فرآیندها، یکپارچگی ایجاد کرده و خطاها را حذف می‌کند همچنین تضمین می‌کند که کارها در اولین‌بار درست انجام می‌شوند. اما حتی با وجود فرآیندها، چگونه می‌توانید مطمئن باشید که تیم شما به درستی آن‌ها را دنبال می‌کند؟
ساخت گردش کار و ایجاد مستندات متنی فرآیند فقط اولین گام است. به منظور مشاهده مزایای واقعی فرآیندهای قوی، سازمان‌ها باید یک استراتژی حاکمیت فرآیندی را اجرا کنند.
حاکمیت فرآیندی چیست؟
حاکمیت فرآیند بر تمامی جنبه‌های ایجاد، اجرا و مدیریت فرآیند نظارت دارد. این تضمین می‌کند که فرآیندها به طور کارآمد، مداوم و در راستای اهداف سازمانی و الزامات نظارتی انجام می‌شوند.
در اینجا نحوه عملکرد آن آمده است:
فرض کنید فرآیند جدیدی دارید که می‌خواهید به سازمان خود معرفی کنید. شما مراحل جدیدی را که تیم شما باید دنبال کند و روند جدید را طبق دستورالعمل‌های شرکت خود ثبت می‌کنید.
اما این بخش دشوار است: چگونه می‌توانید این فرآیند جدید را به تیم خود معرفی کنید و مطمئن شوید که آن فرایند را دنبال می‌کنند؟
حاکمیت فرآیند به شما قوانین، استانداردها و استراتژی‌های اجرای یک فرآیند جدید را می‌گوید. همچنین انطباق را تضمین می‌کند، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به اعضای تیم اختصاص می‌دهد و به نظارت و گزارش عملکرد کلی فرآیند کمک می‌کند.
حاکمیت فرآیند در مقابل مدیریت فرآیند
حاکمیت فرآیند کاملاً شبیه به مدیریت فرآیند است، اما آن‌ها دارای تمایزات کلیدی هستند. هم حاکمیت فرآیند و هم مدیریت فرآیند کسب‌وکار تضمین می‌کنند که سازمان شما فرآیندهای درستی را ایجاد و دنبال می‌کند. اما مهم است که توجه داشته باشید که در کجا تفاوت دارند.
مدیریت فرآیند را می‌توان به عنوان زیرمجموعه ای از حاکمیت فرآیند در نظر گرفت. در جایی که مدیریت فرآیند معمولاً بر عهده مدیران یا سرپرستان است تا اطمینان حاصل شود که تیم آن‌ها از فرآیندهای صحیح پیروی می‌کنند، حاکمیت فرآیند تضمین می‌کند فرآیندهایی که دنبال می‌شوند با اهداف تجاری بزرگ تر مطابقت دارند و توسط تیم‌های مناسب استفاده می‌شوند و از رویه‌های اجرایی صحیح پیروی می‌کنند.
هر دو مدیریت فرآیند و حاکمیت فرآیند برای استراتژی کلی فرآیند شما بسیار مهم هستند.
مؤلفه‌های کلیدی یک استراتژی حاکمیت فرآیند
در اینجا شش مؤلفه کلیدی وجود دارد.
1. نقش‌ها و مسئولیت‌ها
یک تیم مدیریت فرآیند موفق، به تخصص و همکاری اعضای خود متکی است. هر فرد باید درک جامعی از نقش منحصر به فرد خود و مسئولیت‌های مرتبط با آن داشته باشد و از عملکرد هموار تیم اطمینان حاصل کند.
برای بهینه‌سازی تلاش‌های جمعی و دستیابی به نتایج مطلوب، باید بر تقویت ارتباط مؤثر و هم‌افزایی بین اعضای تیم تأکید شود. با ایجاد انتظارات روشن و ارتقای همکاری، تیم حاکمیت فرآیند می‌تواند اثربخشی خود را به حداکثر برساند و باعث بهبود مستمر شود.
2. سیاست‌ها و رویه ها
ایجاد رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) و خط مشی‌های کاملاً تعریف‌شده برای حفظ سازمان و کارایی در تیم مدیریت فرآیند شما بسیار مهم است. این دستورالعمل‌ها به عنوان یک نقشه راه برای اعضای تیم عمل می‌کند که ثبات را تضمین می‌کند و سردرگمی را به حداقل می‌رساند.
پایبندی به SOPها و سیاست‌ها می‌تواند جریان‌های کاری را ساده‌سازی کند، مسئولیت‌پذیری را افزایش دهد و به‌طور مؤثر چالش‌ها یا انحراف‌هایی را که ممکن است ایجاد شود، برطرف کند. مهم است که به طور منظم این دستورالعمل‌ها را بررسی و به‌روز کنید تا از ارتباط و همسویی آن‌ها با نیازهای در حال تحول کسب‌وکار خویش اطمینان حاصل کنید.
3. شاخص‌ها و معیارهای کلیدی عملکرد
برای اطمینان از همسویی فرآیندهای اجرا شده با اهداف کسب‌وکار گسترده‌تر، شناسایی و ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارهایی برای بهبود مستمر ضروری است. با محک‌زدن این شاخص‌ها، شرکت شما می‌تواند پیشرفت خود را بسنجد، زمینه‌های فرصت را شناسایی و پذیرش فرآیند، اثربخشی تیم و کارایی را بهینه کند.
ردیابی و تجزیه و تحلیل منظم این معیارها با نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌تواند بینش‌های ارزشمندی برای تصمیم‌گیری آگاهانه، افزایش عملکرد و اطمینان از همسویی فرآیندهای شما با نیازهای در حال تحول سازمان ارائه دهد. با رویکرد داده محور، می‌توانید نتایج مثبتی را به همراه داشته باشید و شرکت را به سمت اهداف کلی کسب‌وکار خود سوق دهید.
4. مکانیسم‌های کنترل و اعتبارسنجی فرآیند
وجود مکانیزم‌های مناسب کنترل و اعتبارسنجی فرآیند برای حفظ استانداردهای بالا و ثبات در یک سازمان ضروری است. با ایجاد سیستم‌های کنترل و اعتبارسنجی قوی، شما یک پایه محکم برای همه اعضای تیم ایجاد می‌کنید تا از آن پیروی کنند. این مکانیسم‌ها امکان نظارت، ارزیابی و تنظیم موثر فرآیندها و امکان تشخیص زودهنگام هرگونه انحراف یا ناکارآمدی را فراهم می‌کند.
با پیادهسازی سیستم‌های کنترل و اعتبارسنجی قابل اعتماد از ابتدا، فرهنگ مسئولیت‌پذیری، بهبود مستمر و تضمین کیفیت را ایجاد می‌کنید که در نتیجه کارایی و رضایت مشتری بالاتر می‌رود.
5. مشارکت ذینفعان
مشارکت دادن ذینفعان در حکمرانی فرآیند برای ایجاد انتظارات روشن و تعریف مسئولیت‌ها ضروری است. با ارزیابی میزان مشارکت ذینفعان، می‌توانید سطح مسئولیت و مالکیت مورد نیاز هر یک از طرفین را تعیین کنید. این درک ارتباط مؤثر، همکاری و همسویی اهداف بین ذینفعان و تیم حاکمیت فرآیند را تسهیل می‌کند.
شناسایی هر گونه شکاف یا مشارکت ناکافی ذینفعان، اقدامات پیشگیرانه را برای پر کردن این شکاف‌ها و تضمین مشارکت همه جانبه، در نهایت افزایش موفقیت اقدامات حاکمیتی فرآیند، قادر می‌سازد.
6. استراتژی ارتباط
ایجاد یک استراتژی ارتباطی روشن برای به اشتراک‌گذاری موثر اطلاعات در تیم مدیریت فرآیند شما بسیار مهم است. این استراتژی باید نحوه برقراری ارتباط برای بهروزرسانیها، تغییرات و برنامه‌ها یا اهداف آتی را به اعضای تیم و ذینفعان مشخص کند.
یک برنامه ارتباطی از پیش تعیین‌شده امکان به اشتراک‌گذاری شفاف و به موقع اطلاعات مربوطه، ارتقای تعامل، همسویی و تفاهم را در بین همه افراد درگیر فراهم می‌کند. با انتقال فعالانه بهروزرسانیها و اهداف مهم، همکاری را تشویق می‌کنید، سوء تفاهم‌ها را کاهش می‌دهید و اثربخشی کلی تلاش‌های حاکمیتی فرآیند خود را بهبود می‌بخشید.
انواع مدل‌های حاکمیت فرآیند
هیچ رویکرد یکسانی برای حاکمیت فرآیندی وجود ندارد. در اینجا سه نوع مدل حاکمیت فرآیند را در نظر می‌گیریم.
1. مدل متمرکز
تحت یک مدل متمرکز، یک رهبر یا تیم واحد، مسئول برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر طراحی و اجرای فرآیند است. یک مدل متمرکز را به عنوان یک استراتژی از بالا به پایین در نظر بگیرید که در آن تصمیمات در بالا گرفته و از طریق تیم‌ها به پایین منتقل می‌شود.
یک مدل متمرکز قدرت تصمیم‌گیری را روشن می‌کند و می‌تواند ثبات را حفظ کند. با این حال، این رویکرد از بالا به پایین می‌تواند برخی از دانش حیاتی را از فرآیندهای تصمیم‌گیری حذف کند.
2. مدل غیر متمرکز
یک مدل غیرمتمرکز قدرت را در سراسر سازمان توزیع می‌کند. به جای اجازه دادن به یک گروه برای تصمیم‌گیری، کل تیم می‌توانند برای طرح و رسیدگی به مسائل با یکدیگر همکاری کنند.
مدل‌های غیرمتمرکز تیم را درگیر فرآیند حاکمیتی می‌کنند، اما می‌توانند بدون مرزها و سازماندهی مشخص، سردرگمی ایجاد کنند.
3. مدل فدرال
با یک مدل فدرال، تیم‌ها برخی از مسئولیت‌های حاکمیت فرآیند را بر عهده می‌گیرند، اما یک رهبر یا گروهی از رهبران در نهایت مسئول هستند. یک مدل فدرال به تیم‌ها قدرت می‌دهد تا تصمیمات خود را بگیرند و در عین حال ساختارهای تصمیم‌گیری شفاف و سازگاری را حفظ کنند.
یک مدل فدرال می‌تواند بهترین مدل‌های متمرکز و غیرمتمرکز را به شما ارائه دهد.
مزایای حاکمیت فرآیندی
در اینجا شش مزیت مهم حاکمیت فرآیند آورده شده است.
1. کاهش ریسک
وجود یک برنامه حاکمیت فرآیند برای کاهش ریسک و حفظ ثبات در پایبندی به فرآیندهای مناسب بسیار مهم است. با اجرای یک چارچوب حاکمیت فرآیند قوی – به ویژه در مورد حاکمیت فناوری اطلاعات – تیم شما می‌تواند اقدامات پیشگیرانه‌ای را برای از بین‌بردن تناقضات و ناکارآمدی‌های احتمالی که ممکن است سازمان شما را در معرض نقض امنیتی، مجازات یا جریمه قرار دهد، انجام دهد. این چارچوب، دستورالعمل‌ها، خط‌مشی‌ها و کنترل‌هایی را ارائه می‌کند که از خطرات احتمالی محافظت می‌کند و از انطباق با الزامات نظارتی و بهترین شیوه‌های صنعت اطمینان می‌دهد.
با پیروی مجدانه حاکمیت فرآیند، می‌توانید از شهرت سازمان خود محافظت کنید، تعهدات مالی را کاهش و فرهنگ آگاهی از ریسک و مدیریت فعال ریسک را ارتقا دهید.
2. کارایی و اثربخشی فرآیند
تیم شما فقط به اندازه فرآیندهای شما کارآمد است. حاکمیت فرآیند می‌تواند فرآیندها را قوی‌تر و موثرتر و تیم شما را کارآمدتر کند. حاکمیت فرآیند می‌تواند بهره‌وری تیم شما را افزایش و در عین حال زمان و هزینه‌های مرتبط با رفع اشتباهات یا کاهش خطرات را کاهش دهد.
3. حمایت از تصمیم‌گیری و شفافیت
داشتن یک استراتژی حاکم بر فرآیند قوی، برای ارتقای شفافیت و توانمندسازی تیم شما، با درک کامل از استدلال مرتبط با تصمیمات فرآیند، ضروری است. محیطی که تصمیمات به شیوه‌ای شفاف اطلاع‌رسانی و مستند می‌شوند. این به اعضای تیم شما اجازه می‌دهد تا منطق پشت انتخاب‌های فرآیند را درک کنند و پشتیبانی تصمیم‌گیری و بینش‌های ارزشمندی را برای آن‌ها فراهم می‌کند که اثربخشی کلی آن‌ها را افزایش می‌دهد.
4. همسویی و رضایت ذینفعان
برای موفقیت هر کسب‌وکاری، حفظ ارتباط باز با سهامداران ضروری است. اینجا جایی است که حاکمیت فرآیند مطرح می‌شود – این یک جنبه حیاتی برای آگاه نگه‌داشتن سهامداران از تصمیمات مهم است.
با اتخاذ شیوه‌های مؤثر حاکمیت فرآیند، می‌توانید چارچوبی ساختاریافته برای ارتباطات ایجاد کنید که امکان به‌روزرسانی منظم و به اشتراک‌گذاری شفاف اطلاعات را با سهامداران کلیدی فراهم می‌کند. این به ایجاد اعتماد، اطمینان از همسویی و ارتقای همکاری بین همه افراد درگیر کمک می‌کند، به طوری که همه در یک صفحه باشند و درک کنند که چگونه تصمیمات بر اهداف کلی کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد.
5. نوآوری و بهبود مستمر
فرآیندها همیشه باید به اهداف کلی کسب‌وکار کمک کنند. با حاکمیت فرآیند، تیم شما می‌تواند اطمینان حاصل کند که همه فرآیندها آن اهداف کلیدی را در ذهن دارند – و شما می‌توانید به طور مداوم با تغییر اهداف بزرگ‌تر، آن فرآیندها را نوآوری و بهبود بخشید.
6. افزایش انطباق
رعایت استانداردها و مقررات برای سازمان‌ها ضروری است و کلید دستیابی به این امر پیروی از فرآیندهای کاملاً تعریف شده است.
حاکمیت فرآیند به عنوان یک مکانیزم بررسی مضاعف عمل می‌کند تا اطمینان حاصل شود که همه فرآیندها با الزامات انطباق مطابقت دارند و خطر عدم انطباق و پیامدهای قانونی یا اعتباری بالقوه را کاهش می‌دهد. با اجرای شیوه‌های قوی حاکمیت فرآیند، می‌توانید با اطمینان خاطر کار کنید و بدانید که فرآیندهای شما به‌طور کامل بررسی شده و از نظر انطباق تأیید شده‌اند. این اعتماد را در بین ذینفعان ایجاد می‌کند و از یکپارچگی عملیات شما محافظت می‌کند.
چالش‌های حاکمیت فرآیند
آگاهی از چالش‌های مرتبط با حکمرانی فرآیند می‌تواند به شما کمک کند تا برای موانع پیش رو آماده شوید و بهتر با مشکلات مقابله کنید. در اینجا شش چالش بزرگ حاکمیت فرآیند آورده شده است.
1. مقاومت سازمانی
هنگام اجرای تغییرات، معمولاً تیم‌ها بی‌میلی و مقاومت نشان می‌دهند. برای کاهش مقاومت داخلی، داشتن یک برنامه خوب طراحی شده که به طور موثر اهمیت و مزایای این تغییرات را بیان کند، بسیار مهم است. ارائه توضیحات واضح در مورد منطق پشت تغییرات و نحوه همسویی آن‌ها با اهداف سازمانی گسترده‌تر می‌تواند به کاهش نگرانی‌ها و تشویق اعضای تیم کمک کند.
2. پذیرش فرآیند
کارمندان ممکن است برای تسریع در کار خود با این وسوسه روبرو شوند که میانبرها را انتخاب کنند یا از مراحل خاصی بگذرند. متقاعد کردن آن‌ها برای پذیرش کامل فرآیندهای جدید می‌تواند چالش برانگیز باشد. با این حال، با اولویت دادن به آموزش و مدیریت مناسب، می‌توانید کارکنان را با دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای درک ارزش فرآیندهای زیر به طور مداوم تجهیز کنید. ارتباط شفاف در مورد مزایا و عواقب پایبندی به فرآیندها، همراه با حمایت و تقویت مداوم، می‌تواند به پرورش فرهنگ پذیرش فرآیند و تضمین موفقیت بلندمدت کمک کند.
3. مهارت‌ها و منابع ناکافی
مهارت‌ها، منابع و آموزش‌های مناسب برای مدیریت موفق فرآیند ضروری است. اطمینان حاصل کنید که رهبری و اعضای تیم شما به ابزارها و مواد مورد نیاز برای قوی‌تر کردن مدیریت فرآیند تا حد امکان دسترسی دارند. همچنین باید مجموعه مهارت‌های اعضای تیم فعلی خود را ارزیابی کنید و به آن‌ها مهارت‌های دیجیتالی را ارائه دهید تا آن‌ها را برای فرآیندهای دیجیتال جدید آماده کنید.
4. فقدان ساختار حکمرانی روشن
ساختار به سازماندهی تیم، فرآیندها و پروژه‌های شما کمک می‌کند. بدون یک سیستم مستقر، همه چیز شروع به لغزش می‌کند، ایجاد یک ساختار حکمرانی روشن می‌تواند به پیشروی همه چیز کمک کند.
5. ناهماهنگی فرآیند
بهبود سازگاری یک مزیت کلیدی اجرای فرآیندها است – اما در مورد زمانی که ناهماهنگی در خود فرآیندها وجود دارد چه؟ اگر فرآیندهای شما به روز یا دقیق نباشند، موفقیت مدیریت فرآیند شما دشوار خواهد بود.
6. مقیاس پذیری
همانطور که فرایندها را قابل اندازه‌گیری در نظر میگیرید و پایش می‌کنید، حکمرانی فرآیند نیز باید قابل اندازه‌گیری باشد و پایش شود – اما گفتن این کار معمولا آسان‌تر از انجام آن است. برای تیم حاکمیت فرآیند شما ممکن است سخت باشد که با رشد شرکت شما همگام باشند، اما ایجاد اقدامات مقیاس پذیری در مراحل اولیه می‌تواند مقابله با این چالش‌ها را در زمان به‌روز آسان‌تر کند.
نحوه اجرای یک استراتژی حاکمیت فرآیند
آماده اجرای حکمرانی فرآیند خود هستید؟ در اینجا نحوه آن را شرح می‌دهیم.
1. ارزیابی وضعیت فعلی: تجزیه و تحلیل شکاف
قبل از هرگونه تغییر یا تصمیم‌گیری، با تجزیه و تحلیل شکاف بین جایی که هستید و جایی که می‌خواهید باشید را مشخص سپس شروع کنید.
اگر از قبل قوانین مدیریت فرآیند را دارید، این احتمالاً به معنای تعیین این است که چه چیزی برای شما کار می‌کند و چه چیزی برای شما کار نمی‌کند. چه مناطق فرایندی را می‌توان یکسان نگه داشت؟ چه حوزه هایی نیاز به بهبود دارند؟
اگر از صفر شروع می‌کنید، اهداف بلندمدت خود و اهدافی که می‌توانید به آن دست پیدا کنید را مشخص کنید.
2. تعریف اهداف حاکمیت فرآیند
به وضوح آنچه را که می‌خواهید با اقدامات مدیریت فرآیند خود به دست آورید، مشخص کنید. آن اهداف کوتاه مدت و بلند مدت چگونه به نظر می رسند؟
همانطور که اهداف حاکمیت فرآیند خود را تجزیه می‌کنید، KPIها یا معیارهایی را که ممکن است برای اندازه‌گیری موفقیت خود استفاده کنید، در نظر بگیرید. چگونه متوجه خواهید شد که آیا در مسیر رسیدن به اهداف خود هستید؟ چگونه می‌دانید که آیا به آن دست یافته‌اید یا نه؟
3. ایجاد یک هیئت یا کمیته مدیریت فرآیند
هنگامی که تیم مدیریت فرآیند خود را گرد هم می‌آورید، مهم است که نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک از اعضا را به وضوح تعریف کنید. این شامل تعیین موقعیت‌هایی مانند صاحبان فرآیند، کارشناسان موضوع، افسران انطباق و نمایندگانی از بخش‌های مختلف است. تشکیل جلسات منظم، ترسیم خطوط گزارش‌دهی، و ترویج فرهنگ مسئولیت مشترک به اطمینان از هماهنگی و تصمیم‌گیری روان به عنوان یک تیم کمک می‌کند.
4. طراحی ساختار حکمرانی
در این مرحله، ساختار حاکمیتی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با تیم و اهداف بلندمدت شما همسو باشد. به انواع ساختار حکومتی که قبلاً ذکر کردیم، فکر کنید.
تیم مدیریت فرآیند جدید شما چگونه با هم کار خواهند کرد؟ آن‌ها چگونه با بقیه اعضای تیم شما تعامل خواهند داشت؟
5. توسعه اسناد حاکمیت فرآیند
زمان مستندسازی فرآیندها و سیستم‌های شما است. به همان روشی که برای سایر فرآیندهای سازمانی خود اسناد ایجاد می‌کنید، می‌خواهید مراحل، مسئولیت‌ها و فعالیت‌هایی را که تیم حاکمیت فرآیند شما دنبال خواهد کرد، تشریح کنید.
علاوه بر ایجاد اسناد، باید مطمئن شوید که آن اسناد در مکانی به راحتی قابل دسترسی ذخیره می‌شوند. استفاده از یکی از بسیاری از ابزارهای مستندسازی فرآیند موجود برای کمک به مستندسازی را در نظر بگیرید.
6. ایجاد معیارهای عملکرد و کنترل
ایجاد معیارهای عملکرد واضح برای تعیین موفقیت تلاش‌های حاکمیت فرآیند شما بسیار مهم است. این معیارها به عنوان شاخص‌های پیشرفت و اثربخشی عمل می‌کنند. با ارزیابی این KPIها، می‌توانید تأثیر حاکمیت فرآیند را بر عملکرد کلی ارزیابی کنید. نظارت، تجزیه و تحلیل و تهیه گزارش منظم این معیارها، بینش‌های ارزشمندی را در مورد اثربخشی اقدامات حاکم بر فرآیند شما ارائه می‌دهد و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را قادر می‌سازد تا بهبود مستمر را هدایت کند.
7. برنامه آموزشی و ارتباطی
سرعت بخشیدن به تیم خود در فرآیندها و روش‌های جدید خود برای موفقیت بلندمدت بسیار مهم است – مطمئن شوید که برنامه‌ای واضح برای آموزش تیم خود بر اساس انتظارات جدید دارید. فرآیندهای آموزشی و نحوه انتقال تغییرات یا بهروزرسانیها را به تیم خود مشخص کنید.
8. پیادهسازی و اعتبارسنجی مرحله‌ای
هنگام معرفی فرآیندهای جدید، بهتر است آن‌ها را به تدریج اجرا کنید تا تیم خود را تحت تأثیر قرار ندهید. این را می‌توان از طریق یک طرح پیادهسازی مرحله‌ای، که امکان ادغام گام‌به‌گام تغییرات را فراهم می‌کند، به دست آورد.
با تقسیم پیادهسازی به مراحل قابل مدیریت، تیم شما می‌تواند قبل از رفتن به مرحله بعدی، با هر مرحله سازگار شود و راحت باشد. این رویکرد مقاومت را به حداقل می‌رساند، یادگیری را بهینه و به طور کلی انتقال نرم‌تر را تضمین می‌کند. اتخاذ یک رویکرد افزایشی همچنین تداوم را ارتقا می‌دهد و به حفظ بهره وری کمک می‌کند و در عین حال استقبال مثبت از تغییرات فرآیند را تقویت می‌کند.
5 نکته برای بهبود حاکمیت فرآیند
چگونه می‌توانید حکمرانی فرآیند را مؤثرتر کنید؟ در اینجا پنج زمینه برای بهبود وجود دارد.
1. ممیزی و ارزیابی عملکرد منظم
حکمرانی فرآیند مؤثر مستلزم مدیریت و نظارت مستمر است. همانطور که فرآیندها و تیم شما در حال تکامل است، اطمینان از سازگاری سیستم‌های حاکمیتی شما نیز حیاتی است. با ممیزی و ارزیابی منظم عملکرد، می‌توانید زمینه‌های رشد و بهبود را در فرآیندهای خود شناسایی کنید. این رویکرد پیشگیرانه شما را قادر می‌سازد تا از فرصت‌ها برای بهینه‌سازی کارایی، افزایش نتایج و حفظ همسویی با نیازهای در حال تحول کسب‌وکار استفاده کنید. در نهایت، باعث بهبود مستمر در سازمان شما می‌شود.
2. بازخورد و مشارکت ذینفعان
مشارکت‌دادن ذینفعان در تلاش‌های حاکمیتی فرآیند برای شناسایی فرصت‌های جدید بهبود بسیار مهم است. با مشارکت‌دادن آن‌ها، می‌توانید از راهنمایی‌ها و ایده‌های ارزشمند آن‌ها استفاده کنید و به شما این امکان را می‌دهد که تغییراتی را ایجاد کنید که به طور مؤثرتری با اهداف کلی شرکت شما هماهنگ باشد.
این رویکرد مشارکتی تضمین می‌کند که اهداف حاکمیت فرآیند شما با جهت‌گیری بلندمدت سازمان همگام است و درک مشترک و تعهد به بهبود مستمر را تقویت می‌کند. با استفاده از بینش‌ها و دیدگاه‌های ذینفعان، می‌توانید راه‌حل‌های نوآورانه را باز و پیشرفت معناداری را در چارچوب حاکمیت فرآیند خود ایجاد کنید.
3. آموزش مستمر و توسعه مهارت
به تیم خود آموزش‌های مداوم بدهید تا از سیستم‌های فعلی بیشترین بهره را ببرند و فرصت‌هایی برای یادگیری مهارت‌های جدید برای آن‌ها فراهم کنید.
در خارج از آموزش، شما همچنین باید به کارمندان پشتیبانی عملکرد درخواستی ارائه دهید، مانند یک پورتال پشتیبانی خودیاری فناوری اطلاعات که اعضای تیم را قادر می‌سازد تا پاسخ سوالات برنامه و فرآیند دیجیتالی خود را بیابند.
4. ارتقاء فناوری و پذیرش
پذیرش فناوری‌های جدید می‌تواند به طور قابل توجهی فرآیندهای حکمرانی شما را تقویت کند. با اجرای آخرین پیشرفت‌های تکنولوژیکی، می‌توانید مدیریت فرآیند خود را در آینده اثبات کنید و اطمینان حاصل کنید که در مواجهه با تقاضاهای در حال تحول مؤثر و سازگار است.
این فناوری‌ها به تیم شما امکان می‌دهند کارآمدتر کار کنند، گردش کار را ساده‌تر کنند، وظایف را خودکار کنند و همکاری را افزایش دهند. بهره‌گیری از قدرت ابزارها و راه‌حل‌های پیشرفته می‌تواند به شما کمک کند تا چارچوب حاکمیت فرآیند خود را بهینه کنید، نتایج بهبودیافته را هدایت کنید و سازمان خود را برای موفقیت بلندمدت قرار دهید.
5. پایبندی به استانداردها و مقررات صنعت
رعایت استانداردها و مقررات صنعت برای حفظ حاکمیت فرآیند موثر ضروری است. با آگاه‌ماندن و به‌روز ماندن در مورد انتظارات صنعت در حال تحول، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که چارچوب حاکمیت فرآیند شما با آخرین و بهترین شیوه‌ها هماهنگ است. نظارت مستمر و انطباق با تغییرات استانداردها و مقررات به سازمان شما این امکان را می‌دهد که به طور فعال به الزامات انطباق رسیدگی کند، خطرات را کاهش دهد و تعهد خود را به تعالی در مدیریت فرآیند نشان دهد.
روندهای در حال ظهور حاکمیت فرآیند
تغییرات در فناوری و نحوه کار ما نیز بر حاکمیت فرآیند تأثیر می‌گذارد. در اینجا برخی از بزرگترین روندهایی که باید از آن‌ها آگاه بود آورده شده است.
1. ادغام هوش مصنوعی
هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی می‌توانند فرآیندها را ساده کرده و به افزایش بهره‌وری تیم کمک کنند – اما می‌تواند چالش‌های جدیدی را نیز ایجاد کند. حاکمیت فرآیند باید آگاه باشد که چگونه هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی می‌توانند فرآیندها را بهبود بخشند و چه خطراتی ممکن است با اعتماد به ربات‌ها با وظایف خاص همراه باشد.
2. تحول دیجیتال
دور شدن از فناوری‌های قدیمی و معرفی ابزارهای جدیدتر به تیم‌ها کمک می‌کند تا در رقابت باقی بمانند، اما این به معنای تغییر روش انجام کارها نیز هست. در حالی که تحت اقدامات تحول دیجیتال قرار می‌گیریم، معمولاً به معنای تغییر بزرگی برای فرآیندها و نحوه کار ما خواهد بود.
3. مفاهیم کار از راه دور و ترکیبی
با انتخاب تیم‌های بیشتری که ساختارهای کاری از راه دور یا ترکیبی را انتخاب می‌کنند، ما به ابزارهای بیشتری برای برقراری ارتباط، اشتراک‌گذاری اسناد و منابع و ادامه کار به جلو متکی هستیم. حاکمیت فرآیند باید از نحوه عملکرد فرآیندها با تیم‌های دوردست یا ترکیبی آگاه باشد.
4. تاکید بر تجزیه و تحلیل داده ها
داده‌ها باعث بسیاری از تصمیمات ما می‌شوند. همانطور که ما به دنبال جمع‌آوری داده‌های بیشتری از طریق تجزیه و تحلیل هستیم، حاکمیت فرآیند باید راه‌هایی را بیابد تا اطمینان حاصل شود که داده‌های درست را جمع‌آوری می‌کنیم و از داده‌ها برای بهبود فرآیندها استفاده می‌شود.
5. امنیت سایبری در حکمرانی دیجیتال
امنیت سایبری یک تهدید واقعی برای بسیاری از شرکت‌ها است و چیزی است که حاکمیت فرآیند باید از آن آگاه باشد. درک خطرات سایبری و نحوه اجتناب از آن‌ها، و همچنین کار با ابزارهایی برای کمک به شرکت‌ها برای محافظت از آن‌ها، بسیار مهم است.
