مدلسازی فرآیند چیست؟
مدلسازی فرآیند کسب و کار نمایش گرافیکی فرآیندهای کسب و کار یا گردش کار سازمان‌ها برای شناسایی روش کار، مشکلات و … است.
از مدل سازی کسب و کار هم برای شناسایی وضعیت موجود فرآیندها بدون هیچ‌گونه تغییر یا بهبود و یا مدلسازی فرآیند پس از ایجاد تغییرات و بهبودها استفاده می‌شود. مدلسازی فرآیند کسب و کار به طور خاص با نقشه های فرآیند سطح پایین سروکار دارد و هدف اصلی آن بهبود فرآیند است.
اگرچه مدلسازی فرآیند کسب و کار به عنوان یک مفهوم، بسیار مفید است اما معمولاً به صورت مستقل مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. داشتن یک نمایش گرافیکی از یک فرآیند خوب است، اما بدون اجرای صحیح، راه به جایی نخواهید برد.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) روشی برای ارزیابی و بهبود مستمر فرآیند است. BPM فقط یک ابتکار عمل بهبود فرآیند نیست، بلکه کاری است که شما مرتباً باید انجام دهید.
چرا از مدلسازی فرآیند کسب و کار باید استفاده کرد؟
- بهبود کارایی – عملکرد اصلی مدل سازی فرآیندهای کسب و کار بهبود روش انجام فرایندها است. به عنوان مثال، شما روش های مختلفی برای بهبود روش کار پیدا خواهید کرد، که منجر به بهره وری، خروجی بالاتر و در نهایت سود می‌شود.
- بهترین روش‌ها و استانداردها را اجرا کنید – اگر سازمان بزرگی را اداره می‌کنید، احتمال زیادی وجود دارد که تیم‌های مختلف فرآیند مشابه را متفاوت انجام دهند. ایجاد یک طراحی با بهترین روش تضمین می‌کند که همه می دانند چگونه فرآیند را انجام دهند.
- چابکی فرآیند – اگر تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار در داخل یک سازمان عادی باشد، آن‌ها در نهایت فرهنگ نوآوری و تغییر را ایجاد می‌کنند. با این‌که می‌توانید به طور مداوم عملیات کسب و کار را تغییر دهید، می‌توانید در برابر تغییرات تکنولوژیکی پیشرفت کنید.
- شفافیت – هر کس در سازمان شما کم و بیش از نحوه کار فرایندهای شما آگاه خواهد شد که هدف فرآیند چیست، چگونه کار می‌کند و… . این امر منجر به پاسخگویی می‌شود. زیرا مشخص است که صاحب فرآیند چه کسی است.
- رقبای خود را شکست دهید – در نتیجه سایر مزایایی که ذکر کردیم، در دراز مدت می‌توانید رقبای خود را شکست داده و پشت سر بگذارید.
اگرچه روش‌های زیادی برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار وجود دارد(بیش از 12 تکنیک مختلف). اما در این مقاله ما قصد داریم به 3 تکنیکی بیشتر از سایر تکنیک‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند و محبوب هستند اشاره کنیم.
نمودار جریان فرآیند(فلوچارت)
فلوچارت ساده‌ترین و پرکاربردترین تکنیک مدلسازی فرآیندهای کسب و کار است. روش کار در فلوچارت کاملاً توضیحی است، شما مراحل خود را گام به گام ترسیم می‌کنید.
روش دقیق انجام این کار به خود شما بستگی دارد. ایده اصلی، ساده سازی آن برای درک در یک نگاه ساده است. 3 راه برای ایجاد نمودارهای فلوچارت وجود دارد: قلم و کاغذ، نرم افزار فلوچارت، یا نرم افزار مدیریت گردش کار.
نمودارهای جریان داده (DFD)
نمودارهای جریان داده برای نشان دادن جریان داده‌ها از یک منبع به منبع دیگر طراحی شده اند. نمودارهای جریان داده چگونگی ارتباط فرایندها با یکدیگر و افرادی که از آن‌ها استفاده می‌کنند را توصیف می‌کند.
البته باید توجه داشت که نمودارهای جریان داده برای مشخصات ذخیره سازی اطلاعات نیست. بلکه نحوه انتقال داده ها از طریق فرایندهای مختلف را نشان می‌دهد.
BPMN
BPMN یک استاندارد در حوزه مدیرت فرآیند است که توسط موسسه (BPMI) تهیه شده است. این اساساً یک روش استاندارد برای نقشه برداری فلوچارت است.
BPMN را می‌توان دقیقاً به همان روال نمودارهای جریان (فلوچارت) انجام داد، تنها با این تفاوت که شما می خواهید برای عناصر موجود در نمودار از روشی که توسط روش BPMN تعریف شده است استفاده کنید نه ترجیح خودتان.
بزرگترین مزیت BPMN این است که یک استاندارد با نحو کاملاً مشخص است. بنابراین بسیاری از تحلیل‌گران کسب و کار با آن آشنایی دارند که کار با آن را بسیار آسان می‌کند.
همچنین، بیشتر ابزارهای مدلسازی از BPMN پشتیبانی می‌کنند که به اشتراک گذاری و ویرایش آن حتی در صورت استفاده از نرم افزارهای مختلف بسیار آسان‌تر است.
همه این‌ها با هم باعث می شود BPMN محبوب ترین تکنیک مدل سازی فرآیند کسب و کار در حال حاضر باشد. در ادامه با ما همراه باشید تا به معرفی علامت‌های موجود در BPMN بپردازیم.
BPMN شامل علامت‌ها و یا نوتیشن‌های اصلی زیر است:
- جریان اشیا (Object Flow): شامل رویدادها(به صورت دایره)، فعالیت‌ها (به شکل مستطیل‌هایی با گوشه های گرد) و نقاط تصمیم‌گیری یا دروازه‌ها(به شکل لوزی) است.
- اتصال اشیا (Connecting objects): به صورت فلش است که خود بر دو نوع است. نشان دهنده جریان توالی ( به صورت فلش های تو پر)، جریان پیام (شامل فلش‌هایی به صورت خط چین) و ارتباطات است.
- خطوط شناوری (Swim lanes): شامل استخر یا همان Pool (محفظه گرافیکی) و خطوط (زیر مجموعه Pool) است.
- مصنوعات (Artifacts): که شامل اشیا داده، گروه‌ها و حاشیه نویسی‌ها است.
نحوه انجام مدل سازی فرآیند کسب و کار
برای مدلسازی فرآیند کسب و کار هیچ راه حل واحدی وجود ندارد. راه حل‌ها بستگی به انتظارات شما از انجام مدیریت فرآیندهای کسب و کار دارد. به طور معمول، اگر قصد بهبود فرآیند یا مهندسی مجدد فرآیندها را دارید، 3 مرحله وجود دارد که باید انجام دهید .
- شناسایی فرایندهای موجود – از یکی از تکنیک های مدل سازی فرآیندهای کسب و کار استفاده کنید تا فرایندی را که با آن کار می‌کنید روی کاغذ (یا نرم افزار) قرار دهید.
- ناکارآمدی ها و بهبودهای بالقوه را شناسایی کنید – روند کار چقدر خوب انجام می‌شود؟ آیا کارایی منطقی دارد؟ آیا اهداف عملیاتی را برآورده می‌کند؟ آیا مراحلی در این روند وجود دارد که بیش از حد منابع را هدر بدهد؟
- طراحی مجدد فرآیند – بسته به یافته های خود در مرحله قبل، فرآیند جدید و بهبود یافته را طراحی کنید و در آخر آن را عملی کنید.
اگرچه قبلاً نیز اشاره کردیم، اجرای فرآیند جدید به اندازه مدل سازی آن مهم است. بنابراین، بسیار توصیه می شود که از مدل سازی فرآیند به عنوان بخشی از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) استفاده کنید.
ما در شرکت توسعه راهکار جهان مدیر با در اختیار داشتن تیم کاملا تخصصی در حوزه مدیریت فرایندهای کسب و کار و مدلسازی فرآیند و بهبود آن آماده ارائه خدمات با کیفیتی متفاوت و فوق العاده هستیم.
