مدیریت دانش فرایند در APQC
آیا تابه‌حال برایتان پیش‌آمده است به نقطه‌ای در سازمان خود برسید ولی به‌یک‌باره بایستید و به راهی که تا به امروز آمده‌اید نگاه کنید؟
آنگاه متوجه شوید که کارکنان و به‌صورت کلی سازمان از هدف اصلی بسیار دور شده است و اثربخشی کاهش یافته است؟ در این‌طور مواقع افراد ابتدا ممکن است دست‌وپای خود را گم کنند و یا ندانند که از چه راهی باید به مسیر اصلی باز گردند.
مدیریت دانش فرایند در APQC چراغ‌قوه‌ای است که راه را برای شما روشن می‌کند و مانند یک راهنما شما را به مسیر اصلی باز می‌گرداند. در این مطلب همراه ما باشید تا در کنار یکدیگر به‌صورت اختصاصی به این موضوع بپردازیم.
بررسی معنای مدیریت دانش فرایند
در ابتدا قبل از اینکه اختصاصی به مدیریت دانش فرایند در سیستم APQC بپردازیم، به سراغ بررسی معنای مدیریت دانش فرایند می‌رویم.
باید ببینیم که این موضوع چه ارتباطی با کسب‌وکار و اثربخشی سازمان دارد. معنای مدیریت دانش فرایند به این صورت است که این موضوع برای اطمینان از دسترسی کارکنان و مشتریان به اطلاعات موردنیاز در زمانی که به آن نیاز دارند، حیاتی است.
به بیانی دیگر یک مدیریت دانش فرایند خوب تصمیم‌گیری دقیق را تسهیل می‌کند، همکاری را فعال می‌کند و ارتباطات را افزایش می‌دهد؛ در نتیجه تمامی آنها به اثربخشی سازمان و رسیدن به هدف سازمان می‌افزاید.
نقش مدیریت دانش فرایند استاندارد کردن رویه‌های مربوط به اطلاعات، ایده‌ها، دیدگاه‌ها و تجربیات است. از سویی دیگر هدف اصلی مدیریت دانش فرایند بهبود دانش جمعی سازمان و کاهش نیاز به کشف مجدد دانش است.
اهداف خاص بسته به نیازهای تجاری متفاوت خواهد بود و باتوجه‌به مدیریت دانش فرایند در APQC که در ادامه به آن بیشتر می‌پردازیم، این اهداف بهتر عملی خواهند شد. به‌طورکلی مدیریت دانش فرایند برای موارد زیر ایجاد می‌شوند:
- بهبود تعاملات بین کارکنان و مشتریان، بهبود رضایت و ارتباطات
- بهبود کارایی و کیفیت تصمیم‌گیری، کاهش هزینه‌ها و سرعت بخشیدن به نوآوری
- کاهش نیازهای آموزشی و تکرار ایجاد دانش، کاهش هزینه‌ها و بهبود رضایت
نقش APQC در مدیریت دانش فرایند
مدیریت دانش فرایند (KM) مجموعه‌ای از رویکردهای سیستماتیک برای کمک به جریان یافتن اطلاعات و دانش بین افراد مناسب و در زمان مناسب است. APQC منبع پیشرو برای تفکر نوآورانه و آخرین تحقیقات در مدیریت دانش فرایند (KM) است.
رئیس هیئت‌مدیره و مدیرعامل سابق APQC ،کارلا اودل، در سال 1993 به ایجاد مدیریت دانش فرایند به‌عنوان یک‌رشته تجاری حیاتی کمک زیادی کرد.
از آن زمان پیشرفت‌های عظیمی در سازمان‌های سراسر دنیا به وجود آمده است. برنامه‌های مدیریت دانش فرایند در APQC به شما امکان دسترسی به مجموعه‌ای از منابع و ابزارهای قابل‌اعتماد را می‌دهد.
هنگامی که سازمان‌ها برای مشاوره و استفاده از بهترین شیوه‌ها در مدیریت دانش فرایند در منبع APQC به این مکان مراجعه می‌کنند معمولاً می‌توانند ایده‌ای از ارزش اشتراک و همکاری را ارائه دهند؛
یعنی این افراد برخی چالش‌ها یا فرصت‌های تجاری را شناسایی کرده‌اند که مدیریت دانش فرایند ممکن است به رفع آنها کمک کند.
اما مطمئن نیستند که چه اهداف خاصی را دنبال یا چگونه اقدام به شروع آن کنند. چارچوب برنامه مدیریت دانش فرایند در APQC یک نقشه راه دقیق برای کمک به سازمان‌ها در طراحی، پیاده‌سازی و حفظ تلاش‌های مدیریت دانش فرایند خود ارائه می‌دهد.
چرا سازمان‌ها باید از چارچوب مدیریت دانش فرایند در مدل APQC استفاده کنند؟
در واقع چارچوب مدیریت دانش فرایند در APQC یکی از دلایل اجرای موفقیت‌آمیز یک برنامه مدیریت دانش فرایند جدید است. سازمان‌هایی که به‌تازگی با مدیریت دانش آشنا شده‌اند شروع به ایجاد زیرساخت می‌کنند.
آنها اغلب قبل از اینکه استراتژی‌های خود را مشخص کنند و آنچه را که انجام می‌دهند با اولویت‌های تجاری هماهنگ کنند، این کار را انجام می‌دهند.
چارچوب مدیریت دانش فرایند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از ابتدا شروع کنند و ارزش پیشنهادی و مورد تجاری را قبل از پرش به ابزارها، رویکردها و راه‌حل‌های خاص بیان کنند.
سازمان‌ها همچنین از این چارچوب برای بازنگری برنامه‌های مدیریت دانش فرایند موجود که دیگر ارزشی ندارند، استفاده می‌کنند. همچنین برای افزایش بلوغ برنامه‌هایی که در حال حاضر به درجه‌ای از موفقیت دست یافته‌اند، مورد استفاده قرار داده می‌شود. برای این سازمان‌ها چارچوب مدیریت دانش فرایند در APQC به‌عنوان یک ابزار کالیبراسیون عمل می‌کند.
این چارچوب همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به عقب برگردند و تعیین کنند که آیا باید تمرکز خود را بر روی پرونده تجاری تجدید کنند یا خیر. آیا تمام کارهایی را که برای تکامل و تداوم برنامه باید انجام بدهند، انجام داده‌اند یا خیر؟
چهار مرحله اصلی مدیریت دانش فرایند کدام‌اند؟
چارچوب مدیریت دانش فرایند در APQC دارای چهار مرحله اصلی است. در واقع سازمان با گذراندن این مراحل می‌تواند اثربخشی خود را به حداکثر برساند.
البته ناگفته نماند که معرفی و توضیح هر چهار مرحله خود یک بحث تخصصی است. ما در این قسمت به دلیل محدود بودن تنها اشاره‌ای به بخش‌های مهم این چهار مرحله می‌کنیم.
مرحله اول: فراخوانی برای اقدام CALL TO ACTION
مرحله اول چارچوب Call to Action مردم را بر روی مدیریت دانش فرایند در APQC متمرکز و هیجان‌زده می‌کند. در این مرحله سازمان تعیین می‌کند که می‌خواهد به چه چیزی دست یابد و در ازای سرمایه‌گذاری مدیریت دانش فرایند در APQC خود چه چیزی به دست خواهد آورد.
مرحله دوم: توسعه استراتژی مدیریت دانش فرایند DEVELOP KM STRATEGY
مرحله دوم چارچوب مدیریت دانش فرایند جایی است که یک سازمان دیدگاه و اهداف گسترده خود برای اشتراک‌گذاری دانش را به یک برنامه اقدام متمرکز تبدیل می‌کند.
مرحله سوم: طراحی و پیاده‌سازی قابلیت‌های مدیریت دانش فرایند DESIGN AND IMPLEMENT KM CAPABILITIES
هنگامی که استراتژی مدیریت دانش فرایند در APQC خود را نهایی کردید، گام بعدی این است که آن استراتژی را به واقعیت تبدیل کنید.
تیم مدیریت دانش باید طرح پیاده‌سازی خود را عملیاتی کند و ابزارها و رویکردهای مدیریت دانش را برای شروع تولید نتایج تجاری در محل قرار دهد.
مرحله چهارم: تکامل و پایداری EVOLVE AND SUSTAIN
هنگامی که برنامه مدیریت دانش یک سازمان راه‌اندازی و اجرا می‌شود، به مرحله تکامل و پایداری می‌رود. این مرحله شامل گسترش، نگهداری و بهبود مستمر است. همچنین یک عنصر حیاتی افزایش قابلیت‌ها و رویکردهای مدیریت دانش فرایند در صورت لزوم است.
کلام آخر
استفاده درست و به‌موقع از مدیریت دانش فرایند در APQC می‌تواند فعالیت سازمان‌ها را تاحدامکان اثربخش‌تر و شما را در مسیر درست هدایت کند.
می‌توانید از افراد خبره در این زمینه کمک بخواهید. سید احمد دلیری با تجربه بسیار در این حوزه می‌تواند به‌راحتی کسب‌وکار شما را باتوجه‌به مدیریت دانش فرایند بهبود بخشد.
