چگونگی طراحی فرآیند بر اساس APQC

طراحی فرآیند بر اساس APQC بدان معنا است که بتوانید آن دسته از پروسه‌های کسب‌وکار که با یکدیگر همپوشانی دارند را به‌گونه‌ای کاربردی طبقه‌بندی کنید.
بر اساس این شکل از طبقه‌بندی، شما می‌توانید عملکرد درون‌سازمانی و حتی بین سازمانی کسب‌وکارتان را برای رسیدن به هدفی خاص رصد کنید. به مدل‌هایی که می‌توان بر اساس آن‌ها طراحی فرایند را انجام داد، مدل‌های PCF می‌گویند.

نگاهی به استاندارد APQC برای فرایندسازی

این مدل‌ها خود توسط مجمع APQC و شرکت‌های عضو در آن طراحی شده‌اند. هدف از طراحی فرآیند، تسهیل رشد شرکت‌ها از طریق مدیریت فرایندها بوده است.
سهولت رشد بر اساس این شکل از مدل‌سازی برای تمامی شرکت‌ها فارغ از صنعت، اندازه و موقعیتشان انجام‌پذیر خواهد بود.  مدل‌های PCF عملکرد و مدیریت فرایندهای مختلف کسب‌وکار را به 12 مرحله تقسیم می‌کند. این 12 مرحله به طور گسترده شامل ده‌هزار فعالیت کاری خواهد بود.

 مزایای اصلی طراحی فرایند بر اساس APQC

تجربه نشان داده است که گاهی بررسی معیارهای خارج از چهارچوب و یا درنظرگرفتن بینش‌ برآمده از پارادایم‌های خارج از صنعت، می‌تواند پتانسیل‌های نهفته برای ارتقای یک کسب‌وکار را شکوفا کند. برای دست‌یافتن به همچنین هدفی، کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکار به سراغ طراحی فرایند بر اساس APQC می‌روند.
یکی از مزایای استفاده از مدل‌های طراحی فرآیند بر اساس APQC، امکان بررسی موقعیت کسب‌وکار بر اساس معیارهای جهانی است.
اما مهم‌ترین مزیت به‌کارگیری این مدل‌ها، قرارگرفتن فرایندهای کسب‌وکار در چهارچوب CROSS INDUSTRY است. چهارچوب کراس اینداستری طی بیست سال گذشته توسط هزاران کسب‌وکار مختلف مورداستفاده قرار گرفته است.

بهره‌مندی از مزایای طراحی فرآیند بر اساس APQC

مرحله اول مدل‌سازی بر اساس APQC تحت عنوان دسته‌بندی یا «کتگوری» شناخته می‌شود. در این مرحله لازم است چشم‌انداز و استراتژی کسب‌وکارتان را توسعه دهید.
در پایان این مرحله، بالاترین سطح از انجام یک فرایند در یک سازمان به‌خصوص مورد بررسی قرار می‌گیرد. فرایند مذکور ممکن است بخشی از مدیریت خدمات مشتریان، زنجیره تأمین، سازماندهی مالی یا منابع انسانی باشد.
مرحله دوم مرتبط با گروه‌بندی فرایند یا «Process group» است. برای به انجام رساندن این مرحله، لازم است کانسپت کسب‌وکار و همچنین دیدگاه بلندمدت بیزینستان را در نظر بگیرید.
در این مرحله فرایندهای بیزینس به‌صورت گروهی و در کنار یکدیگر موردمطالعه قرار می‌گیرند. برای مثال فرایندهایی همچون انجام تعمیرات پس از فروش، تدارکات و مدیریت حساب‌های پرداختی، در یک گروه قرار می‌گیرند و بخشی از استراتژی فروش یک کسب‌وکار را شکل می‌دهند.

بررسی یک فرایند به‌صورت خاص در مرحله سوم

بررسی فرایندی سومین مرحله از طراحی فرآیند بر اساس APQC به شمار می‌رود. در این مرحله لازم تمامی فرصت‌های موجود برای بهبود در فرایندهای سازمانی را در نظر بگیرید و برای اجرای آن‌ها آماده شوید. برای پیشبرد این مرحله لازم است ارتباط موجود بین ورودی و خروجی یک فرایند را پیدا کنید.
حین برقراری ارتباط میان ورودی‌ها و خروجی‌های یک فرایند باید این نکته را در نظر داشته باشید که فرایندهای مختلف هرکدام به‌نوعی مصرف‌کننده منابع به شمار می‌روند؛
بنابراین لازم است برای این که بتوانید یک فرایند قابل تکرار طراحی کنید، استانداردهای به خصوصی را در نظر بگیرید. خروجی هر فرایند بر اساس کیفیت ورودی‌ها و هزینه به انجام رساندن آن کنترل می‌شود.

مرحله اول برای طراحی فرآیند

چهارمین مرحله از طراحی فرایند بر اساس APQC انجام فعالیت راهبردی است. در این مرحله باید تمامی آپشن‌هایی که برای به انجام رساندن یک فرایند در اختیار دارید را مورد برسی و تحلیل قرار دهید.
بدین منظور لازم است رویدادهای کلیدی که در اجرای یک فرایند ایفای نقش می‌کنند را رصد نمایید. دریافت درخواست‌های مشتریان، حل چالش‌هایشان و مذاکراتی که برای افزایش فروش انجام می‌گیرند همگی در این مرحله بررسی می‌شوند.
در مرحله آخر که اصولاً آن را مرحله task می‌نامیم، لازم است وظایف جاری در فرایندها را بررسی کنیم. این مرحله در واقع دقیق‌تر از مرحله قبلی محسوب می‌شود. در این مرحله لازم است اعمالی مانند ایجاد پرونده‌های بیزینسی، مراحل اعطای پاداش و تخمین بودجه را به انجام برسانید.

چگونه مراحل مختلف طراحی فرآیند را به مرحله اجرا برسانیم؟

ما می‌توانیم به کمک طراحی فرآیند بر اساس APQC حد پروژه خود را مشخص کنیم. یعنی به تعریف درستی از فرایندهای کسب و کارمان برسیم و بر اساس این تعریف، فرایندهای کسب و کارمان را بهینه و تکرارپذیر کنیم.
همان‌طور که گفتیم، مدل‎‌های مختلف طراحی فرایندها ممکن است بسته به عوامل مختلف از جمله نوع کسب‌وکار و همچنین نوع فرایند متفاوت باشد. با این اوصاف، لازم است قبل از هر چیزی نوع فرایندهای جاری در کسب‌وکارتان را بشناسید. بدین منظور لازم است این فرایندها را مستند کنید.
مرحله اول برای بررسی صحیح فرایندها، این است که به طور کاملاً ساده لیستی از تمامی فرایندهای جاری در کسب‌وکارتان تهیه کنید. در گام دوم لازم است فرایندهای یادداشت را با مدل‌های مختلف استاندارد تطبیق دهید. با این کار، درمی‌یابید که آیا به‌طورکلی فرایندهای جاری در کسب‌وکارتان استاندارد هست یا نه.

همفکری برای مستندسازی فرایندها

سپس می‌توانید به کمک جزئیات ذکر شده در گروه‌های فرایندی، هدف از انجام گرفتن و شکل انجام هر فرایند را مشخص کنید. تبعات و نتایج آن را بررسی کنید و هزینه‌های انجام هر فرایند را برآورد نمایید.
با شناخت درست فرایندها، می‌توانید به سراغ الگویی مناسب از مجموعه الگوهای موجود برای طراحی فرایند بر اساس APQC بروید. پس از انتخاب الگو، می‌توانید به کمک نرم‌افزارهایی مانند visio و یا ibm blueworks، فرایندسازی را آغاز نمایید.

حرف آخر

طی بیست سال گذشته الگوهای موجود برای طراحی فرایندهای اداری تغییرات زیادی پیدا کرده‌اند و به‌صورت مداوم بهینه‌سازی شده‌اند؛ بنابراین لازم است برای رسیدن به نتایج درست، به سراغ آخرین استانداردها بروید.
طراحی فرایند بر اساس APQC یکی از حساب‌شده‌ترین راه‌حل‌ها برای بهبود عملکرد یک سیستم اداری است.  مهم‌ترین مرحله از فرایندسازی، شناخت و مستند کردن فرایندهایی است که هم اکنون در کسب‌وکارتان جاری هستند؛ بنابراین می‌توان این‌طور نتیجه گرفت که شناخت صحیح یک کسب‌وکار برای انجام مدل‌سازی موفق ضروری است. برای مشاوره در خصوص