گلوگاه ها در فرایندهای کسب و کار
گلوگاه ها در فرایندهای کسب و کار ، مهم‌ترین دلایلی هستند که باعث می‌شوند پروژه‌های شما پرهزینه باشند و کند پیش بروند. برای اینکه بتوانید از فرایندهای کسب و کار بهترین نتیجه را بگیرید باید این گلوگاه ها را پیدا کنید و آنها را حل کنید تا مسیری هموار و مستقیم به سمت اهداف مورد نظرتان داشته باشید.
گلوگاه های فرایندهای کسب و کار یکی از مهم‌ترین دلایلی است که باعث می‌شود فرایندها با تاخیر به نتیجه برسند یا اصلا به نتیجه نرسند. در نتیجه بودجه قابل توجهی معمولا در فرایندها هزینه می‌شود بدون اینکه نتیجه قابل قبولی داشته باشد. به خاطر بالا رفتن هزینه و ایجاد تاخیر زیاد، کل یک فرایند غیرقابل پیش بینی می‌شود.
به جای مبارزه با علائم، مدیران یک کسب و کار باید بتوانند علت اصلی آن را پیدا کنند که علت اصلی، همان گلوگاه ها است. با بررسی فرایندها و محاسبه موفقیت در عملکرد آنها می‌توانید در زمان و هزینه، صرفه‌جویی کند.
در ادامه این مقاله ابتدا گلوگاه را تعریف می کنیم. برای اینکه بتوانید موانع کسب و کار خود را بردارید ابتدا باید بدانید که گلوگاه چیست و چطور مانع رسیدن شما به اهداف‌تان می‌شود. با شناخت و تحلیل فرایندها و عملکرد آنها و پی بردن به گلوگاه ها می‌توانید فرایندهای کسب و کار را تحت کنترل بگیرید.
گلوگاه چیست؟
در ساده‌ترین تعریف ممکن، گلوگاه فرایند یکی از مراحل کار است که در آن سرعت ورود کارها یا قطعات به گلوکاه بیشتر از سرعت پردازش آن است.
کمبود منابع یا فقدان منابع در یک یا چند مرحله از فرایند کسب و کار، موجب ایجاد گلوگاه می‌شود. این گلوگاه‌ها نوعی تداخل و وقفه در روند کار ایجاد می‌کنند و فرایند کلی تولید را به تاخیر می اندازند.
به عبارت دیگر حتی اگر این مرحله از فرایند، با بیشترین ظرفیت و توانایی خود کار کند هنوز هم توانایی پردازش همه ورودی‌ها را ندارد. در نتیجه نمی‌تواند ورودی‌ها را با سرعت کافی پردازش کند و آنها را بدون ایجاد تاخیر به مرحله بعد بسپارد.
گلوگاه یک فرایند می‌تواند کامپیوتر، یک فرد، یک دپارتمان یا حتی کل مرحله فرایند باشد. متاسفانه بسیاری از گلوگاه‌ها به راحتی قابل شناسایی نیستند مگر بعد از اینکه یک سد بزرگ در مسیر اجرای فرایند ایجاد کنند.
شناسایی گلوگاه ها در فرایندهای کسب و کار
اگر در کسب و کار خود متوجه شدید که روند کار، غیر قابل پیش بینی است و باعث ایجاد هزینه و تاخیر شده است، در این زمان باید جایی از فرایند به دنبال گلوگاه بگردید.
مشکل اصلی در شناسایی گلوگاه‌ها معمولا در اقدام متقابل مناسب نهفته است.شناسایی گلوگاه ها در فرایندهای کسب و کار و در فرایندهای یک شرکت، کار ساده‌ای نیست و بدون اختصاص زمان و تلاش زیاد، امکان‌پذیر نیست.
بسیاری از شرکت‌ها، اصرار دارند که از فرایندهای قدیمی و منسوخ شده استفاده کنند حتی اگر این فرایندها دیگر مانند گذشته، تاثیرگذار نباشند.
به دلیل اصرار به استفاده از فرایندهای قدیمی، بسیار اهمیت دارد که کسب و کارها همیشه یک قدم به عقب بردارند، به درستی فرایندهای خود را بررسی کنند و گلوگاه‌ها و محدودیت‌های فرایندهای کسب و کار را شناسایی کنند.
گلوگاه‌های فرایند درست مثل دست‌اندازهایی هستند که در یک مسیر صاف و هموار قرار می‌گیرند و مسیر رسیدن شما به اهداف تعیین شده شرکت و کسب و کار را صعب‌العبورتر می‌کنند. در واقع گلوگاه‌ها سدهایی هستند که بین شما و تلاش‌هایتان و اهداف شرکت قرار می‌گیرند.
حتما برایتان سوال پیش آمده که چطور می‌توان این موانع و گلوگاه‌ها را در فرایندهای کسب و کار، شناسایی و مدیریت کرد. در ادامه چند ایده کلی و روش عالی برای شناسایی آنها عنوان می‌کنیم.
فرایندها را نقشه برداری و بررسی کنید
نقشه برداری از فرایندها و در واقع تعیین هدف و جایگاه هر فرایند بسیار دارای اهمیت است. این مرحله جزو مهم‌ترین مراحل کسب و کار است که بر جنبه‌های مختلف آن تاثیر می‌گذارد. نقشه برداری از فرایندها فرصتی برایتان فراهم می‌کند که فرایندها را از بیرون ببینید و عملکرد کلی آنها را تحلیل کنید.
علاوه بر این، با این ترفند می‌توانید گلوگاه‌های موجود در هر فرایند را شناسایی کنید. در واقع گلوگاه‌ها به خاطر کمبود ظرفیت یا حتی عملکرد نادرست فرایندها ایجاد می‌شوند و قابلیت تولید را کاهش می‌دهند.
تحلیل و بررسی فرایندها، مزایای دیگری هم دارد از جمله اینکه باعث می‌شود فرصت‌های نهفته برای بهبود هر فرایند را کشف کنید. اگر شک دارید که چطور فرایندها را نقشه برداری کنید و مشکلات آن را پیدا و حل کنید، به رقبای خود نگاه کنید و عملکرد آنها را ارزیابی کنید. فرایندهای آنها به چه شکلی است؟ چطور با مشکلاتی که بر سر راهشان قرار دارد کنار می‌آیند و آنها را از سر راه برمی‌دارند؟
این کار نه تنها دید روشنی در مورد فرایندها به شما می‌دهد بلکه شما را مطمئن می‌کند که هم زمان با رقبا در حال پیش رفتن هستید و از رقابت عقب نمی‌مانید.
شناسایی مشکلات و دلایل آنها
وقتی فرایندها را نقشه برداری می‌کنيد و هر قدم از آنها را مستندسازی می‌کنید، زمان آن است که مشکلات کلیدی را فهرست کنید. مشکلاتی که مسئول اصلی از بین بردن تاثیرگذاری فرایندها هستند و گلوگاه‌های فرایندها را ایجاد می‌کنند.
این کار را باید در قالب یک فرایند تعاملی انجام دهید یعنی همه افرادی که در فرایندها دخیل هستند باید در آن مشارکت داشته باشند و به آنها اجازه دهید تا مشکلات را شناسایی کنند. چون فردی که از بیرون فرایندها را بررسی می‌کند ممکن است به زیر و بم و مشکلات آن آگاهی نداشته باشد ولی وقتی فردی در روند یک فرایند قرار دارد و از نزدیک با آن در ارتباط است، بهتر می‌تواند مشکلات آن را شناسایی کند.
تلاش برای پیدا کردن راه حل‌ها
حالا که گلوگاه‌های فرایند را پیدا کرده‌اید می‌توانید به آنها نگاه عینی و دقیق داشته باشید و به دنبال راه حل‌هایی برای این مشکلات بگردید. این مرحله یکی دیگر از مراحلی است که همه شرکت‌کنندگان در فرایندها باید در آن مشارکت داشته باشند. هر چقدر افراد بیشتری در آن مشارکت کنند، زودتر و بهتر به نتیجه می‌رسید.
وقتی که در قالب یک گروه فعالیت می‌کنید، ایده‌های متفاوت و نظرات متنوعی را در اختیار خواهید داشت. چون هر کسی از دید خود به مسائل نگاه می‌کند و راه حل خاصی برای آن دارد. انجام کار گروهی برای پیدا کردن مشکلات بهترین راه برای پیدا کردن راه حل‌های تاثیرگذار و خلاقانه است.
وجود این تعاملات نه تنها باعث می‌شود که با مجموعه‌ای از ایده‌های جدید و متفاوت مواجه شوید بلکه باعث می‌شود که تمام اعضای تیم به صورت یکپارچه با هم همکاری کنند و خودشان را برای تغییراتی که نیاز است، آماده کنند.
پیاده‌سازی و ارزیابی ایده‌های بهبود
لازم به گفتن نیست که همه اعضای تیم باید در همه مراحل بهبود و پیاده سازی ایده‌ها دخالت داشته باشند و همکاری کنند. در تمام مراحل از نقشه برداری فرایندها و شناسایی گلوگاه‌ها گرفته تا جست و جوی راه‌حل ها و پیاده‌سازی یک برنامه برای بهبود، این همکاری باید ادامه پیدا کند.
فرایند بهبود باید کاملا پویا باشد و از همه مهم‌تر، روند آن و نتایج حاصل از آن باید به طور مرتب، ارزیابی شود. البته در نظر داشته باشید که اولین راه حل برای حل مشکل، همیشه بهترین راه حل نیست.
دائما باید فرایند را بررسی کنید و موفقیت آن را ارزیابی کنید. با این کار، اطلاعات ضروری برای اجرای هر گونه تغییر را به دست می‌آورید و حتی می‌توانید برنامه دیگری برای بهبود، در نظر بگیرید.
در نظر گرفتن راه حل های جایگزین
همیشه راه‌حل های جایگزین داشته باشید. زمانی که به دنبال راه حل مشکلات هستید، گزینه‌های مختلف را دست کم نگیرید و بعضی از آنها را به عنوان جایگزین راه حل اصلی، انتخاب کنید.
همه‌ی انتخاب‌ها و گزینه‌ها باید به دقت بررسی شوند و مورد توجه قرار بگیرند. می‌توانید برای مشکلات پلن B و حتی پلن‌های C و D داشته باشید. در این صورت، اگر راه حلی که برگزیده‌اید نتیجه مطلوب نداشت، به راحتی می‌توانید از برنامه‌ها و راه حل‌های جایگزین استفاده کنید.
اطلاعات کامل از فرایندها و بررسی آنها به طور مرتب و طبق برنامه منظم و دقیق بسیار ضرورت دارد. با این روش، فرایندها همواره به‌روز و تاثیرگذار باقی می‌مانند. حتی فرایندهای قدیمی و تثبیت شده نیز ممکن است با گذر زمان، تاثیرگذاری خود را از دست بدهند و لازم است که گهگاهی به‌روز‌رسانی شوند.
فرایندها نباید دائمی و بدون تغییر باشند. باید کاملا انعطاف‌پذیر باشند تا در شرایط مختلف بتوانید آنها را با توجه به نیازهای جدید خود، تغییر دهید.
چطور گلوگاه ها را از سر راه برداریم؟
بعد از شناسایی گلوگاه ها به راحتی می‌توانید آنها را از سر راه بردارید البته در صورتی که منابع متعدد و افراد مختلفی را که در آن فرایند درگیر بوده‌اند، در کنار هم جمع کنید. حتی اگر نیاز به نیروی انسانی بیشتری است، باید برای استخدام نیروی جدید اقدام کنید.
البته گاهی اوقات هزینه از میان برداشتن یک گلوگاه بسیار زیاد است. ولی فراموش نکنید که اگر یک گلوگاه را به حال خود رها کنید، به مرور زمان، هزینه حل و فصل آن بسیار بیشتر از مراحل اولیه می‌شود.
در این مرحله باید چه اقدامی انجام دهید؟
بعد از شناسایی گلوگاه‌ها باید این نکات را در نظر داشته باشید تا بتوانید آنها را از سر راه بردارید:
آن را به حال خود رها نکنید
از انجایی که تاثیر این گلوگاه بر همه جنبه‌های فرایند قابل مشاهده است و بر سایر بخش‌های یک پروزه نیز تاثیر می‌گذارد، برای حل کردن گلوگاه، نباید آن را متوقف کنید و باید از نهایت ظرفیت آن استفاده کنید.
فشار گلوگاه را کم کنید
اطمینان حاصل کنید که پروژه‌ها در بهترین حالت خود وارد گلوگاه می‌شوند. اگر فرایند بازبینی شما یک گلوگاه است، اطمینان حاصل کنید که کیفیت از همان ابتدا مورد توجه قرار گرفته است.
پروژه‌هایی باید بازبینی شوند، باید کاملا یکنواخت باشند. هر اشتباهی که بازدیدکننده پیدا می‌کند، پول و زمان بیشتری را از پروژه هدر می‌دهد.
محدودیت فرایندهای در حال اجرا را مدیریت کنید
سعی کنید محدودیت‌های اجرای فرایندها را کمتر کنید و از طرق دیگر فشار ناشی از گلوگاه بر فرایند را کاهش دهید. اگر محدودیت فرایندهای در حال اجرا ندارید، بهتر است که محدودیت‌هایی در نظر بگیرید و آن را مدیریت کنید.
فرایندها را دسته‌بندی کنید
برخی از عملکردها در صورتی که وظایف دسته بندی و تقسیم شوند، برای اجرا به زمان کمتری نیاز دارند. فراموش نکنید که هر چقدر حجم این دسته بندی‌ها ببیشتر باشد، ریسک اجرای آنها بیشتر می‌شود. معمولا دسته‌بندی‌های کوچک‌تر عملکرد بهتری دارند ولی در دنیای واقعی و در فرایندهای واقعی گاهی مجبور به مصالحه می‌شویم.
افراد و منابع بیشتری به پروژه اضافه کنید
اگر برایتان امکان‌پذیر است، ظرفیت گلوگاه را افزایش دهید تا سرعت کل فرایند، افزایش پیدا کند. همیشه حواستان باشد که حل یک مشکل و رفع یک گلوگاه گاهی منجر به ایجاد یک گلوگاه دیگر در جای دیگری در فرایند می‌شود. پس همیشه فرایندها را بررسی کنید.
