اتوماسیون کسب و کار چیست؟
براساس گزارشی از فارستر(Forrester) با عنوان وضعیت اسف بار تحول دیجیتال در سال 2018، تاکنون 22 درصد از مشاغل هنوز تعالی فرآیند و اتوماسیون گردش کار را انجام نداده اند. این تحولات، جنبه های اساسی برای جلب رضایت مشتری و افزایش درآمد محسوب می‌شوند. اگر می خواهید لیست بلند بالایی از مشتریان راضی داشته باشید، باید شروع به تمرکز روی تعالی فرآیند نمایید. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار راهی ساده و کارآمد برای شروع حرکت در آن مسیر است.
اتوماسیون فرآیندهای کسب وکار (BPA) چیست؟
اتوماسیون فرآیندهای کسب وکار استفاده از فناوری برای خودکارسازی وظایف دستی و تکراری است تا کارکنان بتوانند بر روی وظایف حیاتی تمرکز کنند. خودکارسازی فرآیندهای کسبوکار هزینهها را به حداقل میرساند و کارایی را افزایش میدهد. از فناوری برای انجام کارهای تکراری استفاده میشود، به ویژه در شرایطی که میتوان انجام کارهایی که به صورت دستی انجام میشود را جایگزین کرد.
برخی از مردم کلمه “اتوماسیون” را میشنوند و به این فکر میکنند که رباتها شغل آنها را میدزدند؛ اما اتوماسیون فرآیند کسبوکار بر خودکارسازی کار فیزیکی انسان تمرکز نمیکند بلکه در عوض، فرآیندهای کسبوکار و گردش کار را خودکار میکند.
BPA چگونه با مدیریت فرآیند کسبوکار (BPM) مرتبط است؟
اتوماسیون فرآیند کسبوکار و مدیریت فرآیند کسبوکار(BPM) به هم مرتبط هستند، اما دو مفهوم متفاوت دارند.
BPM شامل مدلسازی، تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای کسبوکار برای کمک به دستیابی به اهداف خاص است. از سوی دیگر، اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار شامل دیجیتالی کردن و خودکارسازی این فرآیندهای کسبوکار است.
در حالی که اتوماسیون فرآیندهای کسبوکار به بهبود فرآیندهای استراتژیک کمک میکند، BPM بر دید گسترده‌ای از کل سازمان تمرکز میکند. BPA می‌تواند به تنهایی یا بخشی از ابتکار BPM برای بهبود یک سازمان باشد.
حتی نرم‌افزار مورد استفاده برای هر دو مفهوم متفاوت است. یک نرم‌افزار اتوماسیون فرآیند کسبوکار، اتوماسیون را انجام میدهد، در حالی که یک BPMS، معماری لازم را برای مدیریت هر فرآیندی که به صورت خودکار کار میکند، به کسبوکار ارائه میدهد.
تفاوت بین مفاهیم اتوماسیون فرآیند کسبوکار و مدیریت فرآیند کسبوکار، این واقعیت را که این دو کاملاً مرتبط هستند تغییر نمی‌دهد. آنها هر دو به بهبود فرآیندها و وظایفی که قابل پیش‌بینی، تکراری و مداوم هستند کمک میکنند. آنها همچنین به کاهش هزینهها، بهبود کارایی و کاهش خطاها کمک میکنند.
وقتی BPM و BPA با هم ترکیب می‌شوند، یک نیروی قدرتمند را تشکیل می‌دهند. BPM معماری را برای یک کسبوکار برای خودکارسازی فرآیندهای خود تعریف و ارائه میکند. هنگامی که BPA به عنوان یک استراتژی BPM اعمال میشود، میتوان از آن برای نظارت مستمر و بهبود فرآیندهای کسبوکار یک سازمان استفاده کرد.
چرا باید به اتوماسیون کسب و کار روی آورد؟
در ادامه چند دلیل قانع کننده برای اتوماسیون کسب و کار شما آورده شده است.
- پله های ترقی به سمت تحول دیجیتال است.
تحول دیجیتال برای کسب و کارهایی که هنوز در آن مسیر حضور ندارند می‌تواند هدف بزرگی به نظر برسد. اتوماسیون کسب و کار می تواند گامی اساسی برای اتخاذ فرهنگ تحول پیوسته باشد. می توانید کار را ابتدا با مکانیزه کردن چند فرآیند شروع کنید. فرایندهایی که به وضوح به یکسری اصلاحات نیاز دارند. سپس با بقیه فرایندها و به تدریج مکانیزاسیون سایر فرایندها را انجام دهید. - ایجاد شفافیت و وضوح
اتوماسیون درست در مرحله طراحی، نیاز به میزان مشخصی از شفافیت در مورد فرآیند دارد. اگر وظایف و افراد مسئول اجرای فرآیند مشخص نیستند، نمی توانید گردش کار را به طور دقیق طراحی و خودکار سازی نمایید.
نقشه برداری از فرآیند می تواند برای همه کارمندان شفافیت ایجاد کند و علاوه بر آن به عنوان یک منبع آموزشی نیز عمل نماید. بینش شما از تجزیه و تحلیل یک فرآیند مکانیزه و خودکار می تواند به وضوح شکاف بین جایی که فرآیند شما در حال حاضر در آن قرار دارد و جایی که در حالت ایده آل باید در آنجا باشد را نشان دهد و این عالی است. - ساده سازی فرآیندها
یكی از نتایج عالی سیستم اتوماسیون کسب و کار، ساده سازی فرآیندها است. مسئولیت پذیری مشخص، اعلان ها و هشدارهای قابل تنظیم، دیدگاههای ارزشمند و زمان های گردش سریع تر باعث می شود فعالیت های بیهوده از بین بروند و بتوانید تمرکز خود را بر انجام کارهایی که دارای ارزش افزوده هستند، آسانتر نمایید. - انطباق
با اتوماسیون کسب و کار، تمام جزئیات یک فرآیند خاص ثبت می شود. این اطلاعات می تواند برای نشان دادن انطباق در هنگام ممیزی ارائه گردند. - استانداردسازی عملیات
هنگامی که یک فرآیند کسب و کار را به صورت مکانیزه و خودکار درمیآورید، می توانید در تمام دفعات اجرای آن فرایند انتظار یک خروجی واحد، استاندارد و پایدار را داشته باشید. استانداردسازی به جایگاه کسب و کار و تقویت برند کسب و کار شما، به عنوان یک مجموعه قابل اعتماد و اطمینان کمک کند، و متعاقباً این امر به نوبه خود می‌تواند باعث افزایش مشتری گردد. - رضایت مشتری
رضایت مشتری یک ویژگی متمایز کننده اصلی در هر صنعتی است. تمرکز روی فرآیند و تعالی عملیاتی به شما کمک می کند تا با سهولت بیشتر، از انتظارات مشتری فراتر بروید. هنگامی که شما به طور مداوم استانداردهای وعده داده شده را رعایت می کنید، مشتریان احتمالا در دراز مدت شرکت شما را نسبت به رقبایتان ترجیح خواهند داد.
مزایای اتوماسیون فرآیندهای کسب‌و کار
- افزایش بهره‌وری:
با BPA، افزایش بهره‌وری را تجربه خواهید کرد. اگر از ابزارهای BPA مبتنی بر فضای ابری استفاده می‌کنید، این ابزارها داده‌های شما را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره میکنند تا بتوانید هر زمان که به داده‌ها نیاز داشتید از هر کجا یا هر دستگاهی به آنها دسترسی داشته باشید.
- فرآیندهای کسبوکار شفاف‌تر:
BPA منجر به شفافیت فرآیندهای کسبوکار میشود. شما می‌توانید فرآیندها را در حالی که در حال انجام هستند ردیابی کنید. این به افزایش بینش و مسئولیت‌پذیری در سازمان شما کمک میکند.
- کاهش خطاها:
از آنجایی که می‌توانید فرآیندها را در حال انجام نظارت کنید، می‌توانید مراقب خطاها باشید و در صورت وقوع، آنها را برطرف کنید. گزارش‌های عملکرد به شما بینشی میدهد تا بتوانید اقداماتی را برای جلوگیری از خطا انجام دهید.
- کاهش هزینه‌های مدیریت فرآیندها:
زمانی که فرآیندها را خودکار می‌کنید، زمان انجام فرآیند سریع‌تر شده است و کاهش هزینهها را تجربه خواهید کرد زیرا مداخلات دستی کمتری خواهید داشت.
- افزایش تخصیص نیروی کار:
می‌توانید تخصیص نیروی کار را بهبود بخشید زیرا نرم‌افزار BPA شما کارهای تکراری عمده را انجام میدهد. با این کار، می‌توانید تلاش‌های کارکنان خود را به سمت کارهایی هدایت کنید که نیاز به تلاش و قضاوت انسانی دارند.
بهترین روشها برای اتوماسیون کسب و کار
مشاغلی که به احتمال زیاد در تلاش های اتوماسیون کسب و کار خود موفق می شوند هنگام پیاده سازی اتوماسیون در جریان کار خود از دو ابزار و همچنین سه روش مهم و اصلی استفاده می کنند.
ابزارهای اتوماسیون کسب و کار:
- مکانیزاسیون فرایندهای کسب و کار که توسط سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (نرم افزارهای BPMS) انجام می شود. . وظیفه نرم افزار BPMS این است که به سازمان شما کمک میکند تا با کمک مدلسازی، تجزیه و تحلیل فرایندها و مکانیزاسیون آنها بتوانید فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود ببخشید. نرم افزار BPMS شما قادر می کند تا بدون با حداقل برنامه نویسی و حتی بدون برنامه نویسی بتوانید فرایندهای خود را مکانیزه کنید.
- خودکارسازی فعالیت ها که با کمک ربات های نرم افزاری (RPA) انجام می شود. RPA یک پیشرفت نویدبخش در زمینه خودکارسازی فعالیت ها در کسب و کار است که باعث نرخ بازده سرمایه گذاری (ROI) ۳۰ الی ۲۰۰ درصدی در سال اول میشود. احتمالا کارمندان نیز آن را دوست داشته باشند. ربات های نرم افزاری (RPA) در حال حاضر تاثیرگذاری عمیقی بر کسب و کار دارد.
سه روش مهم و اصلی در اتوماسیون کسب و کار:
- اهداف خاص اتوماسیون را تعیین نموده و نتایج را با رویکرد اتخاذ مرحله به مرحله ارزیابی نمایید
سرمایه گذاری در اتوماسیون کسب وکار گران است. اگر سرمایه گذاری ها به خوبی در جریان کار مشاغل یکپارچه نشده و نتوانند به هزینه، ایجاد درآمد، ایمنی یا سایر اهداف کسب و کار دست یابند، این خطر وجود دارد که در صورت تجدید نظر در دو یا سه سال بعد، سرمایه گذاری انجام شده در زمینه اتوماسیون کسب و کار با عنوان هزینه های بدون تدبیر طبقه بندی شوند.
کسب و کار های زرنگ و دانا با بررسی دقیق اهداف، فرآیندهای و کسب و کار خود و سپس تعیین اینکه سرمایه گذاری در اتوماسیون چه میزان بازدهی میبایست داشته باشد، خودکار سازی را انجام می‌دهند. کسب و کارها اتوماسیون را در فازهای مختلف تعریف میکنند تا بتوانند در برابر معیارهای انتظاری که تعیین کرده اند آن را بسنجند. اگر اتوماسیون انتظارات را برآورده نکند، سرمایه گذاری را محدود خواهند کرد. این رویکرد گام به گام آنها را از خطرات سرمایه گذاری های بزرگ که ممکن است نتیجه نگیرد نجات خواهد داد. - کارمندان را در حین اتوماسیون کسب وکار آموزش دهید
قبل از اینکه بانک ها نرم افزار وام خودکار سازی شده خود را معرفی کنند، کارکنان مسئول وام به طور جداگانه برنامه های وام را بررسی کرده و تعیین می کردند که چه میزان وام می دهند. اگرچه آنها از انطباق با مصوبات نظارتی مطمئن میشدند، اما تصمیم گیری هایشان در مورد وام ها همیشه یکنواخت نبود. این امر باعث ایجاد ریسک می شد. هنگامی که بانکها نرم افزار تصمیم گیری خودکار وام را ارائه دادند که توسط مجموعه ای یکسان از قوانین تحت پوشش کار می کنند، کارکنان باید به طور کامل در فرآیند کسب و کار جدید آموزش ببینند تا نه تنها بتوانند روند کار را درک نمایند، بلکه بدانند نقش های اصلاح شده آنها در آن چه خواهد بود. این فرآیند آموزش یک شبه اتفاق نیفتاد و نیاز به سرمایه گذاری در وقت و تلاش زیاد داشت، اما بانک ها را قادر ساخت تا به اهداف خود برسند. - همیشه برای همه اتوماسیون ها گزینه انسانی در صورت عدم موفقیت داشته باشید
در سال 2001، پزشكان آمریكایی اولین عمل جراحی را به صورت عمل از راه دور توسط بازوی روباتیک انجام داده و کیسه صفرا را از داخل بدن یك بیمار در شرق فرانسه خارج نمودند. یک جراح انسانی در اتاق عمل در فرانسه ایستاده بود تا در صورت عدم موفقیت اتوماسیون روباتیک، بتواند خود ادامه کار را به دست گیرد. عمل جراحی موفقیت آمیز بود و ربات همانطور که انتظار می رفت عمل کرد.
کلیه فرآیندهای کسب و کار حاوی اتوماسیون باید مفاد مشابهی را وضع کنند. یک انسان باید در صورت لزوم بتواند وارد میدان شود. به این ترتیب شرکت می تواند در صورت اختلال در اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به عملکرد خود ادامه دهد.
