی میان IT و عملکرد کسب و کار به وجود آید.
این مورد که به یکپارچه سازی با BPMS به شیوهای مناسب کمک میکند به خوبی تحقیق و درک نشده است. داده های عملکرد به شدت با الگوهای و مدل های فرآیند، و مخازن فرآیندی نیز مرتبط هستند. بنابراین باید آنها را مدیریت نموده و ارائه کرد.
منابع:
https://kissflow.com/bpm/business-process-integration/
https://kissflow.com/bpm/business-process-integration/types-of-bpm-integration/
