فرآیند کاوی و وظیفه کاوی ابزارهای تحلیلی مرتبط با یکدیگر هستند که در مدیریت فرآیند کسب و کار استفاده می شوند. در این مقاله ما تعاریف اصلی، موارد استفاده رایج و تفاوت های کلیدی بین این دو راه حل را آورده ایم.
فرآیند کاوی چیست؟
فرآیند کاوی یک ابزار قدرتمند نقشه برداری فرآیند است که برای تجزیه و تحلیل و بهینه سازی فرآیند از انتها به انتها استفاده می شود. از داده‌های گزارش‌های رویداد که در سیستم‌های فناوری اطلاعات موجود است استفاده می‌کند. بر اساس آن داده ها، فرآیند همانطور که هست را می سازد و سپس آن را با فرآیند “مطلوب” مقایسه می کند. با انجام این بررسی انطباق، شرکت ها می توانند انحرافات فرآیند و در نتیجه فرصت های بهبود را پیدا کنند.
موارد استفاده از فرآیند کاوی معمولی:
فرآیند کاوی را می توان در بسیاری از زمینه های مختلف برای اهداف مختلف مورد استفاده قرار داد، اما در اینجا برخی از موارد استفاده محبوب تر وجود دارد.
حسابرسی و انطباق: فرآیند کاوی را می توان برای تجزیه و تحلیل گزارش رویدادهای تولید شده توسط سیستم های اطلاعاتی برای شناسایی انحراف از رویه های استاندارد، نقض خط مشی ها یا تقلب احتمالی استفاده کرد. با تجسم جریان های فرآیند واقعی و مقایسه آنها با قوانین از پیش تعریف شده و بهترین شیوه ها، حسابرسان می توانند فعالیت های ناسازگار، ناکارآمدی ها یا گلوگاه ها را مشخص کنند. فرآیند کاوی همچنین می‌تواند به خودکارسازی فرآیند حسابرسی، کاهش زمان و منابع مورد نیاز برای بررسی‌های دستی و ارائه یک مکانیسم نظارت مستمر برای انطباق کمک کند.
مدیریت سفارش: فرآیند کاوی را می توان برای فرآیندهای مدیریت سفارش برای شناسایی گلوگاه‌ها، ناکارآمدی ها یا انحرافات از فرآیند بهینه اعمال کرد. با بررسی جریان داده‌های مربوط به سفارش از طریق سیستم‌های مختلف (مانند CRM، ERP)، سازمان‌ها می‌توانند بینشی در مورد فرآیند انتها به انتها کسب کنند، شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPIs) را نظارت کنند و فرصت‌هایی را برای ساده‌سازی عملیات، کاهش سرنخ شناسایی کنند. زمان تحویل و رضایت کلی مشتری را بهبود بخشد.
خرید به پرداخت: در فرآیند خرید به پرداخت، فرآیند کاوی را می توان برای تجزیه و تحلیل چرخه تدارکات کامل، از درخواست و ایجاد سفارش خرید تا دریافت کالا و پردازش فاکتور استفاده کرد. با تجسم جریان فرآیند واقعی و شناسایی انحرافات، سازمان ها می توانند ناکارآمدی ها، گلوگاه ها یا تقلب های بالقوه را شناسایی کنند. این اطلاعات می‌تواند برای ساده‌سازی فرآیند تدارکات، بهبود مدیریت تامین‌کننده، اجرای انطباق با سیاست‌های تدارکات و در نهایت دستیابی به صرفه‌جویی در هزینه استفاده شود.
سفارش تا دریافت: فرآیند کاوی می تواند به سازمان ها کمک کند تا چرخه سفارش به نقد خود را با تجزیه و تحلیل گزارش رویداد از سیستم های مختلف (مانند CRM، ERP و حسابداری) بهینه کنند تا بفهمند سفارش ها، تحویل ها، صورتحساب ها و پرداخت ها چگونه پردازش می شوند. با کشف ناکارآمدی‌ها یاگلوگاه ها ، سازمان‌ها می‌توانند بهبودهایی را برای کاهش فروش روزانه (DSO)، افزایش جریان نقدی و افزایش رضایت مشتری اعمال کنند.
سرنخ تا سفارش: در فرآیند سرنخ تا سفارش، فرآیند کاوی می تواند برای تجزیه و تحلیل چرخه فروش از تولید سرنخ تا ثبت سفارش استفاده شود. با بررسی داده‌های سیستم‌های بازاریابی، فروش و CRM، سازمان‌ها می‌توانند بینشی در مورد اثربخشی قیف فروش خود کسب کنند، زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند و فرآیند را برای نرخ تبدیل بالاتر و رشد درآمد بهینه کنند.
لجستیک و انجام سفارشات: فرآیند کاوی را می توان برای فرآیندهای لجستیک به کار برد تا ناکارآمدی ها، تاخیرها یا انحرافات در زمینه هایی مانند حمل و نقل، انبارداری و مدیریت موجودی کشف شود. با تجزیه و تحلیل گزارش رویدادها از سیستم‌های لجستیک مختلف، سازمان‌ها می‌توانند بینش‌هایی در مورد فرآیندهای واقعی به دست آورند، الگوها را شناسایی کرده و بهبودهایی را برای بهینه‌سازی عملیات زنجیره تامین خود، کاهش زمان سررسید و به حداقل رساندن هزینه‌های لجستیک پیاده‌سازی کنند.
وظیفه کاوی چیست؟
وظیفه کاوی یکی دیگر از ابزارهای نقشه برداری فرآیند است که بر روی بهینه سازی وظایف معمولاً روی دسکتاپ یا ایستگاه های کاری متمرکز است. دقیقاً مانند فرآیندکاوی، ردیابی دیجیتالی کاربران را نظارت می کند. با استفاده از تشخیص کاراکتر، پردازش زبان طبیعی و سایر ابزارها، داده های جمع آوری شده را تجزیه و تحلیل می کند و الگوهایی را پیدا می کند که می توانند به عنوان فرصت های بهبود تفسیر شوند.
موارد استفاده از وظیفه کاوی معمولی:
ورود داده ها: از وظیفه کاوی می توان برای تجزیه و تحلیل نحوه انجام وظایف ورود داده توسط کارکنان با ثبت تعامل آنها با برنامه ها و سیستم های مختلف استفاده کرد. با شناسایی وظایف تکراری، کار دستی یا روش‌های ناکارآمد ورود داده‌ها، سازمان‌ها می‌توانند راه‌حل‌های اتوماسیون مانند اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) را برای کاهش ورود داده‌ها، حذف خطاهای انسانی و افزایش کارایی کلی پیاده‌سازی کنند.
ساده کردن صورتحساب: وظیفه کاوی می تواند با نظارت بر نحوه تعامل کارکنان با ابزارها و سیستم های صورتحساب، به تجزیه و تحلیل فرآیند صورتحساب کمک کند. این تحلیل می‌تواند گلوگاه ها، ناکارآمدی‌ها یا وظایف تکراری را آشکار کند. سازمان‌ها می‌توانند از این بینش‌ها برای ساده‌سازی فرآیند صورتحساب، پیاده‌سازی خودکارسازی در صورت لزوم و اطمینان از تولید و پردازش به موقع و دقیق فاکتورها استفاده کنند.
تسریع در گزارش گیری: از وظیفه کاوی می توان برای تجزیه و تحلیل وظایف مربوط به ایجاد و توزیع گزارش ها در سراسر یک سازمان استفاده کرد. با به تصویر کشیدن نحوه تعامل کارکنان با ابزارها و سیستم های گزارش دهی، وظیفه کاوی می تواند به شناسایی کارهای وقت گیر یا تکراری که می توانند خودکار یا ساده شوند کمک کند. این می تواند منجر به تولید سریعتر گزارش، کاهش تلاش دستی و بهبود دسترسی به اطلاعات دقیق و به روز برای تصمیم گیری شود.
بهینه کردن فرآیندهای مغایرت گیری: وظیفه کاوی می تواند به تجزیه و تحلیل مراحل درگیر در فرآیندهایمغایرت گیری مالی، مانند تطبیق تراکنش ها، شناسایی مغایرت ها، و حل مسائل کمک کند. با درک نحوه انجام این وظایف توسط کارکنان و تعامل با سیستم های مالی، سازمان ها می توانند ناکارآمدی ها یا مناطق مستعد خطا را شناسایی کنند. از این اطلاعات می توان برای بهینه سازی فرآیند تطبیق، پیاده سازی راه حل های اتوماسیون در صورت لزوم و بهبود دقت و کارایی کلی استفاده کرد.
بهبود خدمات مشتری: وظیفه کاوی را می توان برای فرآیندهای خدمات مشتری به کار برد تا نحوه تعامل کارکنان با مشتریان و ابزارهایی را که برای حل مسائل یا پاسخ به سؤالات استفاده می کنند، تجزیه و تحلیل کند. با شناسایی وظایف تکراری، ناکارآمدی‌ها، یا زمینه‌هایی که کارکنان در آن با مشکل مواجه هستند، سازمان‌ها می‌توانند بهبود فرآیند، اتوماسیون یا آموزش را برای افزایش تجربه خدمات مشتری پیاده‌سازی کنند. این می تواند منجر به زمان حل سریع تر، بهبود رضایت مشتری و افزایش وفاداری مشتری شود.
تفاوت بین فرآیند کاوی و وظیفه کاوی چیست؟
به عبارت ساده، فرآیند کاوی شامل تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار بر اساس داده های گزارش رویداد سیستم فناوری اطلاعات است، در حالی که وظیفه کاوی شامل تجزیه و تحلیل وظایف گردش کار از تعاملات رابط کاربر است. در عمل، فرآیند کاوی و وظیفه کاوی هر دو جنبه های مرتبط نزدیک از نرم افزار هوشمند فرآیند هستند که در نحوه جمع آوری داده ها، دامنه تجزیه و تحلیل داده ها و هدف نهایی تجزیه و تحلیل داده ها متفاوت است.
تفاوت 1: نحوه جمع آوری داده ها
فرآیند کاوی معمولاً شامل مجموعه‌ای از گزارش‌های رویداد از سیستم‌های منبع فناوری اطلاعات، مانند سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یا سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است که توسط کسب‌وکارهای سازمانی استفاده می‌شود. در عمل، نرم‌افزار فرآیند کاوی برای یکپارچه‌سازی و استخراج گزارش‌های رویداد از هر سیستم منبع مختلف پیکربندی می‌شود و الگوریتم‌های فرآیند کاوی برای ادغام و تجسم فرآیندها و تغییرات فرآیند در داشبورد هوش تجاری استفاده می‌شوند.
نرم افزارهای وظیفه کاوی معمولاً گردش کار و فعالیت وظیفه را از رابط کاربری کارمندان جمع آوری می کند، معمولاً از یک عامل در رایانه رومیزی یا در برخی موارد افزونه های مرورگرهای وب که برای دسترسی به برنامه های کسب و کار استفاده می شوند. برخی از راه‌حل‌های معروف وظیفه کاوی از الگوریتم‌های ضبط تصویر برای ضبط خودکار داده‌های فعالیت استفاده می‌کنند که سپس در داشبورد تجزیه و تحلیل کار و گردش کار تجسم می‌شوند.
تفاوت 2: دامنه تجزیه و تحلیل داده ها
فرآیند کاوی معمولاً شامل تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار تعریف شده در مقیاس بزرگ است، مانند حساب های پرداختنی، سفارش به تحویل یا فرآیندهای چرخه عمر مشتری. از سوی دیگر، تجزیه و تحلیل کار می تواند به جزئیات خاص در وظایف فردی در یک گردش کاری یا فرآیند خاص وارد شود، و مراحل فردی را که برای مثال برای ایجاد یک سفارش خرید انجام شده است، مشخص کند.
تفاوت 3: هدف تجزیه و تحلیل داده ها
سومین تفاوت واضح در حوزه فرآیند کاوی و وظیفه کاوی، هدف نهایی برای تجزیه و تحلیل است. به عنوان یک تعمیم گسترده از وظیفه کاوی می توان در تیم ها و واحدهای کسب و کاری با کارهای تکراری زیاد برای اندازه گیری و مقایسه عملکرد کارکنان استفاده کرد، در حالی که فرآیند کاوی اغلب در رابطه با مهندسی مجدد فرآیند یا ابتکارات تعالی عملیاتی استفاده می شود.
جمله پایانی
فرآیند کاوی و وظیفه کاوی، حوزه های بسیار مرتبط نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار هستند. شما می‌توانید فرآیند کاوی را به‌منظور ارائه «دیدگاه چشم پرنده» از روندهای کلان و سطح بالا در نظر بگیرید، در حالی که وظیفه کاوی«نگاه مورچه‌ای» را از جزئیات و عناصر خرد فرآیندهای کسب‌وکار ارائه می‌کند. در سناریوهای مختلف ممکن است نیاز به نمای سطح بالا یا جزئیات یا ترکیبی از هر دو پیدا کنید.
