مطالعه موردی در رابطه با اتوماسیون فرآیند

ساده کردن فرآیندهای چند سایتی

هزاران نفر از کارکنان Nipro در 26 مکان مختلف هم اکنون از نرم افزار اتوماسیون فرآیند استفاده می کنند. برای تغییر روش انجام کارها، از تایید دارایی های بازاریابی گرفته تا حمایت از منابع انسانی و فرآیندهای فروش، تصمیم بر این شد که اتوماسیون فرآیند انجام شود.

چالش های اتوماسیون فرآیند

شرکت های گروه نیپروی اروپا(Nipro)  بخشی از یک مجموعه جهانی به رهبری شرکت نیپروی ژاپن است که طیف گسترده ای از مشاغل مرتبط با صنایع دارویی و پزشکی را شامل می شود، از جمله دستگاه های پزشکی و بخش های بسته بندی دارویی. نیپروی منطقه ای مستقر در بلژیک، مسئول گستره ای جهانی است که اروپا، آفریقا، قاره آمریکا و روسیه را در بر می گیرد.
وقتی صحبت از به اشتراک گذاری گردش کار در 26 سایت مختلف که 3500 نفر در آنها مشغول به کار بودند، به میان آمد دپارتمان هایی مانند بازاریابی و منابع انسانی با چالش مواجه شدند.
اطلاعات به اشتراک گذاشته شده زیادی چه به صورت کاغذی و چه به عنوان ایمیل، وجود دارد که به ناچار ریسک گم شدن اسناد یا از بین رفتن ایمیل ها از میان شکاف های احتمالی را به همراه داشت.
حتی زمانی که نیپرو از حالت اسناد کاغذی به دیجیتالی روی آورد، هر سایت متفاوت اغلب رویکردهای مختلفی داشت؛ چرا که یک ایمیل می توانست حاوی یک صفحه گسترده، یک سند word یا PDF باشد.
روی آوردن به مایکروسافت 365 و شیرپوینت آنلاین، پیگیری گردش کارهای استاندارد شده را راتقاء داد، اما هنوز هم نیاز به ابزارهای اتوماسیون فرآیند، که حالت ایده آل آن استفاده از یک راه حل “بدون کد” است وجود داشت. به طوری که یک سرویس مبتنی بر فناوری اطلاعات نباشد و همه بتوانند از آن استفاده کنند.
مدیر جهانی تحقیقات تدارکات، آقای دنیس مینگروت گفت: “ما برای طیف وسیعی از محصولات بدون کد، بنچ مارکینگ انجام دادیم. ظاهر و نحوه کارکرد نرم افزار اتوماسیون فرآیند باعث شد تا آن را به عنوان انتخاب نهایی خود در نظر بگیریم و عملکرد آن عالی بود.”

راه حل

ابتدا چهار کارمند برای کار با نرم افزار اتوماسیون فرآیند آموزش دیدند و به زودی آنچه آموخته بودند را وارد تمرینات خود کردند. کاترین کاکس، مدیر برنامه و تحریریه، از ابتدا قدم بزرگی برداشت و تصمیم به ایجاد یک جریان پیرامون تأییدیه های بازاریابی گرفت و قرار شد یک مدیریت کیفیت عظیم فرآیند بر روی توسعه ضمایم بازاریابی، از جمله بروشور، برگه اطلاعات محصول و آثار هنری اعمال شود.
از آنجایی که جریان در سال 2019 به راه افتاد، تعداد 416 مورد از دارایی های بازاریابی از فرآیندی گذشت که شامل 18 مرحله مختلف بود. نه نفر از امضا کنندگان مسئول همه چیز بودند؛ از کپی ویرایش ها و طراحی بالینی گرفته تا نظارت بر تائیدیه ها.
یک داشبورد بود برای ذینفعان ایجاد شد تا بتوانند فورا وضعیت تأیید فرآیند را ببینید، و به این ترتیب سطحی از دید نسبت به کسب و کار به افراد داده شد که پیش از این هرگز وجود نداشت.
بخشی از کار که تغییرات زیادی ایجاد کرد این بود که نسبت به جریان‌ها و فرم‌های زیادی آگاهی رسانی شد که با یافتن یوز کیس های بیشتر به سرعت مورد استفاده قرار می گرفتند.
این طرح مربوط به زمانی بود که نیاز به یک راه حل ساده برای استفاده مشخص شد. دنیس مینگروئت گفت: «تنظیمات بدون کد به این معنی است که صاحبان فرآیند به شدت درگیر هستند.
آنها بدون نیاز به آگاهی از سیستم ها یا زبان برنامه نویسی می توانند بفهمند که چه اتفاقی در حال رخ دادن است. این امر به افراد انگیزه می دهد تا یاد بگیرند که چگونه فرآیندهای خود را حفظ کرده و آنها را فراتر از سایت های خودشان گسترش دهند.
شرکت های Nipro Europe Group Cox و Mingeroet به سرعت متوجه این موضوع شدند که استفاده از نرم افزار اتوماسیون فرآیند در نقش‌های تحریریه و تدارکات مربوطه چه مزایایی به همراه دارد، و حتی چگونه در سراسر کسب ‌و کار مورد پذیرش قرار گرفته‌اند.

Cox در این زمینه می گوید: “این چیزی است که به موقعیت های مختلف ترجمه می شود. هرکسی که آموزش های لازم را بگذراند می تواند به راحتی آن را در بخش خود پذیرفته و پیاده سازی نماید. “

نتیجه

مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون فرآیند به صورت ذکر چند نمونه به Nipro ارائه شد، گردش کار تأییدیه های بازاریابی اکنون شامل 10 ایمیل است که به طور خودکار ایجاد می شوند و در مقایسه با 40 ایمیل بالقوه که قبلاً باید به صورت دستی ایجاد می شد بسیار کارآتر می باشند.
چنین فرآیندی نه تنها یک روش سریع و کارآمد برای تنظیم دقیق ضمایم بازاریابی را امکان پذیر می کند، بلکه یک تاریخچه مستند و ردپایی برای آدیت ها و برآورده کردن الزامات نظارتی ایجاد می نماید. اتوماسیون فرآیند به صورت عملی و روزمره، روش کار افراد را متحول کرده است.

کاترین کاکس می گوید: « نرم افزار اتوماسیون فرآیند با استاندارد کردن فرآیندها، ارائه یک منبع واحد از حقیقت، و ترکیب وظایف اضافی به شکل یکنواخت به کارکنان ما کمک کرده است تا بار کاری خود را کاهش دهند.»

او توضیح می دهد که چگونه تمام نقاط اطلاعاتی از قبل با فیلدهایی به‌عنوان «اجباری» مشخص شده‌اند و این امر در زمان صرفه‌جویی ایجاد می‌نماید و بنابراین باعث کاهش تاخیر در فرآیند یا ارسال ایمیل‌های غیرضروری می‌شود.
او همچنین از سرعت پذیرش نرم افزار در بخش‌های دیگر کسب و کار تحت تأثیر قرار می گیرد. دنیس مینگروئت درباره سهولت استفاده از آن صحبت می کند.
او قوانین و سادگی فیلدها را دوست دارد، اما توانایی نرم افزار اتوماسیون فرآیند را برای انجام محاسبات از نوع صفحه گسترده در جریان به طور ویژه مورد تحسین قرار می دهد.

دنیس مینگروئت همچنین می گوید: “این نرم افزار چیزی است که شما می توانید در هر فرآیندی از آن استفاده کنید و دارای بهترین ویژگی ها است.”

کاترین کاکس تأثیر اتوماسیون فرآیند را از دیدگاه بازاریابی خلاصه کرد و گفت: “در سازمان ما به عنوان یک شرکت، مهارت و چابکی از قبل وجود داشت.

ما فقط به ابزار مناسب نیاز داشتیم تا به ما استقلال دهد که بتوانیم گردش کار دیجیتالی ایجاد کنیم. نرم افزار اتوماسیون فرآیند تمام سایت های مختلف را هماهنگ کرده و به ما کمک کرده است تا به هدف خود برای یکسان سازی، ساده سازی و تقویت دست یابیم.

دنیس مینگروت آخرین سخنان خود را برای تمجید از تیم پشتیبانی اتوماسیون فرآِیند ارائه نموده و گفت: «هر وقت نگرانی یا ایده جدیدی داریم، فقط تلفن را برمی داریم و آنها به ما کمک می کنند.»

منبع