شخص الف: من درخواست (مرخصی، ماموریت، کالا از انبار، پرداخت و …) را فرستادم، آیا شما آن را بررسی کردید؟
شخص ب: می‌توانید دوباره سند را برای من ارسال کنید؟
شخص الف: نمی‌دانم درخواست شما در کدام مرحله است؟
این‌ها نقل قول‌های معمولی هستند که در هر سازمان که به صورت سنتی اداره می‌شود می‌توان شنید. گردش کارهایی که از طریق ایمیل به صورت دستی مدیریت می شوند، سردرگمی زیادی ایجاد می‌کنند. سخت است که بدانید اوضاع در کجا قرار دارد و چه اتفاقاتی باید بعد بیفتد.
اما گفتن این نوع موضوعات در یک سازمان مدرن غیرضروری است. چنین صحبت‌هایی منجر به بی‌اعتمادی و ناامیدی می‌شود، در حالی که مشکل اصلی کمبود سیستم های کارآمد است.
سازمان‌های بزرگ گردش کار خود را به طور کارآمد مدیریت می‌کنند. وقتی عملیات اصلی یک سازمان به وضوح مشخص و با دقت انجام شود، سازمان به صورت روان کار می‌کند و می‌تواند روی مشکلات بزرگتر از یافتن ایمیل های قدیمی تمرکز کند.
مدیریت گردش کار چیست؟
مدیریت گردش کار ایجاد و بهینه سازی مسیرهای داده برای تکمیل موارد در یک فرآیند معین است. مدیریت گردش کار شامل یافتن کارهای اضافی، نقشه برداری از گردش کار در یک حالت ایده آل، اتوماسیون فرآیند و شناسایی گلوگاه ها یا زمینه های بهبود است.
اجزای اصلی گردش کار
گردش کار از سه جز اساسی تشکیل شده است.
مراحل از پیش تعیین شده
گام ها یک چارچوب از پیش تعیین شده از وظایف در گردش کار است. آن‌ها وضوح آنچه را که در هر مرحله از گردش کار تا نقطه نهایی اتفاق می افتد ارائه می دهند.
مراحل ممکن است دستی یا خودکار بر اساس گردش کار مختلف باشد. مراحل گردش کار می‌تواند به صورت خطی، شاخه ای یا ترکیبی از هر دو باشد.
ذینفعان
ذینفعان افرادی هستند که مسئول انجام وظایف خاص در گردش کار هستند. ذینفعان یا به هر مرحله از گردش کار، یک گروه از مراحل یا به کل گردش کار اختصاص داده شده اند.
در برخی از گردش کارها، مراحل کاملاً خودکار انجام می‌شوند و ذینفعان فعالیت کمتری دارند. ذینفعان فقط در شرایط خاص یا هنگام بروز مشکل وارد جریان کار می شوند.
شرایط
شرایط، قوانینی برای گردش کار هستند. آن‌ها تعیین می‌کنند که چه مرحله‌ای به اتمام رسیده و مرحله بعدی باید چه مرحله‌ای باشد. شرایطی که در برخی مراحل بر اساس اطلاعات رد می‌شوند، برای گردش کار از نوع تأیید بسیار مفید است.
3 روش اساسی مدیریت گردش کار
مدیریت گردش کار عملی در کل شرکت است که باید در اولویت هر رهبر باشد. در اینجا سه روش اساسی مدیریت گردش کار برای دنبال کردن وجود دارد.
گردش کار به وضوح مشخص شده است
در هر تیم و بخش اغلب صدها گردش کار وجود دارد. این گردش کارها در بین ابزارها و کارمندان مختلف پنهان است. نشانه مدیریت خوب گردش کار زمانی مشخص می‌شود که کل سازمان از همه این گردش کارها آگاه باشند.
برخی از گردش کارها به وضوح مشخص شده و قابل مشاهده هستند، برخی دیگر این‌گونه نیستند. اما باید دائماً سعی کنید این جریانات کاری را شناسایی کرده و آن‌ها را مستند کنید.
گردش کارها را اولویت بندی و ساده سازی کنید.
گردش کار با اولویت اصلی شما باید در بهترین حالت انجام شود. آن‌ها باید واضح، چابک و هدف گرا باشند. به عنوان مثال ، با گردش کار مربوط مشتری مانند روندهای فروش و تأییدیه‌های تخفیف یا کار با محوریت کارمندان مانند استخدام و انجام کار، شروع کنید. این‌ها گردش‌کارهای مهمی هستند که تأثیر زیادی بر یک سازمان دارند.
گردش کارهای فرعی در داخل این جریان های اصلی کار وجود دارد. باید اولویت بعدی به آن‌ها داده شود و همیشه در خدمت گردش کار اصلی خود باشند.
نظارت و بهینه سازی منظم
تنها راه برای داشتن گردش کار بسیار کارآمد، بهینه سازی است. اولین تلاش شما برای ایجاد گردش کار، هر چقدر هم هوشمند و مبتنی بر داده باشد، بازهم بی نتیجه خواهد بود.
گردش کار روی کاغذ کامل و غیرانسانی است. گردش کارهایی که در زمان واقعی انجام می شوند ناقص و انسانی هستند. سازمانی که با گردش کار کارآمد کار می کند، مجهز است تا به راحتی از پس همه اهداف تجاری برآید.
سیستم مدیریت گردش کار چیست؟
سیستم مدیریت گردش کار WMS ابزاری نرم افزاری است که برای کمک به ساده سازی فرآیندهای معمول کسب و کار جهت کارایی بهینه طراحی شده است.
سیستم های مدیریت گردش کار شامل ایجاد یک فرم برای نگهداری داده ها و خودکار کردن مسیر متوالی وظایف برای داده ها است تا اطلاعات پردازش شوند.
سیستم مدیریت گردش کار (WMS) چه کاری انجام می‌دهد؟
سیستم مدیریت گردش کار (WMS) به افراد اجازه می‌دهد تا:
- فرآیندهای تکراری را خودکار کنند
- کارهای انجام نشده را به صورت خودکار پیگیری کنند
- تصویری کلی از گردش کار به همراه معیارهای عملکرد ارائه می دهد.
9 ویژگی که هر سیستم مدیریت گردش کار باید داشته باشد
یک طراح گردش کار بصری و بدون کد
اگر از یک مالک فرآیند بخواهید یک گردش کار ایجاد کند، او احتمالاً یک خط مستقیم با مراحل کلیدی فرآیند ترسیم می‌کند که هرکدام به ورودی، تأیید یا رد نیاز دارد.
طراحی فرم
در سال2021، هیچ بهانه‌ای برای طراحی کردن فرم‌های جذاب وجود ندارد. شما با Drag & Drop باید بتوانید فرم‌های خود را ایجاد کنید.
شما به انواع مختلفی برای آیتم‌های فرم نیاز دارید مانند متن، اعداد، نقشه‌ها، محاسبات، لیست‌های کشویی و موارد دیگر! شما با استفاده از قابلیت فرم‌سازی سیستم‌های گردش کار می‌توانید نیازهای خود را مرتفع سازید.
ادغام با سایر برنامه‌های ابری
ادغام با سایر برنامه‌های ابری قبلاً یک ویژگی خوب برای مدیریت گردش کار بود. اکنون ضروری است. گردش کار مستقل از سایر فرایندها عمل نمی‌کند.
اسناد، گزارش‌های فروش، جریان‌های نقدی، تقویم ها و جزئیات تماس همه باید از ابزار گردش کار شما به CMS، تقویم، ایمیل، نرم افزار مالی و موارد دیگر روان بروند.
اگر امکان ادغام سیستم مدیریت گردش‌کار با سایر نرم افزارهای ابتدایی امکان پذیر نباشد، سیستم مدیریت گردش کار نامناسبی است.
فناوری مبتنی بر ابر
این ویژگی فقط به معنای دسترسی به داده‌های شما از هر مکان نیست. این امکان همچنین مربوط به کسی است که مسئول بروزرسانی و نگهداری از حریم خصوصی داده ها است. ویژگی ابری باید یکی از مهم‌ترین ویژگی‌ها در هنگام خرید سیستم‌های گردش کار باشد.
گزارش های مبتنی بر KPI
تعداد زیادی از ابزارهای گردش کار وجود دارد که به شما امکان می‌دهد یک گردش کار ساده ایجاد کنید. اما اگر واقعاً در دستیابی به سطح جدیدی از بهره وری جدی هستید، به برخی از ویژگی‌های گزارش‌دهی جامع نیاز خواهید داشت.
هنگامی که برای اولین بار گردش کار را خودکار می‌کنید، وارد یک زمین آزمایش می‌شوید. آنچه فکر می‌کردید روان در حال اجراست ممکن است خیلی بیشتر از آنچه پیش بینی می‌کردید طول بکشد.
ممکن است متوجه شوید که به گام جدیدی نیاز دارید، یا متوجه شوید که گام های زیادی دارید. عملکرد قوی مبتنی بر KPI در WMS به شما این امکان را می‌دهد که گلوگاه‌ها را ببینید و متوجخ شوید در کجا باید توجه خود را متمرکز کنید.
شاخص های وضعیت SLA
ابزار گردش کار شما ممکن است بیش از 30 گردش کار در هر زمان داشته باشد. هنگامی که به مشاهده همه این موارد در داشبورد فکر می‌کنید، به روشی نیاز دارید که مطمئن شوید در تمام کارهای خود به روز هستید.
شاخص های SLA می توانند به شما اطلاع دهند که بیشترین فشار در کجا قرار دارد و کدام یک می‌توانند منتظر بمانند تا کارهای دیگر را انجام دهید. داشبورد WMS شما باید از کدهای رنگی یا ابزاری مشابه برای جلب توجه شما به بیشترین فشار کارها استفاده کند.
اعلان‌ها را در چه زمانی و در کجا به آن‌ها نیاز دارید
کلید گردش کار خودکار این است که شما هرگز نیازی به فشار دادن آن‌ها ندارید. به محض اینکه فرآیند جدیدی را شروع می‌کنید، این ماشین باید تا پایان کار ادامه یابد بدون اینکه احتیاجی به پیگیری شخصی باشد.
کلید این نوع جریان اعلان‌ها است. یک سیستم مدیریت گردش کار تجاری موث ، اعلان ها را از طریق ایمیل یا اعلان های فشاری را روی تلفن همراه شما ارسال می‌کند تا کارهای آینده را به شما یادآوری کند. همچنین کاربران باید بتوانند نوع اعلان‌هایی را که دریافت می‌کنند شخصی سازی کنند.
شاخه های موازی
همه گردش کارها پی در پی هستند، اما برخی از آن‌ها منحصر به فرد هستند. برخی از مراحل متوالی می‌توانند همزمان اتفاق بیفتند.
یک درخواست سفر را در نظر بگیرید. این یک مسیر بسیار قابل پیش بینی است، اما اگر برای سفرهای بین المللی باشد چه می‌کنید؟ ممکن است به یک مسیر جداگانه نیاز داشته باشید که بتواند گذرنامه ها و سایر جزئیات سفر آینده را کنترل کند.
افزودن این نوع پیچیدگی باید آسان باشد و نیازی به دانش برنامه نویسی نیست. در گردش کار، باید بتوانید شاخه‌ای اضافه کنید و به راحتی کارهای مشروط ایجاد کنید.
کنترل دسترسی مبتنی بر نقش
بسیاری از گردش کارها حاوی اطلاعات حساسی هستند که قرار نیست با همه افراد در این روند به اشتراک گذاشته شوند. هر سیستم مدیریت گردش کار به شما امکان می‌دهد آنچه را که هر کاربر می‌تواند ببیند و ویرایش کند، شخصی سازی کنید.
استفاده از راهکارهای گردش کار خودکار باعث می‌شود عناصری مانند اسناد، داده‌ها و مکاتبات به طور خودکار و بدون ترس از خطای انسانی یا موانع دیگر در زمان مناسب برای افراد مناسب ارسال شود و در نتیجه کارایی فرآیندهای کسب و کار شما بهبود یابد.
برنامه‌های مختلف مدیریت گردش کار با طیف متنوعی از قابلیت‌های موجود در بازار وجود دارد. از قابلیت‌های اساسی می‌توان به اتوماسیون گردش کار، مدیریت کار گروهی و اعلان‌ها اشاره کرد.
از طرف دیگر، برنامه‌های کاربردی پیشرفته مدیریت گردش کار، مدلسازی بصری فرآیند، Drag & Drop و اصلاح فرآیند و همچنین تجزیه و تحلیل کسب و کار را ارائه می‌دهند.
رابطه نسل جدید یعنی نرم افزارهای BPMS با سیستم‌های گردش کار؟
به نوبه خود، نرم افزار BPMS روش پیچیده‌تری را برای مدیریت فرآیند فراهم می‌کند و بهینه سازی فرآیندهای بین دپارتمانی را برای سازمان‌ها مورد هدف قرار می دهد.
این کار برای ایجاد قابلیت مشاهده از بالا به پایین در فرآیندهای مهم کسب و کار و از بین بردن گلوگاه های فرآیند است. در برخی موارد، یک نرم افزار مدیریت گردش کار تنها بخشی از نرم افزارهای BPMS است.
یکی از دلایل اصلی برای پیشنهاد نرم‌افزارهای BPMS به جای نرم افزارهای گردش این است که این نرم‌افزارها امکان اتصال به برنامه‌های سازمانی از جمله CRM ، ERP، پورتال‌های مدیریت اسناد و سایر برنامه‌ها را فراهم می کند.
با کمک نرم‌افزارهای BPMS ضمن آن قدرت تغییرات بیشتر و سریع‌تر را دارید شما می توانید جزیئات بیشتری را پیاده‌سازی کنید و همگام به استاندارهای روز دنیا مثل استاندارد BPMN پیش بروید.
اینکه کدام را انتخاب کنید بستگی به اولویت‌های سازمانی، بودجه و همچنین زمان راه‌اندازی است. سیستم های مدیریت گردش کار معمولاً به زمان راه اندازی کوتاهتر و تلاش پیکربندی کمتری نیاز دارند.
در حالی که توانایی مدیریت فرآیند حاصل با BPMS به طور قابل توجهی گسترده‌تر خواهد بود، و به طبع سرمایه گذاری نیز سنگین‌تر خواهد بود.
