اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای کسب و کار

اتوماسیون کسب و کار چیست؟

اتوماسیون کسب و کار ضمن خودکارسازی وظایف، ایجاد همترازی میان مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) و مدیریت قوانین کسب و کار (BRM) با استفاده از توسعه اپلیکیشن های مدرن برای پاسخگویی به نیازهای متغیر بازار است.
این مفهوم را می‎توان به طور ساده اینطور بیان کرد كه کسب و کارها به اتوماسیون فرآیندها نیاز دارند و این امر تاثیر فوق العاده زیادی بر افزایش كارآیی و كنترل هزینه ها در سازمان دارد.
در گذشته اتوماسیون کسب و کار تا حد زیادی از طریق BPM و BRM حاصل می‌شد. BPM و BRM فن آوری های خوبی هستند، اما دیگر به تنهایی کافی نمی‎باشند و نیاز است تا با استفاده از ربات های نرم افزاری (RPA) نیز برخی وظایف خودکار شوند.
تحول دیجیتالی، استراتژی کلیدی برای پیشرفت در فضای بازار امروز بوده و پیاده سازی آن مستلزم آن است که رهبران کسب و کارها و رهبران IT با هم همکاری کنند.

اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سنتی

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار (BPA) و BPM، استراتژی های مستقلی هستند که از یک راه حل یکپارچه اتوماسیون کسب و کار منفک بوده و می‎توان از آنها برای بهبود کارایی و کاهش هزینه ها در سازمان استفاده نمود.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار بخش های متحرک زیادی را شامل می‎شود. زنجیره‎ های طولانی ایمیل ها، کپی اسناد متناقض و خطاهای به ظاهر جزئی باعث می‎شوند که ذینفعان در هرج و مرج حاصل از ارتباطات غیرمستقیم، بازنویسی ها، زمان بندی های به تأخیر افتاده و احساس نا امیدی مشترک، گرفتار شوند.
اتوماسیون کسب و کار این فرآیندها را ساده تر می‎نماید و به کمک آن جزئیات امور و زمان با ارزش از بین نمی‎روند. اجرای یک استراتژی اتوماسیون که قابل استفاده مجدد و قابل تمدید باشد، به کسب و کار شما اجازه می‎دهد تا با آزاد کردن وقت و منابع، کنترل این فرآیندها را در دست بگیرد. به این ترتیب شما می‎توانید روی موارد مهمتر متمرکز شوید.

تفاوت BPA و BPM

هر زمان که شما یک فرآیند معمول را در کسب و کار خود اتوماسیون سازی می‎کنید، اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار یا  BPA اتفاق می‎افتد.
BPA می‎تواند یک استراتژی مستقل برای کارآمدتر کردن سازمان شما باشد و یا می‎تواند به نحوی مؤثر با ابتکارات مدیریت فرآیندهای کسب و کار ترکیب گردد.

در عین حال که BPM روشی است که به سازمان امکان می‎دهد تا فرآیندهای کاری پیوسته (end to end) خود را بهتر بشناسد، از BPA می‎توان برای بررسی و تکامل مداوم کارایی فرآیندها در برابر ابتکارات BPM استفاده نمود.
اتوماسیون کسب و کار یعنی ترکیبی از RPA و BPA می‎تواند ترکیب قدرتمندی باشد. زیرا با وجود اینکه BPM یک معماری برای نقشه برداری و اتوماسیون کلیه فرآیندهای کسب و کار فراهم می‎کند، اما این رویکرد ممکن است در ابتدا کند باشد ضمن آنکه فرایندها همه فعالیت های سازمان را شامل نمی شود و فعالیت هایی وجود دارد که خارج از فرایند انجام می شود. در اینجا RPA به عنوان ابزاری مکمل برای اتوماسیون فرایندها ظاهر می شود.

BPA چگونه کار می‎کند؟

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، سیستم IT شما را به گونه ای که متناسب با نیازهای سازمان شما باشد، گسترش می‎دهد. شرکت های متخصص یکسری راه حل های نرم افزاری برای شناسایی و سپس متناسب شدن با نیازهای خاص سازمان شما ارائه می‎دهند.
راه حل های BPA برای درک بهتر و انطباق با بانکهای اطلاعاتی بدون ساختار، به طور فزاینده ای از تکنولوژی‎های هوش مصنوعی استفاده می‎کنند.
به این ترتیب با استفاده از تکنولوژی بر ابهامات غلبه شده و تعامل بهتری با نیازهای کاربر و در نتیجه تجربه کاربری بهتری ایجاد می‎گردد. مضاف بر اینکه این امر بدون وساطت متخصص فنی امکان پذیر شده است.
میدانیم که ساختن نرم افزارهای کاری بدون کمک گرفتن از BPMSها و ربات های نرم افزاری کاری بسیار هزینه بر و زمان بر است، در اینجا چند مثال خاص از نحوه عملکرد اتوماسیون کسب و کار یعنی اتوماسیون فرایندهای کسب و کار BPA و ربات های نرم افزاری RPA  عنوان شده است:

• پشتیبانی مشتری: اگر صاحب یک وب سایت هستید، احتمالا نوعی نرم افزار برای پشتیبانی از مشتریان خود تنظیم نموده اید. هر چند که چنین نرم افزارهایی تمایل به ایجاد عملکردهای متفاوت دارند، اما بسیاری از آنها به شما این امکان را می‎دهند که پاسخگویی به مشتریان را خودکار نمایید.
  به عنوان مثال شرایطی را تصور کنید که نرم افزار شما با ورود کاربران از طریق  CRM شما  مشکل دارد و 90 درصد از پیام‎های مشتریان از همین طریق ارسال می‎شوند.
  طی یک روز، صندوق ورودی شما با صدها یا هزاران متن که از این موضوع شکایت دارند، پر خواهد شد و تیم پشتیبانی شما به هیچ وجه نمی‎تواند جوابگوی همه این موارد باشد.
  در چنین حالتی می‎توانید پاسخی خودکار به هر پیامی که در آن کلمه”CRM”  ذکر شده ایجاد نموده و بگویید که یک مشکل فنی به وجود آمده و به زودی حل خواهد شد.
  به این ترتیب اتوماسیون کسب و کار با ابزار خودکارسازی فعالیتهای یعنی RPA اجازه می‎دهد که تیم پشتیبانی شما بتواند به پیام های دیگر نیز رسیدگی نماید.
• مدیریت تأییدیه ‎ها: بیایید تصور کنیم که شما در بخش خرید کار می‎کنید و ماشین آلات جدید را سفارش می‎دهید. برای تکمیل سفارش، باید تاییدیه 5 مدیر مختلف را داشته باشید.
  بدون اتوماسیون کسب و کار، باید هر یک از اعضای هیئت مدیره را به طریقی پیدا کرده و امضاهای لازم را دریافت نمایید. با داشتن نرم افزار مدیریت تأییدیه ها، تنها کاری که باید انجام دهید این است که بر روی “شروع فرآیند تأیید” کلیک نمایید.
• استخدام کارکنان: کسب و کار شما هر چه که باشد، احتمالا از فرایند استخدام کارکنان استفاهد کرده اید. این فرآیند معمولا بسیار ساختار یافته است (پر کردن فرم  Aو B، ایمیل زدن به شخص C و غیره).
  بنابراین به جای انجام دادن کل کار از ابتدا، می‎توانید از اتوماسیون کسب و کار استفاده نموده و به نرم افزار مدیریت گردش کار اجازه دهید که کل فرآیند را هدایت نماید.

3 مزیت اصلی اتوماسیون کسب و کار

ممکن است هنوز هم در مورد اینکه آیا اتوماسیون برای شما مفید است یا خیر در تردید باشید. این مفهوم هنوز کم و بیش جدید است و تصورات غلط رایج در مورد آن وجود دارد. حتی ممکن است شنیده باشید که فایده ای ندارد! زیرا بسیار گران و اجرای آن بسیار سخت است!!
این واقعیت شاید در حدود 10 سال پیش درست بود. یعنی زمانی که نصب یک نرم افزار حتی با کمک تیمی از متخصصان فناوری اطلاعات، پروسه ای گران و دشوار بود.
اما امروزه اتوماسیون کسب و کار بسیار ساده تر است. بیشتر نرم افزارهای اتوماسیون به راحتی و به صورت آنلاین در دسترس هستند و می‎توانید بدون راهنمایی آنها را نصب نموده و استفاده کنید.
امروزه هیچ مشکلی در رابطه با اتخاذ نرم افزار اتوماسیون کسب و کار وجود ندارد؛ کلمه “اتوماسیون” خود مترادف با کارآیی است. هرچه بیشتر شغل خود را به سمت خودکار شدن ببرید، بیشتر می‎توانید کارمندان خود را بر روی کارهایی که دارای اهمیت هستند متمرکز نمایید. اتوماسیون کسب و کار موفق می‎تواند مزایای زیر را به همراه داشته باشد:

• افزایش ارزش به ازای هر واحد کار: اتوماسیون فرآیندهای بدون سود، بدان معنی است که دیگر کارکنان شما مجبور نخواهند بود با آنها سروکار داشته باشند. این امر بدان معنی است که آنها قادر خواهند بود روی کارهایی که ارزش بیشتری برای کسب و کار شما ایجاد می‎کنند (و درآمد بیشتری تولید می‎کنند) متمرکز شوند.
• رضایتمندی بالاتر کارکنان: هرکسی که تاکنون به عنوان کارآموز کار کرده است، می‎داند که انجام کارهای سطح پایین و روتین و تکرارشونده برای انگیزه و لذت بردن از کار بسیار بد هستند.
  مهم نیست که چطور به آن نگاه می‎کنید، هیچ کس نمی‎خواهد تمام روز از انجام کارهای ناخوشایند لذت ببرد. اگر چنین مواردی را بتوان به صورت خودکار انجام داد، هم شما (به مزیت شماره 1 مراجعه کنید) و هم کارمندانتان به دلیل انجام کارهای معنادارتر شادتر خواهید بود.
• به حداقل رساندن خطای انسانی: مهم نیست که چقدر به جزئیات و قابلیت های کارمندان خود توجه نمایید. در هر صورت آنها هنوز هم انسان هستند.
  همیشه احتمال کمی ‎وجود دارد که کسی چیزی را فراموش کند، یک ایمیل ارسال نشده باشد، و خطاهایی از این دست. عواقب آن می‎تواند هر چیزی مابین یک مشکل جزئی و یک فاجعه باشد. اتوماسیون کسب و کار و استفاده از نرم افزار مناسب به طور مرتب وظایفتان را به شما یادآوری خواهد کرد.

موارد استفاده از اتوماسیون در کسب و کار

اکنون که می‎دانید اتوماسیون چگونه کار می‎کند، احتمالا انتظار دارید که برخی نرم افزارها بتوانند به نحوی معجزه آسا همه چیز را برای شما انجام دهند.
متأسفانه، چنین چیزی وجود ندارد. شما باید فرایندها خود را در بستر یک BPMS خوب بسازید و آن را به کی نرم افزار RPA متصل کنید.
به عنوان مثال، همان نرم افزاری که برای اتوماسیون رسانه‎های اجتماعی از آن استفاده می‎کنید، نمی‎تواند برای ساده سازی عملیات کسب و کار استفاده شود.
اگر می‎خواهید ابزار مناسب برای هر کاری را ایجاد کنید، لازم است BPMS مناسب کسب و کار خود را تهیه کنید. اما برای اینکه درک این کار کمی آسان تر شود، در اینجا چند نمونه از موارد استفاده از اتوماسیون کسب و کار ذکر شده است.

مدیریت عملیات

بدون داشتن تکنولوژی مناسب، مدیریت عملیات می‎تواند بسیار سخت باشد. نمی‎توانید واقعا بگویید که پروژه ها یا فرآیندهای شما بدون ارتباط با رهبر تیم یا سرپرست تیم چگونه انجام می‎شوند و حتی هر نوع سوء ارتباطات می‎تواند منجر به بروز خطاهایی شود.
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به شما کمک می‎کند تا کلیه عملیات ها را (چه کسانی انجام می‎دهند، چه چیزهایی انجام می‎شود، چگونه انجام می‌دهند و در چه زمانی) در کسب و کار خود پیگیری نمایید. این امر به شما اجازه می‎دهد که جریان های کاری خود را دیجیتالی کرده و به اتوماتیک سازی کل بخش لجستیکی یک فرآیند بپردازید.
این امر به این معناست که فرآیند اساسا به تنهایی جریان پیدا می‎کند. یک کارمند، کاری را تمام می‎کند و سیستم بطور خودکار به شخص بعدی که در جریان کار وظیفه جدیدی را به عهده دارد اطلاع می‎دهد.
بنابراین مدیریت عملیات بسیار آسانتر و کارآمدتر می‎گردد. به عنوان مدیر، داشبوردی را دریافت می‎کنید که به شما نشان می‎دهد هر یک از کارمندان روی چه چیزی و چگونه کار می‎کنند.
بنابراین اگر کسی در مهلت مقرر عمل نکرد یا گلوگاهی در یک فرآیند رخ داد، فورا از آن مطلع گشته و احتمالا می‎توانید آن را اصلاح کنید.

مدیریت وظیفه یا پروژه

– موسوی، آیا در مورد بودجه آگهی نامه، ایمیلی برای اکبری ارسال کرده اید؟

+ مگر قرار نبود دانیالی این کار را انجام دهد؟

– من از نیکویی خواستم که مراقب بوده و آن را به من اطلاع دهد.

+ نیکویی کجاست؟

تماس گرفت و گفت که مریض است.

اگر در شرکتی کارکرد ه‎ایی که از هیچ نوع نرم افزار مدیریت وظیفه استفاده نمی‎کند، احتمالا در چنین شرایطی قرار گرفته اید. ایمیل، اطلاعات، فایل‎ها، لیست کارهایی که باید انجام شود و هر چیزی می‎تواند در ارتباط نادرست از بین برود. مگر اینکه شما نرم افزاری برای جلوگیری از آن داشته باشید.
نرم افزار مدیریت وظایف یکی دیگر از موارد استفاده از اتوماسیون بوده و در واقع داشبوردی است که وظایف همه در آن وجود دارد و می‎تواند به عنوان یک تخته دیجیتالی کانبان عمل نماید.

مدیریت رسانه های اجتماعی

ممکن است در حال حاضر یک یا دو نفر را مسئول حساب های رسانه‎های اجتماعی خود نموده باشید که در هر ساعت پست های جدیدی ایجاد می‎کنند.
یا اگر یک کسب و کار کوچک یا یک شرکت نوپا هستید، ممکن است حتی وضع بدتر از این باشد. یعنی ممکن است شما وقت گرانبهای معدود کارکنان خود را صرف چیزهایی کنید که می‎توان آنها را خودکار کرد.
شما می‎توانید با استفاده از ابزارهای اتوماسیون رسانه های اجتماعی مانند بافر(Buffer)، وقت کارکنان را آزاد کنید. این ابزار به شما امکان می‎دهد بسته به تنظیمات برگزیده خود، پست های خود را در طول روز، هفته یا ماه منتشر نمایید. این ابزارها فقط یک شروع برای اتوماسیون سازی کسب و کار هستند! شما می‎توانید برای موارد مختلف ازآن ها استفاده نمایید.

نتیجه گیری

شرکت ها با اجرای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، وقت با ارزش خود و کارکنان خود را برای انجام کارهایی که مهمتر هستند آزاد می‎نمایند.
اتوماسیون کسب و کار همچنین به شما امکان می‎دهد ریسک مربوط به خطای انسانی را حذف نمایید. این امر منجر به ارائه محصول یا خدمات بهتر می‎شود.
البته همه اینها، رویه شرکت را از اساس تحت تأثیر قرار داده و آن را به سمت بهره وری بالاتر و ایجاد سود بیشتر سوق میدهد.

https://www.redhat.com/en/topics/automation/whats-business-automation

https://tallyfy.com/guides/business-process-automation/#2_Task_or_Project_Management